機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化推進(jìn)探討

機(jī)關(guān)事業(yè)單位屬于政府部門建立的具有一定公益性質(zhì)的單位，其宗旨是為社會服務(wù)。基于新的發(fā)展形勢，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的業(yè)務(wù)范圍不斷擴(kuò)展，檔案管理工作不管是體量還是規(guī)模都在不斷加大，檔案管理實踐中的問題更加突出。因此，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理水平要想實現(xiàn)不斷提升，實現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是必然的發(fā)展趨勢，只有規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的發(fā)展，才能促進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案資料價值實現(xiàn)最大化。

一、機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的重要意義

檔案管理工作的順利開展是機(jī)關(guān)事業(yè)單位各項業(yè)務(wù)順利開展的基礎(chǔ)，也是機(jī)關(guān)事業(yè)單位實現(xiàn)人才深入挖掘的有效途徑，以檔案資料實現(xiàn)人才挖掘能積極促進(jìn)職工工作積極性的提升。檔案資料在機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作實踐中的應(yīng)用，可以為全面了解職工業(yè)務(wù)能力提供依據(jù)，還可以檔案資料來實現(xiàn)對職工工作實踐的良好評價，并結(jié)合評價對職工崗位進(jìn)行合理調(diào)整，進(jìn)而實現(xiàn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位人力資源的優(yōu)化配置。在此基礎(chǔ)上，單位職工工作熱情得以提升，單位工作效率能實現(xiàn)全面提升。機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理內(nèi)容的不斷豐富，使得傳統(tǒng)檔案管理模式不再適用，在此形勢下，需要合理引入信息技術(shù)，利用先進(jìn)的信息技術(shù)手段來實現(xiàn)檔案管理效率的全面提升，最大程度緩解職工工作強(qiáng)度，促進(jìn)檔案管理工作環(huán)境的改善。此外，信息化手段的應(yīng)用是實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的有效途徑。

二、提升公文制發(fā)質(zhì)量，奠定標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化基礎(chǔ)

機(jī)關(guān)事業(yè)單位各部門公文轉(zhuǎn)化是形成機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案資料的主要來源，公文制發(fā)質(zhì)量對歸檔檔案資料質(zhì)量有直接決定作用，同時也關(guān)系著檔案管理后期的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。因此，機(jī)關(guān)事業(yè)單位在公文制發(fā)時需要對規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化問題給予高度重視，這樣才能為后期檔案管理工作實現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化奠定堅實基礎(chǔ)。首先，在公文制發(fā)中必須要保障用紙質(zhì)量，保證資料幅面尺寸實現(xiàn)規(guī)范、統(tǒng)一，并達(dá)到國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的要求；其次，需針對制發(fā)公文簽發(fā)手續(xù)情況進(jìn)行嚴(yán)格檢查，對簽發(fā)審批權(quán)限、公文標(biāo)題是否滿足標(biāo)準(zhǔn)要求進(jìn)行核實，對主送及抄送單位是否準(zhǔn)確進(jìn)行核實，對落款是否與公文保持一致進(jìn)行核實，對公文制發(fā)日期進(jìn)行核實；再次，制發(fā)公文必須保障字跡清晰牢固，針對草擬公文、記錄、報表等各類公文制發(fā)過程中需保障使用筆種、墨水、紙張不褪色，以此來實現(xiàn)字跡清晰，為檔案資料長期保存奠定基礎(chǔ)；最后，各類制發(fā)公文必須要符合相關(guān)規(guī)范要求，要嚴(yán)格按照公文擬制格式要求進(jìn)行，不能在制發(fā)公文中出現(xiàn)不規(guī)范字或者簡稱濫用問題，以此為后期實現(xiàn)檔案資料規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化奠定基礎(chǔ)，為實現(xiàn)檔案資料的現(xiàn)代化、信息化檢索提供必要條件。

