航道生產(chǎn)單位中底圖檔案工作存在的問(wèn)題及思考

文/長(zhǎng)江宜昌航道局 陳雅雯

“依托黃金水道建設(shè)長(zhǎng)江經(jīng)濟(jì)帶，為中國(guó)經(jīng)濟(jì)持續(xù)發(fā)展提供重要支撐”這一國(guó)家戰(zhàn)略的提出，使長(zhǎng)江航道的發(fā)展面臨著新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。在航道的生產(chǎn)、管理及維護(hù)等日常工作中，產(chǎn)生了大量的航道底圖，作為科技檔案中的一類特殊檔案，底圖是航道作業(yè)人員在航道生產(chǎn)中形成的最直接的原始記錄，具有法律憑證效力。因此，加強(qiáng)對(duì)底圖檔案的管理尤為重要。

一、航道生產(chǎn)單位底圖檔案特點(diǎn)

（一）長(zhǎng)江干線航道概況。長(zhǎng)江干線航道上起云南水富，下至長(zhǎng)江入海口，全長(zhǎng)2843km。其中：云南水富至四川宜賓合江門河段30km航道由四川省交通運(yùn)輸廳負(fù)責(zé)養(yǎng)護(hù)管理，湖北秭歸廟河至宜昌中水門段59km航道由長(zhǎng)江三峽通航管理局負(fù)責(zé)養(yǎng)護(hù)管理，其余河段2754km航道由長(zhǎng)江航道局負(fù)責(zé)養(yǎng)護(hù)管理。

（二）航道底圖分類。長(zhǎng)江干線航道底圖分類類目有四類：一級(jí)類目名稱為底圖檔案，標(biāo)識(shí)為DT；二級(jí)類目包含航行圖、水道圖、流速流向圖、航標(biāo)配布圖、工程測(cè)圖、過(guò)江橋梁及電纜管道、其他等共七類，標(biāo)識(shí)依次為從01-07；三級(jí)類目名稱為對(duì)應(yīng)水道或者攤點(diǎn)名稱，其中工程測(cè)圖下的三級(jí)類目為工程名稱，標(biāo)識(shí)為001；四級(jí)類目名稱為圖紙名，標(biāo)識(shí)為0001。

（三）航道底圖定義。航道底圖指基礎(chǔ)底圖或地理基礎(chǔ)底圖，是經(jīng)過(guò)綜合、取舍，并以較淡的色調(diào)襯托出地理背景的水下地形圖，它是專題內(nèi)容在地圖上定向定位的地理骨架。分為編圖底圖和規(guī)劃設(shè)計(jì)底圖等，其介質(zhì)為聚酯薄膜，應(yīng)與藍(lán)圖分別管理。

二、航道生產(chǎn)單位底圖檔案工作現(xiàn)狀與問(wèn)題

（一）底圖檔案數(shù)量多、周期不定。常規(guī)檔案的收集與整理，通常會(huì)有一個(gè)相對(duì)固定的時(shí)間，例如本年度文書檔案一般于次年3月之前交齊，6月底前完成歸檔整理工作，但底圖檔案卻缺乏相對(duì)固定的管理周期。根據(jù)河段航道的特點(diǎn)，不同航道維護(hù)頻率不同，遇上枯水期，淺水道或者重點(diǎn)河段可能幾天就要進(jìn)行一次水下地形測(cè)量；而庫(kù)區(qū)航道可以蓄水至175米，可能全年只需要維護(hù)測(cè)量二至三次；碰上工程測(cè)量，圖紙可能根據(jù)工程進(jìn)度不斷調(diào)整。這些都導(dǎo)致了底圖檔案很難統(tǒng)一收齊，需要根據(jù)工程進(jìn)度實(shí)時(shí)收集。遇到大型航道設(shè)施或工程項(xiàng)目，收齊檔案可能跨度好幾年，最終形成的底圖檔案數(shù)量也非常龐大。

