基于知識服務的檔案管理模式理論探索

文/湖北省氣象信息與技術保障中心 左希健

近年來，檔案管理工作的重要性逐步被廣大單位認知與重視，同時涌現(xiàn)出一些全新檔案管理模式，為事業(yè)單位的現(xiàn)代化發(fā)展提供了不可忽視的作用。在信息技術不斷發(fā)展的今天，基于知識服務的檔案管理模式是我國為提高檔案管理水平、實現(xiàn)檔案信息資源知識化服務的一種管理模式創(chuàng)新，并且在工作流程和服務體系等方面都具有鮮明的應用優(yōu)勢。相信隨著RMBKS相關理論研究的不斷深入與完善，必將推動我國檔案管理部門的現(xiàn)代信息化發(fā)展。

一、RMBKS概述

基于知識服務的檔案管理模式（RMBKS）是一種近年來開始興起的檔案管理技術，以編碼化知識管理模式和檔案后保管范式為基礎，同時面向用戶需求，為其提供各種檔案信息服務，由此實現(xiàn)檔案管理水平和質量的全面提升。從價值角度來看，檔案信息是事業(yè)單位一項十分重要的知識資產，而RMBKS則實現(xiàn)了檔案資源價值的深層次開發(fā)。由此可見，RMBKS的出現(xiàn)，打破了傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理理念和方法，同時在檔案資源價值上有了深度挖掘，從而實現(xiàn)了事業(yè)單位企業(yè)人力資源的優(yōu)化管理，為各個部門合理穩(wěn)定運行奠定了堅實的基礎。

二、加強RMBKS理論研究的必要性

知識服務是當今社會信息化發(fā)展的重要趨勢，其內涵在于挖掘知識的深層次含義，由此實現(xiàn)知識作用和價值的發(fā)揮?，F(xiàn)階段，知識服務已成為我國檔案管理模式信息化轉變的重要途徑，而作為各個部門信息管理的重要組成部分，基于知識服務的檔案管理模式轉變有著極其突顯的必要性。

（一）依據(jù)應用現(xiàn)狀角度分析其必要性。現(xiàn)階段，我國許多單位開始關注知識服務為國家發(fā)展帶來的效益，同時在相關理念與制度體系構建中加以完善和創(chuàng)新。知識服務理念的發(fā)展給我國檔案管理工作帶來本質性轉變，極大提高了檔案管理工作的質量和效率。但從整體角度來看，RMBKS并未得到全面普及和應用，其根源在于部分單位對知識服務理念的欠缺，致使檔案管理工作難以實現(xiàn)信息化轉變。

（二）依據(jù)社會需求角度分析其必要性。在信息技術的推動下，我國社會發(fā)展逐步邁向知識經濟時代。RMBKS的出現(xiàn)，是信息化時代發(fā)展的必然產物，同時在事業(yè)單位管理部門更加注重檔案資源的知識化轉變。隨著我國市場經濟的逐步完善，事業(yè)單位面臨著更加嚴峻的改革，在此背景下，積極探索事業(yè)單位知識服務體系的構建，成為未來社會發(fā)展的重要需求。因此，加強RMBKS理論研究不僅有助于其自身的發(fā)展與完善，同時也是社會發(fā)展與進步的重要需求。

三、RMBKS工作基本流程

（一）檔案信息資源積累。信息時代的來臨，要求現(xiàn)代部門單位能夠靈活利用各種信息資源，由此提高單位運行的科學性與合理性。在此背景下，RMBKS對檔案管理進行全面調整，首當其沖的便是拓展了檔案的收集和歸檔范圍，實現(xiàn)相關隱性知識向顯性知識的轉變。與此同時，這種知識資源的轉變與積累，能夠幫助事業(yè)單位展示檔案信息資源的可控化與知識資源的集成化。

（二）檔案信息資源組織。在檔案信息資源積累的同時，RMBKS還按照知識、信息需求對檔案進行組織，以實現(xiàn)相關信息資源的優(yōu)化利用。在信息資源組織過程中，需要對部門單位人員知識服務需求和檢索習慣進行充分考量，從而將復雜、龐大的檔案信息變得清晰有序。

（三）檔案信息資源評價。檔案信息資源評價工作是RMBKS的核心內容，對于檔案資源的優(yōu)化利用有著十分重要的意義。RMBKS通過對檔案信息資源進行評價，從而甄別出喪失利用價值的檔案，如此不僅優(yōu)化了檔案信息資源的整體結構，同時也最大程度上發(fā)揮檔案信息資源的利用價值。

（四）檔案信息資源知識服務。RMBKS應用目的在于為用戶提供檔案知識服務，同時也是RMBKS工作的最終環(huán)節(jié)。RMBKS通過對檔案信息資源的積累、組織和評價，能夠為用戶提供針對性與全面性的檔案知識服務，由此全面發(fā)揮了檔案信息資源的利用價值。

