信息時(shí)代辦公室檔案管理工作創(chuàng)新探究

在信息化應(yīng)用技術(shù)高速發(fā)展的今天，運(yùn)用信息技術(shù)提高辦公室檔案管理是順應(yīng)時(shí)代、滿足社會需求、降低成本、提高管理能力和管理效率的重要舉措?，F(xiàn)代化信息技術(shù)在檔案管理中的特性如下：一是檔案信息由原來的傳統(tǒng)紙質(zhì)形式向數(shù)字信息形式轉(zhuǎn)變的必然性；二是現(xiàn)代化信息技術(shù)應(yīng)用所具有的優(yōu)越性；三是現(xiàn)代化信息技術(shù)的應(yīng)用所具有的服務(wù)多樣性。要想實(shí)現(xiàn)新時(shí)代管理檔案的標(biāo)準(zhǔn)和要求，就要進(jìn)行相關(guān)管理辦法和技術(shù)的改進(jìn)和創(chuàng)新，比如實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化和電子化，實(shí)現(xiàn)檔案流程管理的信息化，實(shí)現(xiàn)檔案信息管理的安全性等，從而有效促進(jìn)辦公室檔案的管理更全面、更安全、更有效。

一、現(xiàn)代化信息應(yīng)用技術(shù)在檔案資料管理中的不足

很明顯，現(xiàn)代化信息技術(shù)對檔案的管理、服務(wù)的流程、工作的效率等方面具有傳統(tǒng)管理方式無法比擬的優(yōu)勢，但在某些方面也存在不足，需要在工作中不斷改進(jìn)和完善。

（一）現(xiàn)代化信息技術(shù)應(yīng)用導(dǎo)致出現(xiàn)設(shè)計(jì)、規(guī)劃方面的不足。隨著現(xiàn)代信息化技術(shù)在辦公室管理檔案工作中的普遍應(yīng)用，出現(xiàn)規(guī)劃布局設(shè)計(jì)相對滯后的問題，檔案管理工作的實(shí)質(zhì)是實(shí)現(xiàn)對檔案資源信息的管理，而生成想要的資料數(shù)據(jù)需要充足的存儲空間，同時(shí)資金方面的支持非常重要。因此，在設(shè)計(jì)、實(shí)施統(tǒng)一的具有一定標(biāo)準(zhǔn)的方案時(shí)，要對以上問題進(jìn)行充分考慮，避免因?yàn)橐?guī)劃設(shè)計(jì)問題而影響實(shí)施。

（二）現(xiàn)代化信息技術(shù)應(yīng)用導(dǎo)致出現(xiàn)管理理念不足。傳統(tǒng)檔案的管理類似于收藏，其實(shí)際的應(yīng)用功能和價(jià)值很難充分發(fā)揮。如今，現(xiàn)代化信息技術(shù)的應(yīng)用使檔案得到充分的使用和調(diào)動，并可以實(shí)現(xiàn)檔案的規(guī)范統(tǒng)一管理。但是因?yàn)槟承┕ぷ鞴芾砣藛T的服務(wù)管理意識欠缺，在工作實(shí)際中，忽視信息管理規(guī)定和制度，或只是流于形式，執(zhí)行不認(rèn)真、不徹底。

（三）現(xiàn)代化信息技術(shù)應(yīng)用導(dǎo)致出現(xiàn)管理方法不足。在現(xiàn)代化信息技術(shù)應(yīng)用背景下，檔案相關(guān)管理方面的工作仍然存在欠缺，需要在未來的工作中不斷完善和提高。部分檔案管理部門，不能建立起科學(xué)、完善的管理制度，缺少對檔案日常管理工作的詳細(xì)規(guī)范，具體來說，檔案日常管理制度及獎罰制度不夠完善，各類檔案資料管理混亂；檔案編碼不科學(xué)、不合理，在檔案收集、整理時(shí)難做到統(tǒng)一協(xié)調(diào)，造成資料整理過程中的時(shí)間和人力耗費(fèi)；從事管理工作的人員對計(jì)算機(jī)操作不熟練、不能快速準(zhǔn)確應(yīng)用管理軟件等，這些都在一定程度上影響現(xiàn)代化信息技術(shù)的應(yīng)用效果和工作效率。

二、信息時(shí)代相關(guān)檔案管理的改革和創(chuàng)新

隨著現(xiàn)代化信息技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用，傳統(tǒng)的檔案管理辦法無法適應(yīng)信息時(shí)代資料管理需求，必須探索、研究、制定與之相適應(yīng)的管理辦法及發(fā)展方略，只有如此，才能促進(jìn)現(xiàn)代化檔案管理的健康發(fā)展，才能符合行業(yè)要求，更好地為社會服務(wù)。