（二）底圖檔案歸檔管理制度不健全。目前的底圖檔案歸檔管理制度還停留在常規(guī)管理方法上，缺乏對(duì)應(yīng)的管理考核機(jī)制，有些單位甚至不重視檔案工作，只要保證檔案的安全和存儲(chǔ)就是合格，致使部分檔案工作者一味追求收集而忽略科學(xué)有效管理，沒(méi)有按照聚酯薄膜這類特殊圖紙的保管要求做，存在卷放、薄膜圖中間襯用紙張、多層疊放圖紙等不良甚至錯(cuò)誤行為，出現(xiàn)“溢膠”，從而導(dǎo)致圖紙上的標(biāo)記錯(cuò)位或者粘掉的情況發(fā)生，對(duì)檔案真實(shí)性造成破壞。

（三）底圖檔案歸檔辦法有待完善。隨著社會(huì)的發(fā)展，工業(yè)建設(shè)也在不斷向更高科技、更人性化的趨勢(shì)轉(zhuǎn)變，生產(chǎn)出來(lái)的底圖也會(huì)發(fā)生新的變化，例如隨著制圖軟件及無(wú)人機(jī)、無(wú)人測(cè)量船、集成式多波束的廣泛應(yīng)用，底圖已從傳統(tǒng)的純?nèi)斯ぁ爸茍D”轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代化自動(dòng)“成圖”。隨之而來(lái)的電子航道圖還缺乏行之有效的統(tǒng)一規(guī)范和辦法來(lái)進(jìn)行管理。

（四）底圖檔案的安全保密亟待加強(qiáng)。在底圖檔案的歸檔和整理工作中，往往缺乏行之有效的底圖質(zhì)量檢查：例如底圖是否被灰塵、油漬等沾污以及是否存在涂改修正等情況。在發(fā)現(xiàn)底圖字跡不清、文字?jǐn)⑹霾辉數(shù)葐?wèn)題時(shí)，通常會(huì)選擇不了了之，很少有檔案工作者會(huì)主動(dòng)將底圖內(nèi)容補(bǔ)充完整。在底圖借閱過(guò)程中，往往只登記了借閱底圖的圖名，卻忽視了對(duì)借閱底圖類別、比例尺、測(cè)圖編號(hào)等具體信息內(nèi)容的記錄。隨著科技的不斷發(fā)展，除了傳統(tǒng)的物理存儲(chǔ)，熟練掌握涉密載體的應(yīng)用，尤其是移動(dòng)硬盤、軟盤的物理內(nèi)外網(wǎng)隔離，設(shè)立防火墻，定期查殺計(jì)算機(jī)病毒，確保數(shù)據(jù)的完整與安全成了新的工作要求。但上述部分工作僅僅依托信息部門完成，對(duì)原始底圖進(jìn)行曬圖也常采用外包形式，與采用數(shù)碼曬圖機(jī)不斷豐富信息系統(tǒng)功能，實(shí)現(xiàn)對(duì)底圖檔案的閉環(huán)管理目標(biāo)還有一定差距。

三、航道生產(chǎn)單位底圖檔案工作思考與措施

（一）加強(qiáng)航道底圖檔案的統(tǒng)計(jì)管理。改變傳統(tǒng)檔案統(tǒng)計(jì)工作模式。對(duì)各專業(yè)統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)分析等內(nèi)容，從傳統(tǒng)進(jìn)行組件、裝訂、分類、排列、編號(hào)、編頁(yè)、編目、掃描、裝盒、排架等操作步驟中跳出來(lái)，通過(guò)大數(shù)據(jù)平臺(tái)和互聯(lián)網(wǎng)（包括搜索引擎）等手段嘗試進(jìn)行檔案統(tǒng)計(jì)的二次開(kāi)發(fā)，按照專題進(jìn)行整理、歸納和撰寫，形成專業(yè)性更高、指導(dǎo)性更強(qiáng)的成果，提高檔案利用價(jià)值。

