工程企業(yè)協(xié)同辦公系統(tǒng)建設(shè)研究

文/中國電力建設(shè)集團(tuán)有限公司北方區(qū)域總部 景中杰

隨著建筑施工行業(yè)的快速發(fā)展，工程企業(yè)市場競爭壓力日漸增大，而提高工程企業(yè)管理技術(shù)水平是解決企業(yè)發(fā)展困境的重要方式。辦公管理作為工程企業(yè)綜合管理中的一部分，其管理水平直接關(guān)系著工程企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。目前，伴隨著企業(yè)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，一些大型工程企業(yè)普遍面臨企業(yè)總部、各部門、分公司距離遠(yuǎn)，信息傳遞和協(xié)同辦公效率低的問題，阻礙著工程企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。基于此，本文在明確協(xié)同辦公系統(tǒng)基本含義基礎(chǔ)上，分析并探究工程企業(yè)協(xié)同辦公系統(tǒng)建設(shè)的意義和策略，這對工程企業(yè)有效加強(qiáng)協(xié)同辦公系統(tǒng)建設(shè)、提高辦公管理效率具有借鑒意義。

一、協(xié)同辦公系統(tǒng)

協(xié)同辦公系統(tǒng)是通過將現(xiàn)代化信息技術(shù)和電子一體化技術(shù)結(jié)合在一起，最終構(gòu)建而成的綜合辦公平臺。協(xié)同辦公系統(tǒng)具有較強(qiáng)的綜合性特征，可以將企業(yè)辦公信息整合在一起，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一化管理，即將會議、檔案、公文以及知識等元素實(shí)現(xiàn)一體化管理。近幾年來，隨著協(xié)同辦公系統(tǒng)的持續(xù)發(fā)展，逐漸衍生出多種形式，具體包括純文檔型辦公、電子文檔傳遞、部分管理系統(tǒng)的信息化、各行業(yè)的信息化等內(nèi)容。

從特征方面來看，協(xié)同辦公系統(tǒng)具有通用性和可拓展性、技術(shù)的前瞻性、整體性和統(tǒng)一性、穩(wěn)定性、安全性以及容錯(cuò)性、快速表單制作。其一，通用性和可拓展性。系統(tǒng)設(shè)計(jì)通用性較強(qiáng)，符合國家制定的電子政務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，其中WEB瀏覽器方式是系統(tǒng)所有功能實(shí)現(xiàn)和操作的基本保障。其二，技術(shù)的前瞻性。系統(tǒng)各個(gè)平臺均采用開發(fā)語言和開發(fā)工具，提高系統(tǒng)設(shè)計(jì)和開發(fā)的適用性。其三，整體性和統(tǒng)一性。系統(tǒng)采用的協(xié)議、信息格式以及接口標(biāo)準(zhǔn)均符合國家標(biāo)準(zhǔn)，保證各平臺在數(shù)據(jù)層和應(yīng)用層進(jìn)行數(shù)據(jù)交換的流暢性，同時(shí)系統(tǒng)設(shè)計(jì)風(fēng)格和設(shè)計(jì)界面保持高度統(tǒng)一性。其四，穩(wěn)定性、安全性以及容錯(cuò)性。系統(tǒng)身份認(rèn)證和信息審核較為嚴(yán)格，保證用戶使用系統(tǒng)和信息傳遞的安全性；關(guān)于病毒預(yù)防、數(shù)據(jù)備份，系統(tǒng)中設(shè)置了相應(yīng)解決方案，確保系統(tǒng)有序運(yùn)轉(zhuǎn)；系統(tǒng)具有容錯(cuò)性，對用戶的非正常操作能夠進(jìn)行精準(zhǔn)識別并處理，避免出現(xiàn)運(yùn)行錯(cuò)誤。其五，快速表單制作。協(xié)同辦公系統(tǒng)代替了傳統(tǒng)式的手工制作表格，工作人員只需通過辦公系統(tǒng)便能快速進(jìn)行數(shù)據(jù)提取、表格繪制以及分析和統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，能為企業(yè)決策提供數(shù)據(jù)依據(jù)。