從整體角度來看，上述四項工作雖然在功能上相互區(qū)別，但同時也是一個相互融合與滲透的關系，通過檔案信息資源的不斷調整和優(yōu)化，以實現(xiàn)提供檔案信息服務的最終目的。

四、RMBKS特點分析

（一）管理理念。對于傳統(tǒng)檔案管理模式而言，檔案只是一種原始的信息記錄，其展現(xiàn)出來的信息內容往往是陳舊且雜亂的。而RMBKS則在管理理念上發(fā)生本質性轉變，并將檔案作為一種信息資源和知識資產，由此為事業(yè)單位提供更加全面與科學的信息知識服務。與此同時，RMBKS在管理過程中還將用戶需求作為核心管理理念，能夠針對用戶的個性化需求提供針對性知識服務。此外，RMBKS還注重檔案資源的信息化方向轉變，利用信息技術實現(xiàn)檔案信息資源自動生成、歸檔及分析整理等活動的一體化管理，從而為用戶提供更具系統(tǒng)性和全面性的知識服務。

（二）管理業(yè)務。與傳統(tǒng)檔案管理方式相比，RMBKS在相關業(yè)務方面有著十分鮮明的特點。首先，RMBKS在業(yè)務上尊重了用戶對知識服務的需求，并致力于各種知識服務的整合與開發(fā)。其次，RMBKS在檔案資源服務體系上也進行重新構建，主要體現(xiàn)在管理方法、管理對象及管理過程等方面，并由此構建了全新的檔案信息資源管理模式。從業(yè)務角度來看，RMBKS涵蓋的內容更加全面與豐富，特別是在隱性知識上的收納，進一步發(fā)揮了RMBKS的作用和價值。由此可見，RMBKS在管理業(yè)務范疇上的拓展，使其較傳統(tǒng)檔案管理模式更具完善性與豐富性。

五、RMBKS背景下企業(yè)發(fā)展建議與策略

RMBKS作為事業(yè)單位發(fā)展過程中尋求的一個新型檔案管理模式，不僅具有良好的應用質量和效果，同時也展現(xiàn)出事業(yè)部門善于創(chuàng)新的發(fā)展理念。新時期，要想取得長足發(fā)展與進步，必須充分重視RMBKS的普及和應用。

（一）加快企業(yè)檔案管理模式的改革。當今社會發(fā)展日新月異，部分單位只有保持自身的先進性與科學性才能實現(xiàn)長遠穩(wěn)定發(fā)展?，F(xiàn)階段，檔案管理的價值與作用已開始全面突顯，因此加快部門檔案管理模式改革勢在必行。RMBKS作為一種新型檔案管理模式，無論在管理理念還是方法內容上都具有十分突顯的先進性，特別是在知識服務領域更是發(fā)揮了不可替代的作用?；诖?，要不斷加快自身檔案管理模式向RMBKS的轉變，特別是注重管理理念層面的轉變與升級，由此為單位檔案管理水平和效率的提升提供堅實的保障。

（二）注重RMBKS管理制度體系構建。為保障事業(yè)單位RMBKS模式的推廣和應用，還需要構建相應的管理制度體系，由此推動RMBKS工作的有序開展。首先，要在引入RMBKS的基礎上與自身業(yè)務類型和工作性質進行結合，探索出一條適合自身發(fā)展的RMBKS管理制度，由此規(guī)范與約束相關工作的有序開展。其次，還要對檔案信息的檢索系統(tǒng)進行優(yōu)化與完善，使其更符合事業(yè)單位自身管理需求，并提高檔案信息資源知識化服務的水平和質量。相信隨著RMBKS管理制度體系的構建與完善，必將推動單位檔案管理水平全面提升。

（三）打造專業(yè)的RMBKS人才隊伍。事業(yè)單位檔案管理模式RMBKS轉變，離不開專業(yè)人才隊伍的支持，為此還要充分重視相關專業(yè)領域人才的培養(yǎng)。首先，轉變單位原有檔案管理人員個人意識，使其具備開放性意識和學習意識，積極接納與探索RMBKS的管理理念與要求。其次，單位還要組織檔案管理人員開展RMBKS專業(yè)知識培訓工作，使管理人員具備良好的專業(yè)知識和工作能力，由此確保RMBKS工作的科學開展。最后，要注重高端創(chuàng)新型人才的編入，為事業(yè)單位RMBKS引入和推進提供有效保障，并實現(xiàn)RMBKS的創(chuàng)新發(fā)展。

六、結語

綜上所述，RMBKS取代傳統(tǒng)檔案管理模式是現(xiàn)代信息化發(fā)展的必然趨勢，有助于事業(yè)單位的科學發(fā)展。為此，事業(yè)單位要注重RMBKS理念的融入，加快專業(yè)人才隊伍的培養(yǎng)與構建，并結合單位自身實際推動RMBKS管理體系的創(chuàng)新應用，由此助推事業(yè)單位科學現(xiàn)代化轉變。