高職院校學(xué)籍管理問題及其解決措施研究

劉 園

（江海職業(yè)技術(shù)學(xué)院 江蘇 揚(yáng)州 225000）

從高職院校教學(xué)角度看，學(xué)籍管理工作不可缺少，直接影響辦學(xué)效果和教學(xué)質(zhì)量。分析高職院校學(xué)籍管理工作的特點(diǎn)和存在的問題，只有完善學(xué)籍管理制度，創(chuàng)新學(xué)籍管理方式，提升制度的執(zhí)行力和開放模式，才能保證高職院校教學(xué)穩(wěn)定開展。

一、高職院校學(xué)籍管理內(nèi)容

在開展學(xué)籍管理工作中，高職院校需要根據(jù)國家標(biāo)準(zhǔn)，確保學(xué)生實(shí)現(xiàn)德智體美勞全面發(fā)展，按照標(biāo)準(zhǔn)規(guī)章制度，幫助學(xué)生完成入學(xué)資格注冊和在校成績記載，為學(xué)生提供全方位管理，保證學(xué)生資格審查質(zhì)量。高職院校學(xué)籍管理工作主要分為三個(gè)板塊：一是審查新生資格給予學(xué)籍；二是根據(jù)不同院校和專業(yè)確定課程考核方式，給予相應(yīng)的學(xué)分與成績；三是對(duì)學(xué)生在校期間取得的成績，包含英語資格證書和計(jì)算機(jī)資格證書等進(jìn)行備案，保證學(xué)生學(xué)籍管理的質(zhì)量。[1]

學(xué)生學(xué)籍管理貫穿于學(xué)生整個(gè)學(xué)習(xí)過程，對(duì)學(xué)生樹立學(xué)習(xí)目標(biāo)和使用正確學(xué)習(xí)方法，都激勵(lì)作用。科學(xué)合理的學(xué)籍管理，可調(diào)動(dòng)學(xué)生學(xué)習(xí)的積極性，形成公正向上的優(yōu)良校風(fēng)。目前，學(xué)籍管理工作已經(jīng)成為高校管理中不可缺少的重要內(nèi)容之一，新時(shí)代對(duì)學(xué)籍管理工作提出了全新要求，學(xué)籍管理需要主動(dòng)適應(yīng)時(shí)代發(fā)展需求，逐漸更新管理理念，提升管理效率和質(zhì)量，在符合國情背景下探尋全新方法。

二、高職院校學(xué)籍管理的特點(diǎn)

1.教學(xué)改革增加了學(xué)籍管理的內(nèi)容

高職院校在教學(xué)過程中需要按照學(xué)分制度完成學(xué)籍管理，學(xué)生可以在系統(tǒng)中及時(shí)查詢成績，根據(jù)所修學(xué)分進(jìn)行補(bǔ)考，從而順利畢業(yè)。在教學(xué)改革背景下，高職院校學(xué)籍管理內(nèi)容逐漸增加，添加了二級(jí)學(xué)位學(xué)籍管理，所有學(xué)生需要按照標(biāo)準(zhǔn)達(dá)到學(xué)業(yè)所修年限，從而符合高職院校教學(xué)標(biāo)準(zhǔn)，順利取得畢業(yè)證書，與傳統(tǒng)的高職院校學(xué)籍管理有很大不同，因此增加了學(xué)籍管理的難度。[2]高職院校人才培養(yǎng)朝著靈活性和多元化方向發(fā)展，實(shí)施推行學(xué)分制后，對(duì)學(xué)籍管理提出了更高要求，傳統(tǒng)學(xué)籍管理方法已經(jīng)無法應(yīng)對(duì)全新問題，因此，需要在學(xué)籍管理方面積極改革，滿足發(fā)展要求。

2.高職院校學(xué)籍管理要求注重學(xué)生個(gè)性發(fā)展

學(xué)生生源地結(jié)構(gòu)日益復(fù)雜，大學(xué)思想朝多元化方向發(fā)展，受學(xué)生個(gè)性差異影響，需要使用全新人才培養(yǎng)模式，逐漸提升學(xué)生學(xué)習(xí)主動(dòng)性，增強(qiáng)創(chuàng)造性思維。在學(xué)籍管理過程中需要重視個(gè)性管理，將學(xué)生個(gè)性思維合理滲入新時(shí)期學(xué)籍管理工作中，保證學(xué)籍管理質(zhì)量。

