企業(yè)印章管理中的法律風(fēng)險(xiǎn)防范

李桂武 中交第四航務(wù)工程局有限公司總承包分公司

印章是用作驗(yàn)證業(yè)務(wù)管理活動(dòng)的正當(dāng)性及實(shí)效性的重要輔助工具，還是內(nèi)部控制的重要輔助工具。印章使用不當(dāng)，將可能給企業(yè)帶來(lái)法律風(fēng)險(xiǎn)，因此，識(shí)別企業(yè)印章存在的法律風(fēng)險(xiǎn)，并采取應(yīng)對(duì)措施，對(duì)企業(yè)發(fā)展具有重大意義。

一、企業(yè)印章的種類

通常，企業(yè)印章可分為以下幾類：第一種是企業(yè)的管理印章、合同印章、財(cái)務(wù)印章；第二種是企業(yè)的政黨、工會(huì)、團(tuán)委印章；第三種是企業(yè)的部門印章；第四種是項(xiàng)目部的印章。本文主要簡(jiǎn)述第一種及第四種印章的選用，現(xiàn)有的法律經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)及防止這些經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)的建議。

二、企業(yè)印章使用中存在的主要風(fēng)險(xiǎn)

(一)印章數(shù)量繁多

企業(yè)只能有一個(gè)加蓋印章，項(xiàng)目合同和項(xiàng)目建設(shè)的相關(guān)方只會(huì)在交易文件中承認(rèn)加蓋印章的有效性。如果嚴(yán)格管理印章并僅刻制一個(gè)印章，對(duì)于同時(shí)在多個(gè)地區(qū)投標(biāo)或建設(shè)的多個(gè)項(xiàng)目，加蓋印章不能滿足實(shí)際需要，一個(gè)印章將會(huì)影響業(yè)務(wù)活動(dòng)并增加管理成本[1]。因此，有的企業(yè)放松對(duì)印章的管理，并且可能刻制多個(gè)印章(如合同專用章(1)、合同專用章(2)等)。由于企業(yè)具有多個(gè)印章，當(dāng)?shù)谌匠鲇诜欠康乃阶詡卧炜讨圃撈髽I(yè)的印章，并以該企業(yè)名義開展經(jīng)濟(jì)活動(dòng)而產(chǎn)生訴訟糾紛時(shí)，如果企業(yè)未能提供證據(jù)證明該印章是他人私刻偽造的，且企業(yè)已盡到必要的管理責(zé)任，則該企業(yè)可能承擔(dān)不利的訴訟后果。

(二)他人偽造企業(yè)印章

即使《刑法》已將偽造印章的行為定義為犯罪，司法部門也嚴(yán)厲打擊印章犯罪，但是因?yàn)閭卧煊≌履怖^大，致使偽造印章的使用在社會(huì)生活中很普遍。第三方可以使用偽造的印章進(jìn)行銀行貸款，合同欺詐和其他活動(dòng)，從而使公司無(wú)故遭受損失或直接陷于訴訟糾紛。

(三)印章刻制業(yè)務(wù)流程不清晰

企業(yè)刻制印章應(yīng)當(dāng)經(jīng)過(guò)本單位批準(zhǔn)程序，并到公安機(jī)關(guān)指定單位申請(qǐng)刻制印章，同時(shí)完成印章備案，方可使印章具有唯一性，并產(chǎn)生對(duì)抗外部第三人的法律效力。若企業(yè)私自委托非公安機(jī)關(guān)指定單位刻制印章，亦未完成印章備案，則可能導(dǎo)致印章存在被仿冒刻制的風(fēng)險(xiǎn)。

(四)印章管理制度不健全

企業(yè)未建立健全印章內(nèi)部管理制度，對(duì)印章的刻制、使用申請(qǐng)手續(xù)、流程、印章管理等問(wèn)題未作規(guī)定，導(dǎo)致企業(yè)印章刻制、使用、管理混亂無(wú)序。

(五)印章使用不規(guī)范

印章使用不規(guī)范，主要體現(xiàn)在：1.印章工作人員未嚴(yán)格審核用印申請(qǐng)手續(xù)是否完善，在手續(xù)不完善的情形下允許使用印章；2.印章工作人員未審核用印申請(qǐng)人的擬需蓋章的材料，甚至在空白的推薦信或空白紙上蓋章；3.印章工作人員允許用印申請(qǐng)人自行使用印章[2]。

(六)印章保管不規(guī)范

印章保管不規(guī)范，主要體現(xiàn)在：1.印章工作人員把印章隨意放置在桌面，甚至放在自己看不見(jiàn)的地方；2.印章工作人員隨意將印章放置于普通柜子或抽屜，未使用保險(xiǎn)柜進(jìn)行保管；3.公司更改或者取消之后，個(gè)別公司無(wú)法及時(shí)銷毀這些印章，進(jìn)而招致法律經(jīng)濟(jì)損失或者印章被盜的潛在經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。

