企業(yè)物資采購(gòu)的管理與監(jiān)督

蔣麗霞 許昌許繼物資有限公司

一、企業(yè)物資采購(gòu)管理與監(jiān)督問題的研究背景

(一)研究現(xiàn)狀

目前某些國(guó)家一直鼓動(dòng)單邊主義、恐怖主義，壟斷核心技術(shù)，中美貿(mào)易戰(zhàn)打響后，我國(guó)多個(gè)方面的事業(yè)受到嚴(yán)重影響，其中就包括了企業(yè)物資采購(gòu)方面。我國(guó)作為地大物博的物資大國(guó)，當(dāng)前發(fā)展前景卻不容樂觀。因?yàn)槭艿揭咔榕c不利外部環(huán)境的影響，如果不及時(shí)調(diào)整經(jīng)濟(jì)管理策略，必將腹背受敵，一方面無法企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)使原材料價(jià)格上浮嚴(yán)重，另一方面天災(zāi)人禍的影響使原材料的產(chǎn)量不如往日。由于企業(yè)工程的周期一般較長(zhǎng)，風(fēng)險(xiǎn)較大，所以物資采購(gòu)在整個(gè)計(jì)劃中較為重要。企業(yè)物資的物資采購(gòu)是對(duì)整個(gè)成本的總體把控，從最初規(guī)劃預(yù)算開始，到每階段的具體任務(wù)安排與時(shí)間安排，對(duì)物資采購(gòu)進(jìn)行規(guī)劃，采取一定實(shí)施舉措，保證整個(gè)過程中沒有貪污腐敗行為的發(fā)生，最后進(jìn)行驗(yàn)收工作的檢查與調(diào)查，找到理論物資采購(gòu)計(jì)劃與實(shí)際花銷的差距，分析出現(xiàn)偏差的原因。盡量保證每一步都井然有序，有條不紊。比如在進(jìn)行項(xiàng)目費(fèi)用預(yù)估后，要合理采購(gòu)所需材料，對(duì)人數(shù)、設(shè)施與材料做到有序規(guī)制，在物資采購(gòu)經(jīng)費(fèi)內(nèi)，盡可能地提高產(chǎn)品質(zhì)量，降低成本，但同時(shí)也要把好每個(gè)階段的檢驗(yàn)關(guān)，防止劣質(zhì)原材料的發(fā)生。還好在我國(guó)經(jīng)濟(jì)政策的扶持下，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展相對(duì)穩(wěn)定，但是如果不進(jìn)行企業(yè)物資采購(gòu)的管理與監(jiān)督，不改變與優(yōu)化市場(chǎng)環(huán)境，我市企業(yè)的生存都將成為難題，所以本文將針對(duì)物資采購(gòu)方面現(xiàn)存的問題，提出管理與監(jiān)督辦法，為企業(yè)和員工發(fā)展尋找方向和目標(biāo)，使市場(chǎng)與企業(yè)有更為穩(wěn)定的發(fā)展。

(二)研究?jī)?nèi)容

世界正在經(jīng)歷百年未有之大變局，國(guó)際局勢(shì)風(fēng)云變幻，受經(jīng)濟(jì)危機(jī)的影響目前我國(guó)企業(yè)的物資采購(gòu)既面臨機(jī)遇的同時(shí)也面臨挑戰(zhàn)。在新時(shí)期的條件下，國(guó)內(nèi)外大環(huán)境發(fā)生了重大變化，產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)也在發(fā)生調(diào)整，隨著消費(fèi)市場(chǎng)的轉(zhuǎn)型，推動(dòng)原材料價(jià)格的上漲。在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制下，很多材料生產(chǎn)方?jīng)]有足夠的舞臺(tái)去施展他們的能力，所以只有企業(yè)擁有足夠的競(jìng)爭(zhēng)力，國(guó)家才能在國(guó)際中更好地立足。人無遠(yuǎn)慮必有近憂是我們都懂的道理，企業(yè)物資的采購(gòu)應(yīng)該根據(jù)具體的不同的物資項(xiàng)目的要求，安排科學(xué)的物資采購(gòu)與順序，并詳盡地根據(jù)計(jì)劃緊跟工程進(jìn)度，因地制宜地對(duì)時(shí)間與任務(wù)進(jìn)行規(guī)劃，對(duì)采購(gòu)靈活把控，空出合理的彈性時(shí)間，從材料、設(shè)備、人員等方面進(jìn)行更好的安排，最終做到收尾時(shí)工作的順利完成。在此基礎(chǔ)上，本文決定找到企業(yè)物資采購(gòu)管理與監(jiān)督中的問題，并提出行之有效的措施，對(duì)物資采購(gòu)提供一定的指導(dǎo)價(jià)值。

