關(guān)于加強(qiáng)水利檔案資源利用的思考

王 健

（河北省秦皇島市山海關(guān)區(qū)河湖長服務(wù)中心，秦皇島 066200）

引 言

水利檔案指的是在水利工程建設(shè)活動和管理過程中形成的一系列資料，這些水利檔案能夠為水利工程的建設(shè)及后期維護(hù)提供有效的參考根據(jù)，全面促進(jìn)水利工程事業(yè)健康進(jìn)展。雖然，當(dāng)前我國在水利檔案管理方面已經(jīng)積累了不少的經(jīng)驗，但是在整個檔案管理過程中不足之處和缺點依然存在，導(dǎo)致水利檔案資源的利用效率無法快速提升，也不利于水利檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。要明白的是，水利檔案的開發(fā)與利用是一項具有系統(tǒng)性的復(fù)雜過程，必須本著循序漸進(jìn)的態(tài)度展開。在新的社會形勢之下，為了全面推動我國水利工程的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展，必須加強(qiáng)對檔案資料的終端維護(hù)。本文圍繞著當(dāng)下加強(qiáng)水利檔案資源利用的思考展開論述。

一、水利檔案資源概念特征描述

（一）概念

水利檔案指的是水利單位在水利建設(shè)和管理活動當(dāng)中形成或產(chǎn)出的信息資源集合，水利檔案擁有多種多樣的形式，包括紙質(zhì)圖片、技術(shù)規(guī)范、視頻資料、影像資料等文本文件。水利檔案是水利工作的全過程歷史記錄，具有無法替代的重要價值。一方面，水利相關(guān)單位決策人員需要查閱水利檔案，為下一階段的工作的開展提供更加科學(xué)的指導(dǎo)，推動水利工程高效運(yùn)作；另一方面，水利建設(shè)事業(yè)本來就具有長期性和系統(tǒng)性，在這一過程中，會產(chǎn)生大量的信息資源，如果無法對檔案資源進(jìn)行集約化處理和高效管控，就會導(dǎo)致重要的水利檔案信息丟失，這些情況都有可能會給水利工程的正常運(yùn)作造成負(fù)面影響。當(dāng)前，我國各個水利單位的工作人員都必須有組織、有計劃地開展對水利檔案的高效整合和安全管理。

（二）特征

水利檔案的特征可以從以下幾個方面來描述。

第一個方面是系統(tǒng)性和成套性。眾所周知，水利工程建設(shè)具有較長的周期，尤其是在大型水利工程項目中，從工程開工到后期竣工需要經(jīng)歷很長的時間，這就意味著水利工程建設(shè)工作會產(chǎn)生眾多的信息資料，檔案內(nèi)容也比較多，工作的每一個環(huán)節(jié)都是相輔相成、相互銜接的，具有明顯的系統(tǒng)性。第二個方面是制度性，我國檔案局和水利部門已經(jīng)針對水利檔案的管理做出了明確的規(guī)范，發(fā)表了《基本建設(shè)項目檔案資料管理暫行規(guī)定》《水利科學(xué)技術(shù)檔案管理規(guī)定》等一系列文件，以上文件充分描述了水利檔案的保管期和使用期限，對檔案的安全管理和歸檔做出了明確的介紹。我國有關(guān)部門加強(qiáng)對水利檔案的重視是因為該檔案內(nèi)容中經(jīng)常會涉及多種多樣的水利技術(shù)，只有加強(qiáng)安全管理和規(guī)范化保存才能推動后續(xù)水利工程各項工作的順利展開，為水利工程建設(shè)和科研進(jìn)步提供紙質(zhì)參考，發(fā)揮檔案的潛在價值。