(七)項(xiàng)目部印章管理不規(guī)范

項(xiàng)目部的印章管理不規(guī)范，主要體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：1未規(guī)范項(xiàng)目部印章刻制流程，未到公安機(jī)關(guān)指定單位申請(qǐng)印章刻制，亦未對(duì)項(xiàng)目部印章進(jìn)行備案。2.個(gè)別公司不重視項(xiàng)目部印章的使用管理，對(duì)項(xiàng)目部印章的使用范圍未予限制。例如，有的項(xiàng)目部使用項(xiàng)目部印章來(lái)簽署經(jīng)濟(jì)合同并提供擔(dān)保、承諾、證明等。3.個(gè)別企業(yè)未明確項(xiàng)目部公章的使用審批流程，未經(jīng)項(xiàng)目部領(lǐng)導(dǎo)審批，隨意使用項(xiàng)目部公章；4.項(xiàng)目部尚未建立印章使用臺(tái)賬，項(xiàng)目部對(duì)印章使用狀態(tài)不清楚；5.項(xiàng)目部被取消后，項(xiàng)目部的印章未及時(shí)回收和銷毀。上述印章管理現(xiàn)象是相對(duì)較高的法律風(fēng)險(xiǎn)，這將大大增加可能對(duì)企業(yè)不利的法律風(fēng)險(xiǎn)。

三、防范印章管理法律風(fēng)險(xiǎn)的建議

(一)加強(qiáng)印章管理意識(shí)，建立印章風(fēng)險(xiǎn)防控體系

為了充分知曉公司印章的重要性，法律管理部門應(yīng)當(dāng)為各級(jí)工作人員提供關(guān)于印章法律經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)的專門機(jī)構(gòu)培訓(xùn)。并認(rèn)識(shí)到不可控制的印章管理或不可控制的法律風(fēng)險(xiǎn)牢固建立并增加密封管理成本，而不是忽視密封管理風(fēng)險(xiǎn)[3]。

企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)印章管理人員的培訓(xùn)，增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)于印章在公司管理中重要性的認(rèn)識(shí)，一直提升印章管理技術(shù)設(shè)備及法律經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)防備法律意識(shí)，構(gòu)建印章經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)防控指標(biāo)體系。

(二)加強(qiáng)印章刻制管理，完善印章管理制度

首先，嚴(yán)格提交原則，并強(qiáng)調(diào)防偽。企業(yè)取得營(yíng)業(yè)執(zhí)照后，必須直接向公安機(jī)關(guān)申請(qǐng)，其中，管理印章和財(cái)務(wù)印章必須經(jīng)公安部門批準(zhǔn)后并到指定單位申請(qǐng)刻制；其次，嚴(yán)格控制密封件的數(shù)量。經(jīng)濟(jì)活動(dòng)集中于三種類型的工業(yè)印章和商業(yè)印章(官方印章，合同印章，財(cái)務(wù)印章)。最后，企業(yè)應(yīng)建立印章管理制度，指定印章管理部門，并明確公司各部門的印章管理職責(zé)，闡明密封的應(yīng)用和使用過(guò)程，并遵守規(guī)則和規(guī)定。

(三)加強(qiáng)印章管理系統(tǒng)和標(biāo)準(zhǔn)化印章使用程序

企業(yè)或下屬項(xiàng)目部必須設(shè)立印章管理人，印章管理人必須簽署印章管理崗位法律風(fēng)險(xiǎn)承諾書，以明確印章管理部門的行政職責(zé)和法律風(fēng)險(xiǎn)防范措施。

申請(qǐng)印章的職能部門必須提交《印章使用申請(qǐng)書》，同時(shí)依照印章管理規(guī)定執(zhí)行檢查和批準(zhǔn)程序。只有在取得管理職能部門及工作人員的批準(zhǔn)之后才能使用申請(qǐng)的印章[4]。在相關(guān)檔案文件中使用印章之后，印章管理員必須仔細(xì)檢查印章文檔的使用狀況，以保障印章的具體內(nèi)容及使用次數(shù)與申請(qǐng)相符。使用印章時(shí)候，印章管理員必須直接使用它們，其他人不可以使用該類印章。除此之外，印章不能超出印章管理員的視野。

(四)嚴(yán)格規(guī)范項(xiàng)目部印章的審批程序，明確項(xiàng)目部印章的使用范圍

嚴(yán)格控制項(xiàng)目部印章的刻制申請(qǐng)。項(xiàng)目部的印章只能在企業(yè)法定代表人的書面同意下方可申請(qǐng)刻制，并且必須經(jīng)公安機(jī)關(guān)批準(zhǔn)。防偽印章必須加蓋印章并進(jìn)行記錄，所有業(yè)務(wù)單位印章必須在使用前進(jìn)行注冊(cè)并提交給公司印章管理部門，并且印章的使用范圍必須在印章激活文件中指定，并要獲得公司對(duì)業(yè)務(wù)經(jīng)理的批準(zhǔn)。

