檔案數(shù)字化管理質(zhì)量與安全保密控制對策

馬俊良

（佛山市金的信檔案管理咨詢有限公司，佛山 528000）

引 言

檔案是人們在社會生產(chǎn)活動中形成的一種重要歷史記錄和寶貴資源，其重要性不言而喻，可是在實際使用的時候卻常常遇到諸多困擾，如保存難、借閱難、查找難等。隨著社會的發(fā)展，檔案的數(shù)字化管理已成為一種必然趨勢。提高檔案數(shù)字化管理水平，需從管理人員入手，提高其專業(yè)素養(yǎng)和技能水平，還要借助網(wǎng)絡(luò)發(fā)展的信息化進(jìn)行全面的監(jiān)督管理。在對檔案數(shù)字化建設(shè)的發(fā)展過程中，要不斷完善相關(guān)規(guī)章制度，在保障檔案數(shù)字化的完整性和準(zhǔn)確性的前提下，做好檔案的安全性保障，為全面實現(xiàn)企事業(yè)單位的現(xiàn)代化管理奠定基礎(chǔ)。

一、檔案數(shù)字化管理的質(zhì)量與安全保密工作介紹

（一）檔案數(shù)字化的概念

檔案數(shù)字化是指利用計算機技術(shù)、掃描技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字影像（錄音、錄像）技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲技術(shù)等高新技術(shù)把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息。檔案資源以數(shù)字化的形式存儲，以網(wǎng)絡(luò)化的形式相互鏈接，利用計算機系統(tǒng)進(jìn)行全面的后臺管理，形成一個結(jié)構(gòu)有序的檔案信息庫，實現(xiàn)資源共享及檔案信息的便捷化，是檔案信息化建設(shè)的重要組成部分。檔案的數(shù)字化管理與傳統(tǒng)檔案管理相比，可以提高經(jīng)濟(jì)效益，提高辦公效率，提高檔案原件保護(hù)，具有不可替代的先進(jìn)性。

（二）檔案數(shù)字化的質(zhì)量工作

檔案數(shù)字化的質(zhì)量管控最主要的就是對原文件掃描工作的質(zhì)量要求，它需要保證原文件所有內(nèi)容齊全，不得有遺漏；每頁的掃描圖片必須整齊完整，不能出現(xiàn)傾斜和偏差；掃描所形成的電子圖片要清晰，不能有污點和黑邊；隨時保證檔案和原始文件的高度統(tǒng)一，避免錯別字的出現(xiàn)。掃描檔案的裝訂歸檔需確保質(zhì)量的技術(shù)要求，以方便利用和保護(hù)原件為根本目的。質(zhì)量保證是檔案數(shù)字化的基礎(chǔ)，狠抓質(zhì)量管理工作是關(guān)鍵，應(yīng)加強質(zhì)量管理過程中的監(jiān)督檢查工作，促進(jìn)檔案數(shù)字化質(zhì)量工作的有序健康推進(jìn)。

（三）檔案數(shù)字化的安全保密工作

檔案數(shù)字化的安全保密工作需要配備專人管理，檔案系統(tǒng)的登陸賬號和密碼需按照保密標(biāo)準(zhǔn)保管，負(fù)責(zé)人員不得泄露給他人，密碼應(yīng)定期修改，密碼的保密程度也應(yīng)該是高級層次的，必須由數(shù)字和字母等符號組成。針對數(shù)字化檔案的查閱管理也是保密工作中的重要環(huán)節(jié)，必須規(guī)定好相關(guān)查閱人員的權(quán)限，在供查閱本人使用的同時，需明確告知不可外傳，泄密的相關(guān)懲罰要落實到位。檔案的安全保密工作關(guān)乎機構(gòu)乃至國家的安全保障，是一項非常重要的工作，需從檔案負(fù)責(zé)人這個根源上著手，保證一系列操作的安全。

二、檔案數(shù)字化管理的質(zhì)量與安全保密控制對策分析

對檔案數(shù)字化管理的質(zhì)量與安全保密控制應(yīng)就單個獨立的因素進(jìn)行分析，檔案的質(zhì)量控制要求最重要的是對檔案原件掃描工作的重視程度，因為實現(xiàn)檔案數(shù)字化最重要的載體就是根據(jù)原件形成的掃描圖片，所以掃描件的完整性和準(zhǔn)確性是必須重點考核的對象。這需要考察相關(guān)經(jīng)辦人員的專業(yè)能力和對工作的負(fù)責(zé)程度，為確保檔案質(zhì)量的標(biāo)準(zhǔn)化還應(yīng)就檔案數(shù)字化管理的規(guī)章制度進(jìn)行落實。

