企業(yè)物資招標采購風(fēng)險與防范措施探討

樊曉萍 大慶油田化工有限公司

新時期背景下，社會物資供應(yīng)充分，企業(yè)購買大宗物資時為了節(jié)約采購成本，保證物資質(zhì)量，獲得更加全面的服務(wù)，采用招標采購的方式。然而實際工作中由于沒有按國家招標采購的相關(guān)制度執(zhí)行或者企業(yè)內(nèi)部采購流程中有環(huán)節(jié)處理不當，反而形成一些風(fēng)險因素，造成采購成本抬高。因此關(guān)注和分析招標采購風(fēng)險問題，并有針對性地制定防范措施，能有效規(guī)范招標采購過程，保證采購活動物有所值。

一、招標采購風(fēng)險定義及特點

招標采購風(fēng)險是指在企業(yè)在采購經(jīng)營過程中，受各種因素影響，每個工作環(huán)節(jié)，都存在遭受損失的威脅，如果對這些影響因素認識不足、控制不力，這些風(fēng)險就會帶來經(jīng)濟損失。招標采購是一個動態(tài)化的過程，本身就是一種風(fēng)險類型，其特點主要表現(xiàn)為：

(一)復(fù)雜性

招標采購風(fēng)險可以控制但不能被消除，主要原因就是風(fēng)險產(chǎn)生因素及風(fēng)險控制措施具有復(fù)雜性。雖然招標采購的管理理念和執(zhí)行方式層出不窮不斷更新，但是引發(fā)風(fēng)險的誘因也在不斷變化，所以要完全消除招標采購風(fēng)險不可能實現(xiàn)，只有加強控制降低風(fēng)險概率。

(二)全局性

招標采購看似只是物資采購的過程，但是出現(xiàn)問題后造成的影響卻是全局性的。因為物資供應(yīng)是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的核心保障，“巧婦難為無米之炊”，所以如果物資供應(yīng)鏈出現(xiàn)問題，影響企業(yè)的正常生產(chǎn)運營。再者招標采購涉及采購金額巨大，無論是哪個工作環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題造成經(jīng)濟損失都不小，不僅企業(yè)面臨巨大損失，還會在社會上造成不良的社會影響，所以招標采購風(fēng)險影響是全局性的。

(三)多樣性

招標采購過程中由于觀測角度不同，引發(fā)風(fēng)險的因素不同所以風(fēng)險類型是多樣化的。例如從供貨商角度來看意外風(fēng)險、價格風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險等誘發(fā)原因不同，風(fēng)險類型有很多。從采購方角度來看有驗收風(fēng)險、責(zé)任風(fēng)險、存量風(fēng)險、計劃風(fēng)險等；此外還有招標過程中的法律風(fēng)險、合同風(fēng)險等，所以招標采購過程中風(fēng)險種類是多種多樣的。

二、企業(yè)物資采用招標采購的必要性

(一)招標采購能提升企業(yè)的知名度。企業(yè)大宗物資采用招標采購，將會是經(jīng)濟規(guī)模巨大的經(jīng)濟活動。通過組織這樣的經(jīng)濟活動增加企業(yè)的號召力，也能提升企業(yè)的知名度。招標過程中企業(yè)與各供應(yīng)商協(xié)調(diào)配合為以后更多的合作起到鋪墊作用。再者效果良好的招標采購活動，可以促成實力相當采、買雙方形成良好的合作關(guān)系，相互促進創(chuàng)造更加豐厚的經(jīng)濟價值。

(二)物資招標采購能降低材料成本。按照市場規(guī)律，購買數(shù)量越多，商品價格相對越低。在市場競爭日益激烈的背景下，為了尋求質(zhì)量好、服務(wù)周到又經(jīng)濟的合作伙伴，通過招標的形式，進行比較、篩選就能權(quán)衡最佳的合作對象。再者通過規(guī)范化的流程采購活動，可以加強雙方的溝通交流，既提高了工作效率，也能平衡各方經(jīng)濟利益，可以說一舉多得。

(三)招標采購能優(yōu)化社會資源配置。招標采購提供了一個公開的競爭環(huán)境和一種開放式的資源獲取方式。在這樣的前提下實現(xiàn)了能者優(yōu)先，是良好合作的重要開端。我國加入世貿(mào)組織后，很多國際物流、物資供應(yīng)商進入國內(nèi)市場，市場競爭更加激烈，招標采購政策適時地對市場進行調(diào)節(jié)，避免違法違規(guī)操作。所以說企業(yè)采用招標采購的過程既是競爭過程，也是資源優(yōu)化配置的過程，實現(xiàn)了經(jīng)濟效益與社會效益的雙豐收。