3.大學(xué)生維權(quán)意識(shí)有所提升，學(xué)籍管理工作開展需要符合學(xué)生的個(gè)人意志

新時(shí)代背景下，法律普及范圍擴(kuò)大，大學(xué)生逐漸樹立法律維權(quán)意識(shí)。高職院校在學(xué)籍管理工作中需要符合法律要求，深入分析社會(huì)發(fā)展情況，根據(jù)學(xué)生個(gè)人需求制定學(xué)籍管理制度。在高校辦學(xué)自主權(quán)利逐漸擴(kuò)大背景下，高校開展學(xué)籍管理工作需要重新了解相關(guān)制度與規(guī)定，根據(jù)現(xiàn)實(shí)情況提出創(chuàng)新措施，從而維護(hù)學(xué)生合法權(quán)益。

三、高職院校學(xué)籍管理存在的問題

高職院校學(xué)籍管理，只有完成信息化、電子化及制度化，才能滿足現(xiàn)實(shí)發(fā)展需求，根據(jù)市場發(fā)展情況，解決學(xué)籍管理方面存在的問題，對(duì)存在的問題深入分析，從而推進(jìn)學(xué)籍管理制度逐漸完善。[3]

1.學(xué)籍管理制度宣傳力度不足

目前，很多高職院校對(duì)學(xué)籍制度管理沒有深入研究，部分管理人員不了解學(xué)籍方案落實(shí)的重要性，主要原因是宣傳力度不足，學(xué)籍管理直接關(guān)系到學(xué)生的切身利益，因此需要針對(duì)每個(gè)學(xué)生的學(xué)籍情況提供全方位服務(wù)，需要讓學(xué)生本人了解學(xué)籍管理制度的重要性，認(rèn)可教師和管理人員的行為。學(xué)生如對(duì)學(xué)籍管理制度不了解，就會(huì)限制學(xué)籍管理工作的現(xiàn)實(shí)執(zhí)行，學(xué)籍管理工作也失去了本有的功能與意義。

2.學(xué)籍管理人員綜合素質(zhì)參差不齊

學(xué)籍管理工作相對(duì)煩瑣，任務(wù)量大，要求每位工作人員都要具備足夠的責(zé)任心和耐心，還要擁有完善的管理知識(shí)。高職院校發(fā)展過程中，學(xué)籍管理是容易被忽視的工作，并且很多管理人員認(rèn)為學(xué)籍管理工作屬于事務(wù)性工作，在選擇管理人員時(shí)，沒有對(duì)專業(yè)知識(shí)和管理能力全方位考核，上崗前沒有培訓(xùn)，工作中沒有為管理人員提供足夠的學(xué)習(xí)交流機(jī)會(huì)，始終采用傳統(tǒng)的學(xué)籍管理方法，無法滿足高職院校發(fā)展和教學(xué)規(guī)模擴(kuò)大的需求，學(xué)籍管理人員綜合素質(zhì)成為需要提升的重點(diǎn)，只有合理解決工作人員素質(zhì)不足問題，才能保證學(xué)籍管理工作穩(wěn)定開展。

3.學(xué)籍管理軟件有待開發(fā)與升級(jí)

目前，各高職院校已經(jīng)使用軟件對(duì)學(xué)生學(xué)籍進(jìn)行全方位管理，基本可以滿足學(xué)籍管理的日常需求，通過電子化管理方式，降低了學(xué)籍管理日常任務(wù)，保證了學(xué)籍管理的準(zhǔn)確性。高校在開發(fā)和引進(jìn)各種學(xué)生管理系統(tǒng)時(shí)，需要重視系統(tǒng)管理的高效、準(zhǔn)確性，及時(shí)更換無法滿足發(fā)展需求的系統(tǒng)，對(duì)學(xué)籍管理系統(tǒng)階段性完善與調(diào)整。[4]管理人員需要掌握學(xué)籍管理系統(tǒng)使用功能，從而發(fā)揮軟件管理的優(yōu)勢。目前來看，大部分高職院校的學(xué)籍管理系統(tǒng)和學(xué)籍庫在字段格式方面出現(xiàn)不匹配現(xiàn)象，需要通過分開處理的方法重復(fù)工作，限制了學(xué)籍管理質(zhì)量，無法達(dá)到同時(shí)工作的效果。