(三)研究意義

對(duì)企業(yè)物資的管理與監(jiān)督進(jìn)行有效干預(yù)，具有以下幾個(gè)意義：一是可以保證所撥經(jīng)費(fèi)與企業(yè)物資采購(gòu)的計(jì)劃相匹配。物資采購(gòu)既要滿足企業(yè)的經(jīng)營(yíng)目標(biāo)，又要與市場(chǎng)的供求關(guān)系相適應(yīng)，保證資源的合理利用。不同的企業(yè)物資所需經(jīng)費(fèi)不同，只有根據(jù)物資特點(diǎn)規(guī)劃經(jīng)費(fèi)范圍，有計(jì)劃地按部就班地開展，才能避免在采購(gòu)目標(biāo)時(shí)而造成的成本提高的現(xiàn)象。二是可以帶來經(jīng)濟(jì)效益與品牌知名度。在企業(yè)物資采購(gòu)中的很多因素不固定，比如原材料可以洽談，所購(gòu)設(shè)備品牌不同價(jià)格不同，采購(gòu)人員的熟人，臨期產(chǎn)品等，使物資采購(gòu)的不確定因素增多。合理有效地進(jìn)行企業(yè)物資采購(gòu)工作，既可以如約完成工期，得到合理收益，也能使公司品牌增加可信度與知名度。三是可以保證物資采購(gòu)中人員的規(guī)范性。合理安排與控制物資采購(gòu)，可以使每步工作有序完成，但是采購(gòu)人員首先要有正確的價(jià)值觀，不會(huì)被蠅頭小利蒙蔽雙眼。保證物資質(zhì)量的同時(shí)依據(jù)合理的預(yù)算節(jié)省成本，增加收益，實(shí)現(xiàn)雙贏[1]。

二、企業(yè)物資采購(gòu)管理與監(jiān)督出現(xiàn)的問題

(一)物資采購(gòu)與計(jì)劃要求不匹配

因?yàn)楹芏辔镔Y采購(gòu)人員在采購(gòu)開始前并未做好足夠的準(zhǔn)備工作，所以在實(shí)際管理方面不到位，采購(gòu)期間對(duì)采購(gòu)人員的約束力不夠，執(zhí)行力不強(qiáng)，導(dǎo)致效率下降，進(jìn)而將時(shí)間消磨在不必要的地方，使工作無法按期完成，甚至對(duì)物資質(zhì)量存下潛在隱患。還有一部分原因是實(shí)際物資采購(gòu)的操作跟不上計(jì)劃的變化，在實(shí)際采購(gòu)中，人員的變動(dòng)、環(huán)境的干擾、動(dòng)態(tài)因素的變化等，導(dǎo)致進(jìn)度不能跟隨計(jì)劃的調(diào)整而變化，所以應(yīng)該具體情況進(jìn)行具體分析，根據(jù)整體資金把控進(jìn)行微調(diào)，不進(jìn)行大的變動(dòng)與變化。當(dāng)下，一些企業(yè)的物資采購(gòu)跟不上計(jì)劃或者計(jì)劃更改后，實(shí)際購(gòu)買時(shí)卻落后于計(jì)劃，或者出現(xiàn)采購(gòu)過多超過計(jì)劃數(shù)的現(xiàn)象容易增加企業(yè)的生產(chǎn)成本，給庫(kù)房增壓，要充分平衡兩者關(guān)系，達(dá)到合理規(guī)劃采購(gòu)計(jì)劃的目的[2]。

