新時期加強(qiáng)電力企業(yè)檔案信息化建設(shè)的思考

陳 俊

（云南電網(wǎng)有限責(zé)任公司曲靖供電局，曲靖 655000）

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，為了使電力企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作能夠順利開展。當(dāng)前，電力企業(yè)需要盡快找出阻礙檔案信息化建設(shè)工作順利開展的原因，并積極制定各種加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的手段措施，從而為電力企業(yè)管理層提供科學(xué)的決策依據(jù)，促進(jìn)電力企業(yè)在新時期的整體運(yùn)營水平不斷提升。

一、電力企業(yè)檔案信息化建設(shè)的重要性

引入信息管理是電力企業(yè)實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的途徑之一，隨著電力企業(yè)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，數(shù)據(jù)檔案的分類越來越細(xì)，涉及的領(lǐng)域越來越多，檔案的信息化程度也在不斷提高。一方面，為了持續(xù)維護(hù)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案避免潮濕、蟲蛀、火災(zāi)等危害，每年必須投入大量存儲材料，同時隨著檔案資料的不斷累積，檔案存儲空間受限等問題也一一凸顯；另一方面，由于檔案需要反復(fù)查閱，原件不可避免地會損壞甚至丟失，大量文件無法通過電子化呈現(xiàn)，因此，這也是當(dāng)前電力企業(yè)檔案管理亟待解決的問題。隨著信息化時代的到來，檔案信息的轉(zhuǎn)換及使用打破了時空的限制，成為企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動的重要內(nèi)容。加強(qiáng)電力企業(yè)檔案信息化建設(shè)，不僅可以從整體上改善檔案的存取現(xiàn)狀，最大限度地滿足企業(yè)各部門對檔案的使用需求，而且是正確經(jīng)營決策的必要條件。目前，提高企業(yè)市場競爭力的重要途徑之一是提高市場信息本身的速度和準(zhǔn)確性，這就要求企業(yè)建立收集和存儲信息的數(shù)據(jù)庫。為了更好地了解它們的優(yōu)缺點(diǎn)，我們要不斷完善企業(yè)檔案信息化建設(shè)，全面分析它們的優(yōu)缺點(diǎn)，在最短的時間內(nèi)取得最科學(xué)、最正確的成果，從而為企業(yè)的決策打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。檔案管理信息系統(tǒng)的建立，在一定程度上促進(jìn)了傳統(tǒng)檔案管理的完善，現(xiàn)代化的信息資源設(shè)備使檔案管理比傳統(tǒng)的檔案管理更加開放，這可以幫助管理者快速、輕松、有效地管理檔案，提高檔案管理及利用的效率和質(zhì)量，為企業(yè)整體發(fā)展提供有力的支撐和幫助。

二、新時期電力企業(yè)檔案信息化建設(shè)中存在的問題

（一）檔案管理模式落后

新時期下，電力企業(yè)的檔案管理通常采用手工和電子兩種模式，其中就包含對已有的檔案進(jìn)行整理、保管及利用，在檔案管理系統(tǒng)中對生成的檔案進(jìn)行電子檔案存儲，然后對其進(jìn)行劃分種類并歸檔。當(dāng)前，OA信息管理系統(tǒng)可以保證文檔在企業(yè)部門間進(jìn)行流轉(zhuǎn)和歸檔，對于其他形式的檔案在移交檔案管理部門之前需將其轉(zhuǎn)化為電子文檔，可以有效推進(jìn)檔案信息化建設(shè)進(jìn)程的順利實(shí)施。新時期下，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)越來越先進(jìn)，原來的OA信息管理系統(tǒng)已經(jīng)無法適應(yīng)新時代的發(fā)展趨勢，系統(tǒng)中存在各種問題，不僅會影響檔案信息化建設(shè)的順利實(shí)施，還會對電力企業(yè)的持續(xù)發(fā)展產(chǎn)生各種更不利影響。其中主要有以下幾個問題：①系統(tǒng)兼容性能差。不同平臺數(shù)據(jù)在導(dǎo)入的過程中容易發(fā)生丟失的現(xiàn)象。②OA系統(tǒng)數(shù)據(jù)無備份功能。這對存儲數(shù)據(jù)的安全有一定的威脅。③不同的分類方式存在沖突。

（二）傳統(tǒng)紙質(zhì)存儲方式效率低

當(dāng)前，最主要的檔案存儲方式仍為紙質(zhì)存儲，這種傳統(tǒng)的存儲方式對電力企業(yè)檔案信息化管理的發(fā)展產(chǎn)生了嚴(yán)重的制約。紙質(zhì)存儲雖然具有不易被篡改和丟失的優(yōu)勢，但是隨著時代的發(fā)展和數(shù)據(jù)量的快速增加，傳統(tǒng)紙質(zhì)存儲已經(jīng)無法滿足企業(yè)大量數(shù)據(jù)存儲的需求，因此衍生出電子信息化的檔案管理與紙質(zhì)檔案管理的雙套存儲方式，對于一些短期保管的文件，電子存儲方式甚至可以取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)存儲，這也是順應(yīng)時代發(fā)展的需求。