4.新生信息核對(duì)問題

新生入校后，需要學(xué)籍注冊、信息校對(duì)。目前，高職院校在學(xué)生信息核對(duì)方面存在問題，沒有及時(shí)核對(duì)學(xué)生姓名、性別、身份證號(hào)等信息是否正確，這些細(xì)節(jié)問題直接影響后續(xù)工作開展。學(xué)生入校后，需要將有關(guān)信息直接錄入學(xué)籍管理平臺(tái)，管理人員需要嚴(yán)格把關(guān)，確保學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)的正確性，以免由于學(xué)生入學(xué)資格審查方面出現(xiàn)問題，畢業(yè)時(shí)無法順利拿到畢業(yè)證書。[5]

5.成績管理和資料收集的問題

從學(xué)籍管理角度看，成績管理屬于重要內(nèi)容，對(duì)學(xué)生畢業(yè)與否會(huì)產(chǎn)生直接影響，主要包括各科成績情況、課堂表現(xiàn)分?jǐn)?shù)及學(xué)分互讓等內(nèi)容。由于成績管理在多方面存在問題，無法實(shí)現(xiàn)及時(shí)核對(duì)，無法達(dá)到成績管理標(biāo)準(zhǔn)化目標(biāo)。學(xué)生基礎(chǔ)信息收集和學(xué)生檔案的真實(shí)性有直接聯(lián)系，學(xué)生學(xué)習(xí)信息和異動(dòng)資料可以直接說明學(xué)生在校表現(xiàn)。在高職院校招生數(shù)量和招生范圍逐漸增加背景下，學(xué)生資料收集和管理變得日益復(fù)雜，管理問題也層出不窮，包括檔案中出現(xiàn)信息遺漏等現(xiàn)象。

四、高職院校學(xué)籍管理措施

1.增強(qiáng)學(xué)籍管理方面的認(rèn)識(shí)，更新學(xué)籍管理理念

學(xué)籍管理人員需要在思想方面引起重視，做好細(xì)節(jié)工作，確保學(xué)籍管理現(xiàn)代化，規(guī)范化。高職院校要重新認(rèn)識(shí)學(xué)籍管理工作，樹立服務(wù)理念、法治理念、創(chuàng)新理念及學(xué)習(xí)理念，只有提升思想認(rèn)識(shí)，在人力物力方面逐漸投入，融入現(xiàn)代技術(shù)，重視人員引進(jìn)，才能保證學(xué)籍管理效果。在工作中，需要重視宣傳和學(xué)習(xí)工作，為學(xué)籍管理事業(yè)創(chuàng)新發(fā)展創(chuàng)造良好環(huán)境條件。

2.完善管理硬件配備，提高工作人員管理水平

互聯(lián)網(wǎng)背景下，高校學(xué)生學(xué)籍管理面臨全新問題，只有實(shí)現(xiàn)信息化管理，才能滿足現(xiàn)代發(fā)展需求，要逐漸優(yōu)化人員配置和現(xiàn)代化辦公條件。首先，高職院校需要對(duì)已有硬件設(shè)備進(jìn)行評(píng)估，使學(xué)籍管理實(shí)現(xiàn)專項(xiàng)軟件管理，為電子注冊工作提供安全保障。其次，逐漸提升學(xué)籍管理水平，保證管理工作人員具備足夠的耐心和責(zé)任心，保證學(xué)籍管理工作穩(wěn)定開展。定期為管理人員提供網(wǎng)絡(luò)技術(shù)培訓(xùn)，提升綜合素質(zhì)與業(yè)務(wù)管理水平。高職院校需要為工作人員提供交流機(jī)會(huì)，保證學(xué)籍管理工作朝著現(xiàn)代化方向發(fā)展。高職院校學(xué)籍管理過程相對(duì)復(fù)雜，需要使用已有的先進(jìn)技術(shù)保證管理質(zhì)量不斷提升；要完善已有的硬件配備設(shè)施，投入更多的管理資金，合理分配，確保設(shè)備質(zhì)量；合理應(yīng)用現(xiàn)代數(shù)據(jù)處理軟件，為學(xué)籍管理提供便利條件，保證學(xué)籍管理質(zhì)量。