(二)物資采購(gòu)的管理與監(jiān)督體制不完善

在企業(yè)物資采購(gòu)的問題上，采購(gòu)人員除了提前制定科學(xué)的規(guī)劃外，還應(yīng)該遵循一定的管理與監(jiān)督體制。一般來說，企業(yè)的物資管理一般針對(duì)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)目標(biāo)進(jìn)行采購(gòu)，比如生產(chǎn)所需原材料與設(shè)備零部件等，這期間的利潤(rùn)很容易讓一些心懷不軌的員工鉆空子，或者一些擁有權(quán)利的企業(yè)高層，利用手中的權(quán)利為一些人開后門或者購(gòu)入不合格的產(chǎn)品，容易造成企業(yè)品牌的污損化。企業(yè)往往只監(jiān)管了員工，而忽略了部門上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的監(jiān)控與管理，如果有違法違規(guī)的行為產(chǎn)生，將對(duì)企業(yè)造成嚴(yán)重影響。

(三)物資采購(gòu)流程不規(guī)范

目前很多企業(yè)存在著物資采購(gòu)流程不規(guī)范，采購(gòu)信息不透明等問題。有很多法律法規(guī)規(guī)定了企業(yè)物資采購(gòu)流程，但是在實(shí)際操作時(shí)還是有很多企業(yè)為了搶時(shí)間趕進(jìn)度等不同程度的對(duì)企業(yè)物資采購(gòu)流程進(jìn)行忽視。一些小型企業(yè)在物資采購(gòu)時(shí)隨意性較強(qiáng)，沒有穩(wěn)定的供應(yīng)商，招標(biāo)流程不合規(guī)，從而滋生了很多貪污腐敗的違法犯罪行為，監(jiān)督體制形同虛設(shè)。要確保企業(yè)物資中物資采購(gòu)合理進(jìn)行，關(guān)鍵是保證資源的合理配置與人員操作的合法性，如若采購(gòu)過多，成本將增加，采購(gòu)過少，效率也低，容易為企業(yè)造成損失。

(四)物資采購(gòu)的人員素質(zhì)不統(tǒng)一

采購(gòu)人員的素質(zhì)水平直接關(guān)系企業(yè)物資中物資采購(gòu)與質(zhì)量保障，甚至導(dǎo)致物資采購(gòu)計(jì)劃完不成，質(zhì)量不達(dá)標(biāo)。招募的采購(gòu)人員應(yīng)該做到遵紀(jì)守法誠(chéng)實(shí)做人等基本公民行為，不能因?yàn)橐恍├婵兆觽α斯纠妫瑩炝酥ヂ閬G了西瓜傷害了集體利益。所以在篩選人才方面要慎重，根據(jù)不同采購(gòu)任務(wù)要求合理安排人員，做到不遺漏與重復(fù)任務(wù)。同時(shí)對(duì)企業(yè)人員的專業(yè)素質(zhì)要求也很高，如果對(duì)物資沒有辨識(shí)度，采購(gòu)到的物資不合格，重復(fù)采購(gòu)也是人力物力的雙重浪費(fèi)。

三、企業(yè)物資采購(gòu)管理與監(jiān)督的有效措施

(一)建立完善的管理與監(jiān)督制度

對(duì)企業(yè)物資采購(gòu)的有效管理，需要結(jié)合實(shí)際情況與用戶需求，來保證采購(gòu)的合理的進(jìn)行，同時(shí)也要不斷監(jiān)督來確保物資在每階段的完成，所以就需要完善的管理與監(jiān)督制度，在狀況出現(xiàn)后有據(jù)可依。在采購(gòu)監(jiān)管過程中能夠調(diào)動(dòng)主觀能動(dòng)性，從最基本的費(fèi)用環(huán)節(jié)上有效地提高對(duì)采購(gòu)過程的管理，采取階段性采購(gòu)措施進(jìn)度，建立多層次的管理體系，在人員方面也是馬虎不得的。采購(gòu)人員要與后勤部門保持密切聯(lián)系，進(jìn)行相關(guān)的規(guī)章制度完善，來保證物資的持續(xù)供應(yīng)[3]。

(二)建立匹配的價(jià)格審批制度

規(guī)定相應(yīng)物資的價(jià)格區(qū)間，并進(jìn)行嚴(yán)格的審批制度。管理物資采購(gòu)首先要對(duì)物資進(jìn)行合理預(yù)算，防止因資金問題導(dǎo)致的物資采購(gòu)出現(xiàn)問題。除了采購(gòu)前要進(jìn)行可行性研究，在物資完成以后還要進(jìn)行驗(yàn)收與查驗(yàn)，比如在采購(gòu)物資中要時(shí)刻監(jiān)督人員與物資質(zhì)量，確認(rèn)物資符合合同要求后，才能正常采購(gòu)，同時(shí)也要根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行及時(shí)調(diào)整，防止價(jià)格戰(zhàn)出現(xiàn)。此外，強(qiáng)化采購(gòu)人員的進(jìn)度意識(shí)與時(shí)間觀念，告知其影響物資采購(gòu)的各種因素與干擾情況，確保在實(shí)際采購(gòu)過程中規(guī)范采購(gòu)，保質(zhì)保量。嚴(yán)格的審批制度可以保障一旦出現(xiàn)問題與潛在隱患及時(shí)找出原因，及時(shí)干預(yù)與管理和監(jiān)督，保障企業(yè)物資采購(gòu)的順利進(jìn)行。