（一）信息時(shí)代檔案管理的理念創(chuàng)新。檔案管理進(jìn)入信息時(shí)代，這不僅是社會發(fā)展的必然結(jié)果，也是檔案管理為滿足用戶，為用戶提供更科學(xué)、更便利服務(wù)的體現(xiàn)。創(chuàng)新辦公室相關(guān)檔案的管理理念是信息時(shí)代檔案管理工作能夠有效執(zhí)行的前提和保障，創(chuàng)新檔案的管理理念不單指關(guān)注實(shí)物檔案的收藏，還要注重對檔案的使用價(jià)值的開發(fā)和創(chuàng)造。現(xiàn)代信息化時(shí)代關(guān)于檔案的管理工作，不能僅限于傳統(tǒng)的檔案管理內(nèi)容，要根據(jù)信息化技術(shù)的特點(diǎn)創(chuàng)造性提出新理念和新策略，要創(chuàng)新服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)方式、服務(wù)技術(shù)，不斷滿足用戶需求、提高服務(wù)質(zhì)量。

（二）信息時(shí)代檔案管理的服務(wù)創(chuàng)新。信息時(shí)代，改革傳統(tǒng)管理方式，建立適應(yīng)現(xiàn)代發(fā)展需求的新思想、新制度是保證工作質(zhì)量、提高工作效率、滿足用戶需求的前提和保障。利用現(xiàn)代化信息技術(shù)建設(shè)服務(wù)型網(wǎng)絡(luò)平臺，為用戶提供更及時(shí)、更便利、更準(zhǔn)確地?cái)?shù)字化信息服務(wù)。傳統(tǒng)辦公室的檔案管理方法是依靠人工完成的，對檔案的調(diào)用和查詢等內(nèi)容的服務(wù)流程復(fù)雜、處理時(shí)間長，工作質(zhì)量和效率較低。如今，運(yùn)用信息化技術(shù)建立網(wǎng)絡(luò)統(tǒng)一服務(wù)應(yīng)用平臺，可實(shí)現(xiàn)全天候的檔案信息服務(wù)，用戶可以通過注冊、登錄服務(wù)平臺完成查詢、調(diào)用等服務(wù)需要，極大滿足了現(xiàn)代社會人們對檔案服務(wù)的應(yīng)用需求。

（三）信息時(shí)代檔案管理的制度創(chuàng)新。信息化技術(shù)的應(yīng)用，大大提高了檔案資料信息的處理量，隨著數(shù)據(jù)資料的大幅增加，檔案的管理難度也相應(yīng)增加。檔案管理部門應(yīng)創(chuàng)新管理辦法和管理體制，有效提高檔案資料管理的質(zhì)量和效率。具體包括：1.在現(xiàn)代化信息時(shí)代急需解決的問題是管理好、利用好這些信息，要想真正實(shí)現(xiàn)規(guī)范化的系統(tǒng)信息管理，要結(jié)合檔案管理的實(shí)際工作建立健全現(xiàn)代檔案管理制度和規(guī)范，不斷完善考核績效制度。2.在信息化時(shí)代實(shí)際檔案管理工作中，要特別重視數(shù)字信息資料的管理，切實(shí)增強(qiáng)信息在存儲和保管過程中的安全性。3.加強(qiáng)信息化檔案管理“云計(jì)算”的技術(shù)應(yīng)用，不但可以實(shí)現(xiàn)對信息檔案資料的整理、分析、歸納、總結(jié)，有效降低數(shù)據(jù)計(jì)算運(yùn)行的時(shí)間，減少管理人員的工作量，大幅提升檔案信息管理的工作效率和工作質(zhì)量。4.由于引入現(xiàn)代化的信息技術(shù)，相關(guān)檔案信息也隨之變得復(fù)雜多樣，其中不僅包括文檔資料、還包括大量的音頻、圖片、視頻，這不僅增加了檔案處理強(qiáng)度，同時(shí)處理難度也大幅增強(qiáng)。故此，要不斷提高和完善系統(tǒng)平臺的功能和性能，制定相應(yīng)的系統(tǒng)維護(hù)管理辦法。