二、工程企業(yè)協(xié)同辦公系統(tǒng)建設(shè)的意義

工程企業(yè)應(yīng)用協(xié)同辦公系統(tǒng)，用戶通過系統(tǒng)可以隨時(shí)隨地進(jìn)行日常辦公管理工作，打破了時(shí)間、地點(diǎn)、人員的限制，不僅成為工程企業(yè)會議決策的重要通道，還是企業(yè)進(jìn)行信息數(shù)據(jù)跨區(qū)域傳遞、信息溝通以及業(yè)務(wù)處理的主要工具，能提高企業(yè)辦公效率，給工程企業(yè)帶來經(jīng)濟(jì)效益的同時(shí)，也帶來了社會效益。

（一）提高企業(yè)日常管理工作效率。工程企業(yè)運(yùn)用協(xié)同辦公系統(tǒng)能減少管理工作環(huán)節(jié)，簡化工作流程，提高企業(yè)日常管理工作效率。傳統(tǒng)的管理模式下，工程企業(yè)信息數(shù)據(jù)通常是儲存在計(jì)算機(jī)里，數(shù)據(jù)利用率不高，信息數(shù)據(jù)的真正作用沒有發(fā)揮出來，而且傳統(tǒng)的文件傳播方式主要采用的是軟件盤或其他硬件設(shè)備，文件共享所涉及的程序較為繁雜，增加了時(shí)間成本和人力資源成本，降低了工作效率，對工作進(jìn)度有一定的不利影響。企業(yè)加強(qiáng)協(xié)同辦公系統(tǒng)建設(shè)，工作人員只需通過系統(tǒng)便可實(shí)現(xiàn)所有文件的分享與發(fā)放，減少不必要的操作與流程，簡化管理工作環(huán)節(jié)，減少相關(guān)資源的消耗，提高管理工作效率。

（二）增強(qiáng)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。工程企業(yè)運(yùn)用協(xié)同辦公系統(tǒng)能減少人力、物力等資源的消耗，降低管理成本，增強(qiáng)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。傳統(tǒng)管理模式下，工程企業(yè)應(yīng)用的系統(tǒng)軟件程序較為復(fù)雜，網(wǎng)站建立以及維護(hù)所涉及的程序比較繁瑣，不僅需要花費(fèi)大量時(shí)間成本，還需要專業(yè)的技術(shù)人員，人力和物力成本較高，降低了工程企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。企業(yè)應(yīng)用協(xié)同辦公系統(tǒng)，該系統(tǒng)將工程企業(yè)各方面管理工作結(jié)合到一起，包括會議決策、業(yè)務(wù)處理、信息數(shù)據(jù)分析統(tǒng)計(jì)以及對員工的職能培訓(xùn)等工作內(nèi)容，通過系統(tǒng)應(yīng)用，可以實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)管理工作的協(xié)同合作，極大程度上節(jié)約了人力資源和部分基礎(chǔ)設(shè)施資源，減少了工程企業(yè)在管理方面所花費(fèi)的成本，促進(jìn)工程企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益不斷提高。

（三）增強(qiáng)企業(yè)社會效益。工程企業(yè)運(yùn)用協(xié)同辦公系統(tǒng)能增強(qiáng)企業(yè)市場競爭力，提升企業(yè)社會效益。傳統(tǒng)管理模式下，工程企業(yè)信息傳遞效率低、速度慢、順暢度不夠，信息共享功能缺失，管理系統(tǒng)對企業(yè)社會效益的促進(jìn)作用不明顯。而在工程企業(yè)中應(yīng)用協(xié)同辦公系統(tǒng)，可以充分提升企業(yè)形象，改善企業(yè)溝通時(shí)效，拓展企業(yè)宣傳渠道，提高工作過程中的溝通效率，讓信息傳遞更加順暢，傳遞的速度更快、更有效。通過利用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，增強(qiáng)企業(yè)綜合競爭能力，給企業(yè)帶來良好的社會效益。