建設(shè)項(xiàng)目職能部門的印章必須嚴(yán)厲限制使用范圍，而且不能用作簽署外部合同或者使用外部協(xié)議，證書或者其余建筑材料。如有必要，必須通知所有分包商，原料供貨商及其余相關(guān)方其印章的使用權(quán)限。建設(shè)項(xiàng)目職能部門必須委任印章工作人員，同時(shí)建立印章使用臺(tái)賬，而且嚴(yán)禁允許公司外部的第三方使用建設(shè)項(xiàng)目職能部門的印章。

(五)加強(qiáng)印章保管

在特殊情況下，如果需要密封，則必須有管理人員在場(chǎng)。如果丟失了印章，則必須盡快將其報(bào)告給公安機(jī)關(guān)，并且必須出具聲明證明，并且該損失報(bào)告必須在項(xiàng)目的當(dāng)?shù)貓?bào)紙上發(fā)表[5]。

(六)企業(yè)或項(xiàng)目部變更或撤銷，印章統(tǒng)一收繳并記錄

企業(yè)或項(xiàng)目部在變更或撤銷，并完成業(yè)務(wù)和行業(yè)取消程序之后，印章管理部門需要收集管理印章、合同印章和財(cái)務(wù)印章，并根據(jù)檔案管理規(guī)定保存收集的印章。

(七)發(fā)現(xiàn)仿冒情況立即采取補(bǔ)救措施

基本方法是：首先，及時(shí)向公安機(jī)關(guān)舉報(bào)，調(diào)查造假者的法律責(zé)任。其次，及時(shí)通報(bào)法律管理部門，并立即將假冒合同通知另一方，說(shuō)明有關(guān)事實(shí)并終止合同。交易對(duì)手不配合有關(guān)合同終止事宜的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)向當(dāng)?shù)胤ㄔ荷暾?qǐng)，通過(guò)法律手段確定合同無(wú)效，并終止有關(guān)合同。

(八)為印章信用提供法律保證措施，防止印章偽造

第一是旨在建立強(qiáng)制性封條備案和監(jiān)督制度的立法，很明顯，未提交的封條是無(wú)效的。第二是法律授權(quán)司法機(jī)構(gòu)作為印章備案和監(jiān)督機(jī)構(gòu)，并明確印章防偽是司法機(jī)關(guān)的法定職責(zé)。該系統(tǒng)的建設(shè)必須在有限的時(shí)間內(nèi)完成，以促進(jìn)全國(guó)范圍的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，同時(shí)覆蓋現(xiàn)有商事企業(yè)的印章。為社會(huì)提供免費(fèi)的印章進(jìn)入及驗(yàn)證服務(wù)。第三是依據(jù)單位的屬性及業(yè)務(wù)管理應(yīng)該刻制幾種專用圖章，但是還可以與此同時(shí)保存，還可以應(yīng)由分支機(jī)構(gòu)或者臨時(shí)管理機(jī)構(gòu)印制。第四是通過(guò)立法將印章行業(yè)確立為合理合法的低產(chǎn)壟斷行業(yè)，增多印章雕刻行業(yè)的進(jìn)入技術(shù)壁壘，并在全國(guó)范圍內(nèi)形成主要的商業(yè)平臺(tái)。第五是推動(dòng)印章存案及電子簽名間的無(wú)縫聯(lián)絡(luò)。

(九)嚴(yán)厲處罰以提高印章管理法律水平并防止違法印章

首先，建議全國(guó)人民代表大會(huì)或者全國(guó)人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)公布《中華人民共和國(guó)密封管理法》，對(duì)于密封制造中的違法活動(dòng)制訂零容忍及低成本規(guī)定[6]。二是修改《刑法》第二百八十條，提高涉及企業(yè)印章犯罪行為的刑罰力度，具體可以提高主刑刑期，增加罰金、沒(méi)收財(cái)產(chǎn)附加刑；擴(kuò)展與公司印章有關(guān)的犯罪構(gòu)成，變?cè)?、偽造印章及偷盜公司印章的行為必須入罪，而且必須將基層單位納入印章犯罪的對(duì)象。

四、結(jié)語(yǔ)

隨著公司的一直發(fā)展，管理印章的難度持續(xù)增大，防范印章法律經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)的法律責(zé)任愈來(lái)愈重要。因而，公司應(yīng)當(dāng)將印章管理作為法律經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)防控的重要組成部分，建立健全印章管理機(jī)制，嚴(yán)格規(guī)范印章管理工作業(yè)務(wù)流程，構(gòu)建印章法律風(fēng)險(xiǎn)防控體系，保障企業(yè)和諧，穩(wěn)定，健康及可持續(xù)發(fā)展。