三、提升文書質(zhì)量，促進(jìn)檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化

機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)中，規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理是非常重要的中間環(huán)節(jié)，從當(dāng)前機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理實踐可以看出，雖然從工作任務(wù)角度看檔案工作與文書處理存在較大差別，且都具有較強(qiáng)的獨(dú)立性，但是文書和檔案本身屬于一個有機(jī)的整體，文書是檔案建立的基礎(chǔ)，檔案則是文書的最終歸宿。在文書工作開展過程中，合理考慮后期檔案管理實際需求，那么后期的檔案工作就可以為文書工作提供良好服務(wù)，同時也能提出相應(yīng)的業(yè)務(wù)開展要求。在此基礎(chǔ)上，能對檔案工作的發(fā)展形成積極推動作用，反之，兩者業(yè)務(wù)一旦出現(xiàn)脫節(jié)現(xiàn)象，必然會對文書檔案質(zhì)量產(chǎn)生較大影響。因此，在文書及檔案工作實踐中，要不斷強(qiáng)化系統(tǒng)性思維，文書處理過程中要構(gòu)建起規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化工作流程，以此來實現(xiàn)對業(yè)務(wù)的有效指導(dǎo)，從文書處理角度來實現(xiàn)檔案管理入口關(guān)的嚴(yán)格把握，為機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化做好基礎(chǔ)性工作。

四、以完善的制度保障檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化

在我國社會體制不斷改革深化的過程中，機(jī)關(guān)事業(yè)單位對檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化管理給予高度重視。為進(jìn)一步促進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)程，需要從以下幾個方面著手。首先，機(jī)關(guān)事業(yè)單位要從單位內(nèi)部成立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組及檔案資料鑒定小組，機(jī)關(guān)單位負(fù)責(zé)人要對檔案管理工作直接負(fù)責(zé)，對兼職和全職檔案管理人員職責(zé)進(jìn)行明確，同時加大檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展；其次，針對機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作，要構(gòu)建完善的規(guī)章制度，并全面推行崗位責(zé)任制度，針對檔案管理工作開展中的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、檔案技術(shù)等各項內(nèi)容構(gòu)建相應(yīng)的考核辦法，同時在事業(yè)單位的責(zé)任考核制度中納入檔案收集業(yè)務(wù)，以此對事業(yè)單位檔案收集工作形成積極促進(jìn)作用，實現(xiàn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案資料從傳統(tǒng)分散管理到集中管理的過渡。近年來，機(jī)關(guān)事業(yè)單位為了適應(yīng)時代發(fā)展及社會體制的改革，在工作形式和內(nèi)容方面都在不斷實現(xiàn)創(chuàng)新，工作范圍也在不斷實現(xiàn)擴(kuò)充和延伸，在此過程中產(chǎn)生了大量極具價值的檔案資料。針對這部分檔案資料，要以標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化檔案管理要求進(jìn)行詳細(xì)分類、編號，并形成檔案資料大綱。在檔案資料分類過程中，要以統(tǒng)一管理為基準(zhǔn)，結(jié)合實際工作內(nèi)容對檔案資料分類、標(biāo)號業(yè)務(wù)開展中遇到的問題進(jìn)行有效解決，對檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展形成積極促進(jìn)作用。