（四）信息時(shí)代檔案管理的模式創(chuàng)新。在傳統(tǒng)的檔案資料管理工作中，時(shí)常會因?yàn)槲臋n錯誤、丟失、串碼等原因造成檔案查找困難的狀況，不僅影響正常的檔案管理工作，還會導(dǎo)致經(jīng)濟(jì)方面的損失。管理部門在對重要檔案資料進(jìn)行彌補(bǔ)、修復(fù)時(shí)需要耗費(fèi)大量物力、人力、財(cái)力，會增加部門管理成本和工作量。故此，應(yīng)建立和完善科學(xué)合理的現(xiàn)代化檔案資料管理模式，充分利用計(jì)算機(jī)及先進(jìn)的管理系統(tǒng)不斷完善檔案電子化的管理，有效避免此類狀況的發(fā)生。

（五）信息時(shí)代加強(qiáng)檔案資料私密性管理。隨著信息化時(shí)代的時(shí)來，電子化檔案模式以其先進(jìn)的信息化、智能化、現(xiàn)代化受到人們的歡迎和喜愛。在信息化檔案管理工作中，實(shí)現(xiàn)對檔案資料存儲保管的是網(wǎng)絡(luò)虛擬空間，如果存儲檔案信息的硬件發(fā)生故障，就會造成數(shù)據(jù)信息的損壞或丟失，為有效避免發(fā)生這種風(fēng)險(xiǎn)，要加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)私密性保護(hù)，目前最有效的解決辦法是做好數(shù)據(jù)的備份和保管，以確保檔案信息的安全、完整。使檔案管理價(jià)值得到最大化發(fā)揮。

（六）信息時(shí)代檔案管理人才的培養(yǎng)。信息化的應(yīng)用實(shí)現(xiàn)了對檔案智能化、數(shù)據(jù)化、自動化、現(xiàn)代化管理，現(xiàn)代化檔案資料管理需要具有更高綜合素質(zhì)的人員來完成，是影響和決定單位檔案整體管理水平和處理能力的重要因素。信息化時(shí)代的檔案工作管理需要創(chuàng)新，而實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新的關(guān)鍵是管理檔案的人員。首先，管理檔案人員要具備過硬的業(yè)務(wù)能力，因此，相關(guān)部門要注重專業(yè)人才的培養(yǎng)。信息時(shí)代的檔案資料管理一方面要求工作人員具有良好的專業(yè)技能，同時(shí)也要求工作人員具有其他方面的業(yè)務(wù)知識，比如圖書管理學(xué)和管理學(xué)類的知識等。隨著信息技術(shù)的普遍應(yīng)用，基本實(shí)現(xiàn)了電子化信息管理，由此，檔案工作需要擁有一批可以熟練操作計(jì)算機(jī)、掌握系統(tǒng)軟件應(yīng)用的工作人員。單位在招聘時(shí)要提高對計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力的要求，同時(shí)，還要通過各種部門培訓(xùn)提高工作人員的業(yè)務(wù)能力和操作水平，更好地滿足信息化時(shí)代檔案管理工作需求。其次，現(xiàn)代信息檔案的管理理念需要創(chuàng)新，檔案管理人員要積極學(xué)習(xí)和引用先進(jìn)、高效的管理方法和技術(shù)，要具備熟練應(yīng)用計(jì)算機(jī)的能力，才能適應(yīng)信息時(shí)代檔案管理工作。最后，要建立完善的檔案管理人才培養(yǎng)機(jī)制，通過有計(jì)劃、有組織的人才培養(yǎng)，為檔案管理工作不斷輸送業(yè)務(wù)能力強(qiáng)，思想覺悟高，工作勤懇努力的優(yōu)秀人才，從而保證現(xiàn)代信息時(shí)代檔案的管理工作高速有效。

三、結(jié)語

本論文通過對信息化檔案管理創(chuàng)新工作的研究探討，進(jìn)一步闡述信息化檔案管理是時(shí)代發(fā)展的必然選擇，現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用，給傳統(tǒng)的檔案管理帶來了前所未有的發(fā)展和挑戰(zhàn)，只有對檔案的管理工作進(jìn)行改革和創(chuàng)新，才能滿足信息時(shí)代檔案的管理和應(yīng)用需求。本論文從創(chuàng)新管理理念開始，對現(xiàn)代信息時(shí)代檔案的管理模式、管理制度、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、數(shù)據(jù)管理、人才培養(yǎng)、信息安全、服務(wù)提升等方面的管理創(chuàng)新加以闡述，希望對信息化時(shí)代的檔案管理工作有所幫助，讓檔案現(xiàn)代信息化管理更好地為社會服務(wù)。