（四）解決會議召開時(shí)地點(diǎn)、時(shí)間的限制問題。工程企業(yè)運(yùn)用協(xié)同辦公系統(tǒng)能解決會議召開時(shí)地點(diǎn)、時(shí)間的限制問題，提高工作效率。傳統(tǒng)管理模式下，企業(yè)會議召開受時(shí)間、地點(diǎn)以及人員限制較為嚴(yán)重，各分公司員工為了參加會議，需要從各地返回公司總部所在地，路上需要耗費(fèi)大量時(shí)間，且要花費(fèi)一定經(jīng)濟(jì)費(fèi)用，不僅浪費(fèi)員工工作時(shí)間，還容易影響會議的正常召開。而在工程企業(yè)中應(yīng)用協(xié)同辦公系統(tǒng)，該系統(tǒng)將公司總部以及各地分公司的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)整合在一起，在會議召開之前，員工只需要登錄系統(tǒng)界面，選擇會議功能，便能實(shí)現(xiàn)線上會議的召開。協(xié)同辦公系統(tǒng)軟件打破了區(qū)域的限制，企業(yè)可隨時(shí)隨地召開會議以及進(jìn)行其他方面的工作，有助于提高工作效率。

三、工程企業(yè)協(xié)同辦公系統(tǒng)建設(shè)策略

（一）以企業(yè)辦公特性為前提。不同企業(yè)辦公特性不同，工程企業(yè)在建設(shè)協(xié)同辦公系統(tǒng)過程中，要從實(shí)際出發(fā)，結(jié)合企業(yè)本身辦公特性，制定科學(xué)有效的協(xié)同辦公系統(tǒng)，如財(cái)務(wù)管理軟件、工程預(yù)算軟件以及人力資源軟件等。工程企業(yè)結(jié)合本身發(fā)展特點(diǎn)，以促進(jìn)企業(yè)發(fā)展為前提，加強(qiáng)協(xié)同辦公系統(tǒng)內(nèi)的功能建設(shè)，包括內(nèi)網(wǎng)QQ、電子郵件、電子會議室、留言板以及公告欄等模塊，讓企業(yè)與分公司、各項(xiàng)目部門、員工之間能夠快速、高效進(jìn)行信息的傳遞與共享，提高工作效率和信息收取率。另外，增加線上公文處理模塊，實(shí)現(xiàn)自定義公文流程，且每個(gè)環(huán)節(jié)可由多個(gè)處理人同時(shí)審批公文，增強(qiáng)流程的靈活性。

（二）提升系統(tǒng)的安全性能。安全機(jī)制是協(xié)同辦公系統(tǒng)順利運(yùn)行的基本保障，加強(qiáng)系統(tǒng)安全性能建設(shè)與優(yōu)化能進(jìn)一步提高協(xié)同辦公系統(tǒng)運(yùn)行的科學(xué)性、規(guī)范性以及標(biāo)準(zhǔn)性，能有效避免系統(tǒng)錯(cuò)誤的發(fā)生，提高系統(tǒng)運(yùn)行速度，增強(qiáng)工作效率。其一，身份認(rèn)證。工程企業(yè)在建設(shè)協(xié)同辦公系統(tǒng)時(shí)，要不斷強(qiáng)化員工安全管理意識，讓員工重視安全管理。同時(shí)，在建設(shè)優(yōu)化系統(tǒng)過程中，工程企業(yè)要在原有基礎(chǔ)上提高身份認(rèn)證級別，增加身份審核內(nèi)容以及審核環(huán)節(jié)，保障用戶身份信息的安全性，避免信息泄露。其二，權(quán)限管理。為更好促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部協(xié)同管理工作的有效開展，工程企業(yè)在現(xiàn)有情況下適當(dāng)放寬協(xié)同辦公系統(tǒng)管理權(quán)限，但要把握好放寬的程度及范圍，如增加部分負(fù)責(zé)人管理權(quán)限，實(shí)現(xiàn)共同監(jiān)督和管理，提高系統(tǒng)的安全性。