二、我國水利檔案資源利用現(xiàn)狀

第一，缺乏重視程度，這是我國當(dāng)前水利檔案利用存在的主要問題。大多數(shù)水利部門都會設(shè)置專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，但是某些地區(qū)仍然存在著缺乏重視的現(xiàn)象。單位領(lǐng)導(dǎo)沒有加強(qiáng)對水利檔案的管理重視，缺乏資金和技術(shù)投入。與此同時，檔案管理部門的工作人員缺乏成熟的認(rèn)知水平，沒有掌握計算機(jī)科技、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等現(xiàn)代檔案管理方法，導(dǎo)致水利檔案資源管理中容易出現(xiàn)這樣或那樣的問題，這些問題不利于檔案管理的信息化推動和建設(shè)，也不利于檔案資料的整合與利用。在開展水利工程建設(shè)時，很多單位都重視建設(shè)而輕視管理，沒有嚴(yán)格按照相關(guān)要求進(jìn)行檔案收集和資料歸檔工作，針對水利檔案管理和建設(shè)工作，大多數(shù)單位都是在竣工階段敷衍了事，或者應(yīng)對上級的突擊檢查采取補(bǔ)救的手段進(jìn)行檔案管理，這不利于提高檔案資源的利用和整合效率，也會對水利工程建設(shè)和維護(hù)造成不良影響。

第二，信息化檔案建設(shè)不到位。傳統(tǒng)水利檔案大多數(shù)都是紙質(zhì)形式，這些紙質(zhì)檔案在保存上容易耗費(fèi)大量的資金，并且對保存條件有苛刻的要求，也容易受到外界因素的干擾，從而造成損壞，如受潮、發(fā)霉、燃燒等，同時還存在著很多人為破壞或丟失的現(xiàn)象，導(dǎo)致水利檔案資源整體質(zhì)量不佳。雖然很多檔案部門已經(jīng)配備了相關(guān)的計算機(jī)錄入設(shè)備，但是檔案管理的模式依然受到傳統(tǒng)人工管理思想的影響，具有很強(qiáng)的局限性，沒有及時對紙質(zhì)檔案加強(qiáng)信息化轉(zhuǎn)化，也沒有落實電子存檔，忽視了信息化管理的重要性。以上這些現(xiàn)象嚴(yán)重影響了水利檔案資源的信息化進(jìn)程，某些重要的檔案管理軟件如果缺乏開發(fā)和利用，就會面臨著同質(zhì)化的傾向，導(dǎo)致水利檔案資源利用效率大大下降。

三、水利檔案資源利用策略與建議

（一）加強(qiáng)前期市場調(diào)查

若要確保水利檔案資源能夠得到整合和利用，體現(xiàn)出檔案管理的主體性，檔案有關(guān)部門在工作時就需要加強(qiáng)對檔案資源的收集整理和開發(fā)利用。在開發(fā)的前期階段，需要加強(qiáng)市場化的調(diào)研，對市場供求關(guān)系加以掌握，結(jié)合檔案部門的實際工作情況進(jìn)行具體分析，與水利行業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀相互融合，把現(xiàn)有的審計檔案信息當(dāng)作基礎(chǔ)，以此為基石，開發(fā)出更高質(zhì)量、更高水平的檔案信息資源內(nèi)容，滿足水利檔案使用者的實際需求。有關(guān)人員要對市場動態(tài)化信息進(jìn)行敏感的捕捉，用更具開放性、動態(tài)化的眼光進(jìn)行改進(jìn)與調(diào)整，檔案管理人員還要和水利工程建設(shè)一線人員加強(qiáng)工作對接，從而更加清楚市場導(dǎo)向，對各種檔案信息資源和內(nèi)容加以整合，制造出更加優(yōu)秀完善的檔案資源范本。

（二）完善水利檔案資源管理機(jī)制

有關(guān)工作人員要加強(qiáng)對水利檔案信息的開發(fā)和利用工作，解除片面的認(rèn)知局限，建立健全水利檔案相關(guān)法律法規(guī)，確保檔案信息資源的利用合法合規(guī)。與此同時，還要加強(qiáng)對檔案信息資源的統(tǒng)一化編制管理，對水利檔案的案卷標(biāo)題進(jìn)行目錄化和條塊化分割，為后續(xù)的檔案利用和信息提取工作提供支持，對檔案信息資源儲存和檔案歸檔制度加以完善，有條件的情況下，要用電子文件的形式統(tǒng)一格式儲存，提高信息資源利用效能。除此之外，要制定檔案資源分類管理條例，對檔案資料進(jìn)行分類共享，某些需要嚴(yán)格保密的技術(shù)檔案需要按照相關(guān)要求做好保密措施，將特殊性和普遍性結(jié)合，提高檔案利用的安全性。