（三）檔案信息管理和其他信息無法銜接

隨著經(jīng)濟(jì)的商業(yè)化發(fā)展，企業(yè)檔案管理也朝著文件整合的方向發(fā)展，這使生產(chǎn)活動能夠有效地聯(lián)系在一起。然而，由于缺乏對當(dāng)前管理信息的全面了解，缺乏完整的文件管理概念，檔案管理與其他數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)分離，使數(shù)據(jù)之間的銜接性丟失。

（四）檔案管理和電力企業(yè)管理體系不協(xié)調(diào)

電力系統(tǒng)的實(shí)際運(yùn)行包括電力的生產(chǎn)、運(yùn)輸、選擇和配送、電力銷售、電價和清算，它們緊密相連，任何環(huán)節(jié)中的任何故障都可能嚴(yán)重影響整個電力企業(yè)的運(yùn)營。然而，在建立管理系統(tǒng)的過程中，相關(guān)人員沒有考慮到檔案管理的相關(guān)要素與企業(yè)管理體系的不協(xié)調(diào)，導(dǎo)致檔案管理人員不能及時收集和獲取企業(yè)信息的關(guān)鍵要素。

（五）企業(yè)檔案信息化缺乏整體規(guī)劃

在企業(yè)檔案管理發(fā)展的過程中，相關(guān)人員在實(shí)際工作中沒有認(rèn)識到檔案信息化建設(shè)的重要性，缺乏對企業(yè)檔案信息發(fā)展必要的宏觀管理。一些企業(yè)不太重視全局性的發(fā)展，或者為了完成上級的任務(wù)，未經(jīng)過適用性、規(guī)范性、延展性、擴(kuò)充性及可持續(xù)性的充分考察及論證，草率建立了與發(fā)展不相適應(yīng)的檔案管理體系，不僅不利于企業(yè)的發(fā)展，同時還會制約企業(yè)檔案信息化建設(shè)。

（六）企業(yè)檔案管理隊(duì)伍的素質(zhì)有待加強(qiáng)

隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展和進(jìn)步，企業(yè)檔案不再僅以紙質(zhì)檔案的形式出現(xiàn)，而是增加了視頻、音頻等多種媒體形式，這對電力企業(yè)檔案管理人員提出了新的挑戰(zhàn)，對檔案管理者的個人素質(zhì)和整個檔案管理隊(duì)伍的素質(zhì)提出了更高的要求。一些檔案管理隊(duì)伍不具備專業(yè)素質(zhì)，不能滿足新時期檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)，無法適應(yīng)信息時代，這對企業(yè)的快速發(fā)展非常不利。

（七）企業(yè)檔案信息化建設(shè)設(shè)施投入不足

電力企業(yè)信息化建設(shè)需要資金投入，信息化建設(shè)的設(shè)施包括硬件、軟件、數(shù)據(jù)庫、技術(shù)人才等。當(dāng)前，由于資源分配具有傾斜性，對檔案信息化建設(shè)及管理的投入可能較少，導(dǎo)致硬件陳舊、軟件支持不足、檔案信息化進(jìn)程更新延遲。

三、電力企業(yè)檔案信息化建設(shè)的對策

新時期，檔案信息化建設(shè)是計(jì)算機(jī)和通信技術(shù)在檔案管理等方面的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速管理、開發(fā)和應(yīng)用。電力企業(yè)具有子企業(yè)多、結(jié)構(gòu)復(fù)雜、領(lǐng)域廣等特點(diǎn)，因此集中管理難度大。

（一）加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)制度和方案的制定

檔案信息化建設(shè)方案必須符合相關(guān)法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)的要求，并由企業(yè)發(fā)展的宏觀和微觀角度確認(rèn)，從而最終將其發(fā)展到戰(zhàn)略高度，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息化建設(shè)的正確發(fā)展。

（二）加強(qiáng)完善檔案管理方式

檔案管理應(yīng)通過將傳統(tǒng)檔案管理與信息管理相結(jié)合，利用整體優(yōu)勢和功能，改變傳統(tǒng)管理模式，優(yōu)化檔案管理模式。盡管傳統(tǒng)檔案管理存在諸多缺陷，一些特殊檔案，如需永久保存的檔案在分類管理方面同樣具有一定的優(yōu)勢，應(yīng)該保留，以反映傳統(tǒng)檔案管理的價值及可靠性。檔案信息化建設(shè)的目的是積極排除傳統(tǒng)檔案管理的缺點(diǎn)，加強(qiáng)傳統(tǒng)檔案的作用，完善信息管理應(yīng)用系統(tǒng)，填補(bǔ)傳統(tǒng)檔案管理的空白，確保檔案管理更加方便快捷，更適應(yīng)實(shí)際需要，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)。