五、立卷歸檔體現(xiàn)“以我為主”原則

機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展過程中，公文的重復(fù)性以及無序的立卷組合是面臨的最大難題之一。而檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展最終目的是實現(xiàn)檔案資料價值的最大化，實現(xiàn)案卷的完整化，促進(jìn)檔案信息檢索的便捷化。該目標(biāo)的實現(xiàn)過程中“以我為主”是核心所在，在檔案管理的立卷歸檔過程中，“以我為主”是基本原則，也就是說，在針對本單位歸檔工作的過程中，要以本單位文件為主，這一原則是推動檔案管理實現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的重要基準(zhǔn)。在實際檔案管理實踐中，要注重以下幾個問題的把握：首先，要針對文件立卷歸檔的時效性進(jìn)行合理把握，立卷歸檔必須要以完成現(xiàn)行文件階段任務(wù)為標(biāo)準(zhǔn)，對沒有完成任務(wù)的情況，堅決杜絕立卷歸檔，以此來避免檔案管理中出現(xiàn)混亂現(xiàn)象；其次，針對檔案管理的立卷歸檔工作實現(xiàn)明確分工。以“以我為主”的基本原則對立卷歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)，并盡快明確工作重點(diǎn)，歸檔中要對文件和資料進(jìn)行明確區(qū)分，從內(nèi)容、形式、作用等幾個方面存在相似之處的文件資料要重點(diǎn)進(jìn)行區(qū)分，具體問題具體分析，以此避免在檔案管理中出現(xiàn)重復(fù)和冗余的問題，全面提升檔案資料的利用效率；最后，基于“以我為主”的基本原則下，還需要針對卷宗的完整性進(jìn)行有效維護(hù)。歸檔工作開展過程中不僅要對工作重點(diǎn)進(jìn)行全面掌握，同時還需要理清工作的順序和主次，從入口端嚴(yán)格把握卷宗，合理篩除不應(yīng)歸檔的文件，同時也要盡可能避免出現(xiàn)文件散失的問題。在立卷過程中，需要將同類型文件材料之間的內(nèi)在聯(lián)系歸納到統(tǒng)一卷內(nèi)，這樣才能將統(tǒng)一問題的處理過程進(jìn)行清晰反映，使得檔案價值實現(xiàn)最大化，讓立卷歸檔后的檔案資料在保證完整性的前提下，不會體現(xiàn)出龐雜的問題，這樣才能實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展。

六、提升案卷質(zhì)量是檔案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的保障

檔案材料收集的完整性會直接影響檔案資料的價值，而檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化同時會受到立卷以及案卷裝訂質(zhì)量的影響。鑒于此，需要從以下幾個方面入手來提升檔案資料的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化：第一，要對立卷方法給予重視，以此來為檔案標(biāo)準(zhǔn)化實現(xiàn)便捷分類檢索提供支撐；第二，要對案卷裝訂質(zhì)量給予重視，以此來促進(jìn)檔案資料實現(xiàn)規(guī)范化管理；第三，要保證檔案文件的分類清晰、資料齊全完整，互相之間保持聯(lián)系；第四，要明確文件提名，便于后期查找；第五，要保證卷內(nèi)文件實現(xiàn)條理、清晰排列，要明確保管期限，并實現(xiàn)檔案保密登記的清晰劃分，及時針對破損文件進(jìn)行修補(bǔ)，保持案卷裝訂整齊。

七、以信息化開發(fā)促進(jìn)檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化

在當(dāng)今社會發(fā)展的各個環(huán)節(jié)中，信息技術(shù)實現(xiàn)了廣泛滲透，檔案管理也在信息資源的推動下逐漸向著網(wǎng)絡(luò)化方向發(fā)展，檔案管理的最終目的是為檔案使用者提供服務(wù)，提升檔案資料的社會利用率，檔案信息化能夠?qū)n案資料的價值充分發(fā)揮出來。在現(xiàn)代機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作實踐中，應(yīng)該充分發(fā)揮數(shù)字化檔案的優(yōu)勢，促進(jìn)檔案信息與新技術(shù)接軌，針對檔案信息進(jìn)行二次、三次開發(fā)，利用計算機(jī)技術(shù)構(gòu)建高效、便捷的檔案信息檢索體系，為使用者提供更加系統(tǒng)、準(zhǔn)確的檔案信息服務(wù)，這樣才能滿足社會群體、專業(yè)人員對檔案信息的多元化需求。

八、結(jié)語

綜上所述，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作是機(jī)關(guān)事業(yè)單位發(fā)展中不可或缺的一個核心環(huán)節(jié)，檔案資料的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展是新時代對檔案管理工作提出的新要求，也是促進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案信息價值最大化的關(guān)鍵。在機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理實踐中，要從文書源頭實現(xiàn)檔案的規(guī)范化，提升文書、立卷歸檔等各個環(huán)節(jié)的管理質(zhì)量，并借助信息技術(shù)力量構(gòu)建起完善、高效、便捷的檢索體系，這樣才能實現(xiàn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案信息價值的最大化。