新時期加強電力企業(yè)檔案信息化建設的思考

陳 俊

（云南電網有限責任公司曲靖供電局，曲靖 655000）

隨著信息技術的快速發(fā)展，為了使電力企業(yè)檔案信息化建設工作能夠順利開展。當前，電力企業(yè)需要盡快找出阻礙檔案信息化建設工作順利開展的原因，并積極制定各種加強檔案信息化建設的手段措施，從而為電力企業(yè)管理層提供科學的決策依據(jù)，促進電力企業(yè)在新時期的整體運營水平不斷提升。

一、電力企業(yè)檔案信息化建設的重要性

引入信息管理是電力企業(yè)實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的途徑之一，隨著電力企業(yè)經濟的快速發(fā)展，數(shù)據(jù)檔案的分類越來越細，涉及的領域越來越多，檔案的信息化程度也在不斷提高。一方面，為了持續(xù)維護傳統(tǒng)紙質檔案避免潮濕、蟲蛀、火災等危害，每年必須投入大量存儲材料，同時隨著檔案資料的不斷累積，檔案存儲空間受限等問題也一一凸顯；另一方面，由于檔案需要反復查閱，原件不可避免地會損壞甚至丟失，大量文件無法通過電子化呈現(xiàn)，因此，這也是當前電力企業(yè)檔案管理亟待解決的問題。隨著信息化時代的到來，檔案信息的轉換及使用打破了時空的限制，成為企業(yè)經濟活動的重要內容。加強電力企業(yè)檔案信息化建設，不僅可以從整體上改善檔案的存取現(xiàn)狀，最大限度地滿足企業(yè)各部門對檔案的使用需求，而且是正確經營決策的必要條件。目前，提高企業(yè)市場競爭力的重要途徑之一是提高市場信息本身的速度和準確性，這就要求企業(yè)建立收集和存儲信息的數(shù)據(jù)庫。為了更好地了解它們的優(yōu)缺點，我們要不斷完善企業(yè)檔案信息化建設，全面分析它們的優(yōu)缺點，在最短的時間內取得最科學、最正確的成果，從而為企業(yè)的決策打下堅實的基礎。檔案管理信息系統(tǒng)的建立，在一定程度上促進了傳統(tǒng)檔案管理的完善，現(xiàn)代化的信息資源設備使檔案管理比傳統(tǒng)的檔案管理更加開放，這可以幫助管理者快速、輕松、有效地管理檔案，提高檔案管理及利用的效率和質量，為企業(yè)整體發(fā)展提供有力的支撐和幫助。

二、新時期電力企業(yè)檔案信息化建設中存在的問題

（一）檔案管理模式落后

新時期下，電力企業(yè)的檔案管理通常采用手工和電子兩種模式，其中就包含對已有的檔案進行整理、保管及利用，在檔案管理系統(tǒng)中對生成的檔案進行電子檔案存儲，然后對其進行劃分種類并歸檔。當前，OA信息管理系統(tǒng)可以保證文檔在企業(yè)部門間進行流轉和歸檔，對于其他形式的檔案在移交檔案管理部門之前需將其轉化為電子文檔，可以有效推進檔案信息化建設進程的順利實施。新時期下，網絡技術越來越先進，原來的OA信息管理系統(tǒng)已經無法適應新時代的發(fā)展趨勢，系統(tǒng)中存在各種問題，不僅會影響檔案信息化建設的順利實施，還會對電力企業(yè)的持續(xù)發(fā)展產生各種更不利影響。其中主要有以下幾個問題：①系統(tǒng)兼容性能差。不同平臺數(shù)據(jù)在導入的過程中容易發(fā)生丟失的現(xiàn)象。②OA系統(tǒng)數(shù)據(jù)無備份功能。這對存儲數(shù)據(jù)的安全有一定的威脅。③不同的分類方式存在沖突。

（二）傳統(tǒng)紙質存儲方式效率低

當前，最主要的檔案存儲方式仍為紙質存儲，這種傳統(tǒng)的存儲方式對電力企業(yè)檔案信息化管理的發(fā)展產生了嚴重的制約。紙質存儲雖然具有不易被篡改和丟失的優(yōu)勢，但是隨著時代的發(fā)展和數(shù)據(jù)量的快速增加，傳統(tǒng)紙質存儲已經無法滿足企業(yè)大量數(shù)據(jù)存儲的需求，因此衍生出電子信息化的檔案管理與紙質檔案管理的雙套存儲方式，對于一些短期保管的文件，電子存儲方式甚至可以取代傳統(tǒng)的紙質存儲，這也是順應時代發(fā)展的需求。