3.完善管理制度，實(shí)現(xiàn)規(guī)范科學(xué)管理

通過完善學(xué)籍管理制度，可以為學(xué)籍工作開展創(chuàng)造基礎(chǔ)條件，對(duì)于維護(hù)高職院校聲譽(yù)也有著促進(jìn)效果。在注冊學(xué)生信息時(shí)，需要做好備案，及時(shí)完成數(shù)據(jù)反饋，在數(shù)據(jù)審核通過后錄入檔案。將電子注冊分為三種類型，新生注冊和學(xué)籍異動(dòng)注冊及日常表現(xiàn)注冊。在高等教育信息網(wǎng)絡(luò)中需要提供認(rèn)證和查詢功能，保證數(shù)據(jù)來源的真實(shí)性，通過電子注冊方法，也能對(duì)高職院校日常學(xué)籍管理工作進(jìn)行規(guī)范，促進(jìn)高職院校學(xué)籍管理工作穩(wěn)定開展。高校學(xué)籍管理工作涉及內(nèi)容相對(duì)較多，需要在實(shí)踐中不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，完善已有管理技術(shù)，確保學(xué)籍管理朝著科學(xué)化與信息化方向發(fā)展。高職院校學(xué)籍管理，在初始階段應(yīng)得到制度的支持，將人才培養(yǎng)作為核心目標(biāo)，學(xué)校需要為工作人員創(chuàng)造良好的計(jì)算機(jī)軟件知識(shí)學(xué)習(xí)環(huán)境，重視培養(yǎng)人才綜合素質(zhì)，為學(xué)?？焖侔l(fā)展提供良好的基礎(chǔ)，保證學(xué)籍管理質(zhì)量。

4.高職院校學(xué)籍管理需要實(shí)踐和研究工作結(jié)合

高職院校學(xué)籍管理工作很多環(huán)節(jié)仍存在問題，若徹底消除已有問題，需要將實(shí)踐工作和研究工作有效融合，重視數(shù)據(jù)管理，預(yù)防出現(xiàn)數(shù)據(jù)管理錯(cuò)誤現(xiàn)象。學(xué)籍管理工作人員需要具備探究精神，從現(xiàn)實(shí)角度出發(fā)，分析管理經(jīng)驗(yàn)，綜合時(shí)代發(fā)展需求探尋全新的管理方式，為學(xué)籍管理工作開展提供穩(wěn)定基礎(chǔ)。解決學(xué)籍管理中存在的問題，重點(diǎn)在制度構(gòu)建，應(yīng)形成配套管理制度，在宏觀上完成工作流程優(yōu)化，學(xué)生形成自我保護(hù)意識(shí)。

5.學(xué)籍管理加強(qiáng)工作過程改善

目前，高職院校學(xué)籍管理存在的問題，需要在細(xì)節(jié)上完善，加強(qiáng)管理過程監(jiān)督，保證學(xué)籍管理質(zhì)量。例如，在新生注冊后需要及時(shí)將學(xué)生數(shù)據(jù)錄入數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，完成學(xué)生數(shù)據(jù)智能化管理；及時(shí)更新學(xué)生學(xué)分完成狀況和日常學(xué)習(xí)狀態(tài)記錄，保證學(xué)生順利畢業(yè)。在具體管理工作中，管理人員要確保管理制度符合現(xiàn)實(shí)運(yùn)行標(biāo)準(zhǔn)，全方位分析，階段性改進(jìn)，預(yù)防任何管理環(huán)節(jié)出現(xiàn)紕漏，最終達(dá)到理想的學(xué)籍管理目標(biāo)。

五、結(jié)語

高職院校學(xué)籍管理應(yīng)朝著信息化和科學(xué)化方向發(fā)展，保證學(xué)籍管理工作適應(yīng)時(shí)代發(fā)展需求。高職院校學(xué)籍管理需要結(jié)合工作實(shí)際，找出存在的問題，探尋高職院校教學(xué)發(fā)展新路線。