三、企業(yè)物資招標采購的風(fēng)險分析

(一)風(fēng)險識別

企業(yè)物資招標采購過程中，工作環(huán)節(jié)多，經(jīng)手人員多，參與企業(yè)多，因此風(fēng)險控制是一項困難的工作。只有科學(xué)分析風(fēng)險因素及風(fēng)險點，對其進行歸類劃分不同的風(fēng)險等級，才能有針對性地做好預(yù)防控制措施。為了不遺漏任何風(fēng)險點，作者從審標、發(fā)標、開標、評標、定標這五個招標采購關(guān)口，逐個分析排查歸類依照風(fēng)險點性質(zhì)劃分為法律風(fēng)險、思想道德風(fēng)險、崗位職責(zé)風(fēng)險、輿論風(fēng)險和環(huán)境風(fēng)險這五大類風(fēng)險點。按風(fēng)險造成的影響程度劃分為A類、B類、C類三個級別，A類是造成重大經(jīng)濟損失，不符合招標采購規(guī)范標準，并且已經(jīng)出現(xiàn)違法違規(guī)現(xiàn)象；B類對企業(yè)造成比較嚴重的經(jīng)濟損失，不符合招標采購規(guī)范標準，有可能違反法律規(guī)定；C類對企業(yè)造成的經(jīng)濟損失一般嚴重，不符合招標采購規(guī)范標準，沒有觸犯法律規(guī)定。

(二)風(fēng)險評估

風(fēng)險評估有專門的風(fēng)險評估小組來對風(fēng)險進行定量評價。評價采購風(fēng)險發(fā)生的可能性和導(dǎo)致的后果。采購風(fēng)險評估小組按照既定的風(fēng)險識別方案梳理出風(fēng)險點，審查每個風(fēng)險點具體涉及的風(fēng)險因素。按照風(fēng)險因素造成的影響程度劃分到A類，B類或C類，不同的影響程度對應(yīng)的扣分不同。按照風(fēng)險點和風(fēng)險因素統(tǒng)計清楚后，只要依次核對看是否屬于符合項，再進行打分，最后做出比較客觀、科學(xué)的風(fēng)險評估報告。

四、招標采購風(fēng)險防范措施

(一)嚴格按照法律規(guī)范確立、執(zhí)行招標采購流程

招標采購風(fēng)險潛藏在招標采購流程的各環(huán)節(jié)當中。所以嚴格依照法律規(guī)范審查招標采購流程環(huán)節(jié)，盡量減少潛在的風(fēng)險因素，這樣的做法就是為了風(fēng)險規(guī)避。

1.招標準備階段

(1)成立專門的招標采購部門，招標管理部門對重大的采購事項需要向上級申請，提出招標實施時間，采購標的，經(jīng)經(jīng)理辦公會上決定并簽署意見，采購部門按此執(zhí)行。采購部門嚴格按照法律法規(guī)要求組織招標活動。按照要求保證參與招標的單位不得少于3個(特殊材料不遵循這條規(guī)定)。采購過程嚴格執(zhí)行相關(guān)的采購管理制度。

(2)廣泛收集市場信息，所有正確的決策都是建立在足夠的信息儲備基礎(chǔ)之上的，信息完整度可以提高決策方案的正確率。例如制定招標采購價格，就需要了解市場資源儲備情況，市場價格波動規(guī)律，了解供應(yīng)商市場份額、生產(chǎn)能力以及商業(yè)信譽等，收集豐富的信息內(nèi)容才能從其中提煉出更多有用的內(nèi)容為決策服務(wù)，降低決策風(fēng)險。

(3)加強對物資采購計劃的審核，嚴格控制物資采購計劃的管理。結(jié)合企業(yè)實際生產(chǎn)需求，審核物資采購計劃編制是否合理，調(diào)查采購計劃是否存在偏離實際的現(xiàn)象。核對物資采購數(shù)量、采購時間、使用計劃、采購目標、質(zhì)量要求是否符合目標要求，避免采購信息出現(xiàn)誤差。

(4)加強對招標采購小組人員的培養(yǎng)教育。加強相關(guān)人員對招標采購法律、法規(guī)和相關(guān)審核管理制度的學(xué)習(xí)。加強思想道德教育，提升采購人員職業(yè)道德素質(zhì)和守法意識，避免出現(xiàn)違法行為和腐敗行為，凈化整個招標采購流程，保證所有工作依法依規(guī)進行。