（三）檔案信息管理和其他信息無法銜接

隨著經濟的商業(yè)化發(fā)展，企業(yè)檔案管理也朝著文件整合的方向發(fā)展，這使生產活動能夠有效地聯(lián)系在一起。然而，由于缺乏對當前管理信息的全面了解，缺乏完整的文件管理概念，檔案管理與其他數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)分離，使數(shù)據(jù)之間的銜接性丟失。

（四）檔案管理和電力企業(yè)管理體系不協(xié)調

電力系統(tǒng)的實際運行包括電力的生產、運輸、選擇和配送、電力銷售、電價和清算，它們緊密相連，任何環(huán)節(jié)中的任何故障都可能嚴重影響整個電力企業(yè)的運營。然而，在建立管理系統(tǒng)的過程中，相關人員沒有考慮到檔案管理的相關要素與企業(yè)管理體系的不協(xié)調，導致檔案管理人員不能及時收集和獲取企業(yè)信息的關鍵要素。

（五）企業(yè)檔案信息化缺乏整體規(guī)劃

在企業(yè)檔案管理發(fā)展的過程中，相關人員在實際工作中沒有認識到檔案信息化建設的重要性，缺乏對企業(yè)檔案信息發(fā)展必要的宏觀管理。一些企業(yè)不太重視全局性的發(fā)展，或者為了完成上級的任務，未經過適用性、規(guī)范性、延展性、擴充性及可持續(xù)性的充分考察及論證，草率建立了與發(fā)展不相適應的檔案管理體系，不僅不利于企業(yè)的發(fā)展，同時還會制約企業(yè)檔案信息化建設。

（六）企業(yè)檔案管理隊伍的素質有待加強

隨著計算機網絡技術的不斷發(fā)展和進步，企業(yè)檔案不再僅以紙質檔案的形式出現(xiàn)，而是增加了視頻、音頻等多種媒體形式，這對電力企業(yè)檔案管理人員提出了新的挑戰(zhàn)，對檔案管理者的個人素質和整個檔案管理隊伍的素質提出了更高的要求。一些檔案管理隊伍不具備專業(yè)素質，不能滿足新時期檔案信息化建設的目標，無法適應信息時代，這對企業(yè)的快速發(fā)展非常不利。

（七）企業(yè)檔案信息化建設設施投入不足

電力企業(yè)信息化建設需要資金投入，信息化建設的設施包括硬件、軟件、數(shù)據(jù)庫、技術人才等。當前，由于資源分配具有傾斜性，對檔案信息化建設及管理的投入可能較少，導致硬件陳舊、軟件支持不足、檔案信息化進程更新延遲。

三、電力企業(yè)檔案信息化建設的對策

新時期，檔案信息化建設是計算機和通信技術在檔案管理等方面的應用，實現(xiàn)檔案信息的快速管理、開發(fā)和應用。電力企業(yè)具有子企業(yè)多、結構復雜、領域廣等特點，因此集中管理難度大。

（一）加強檔案信息化建設制度和方案的制定

檔案信息化建設方案必須符合相關法規(guī)和標準的要求，并由企業(yè)發(fā)展的宏觀和微觀角度確認，從而最終將其發(fā)展到戰(zhàn)略高度，實現(xiàn)企業(yè)檔案信息化建設的正確發(fā)展。

（二）加強完善檔案管理方式

檔案管理應通過將傳統(tǒng)檔案管理與信息管理相結合，利用整體優(yōu)勢和功能，改變傳統(tǒng)管理模式，優(yōu)化檔案管理模式。盡管傳統(tǒng)檔案管理存在諸多缺陷，一些特殊檔案，如需永久保存的檔案在分類管理方面同樣具有一定的優(yōu)勢，應該保留，以反映傳統(tǒng)檔案管理的價值及可靠性。檔案信息化建設的目的是積極排除傳統(tǒng)檔案管理的缺點，加強傳統(tǒng)檔案的作用，完善信息管理應用系統(tǒng)，填補傳統(tǒng)檔案管理的空白，確保檔案管理更加方便快捷，更適應實際需要，促進檔案信息化建設。