（一）檔案數(shù)字化管理的質(zhì)量控制對策分析

1.培養(yǎng)專業(yè)的檔案數(shù)字化管理人員

培養(yǎng)專業(yè)的檔案數(shù)字化管理人員是確保檔案質(zhì)量控制的基礎(chǔ)保證。加強對檔案管理人員的專業(yè)能力培養(yǎng)，需要從一個人的責(zé)任心開始。強烈的工作責(zé)任心是做好一件事情的有力保障，檔案數(shù)字化管理這樣一項意義重大的工作更是離不開責(zé)任心強的工作人員，把細(xì)微的小事做到極致，才能在大事面前鎮(zhèn)定自若、游刃有余。工作中的細(xì)致、認(rèn)真、負(fù)責(zé)是專業(yè)檔案管理人員必備的品質(zhì)。除了這些，還應(yīng)定期對檔案管理人員進(jìn)行思想引導(dǎo)和專業(yè)技能的鞏固，組織工作人員參加技能培訓(xùn)，以人為基礎(chǔ)，把人管理好了工作才能做好，用專業(yè)的管理人才來促進(jìn)檔案管理數(shù)字化工作穩(wěn)步向前發(fā)展。

2.健全檔案數(shù)字化管理制度

管理制度的健全是規(guī)范工作的有效保障。檔案數(shù)字化管理制度需要明確管理人員的權(quán)限和職責(zé)分類，將管理工作明晰化，權(quán)限范圍精確到個人，使管理制度中的每一個人都具備不同的管理權(quán)限，用相互制約的方式進(jìn)一步確保檔案的質(zhì)量安全。在對檔案進(jìn)行數(shù)字化歸納的時候，一定要確保每一份數(shù)字化文件的正確和清晰。把原件掃描為數(shù)字化儲存的電子文件，是一項復(fù)雜且煩瑣的工作，更是確保檔案數(shù)字化質(zhì)量要求的重要一步，所以掃描過程必須要做到精確無誤。健全檔案數(shù)字化管理制度必須做到明確每一步工作的細(xì)則。落實好對檔案數(shù)字化質(zhì)量的管理是對檔案數(shù)字化安全保密的前提，健全各項檔案的管理制度能非常有效地實現(xiàn)檔案數(shù)字化的質(zhì)量要求。

3.嚴(yán)格監(jiān)督核查檔案數(shù)字化管理工作

任何一項工作若離開了監(jiān)督職能就失去了工作的基礎(chǔ)保障，特別是檔案管理這么重要的工作，一定不能缺少監(jiān)督核查環(huán)節(jié)，并且還需嚴(yán)格監(jiān)督核查檔案數(shù)字化管理工作中的每個環(huán)節(jié)，以確保這項工作的完整性和準(zhǔn)確性。應(yīng)定期抽調(diào)人員對檔案數(shù)字化管理工作進(jìn)行全面的核查，包括檔案的數(shù)字化存儲是否符合要求，分類是否細(xì)致明了，檔案目錄是否合理，目錄列表是否清晰，檔案內(nèi)容是否完整，檔案圖片是否清晰，對所有檔案的調(diào)取查閱相關(guān)信息是否記錄完整，并對調(diào)取人員記錄信息進(jìn)行電話核實，追根溯源，確保每一項有關(guān)檔案的信息流動都能落實到人。人事相符才是監(jiān)督核查的真實保障，嚴(yán)格監(jiān)督和核查是對檔案質(zhì)量要求的有效保證。

（二）檔案數(shù)字化管理的安全保密控制對策分析

1.提高檔案信息化管控技術(shù)