（三）加強(qiáng)信息化人才培養(yǎng)

企業(yè)檔案管理人員要不斷提高綜合素質(zhì)和資質(zhì)，提高科學(xué)管理知識、計(jì)算機(jī)科技及通信科技知識，并積極探討如何從商業(yè)檔案中傳遞資訊，積極開發(fā)業(yè)務(wù)檔案中有用的信息資料，充分發(fā)揮企業(yè)數(shù)據(jù)檔案的作用和價值。企業(yè)檔案管理部門要積極引進(jìn)信息計(jì)算機(jī)技術(shù)先進(jìn)人才，提供資金技術(shù)支持，盡快建立管理人才隊(duì)伍，逐步形成精干人才隊(duì)伍，滿足信息化檔案建設(shè)的需要。

（四）加強(qiáng)企業(yè)檔案信息化和電子化建設(shè)

企業(yè)檔案中的信息管理應(yīng)以企業(yè)紙質(zhì)檔案的信息基礎(chǔ)設(shè)施和電子創(chuàng)建為基礎(chǔ)，以期建立一個有效的行政管理信息化平臺。因此，檔案信息管理和企業(yè)檔案信息化應(yīng)通過計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)企業(yè)檔案的收集與整合。但在實(shí)踐中，許多企業(yè)并沒有實(shí)行規(guī)范統(tǒng)一的管理，嚴(yán)重影響企業(yè)檔案管理電子化和信息化進(jìn)程，需要建立規(guī)范化的檔案管理平臺，傳統(tǒng)企業(yè)檔案電子化升級逐步實(shí)現(xiàn)，使檔案信息管理得到積極支持。

（五）加強(qiáng)檔案管理中的相互交流

加強(qiáng)檔案管理與企業(yè)其他部門之間的聯(lián)系，建立統(tǒng)一的檔案管理體系，加強(qiáng)企業(yè)檔案建設(shè)的聯(lián)系，有效促進(jìn)部門之間的了解及配合，在檔案建設(shè)過程中對檔案進(jìn)行更合理、更人性化的管理，在建立其他信息管理系統(tǒng)方面，應(yīng)注意到該系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)不同層次的連接，從而加強(qiáng)企業(yè)部門之間的檔案信息共享和利用功能。

（六）加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)管理規(guī)范體系的構(gòu)建

為了確保企業(yè)檔案信息化的順利發(fā)展，有必要為此創(chuàng)建一個標(biāo)準(zhǔn)系統(tǒng)。這就是為什么企業(yè)必須采取措施并制定標(biāo)準(zhǔn)體系。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)不僅可以為人們提供必要的服務(wù)，也會產(chǎn)生許多負(fù)面影響，這將導(dǎo)致歸檔信息體系結(jié)構(gòu)的混亂。因此，企業(yè)需要為歸檔管理信息創(chuàng)建一個完整的標(biāo)準(zhǔn)體系，為業(yè)務(wù)檔案創(chuàng)造穩(wěn)定的環(huán)境，確保其標(biāo)準(zhǔn)性質(zhì)和秩序。為了確保檔案信息建設(shè)的安全，還需要制定適當(dāng)?shù)氖跈?quán)，以確保運(yùn)營信息資源具有一定的局限性，便于企業(yè)管理。

（七）加強(qiáng)企業(yè)信息化建設(shè)的軟硬件投入

企業(yè)要搞好信息化建設(shè)，必須按照行業(yè)規(guī)定選用標(biāo)準(zhǔn)的軟硬件設(shè)備，實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)據(jù)庫的科學(xué)性和溝通方式。目前我國企業(yè)檔案信息量參差不齊，企業(yè)加快建立健全重要檔案信息系統(tǒng)和機(jī)制，是一段時期內(nèi)的最新發(fā)展和行動，以期達(dá)到全面合作和協(xié)調(diào)促進(jìn)發(fā)展的目標(biāo)，大大提高企業(yè)的信息化水平。此外，企業(yè)檔案信息建設(shè)的主要目的是減少檔案管理中面臨的各種問題，企業(yè)要提高檔案資料的使用效率，提升價值效用?？紤]到信息化帶來的諸多益處，企業(yè)應(yīng)該加大對軟硬件設(shè)施的投資，以應(yīng)付不斷增加的發(fā)展需要。

結(jié) 語

綜上所述，隨著信息化時代的飛速發(fā)展，電力企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作為了適應(yīng)新時期的發(fā)展需求，需不斷以規(guī)范體系、提升管理、加強(qiáng)企業(yè)信息化建設(shè)的軟硬件設(shè)施投入、加強(qiáng)信息化人才培養(yǎng)、完善檔案管理方式等一系列手段措施，全面提升檔案信息化建設(shè)的速度及質(zhì)量，為管理層的決策提供更加科學(xué)準(zhǔn)確的參考，提升電力企業(yè)市場競爭力，促進(jìn)電力企業(yè)的整體運(yùn)營質(zhì)量。