（三）加強信息化人才培養(yǎng)

企業(yè)檔案管理人員要不斷提高綜合素質和資質，提高科學管理知識、計算機科技及通信科技知識，并積極探討如何從商業(yè)檔案中傳遞資訊，積極開發(fā)業(yè)務檔案中有用的信息資料，充分發(fā)揮企業(yè)數(shù)據(jù)檔案的作用和價值。企業(yè)檔案管理部門要積極引進信息計算機技術先進人才，提供資金技術支持，盡快建立管理人才隊伍，逐步形成精干人才隊伍，滿足信息化檔案建設的需要。

（四）加強企業(yè)檔案信息化和電子化建設

企業(yè)檔案中的信息管理應以企業(yè)紙質檔案的信息基礎設施和電子創(chuàng)建為基礎，以期建立一個有效的行政管理信息化平臺。因此，檔案信息管理和企業(yè)檔案信息化應通過計算機技術實現(xiàn)傳統(tǒng)企業(yè)檔案的收集與整合。但在實踐中，許多企業(yè)并沒有實行規(guī)范統(tǒng)一的管理，嚴重影響企業(yè)檔案管理電子化和信息化進程，需要建立規(guī)范化的檔案管理平臺，傳統(tǒng)企業(yè)檔案電子化升級逐步實現(xiàn)，使檔案信息管理得到積極支持。

（五）加強檔案管理中的相互交流

加強檔案管理與企業(yè)其他部門之間的聯(lián)系，建立統(tǒng)一的檔案管理體系，加強企業(yè)檔案建設的聯(lián)系，有效促進部門之間的了解及配合，在檔案建設過程中對檔案進行更合理、更人性化的管理，在建立其他信息管理系統(tǒng)方面，應注意到該系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)不同層次的連接，從而加強企業(yè)部門之間的檔案信息共享和利用功能。

（六）加強檔案信息化建設管理規(guī)范體系的構建

為了確保企業(yè)檔案信息化的順利發(fā)展，有必要為此創(chuàng)建一個標準系統(tǒng)。這就是為什么企業(yè)必須采取措施并制定標準體系。隨著網絡技術的飛速發(fā)展，網絡不僅可以為人們提供必要的服務，也會產生許多負面影響，這將導致歸檔信息體系結構的混亂。因此，企業(yè)需要為歸檔管理信息創(chuàng)建一個完整的標準體系，為業(yè)務檔案創(chuàng)造穩(wěn)定的環(huán)境，確保其標準性質和秩序。為了確保檔案信息建設的安全，還需要制定適當?shù)氖跈啵源_保運營信息資源具有一定的局限性，便于企業(yè)管理。

（七）加強企業(yè)信息化建設的軟硬件投入

企業(yè)要搞好信息化建設，必須按照行業(yè)規(guī)定選用標準的軟硬件設備，實現(xiàn)檔案管理數(shù)據(jù)庫的科學性和溝通方式。目前我國企業(yè)檔案信息量參差不齊，企業(yè)加快建立健全重要檔案信息系統(tǒng)和機制，是一段時期內的最新發(fā)展和行動，以期達到全面合作和協(xié)調促進發(fā)展的目標，大大提高企業(yè)的信息化水平。此外，企業(yè)檔案信息建設的主要目的是減少檔案管理中面臨的各種問題，企業(yè)要提高檔案資料的使用效率，提升價值效用?？紤]到信息化帶來的諸多益處，企業(yè)應該加大對軟硬件設施的投資，以應付不斷增加的發(fā)展需要。

結 語

綜上所述，隨著信息化時代的飛速發(fā)展，電力企業(yè)檔案信息化建設工作為了適應新時期的發(fā)展需求，需不斷以規(guī)范體系、提升管理、加強企業(yè)信息化建設的軟硬件設施投入、加強信息化人才培養(yǎng)、完善檔案管理方式等一系列手段措施，全面提升檔案信息化建設的速度及質量，為管理層的決策提供更加科學準確的參考，提升電力企業(yè)市場競爭力，促進電力企業(yè)的整體運營質量。