（三）構(gòu)建一體化的信息平臺。新的社會環(huán)境下，工程企業(yè)規(guī)模擴(kuò)大的同時(shí)，對企業(yè)內(nèi)部管理系統(tǒng)提出了更高要求，管理系統(tǒng)不僅要滿足企業(yè)內(nèi)部信息共享、傳遞、會議召開等基本工作要求，在此基礎(chǔ)上還要不斷增加系統(tǒng)功能，使系統(tǒng)的綜合性和統(tǒng)一性更加完善。在實(shí)際建設(shè)中，工程企業(yè)可以借鑒國家大型企業(yè)在工程方面制定的標(biāo)準(zhǔn)和相關(guān)規(guī)定，并根據(jù)企業(yè)自身實(shí)際發(fā)展情況，制定出更加合理、規(guī)范且符合企業(yè)長期發(fā)展的方案，從個(gè)人管理到各部門協(xié)同管理，從信息挖掘到信息數(shù)據(jù)分析統(tǒng)計(jì)，再到信息的傳遞與共享，形成一體化的信息平臺，幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理。

（四）加強(qiáng)學(xué)習(xí)推進(jìn)系統(tǒng)技術(shù)不斷優(yōu)化。要堅(jiān)持創(chuàng)新發(fā)展道路，堅(jiān)持技術(shù)創(chuàng)新和管理創(chuàng)新。創(chuàng)新是當(dāng)前現(xiàn)代社會發(fā)展的核心要素，是推動社會主義和諧建設(shè)和發(fā)展的根本方向。只有不斷創(chuàng)新突破，才能在激烈的競爭中站穩(wěn)腳步。因此，工程企業(yè)在加強(qiáng)協(xié)同辦公系統(tǒng)建設(shè)的同時(shí)，要格外重視系統(tǒng)技術(shù)創(chuàng)新和優(yōu)化，要深入貫徹黨中央關(guān)于創(chuàng)新推動發(fā)展戰(zhàn)略，堅(jiān)定創(chuàng)新管理理念，積極學(xué)習(xí)其他工程企業(yè)在協(xié)同辦公系統(tǒng)方面的建設(shè)應(yīng)用，并從中汲取對自己有利的部分，創(chuàng)新優(yōu)化協(xié)同辦公系統(tǒng)，滿足工程企業(yè)發(fā)展對系統(tǒng)的高要求。

四、結(jié)語

綜上所述，隨著社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展以及科技水平的不斷提高，我國建筑工程行業(yè)正逐步實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化、智能化。工程企業(yè)作為建筑工程行業(yè)發(fā)展中的重要組成部分，其本身發(fā)展能力關(guān)系著企業(yè)可持續(xù)發(fā)展，對整個(gè)行業(yè)發(fā)展有著一定影響。現(xiàn)代化社會的到來加快了工程企業(yè)發(fā)展速度，同時(shí)增加了該行業(yè)的競爭壓力。為了在激烈的市場競爭中占有一席之地，工程企業(yè)充分加強(qiáng)協(xié)同辦公系統(tǒng)建設(shè)，不僅能提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益和社會效益，還能打破時(shí)間、區(qū)域限制，提高企業(yè)工作效率。因此，工程企業(yè)在建設(shè)協(xié)同辦公系統(tǒng)時(shí)，要以企業(yè)辦公特性為前提，強(qiáng)化系統(tǒng)的安全性，積極構(gòu)建一體化信息平臺，同時(shí)加強(qiáng)學(xué)習(xí)和借鑒，推動協(xié)同辦公系統(tǒng)技術(shù)不斷優(yōu)化與完善。