(三)建立透明的信息公開制度

在物資開始之前要合理編排物資采購(gòu)的順序，建立信息公開制度有助于讓公司上下信服，讓采購(gòu)有計(jì)劃有目的地進(jìn)行，公開的信息制度可以確保物資的合理采購(gòu)，確保采購(gòu)隊(duì)伍按照采購(gòu)計(jì)劃有序且如期完成。在編制物資采購(gòu)計(jì)劃之前，首先要對(duì)物資項(xiàng)目足夠熟悉，科學(xué)地安排采購(gòu)順序、材料、資源、人員、設(shè)備等，充分考慮其動(dòng)態(tài)性、系統(tǒng)性、可行性、全面性，實(shí)現(xiàn)最大的利益與質(zhì)量保障。采購(gòu)信息的公開透明可以給相關(guān)審計(jì)部門進(jìn)行監(jiān)察制度，相關(guān)的物資監(jiān)管人員可以重視這個(gè)問題，采取行之有效的相應(yīng)措施對(duì)物資采購(gòu)加以監(jiān)察，避免貪污受賄的現(xiàn)象發(fā)生[4]。

(四)建立相應(yīng)的獎(jiǎng)懲制度

因?yàn)椴少?gòu)過程中的不確定因素較多，問題多種多樣，我們要對(duì)這種情況進(jìn)行收集與整理，同時(shí)還要做好項(xiàng)目影響因素收集與反饋工作，在采購(gòu)工作完成后建立相應(yīng)的獎(jiǎng)懲制度，激勵(lì)采購(gòu)人員的積極性，讓其更好地進(jìn)行企業(yè)物資采購(gòu)計(jì)劃。在下次問題出現(xiàn)前進(jìn)行預(yù)防與人為干預(yù)，對(duì)不同時(shí)期不同進(jìn)度的企業(yè)物資采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行合理調(diào)整與規(guī)劃，確保物資采購(gòu)的順利完成。

(五)提高采購(gòu)人員的基本素質(zhì)

目前一些采購(gòu)人員存在專業(yè)性不夠，基本素質(zhì)差等現(xiàn)象，甚至有挪用物資款的現(xiàn)象發(fā)生。企業(yè)物資項(xiàng)目想要成功，首先要讓管理層擁有大局意識(shí)與危機(jī)意識(shí)，自身首先認(rèn)識(shí)到采購(gòu)環(huán)節(jié)的嚴(yán)峻性與重要性。針對(duì)這種現(xiàn)象，首先要在招聘環(huán)節(jié)嚴(yán)防死守，合格把關(guān)，應(yīng)屆生工作熱情高卻缺乏實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，而老師傅又容易出現(xiàn)“經(jīng)驗(yàn)主義”與倚老賣老現(xiàn)象，最好是采用傳幫帶結(jié)合，兩輩人共同努力。最后，要提高采購(gòu)人員與監(jiān)管人員的思想水平，落實(shí)責(zé)任到人現(xiàn)象，增強(qiáng)社會(huì)責(zé)任感與危機(jī)意識(shí)，防止因小失大現(xiàn)象的發(fā)生。

四、結(jié)語

綜合以上幾點(diǎn)，對(duì)企業(yè)物資采購(gòu)進(jìn)行管理與監(jiān)督，需要在發(fā)現(xiàn)的現(xiàn)有問題上改造，積極實(shí)施應(yīng)對(duì)策略，采用合理措施來應(yīng)對(duì)采購(gòu)過程中可能會(huì)出現(xiàn)的各種突發(fā)狀況，保證其可行性與動(dòng)態(tài)性，才能實(shí)現(xiàn)更好地對(duì)企業(yè)物資進(jìn)行采購(gòu)。