2.投標過程中

(1)招標方要保證公正公平公開，不能相互串通，忽視職業(yè)道德。

(2)嚴格審核供貨方入圍資質(zhì)。結(jié)合市場調(diào)查數(shù)據(jù)資料，嚴格審核供貨方提供的資料信息，防止有代理商或者中間貿(mào)易公司借用廠商信息投標增加中間成本，技術(shù)、售后、交貨環(huán)節(jié)也無法得到有效保障。

(3)認真審核關(guān)于商品信息的描述。物資的品牌詳盡清單，明確計價方式、服務(wù)項目、服務(wù)范圍、服務(wù)標準、服務(wù)人員數(shù)量及崗位要求等。避免提供商品信息與實際需求指標有誤差。

(4)嚴格打擊圍標、串標行為。由于當前商品市場競爭激烈，不能避免有供貨商采用不正當?shù)母偁幏椒?，為了達到中標的目的采用串標、圍標等違法違規(guī)方式投標。要嚴格按照《招投標法》《反不正當競爭法》的相關(guān)處罰要求，對違法行為進行打擊。

(5)加強采購合同的管理。第一，由法務(wù)人員對合同條款進行審核，保證責(zé)權(quán)清晰，行文規(guī)范。第二，審核合同雙方當事人是否具有主體資格，是否有民事權(quán)利和行為能力。第三，審查合同的內(nèi)容是否準確、完備。對于合同內(nèi)容的異議部分，必須及時按照規(guī)定程序進行處理，盡可能的減小合同風(fēng)險。

3.定標階段

為了保證整個招標流程科學(xué)、嚴謹、合法、有序，招標工作結(jié)束后，組織紀檢監(jiān)察、審計、財務(wù)等部門對招標采購全過程進行監(jiān)督審計。總結(jié)梳理，為日后招標采購工作更好地開展積累經(jīng)驗。

(二)建立健全風(fēng)險控制系統(tǒng)

完善采購風(fēng)險管理制度建設(shè)，就是在為招標采購筑起第一道風(fēng)險“防火墻”。首先，完善的制度體系有效防范招標物資采購腐敗、保證企業(yè)招標采購公開、公平、公正，推進招標采購高效有序進行。其次，制定采購商品技術(shù)質(zhì)量標準。采購物資時保證產(chǎn)品質(zhì)量符合國家標準、行業(yè)標準、或企業(yè)采購特定標準。同時，對各生產(chǎn)廠和制造部門的生產(chǎn)原材料的質(zhì)量標準進行核查，保證原材符合要求。物資材料投入使用后，供應(yīng)商提供的產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量與合同不符時，應(yīng)由供應(yīng)商承擔賠償，并在一定限期內(nèi)不得再行參與招標采購活動。再者，加強對庫存物資管理，科學(xué)計劃盡量實現(xiàn)零成本庫存機制。最后，完善采購付款機制，大額貨款要實行分級分權(quán)管理，根據(jù)授權(quán)逐級審批。按時進行貨款審計，以便發(fā)現(xiàn)舞弊，糾正偏差。

(三)建立風(fēng)險預(yù)警應(yīng)急機制

1.建立采購風(fēng)險預(yù)警機制。通過對招標采購過程中風(fēng)險值較大的管理要素要重點審查，檢測設(shè)定警戒值。發(fā)現(xiàn)風(fēng)險征兆要及時預(yù)報，啟動應(yīng)急機制。例如，對主要物資設(shè)定庫存量警戒值，低于這個庫存指標必須實施應(yīng)急措施。

2.建立物資采購應(yīng)急系統(tǒng)。當風(fēng)險發(fā)生后，企業(yè)需要啟動應(yīng)急措施。招標采購也一樣，需要制定一套備選方案，這樣風(fēng)險發(fā)生后不至于無計可施。為了變被動為主動，招標采購活動中，可依據(jù)實際情況，制定一套可以對應(yīng)替換的應(yīng)急措施以便及時補救。

五、結(jié)語

企業(yè)物資采購成本占據(jù)經(jīng)營成本的比重最大。為了將采購成本降下來，并保證物資供應(yīng)穩(wěn)定正常，采用招標采購模式，可以實現(xiàn)優(yōu)化配置物資資源。招標采購過程中，不可避免存在一定的風(fēng)險，為了能推進招標采購模式健康方向發(fā)展，需要采取積極有效的風(fēng)險防范措施，從而實現(xiàn)優(yōu)化物資采購的目的。