檔案數(shù)字化管理的安全保密管控技術(shù)一定要順應(yīng)時代發(fā)展而不斷提高，在檔案管理的基礎(chǔ)建設(shè)上要加大經(jīng)費投入，使檔案管理在硬性條件上得到充分保證。例如，對檔案數(shù)字化分類的管理和對檔案原件的妥善管理等，應(yīng)在其基礎(chǔ)建設(shè)上下功夫，使硬件設(shè)施得到有力保證，這是對檔案信息化管控的大力支持。應(yīng)重視對檔案管理人員的培養(yǎng)，人員是技術(shù)手段的實施者，確保人員的專業(yè)性是有效保障檔案數(shù)字化質(zhì)量和安全的基石。做好檔案數(shù)字化管理是為了更好地為人們提供便捷的查閱服務(wù)。建設(shè)數(shù)字化服務(wù)平臺就是數(shù)字化管理的重要管控技術(shù)，對管控技術(shù)應(yīng)實現(xiàn)每周、每月、每季的考核，要用數(shù)據(jù)說話，把技術(shù)手段提到更高層次，并成立專門的驗收組保證檔案數(shù)字化保密工作的質(zhì)量要求。

2.完善檔案數(shù)字化管理安全保密制度

在檔案數(shù)字化的工作建設(shè)中，做好檔案的安全保密就必定要完善好檔案數(shù)字化的安全保密相關(guān)管理制度，用制度管人，在制度中要明確保密工作的各項規(guī)定和注意事項，一定不可忽略對制度的重視。確保檔案的安全性是所有制度的前提，便捷性是安全保密制度需要注意的事項，檔案數(shù)字化的一個重要目的便是方便使用者查閱，那么便捷性要求就是制度中的一個重要思考點。以保密性為原則，以便捷性為方向，把檔案數(shù)字化的安全管理制度制定得更加完善，且嚴(yán)格要求檔案管理人員遵守規(guī)章制度行事，按照相關(guān)流程管理檔案，確保檔案信息的安全。

3.加強檔案管理人員的保密建設(shè)

一切的信息化工作都離不開人，人是一切事物的主體。人為因素是所有工作中最大的不確定因素，在檔案數(shù)字化保密管理中做好人員的保密建設(shè)是非常有必要的。如今，網(wǎng)絡(luò)的安全隱患無孔不入，現(xiàn)代黑客的盜密技術(shù)亦是越來越高，因此針對檔案管理人員的保密建設(shè)要從多方面入手。機構(gòu)內(nèi)部的安全保密是工作的基礎(chǔ)，網(wǎng)絡(luò)和外界的保密是拓展，針對網(wǎng)絡(luò)保密工作，要做好系統(tǒng)殺毒軟件的安裝和防火墻的設(shè)置，有意識地防止黑客的惡意攻擊，有效地利用起每個人獨有的指紋或者面部識別來進(jìn)行檔案的保密工作，把檔案管理工作做到細(xì)處，做到實處，全方位多角度地實現(xiàn)檔案的安全保密工作。

4.注重檔案數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)安全的管理

當(dāng)今，網(wǎng)絡(luò)發(fā)展的速度日益加快，針對網(wǎng)絡(luò)的安全防范也越來越嚴(yán)格。檔案的數(shù)字化管理很重要的一項內(nèi)容就是檔案的網(wǎng)絡(luò)安全問題，在做好實質(zhì)的安全防備后，網(wǎng)絡(luò)安全不容忽視，特別是國家重要文件歷史資料的檔案保管，更應(yīng)注重網(wǎng)絡(luò)的保密技術(shù)。黑客的盜密手段層出不窮，各種花樣沖擊著檔案的安全，這就需要我們專注檔案數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)的安全管理，對網(wǎng)絡(luò)防盜措施的采用要從多方面出發(fā)，防火墻密碼、多重密碼的設(shè)置是必備的，對本地網(wǎng)和局域網(wǎng)的使用最好是專用網(wǎng)絡(luò)，專門用于檔案管理的電腦不可用于上網(wǎng)等娛樂活動，杜絕一切因網(wǎng)絡(luò)漏洞帶來的安全隱患。

結(jié) 語

檔案數(shù)字化建設(shè)順應(yīng)了社會的發(fā)展趨勢，關(guān)于檔案數(shù)字化的質(zhì)量和安全保密工作是做好檔案數(shù)字化的基本需求。在不斷提高檔案管理的質(zhì)量要求和安全保密要求的基礎(chǔ)上，需要為國家檔案數(shù)字化的發(fā)展之路注入更多的新鮮活力，不斷尋求更高的技術(shù)手段并應(yīng)用在檔案的數(shù)字化管理中，把檔案的安全保密工作當(dāng)成一項重要的事項來抓，為實現(xiàn)國家及企業(yè)的檔案良性健康安全管理起到推動作用，鋪好檔案數(shù)字化管理的良好發(fā)展之路。