（三）加強(qiáng)統(tǒng)籌規(guī)劃，提高檔案管理工作效率

統(tǒng)籌規(guī)劃是提高資源利用效率的前提。首先，水利檔案資源能否被高效利用要考慮到檔案歸口部門的工作效能高低，水利單位必須制定月度、年度工作計劃，在科學(xué)的工作安排指導(dǎo)下提高檔案管理工作的高效性和便捷性，有針對性地開展相關(guān)檔案內(nèi)容的收集工作。其次，水利單位檔案管理部門需要健全管理流程，在檔案信息的篩選、收集和制作的全過程中，加強(qiáng)分塊式管理，每個部門都要負(fù)起檔案管理的職責(zé)，并不是只有檔案管理部門才有制作檔案的責(zé)任，要加強(qiáng)各個部門之間的分工聯(lián)動，真正實現(xiàn)水利檔案管理的規(guī)范化和一體化建設(shè)。最后，水利有關(guān)單位要加強(qiáng)目標(biāo)責(zé)任制的創(chuàng)設(shè)，全面提高工作人員的責(zé)任意識和工作能力，用專業(yè)化的技術(shù)規(guī)范檔案管理行為，全面打開檔案管理工作的新局面。

（四）加快對水利檔案信息資源的整合

當(dāng)前，隨著我國信息化技術(shù)的發(fā)展，水利檔案資源在不同過程中都需要加強(qiáng)深度的整合與分析，水利工程檔案類型比較復(fù)雜，有些涉及國家加密技術(shù)資料，不同的檔案規(guī)模和加密類型導(dǎo)致檔案管理的內(nèi)容具有復(fù)雜化和多元化的特征。為了加強(qiáng)檔案資料的實際開發(fā)效果，在檔案利用過程中需要對檔案管理工作進(jìn)行全面優(yōu)化，提高檔案管理工作人員的工作積極性和主動性，對設(shè)計、招標(biāo)、竣工等多個階段的信息加強(qiáng)記錄，體現(xiàn)水利檔案的社會效益。加強(qiáng)對檔案信息的合理挖掘，利用不同主題內(nèi)容做好規(guī)范化分析，體現(xiàn)出檔案信息的全面價值，結(jié)合檔案工作基本方法和基本規(guī)律，讓水利檔案呈現(xiàn)出最為有效的黃金內(nèi)容，把工作人員急需的檔案信息全面展示出來，利用網(wǎng)絡(luò)渠道加快各種資源與內(nèi)容的整合，實現(xiàn)不同類型水利檔案資源的優(yōu)勢補(bǔ)充。

（五）提高信息化共享效率

信息技術(shù)在水利檔案管理中的運(yùn)用全面提高了水利檔案資源管理的實際效率，為了全面發(fā)揮水利檔案的管理有效性，一定要與時俱進(jìn)，改變傳統(tǒng)檔案管理模式，結(jié)合信息化先進(jìn)科技，讓水利檔案適應(yīng)時代的發(fā)展。為了完成這一任務(wù)，必須對現(xiàn)存的檔案資源加強(qiáng)重組，做好保密等級的分類工作。在實際工作中，有關(guān)管理人員需要利用單位內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)對接公網(wǎng)和辦公系統(tǒng)，實行身份認(rèn)證，盡量不要在現(xiàn)場查閱水利檔案，利用網(wǎng)絡(luò)科技加強(qiáng)對檔案資源的利用，提高安全性，建設(shè)檔案管理OA系統(tǒng)，讓需要的檔案資料可以在全單位上下傳遞，全面提升水利檔案資源的全盤利用效率。

結(jié) 語

有關(guān)部門要加強(qiáng)對水利檔案資源的合理利用，加強(qiáng)前期市場調(diào)查，完善水利檔案資源管理機(jī)制，展開統(tǒng)籌規(guī)劃，提高檔案管理工作效率，加快對水利檔案信息資源的整合，提高信息化共享率，讓水利檔案的價值得到充分施展。