檔案統(tǒng)計(jì)工作也可以嘗試采用統(tǒng)計(jì)學(xué)方法，例如利用計(jì)量學(xué)分析得出檔案工作重點(diǎn)以及檔案業(yè)務(wù)發(fā)展趨勢(shì)，利用統(tǒng)計(jì)學(xué)數(shù)據(jù)檢驗(yàn)檔案數(shù)據(jù)等等，都可以提高檔案工作的準(zhǔn)確性和科學(xué)性。另外，對(duì)航道檔案進(jìn)行采樣統(tǒng)計(jì)，重點(diǎn)關(guān)注原始數(shù)據(jù)的內(nèi)在價(jià)值。在航道沖淤分析、河床演變、整治工程等階段中，采用原始數(shù)據(jù)體現(xiàn)了高度的可信性。利用創(chuàng)建ArcGIS地理信息系統(tǒng)模型，進(jìn)行航道信息后期編輯處理，可較好地進(jìn)行水下地形的測(cè)繪，實(shí)現(xiàn)航道重要檔案信息的共享化和規(guī)范化應(yīng)用。

（二）制定科學(xué)成體系的歸檔管理制度。底圖是地形測(cè)繪在特有載體上的直觀體現(xiàn)，具備原始記錄性，為了更好地保護(hù)此特性，有關(guān)航道底圖的原始版本保存和利用都應(yīng)該遵循嚴(yán)格的管理制度，檔案室歸檔入庫(kù)的底圖嚴(yán)禁任何個(gè)人和單位修改。與此同時(shí)，由于傳統(tǒng)管理理念對(duì)檔案的偏見(jiàn)，導(dǎo)致部分單位對(duì)檔案工作不夠重視，不愿意投入足夠資金以保障檔案工作的良性運(yùn)轉(zhuǎn)，從而造成了檔案庫(kù)房簡(jiǎn)陋、硬件設(shè)施設(shè)備不達(dá)標(biāo)、庫(kù)房環(huán)境惡劣等問(wèn)題。因此，一要建立健全歸檔管理制度，實(shí)行崗位責(zé)任制。二要對(duì)出現(xiàn)底圖檔案損毀、丟失、篡改等行為進(jìn)行追責(zé)和處罰。三要對(duì)檔案管理成果明顯的單位和個(gè)人給予褒獎(jiǎng)。三管齊下，從而確保底圖檔案管理的科學(xué)性和安全性。

（三）利用高科技軟件及設(shè)備輔助底圖檔案管理。紙質(zhì)底圖檔案的數(shù)字化管理，可以通過(guò)科學(xué)技術(shù)（數(shù)碼掃描儀技術(shù)、微縮、數(shù)碼照相技術(shù)）等方法對(duì)紙質(zhì)底圖進(jìn)行數(shù)字化加工處理，從而實(shí)現(xiàn)了從紙質(zhì)向電子轉(zhuǎn)化的過(guò)程。電子版底圖是一種數(shù)字圖像或數(shù)字文本，可存儲(chǔ)在移動(dòng)硬盤、光盤、磁盤等載體并能被計(jì)算機(jī)識(shí)別。除此之外，借助計(jì)算機(jī)、數(shù)據(jù)庫(kù)和數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)還可以實(shí)現(xiàn)對(duì)底圖的有序化管理，從而大大提高底圖管理的工作效率和豐富底圖利用的使用途徑。

由于底圖常以藍(lán)圖形式保存，藍(lán)圖具有易折損、易受潮、易受玷污等特性，因此傳統(tǒng)底圖檔案管理工作量較繁瑣，需要占據(jù)較大的空間且消耗較多的資金，這些都增加了底圖檔案管理單位的負(fù)擔(dān)，而實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)底圖數(shù)字化，通過(guò)計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)技術(shù)，不僅解決了空間占用問(wèn)題，還可以實(shí)現(xiàn)在管理系統(tǒng)中的統(tǒng)一管理和統(tǒng)一利用，提高了底圖檔案數(shù)字化管理水平。

（四）加強(qiáng)全員保密意識(shí)尤其是檔案人員素質(zhì)。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，電子文件、網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)將逐步取代傳統(tǒng)紙張和縮微膠片等載體，計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，雖然提高了底圖檔案管理的庫(kù)存、查閱、分類、統(tǒng)計(jì)、檢索等過(guò)程的工作效率和利用率，也同樣帶來(lái)了一系列新的問(wèn)題：易受網(wǎng)絡(luò)病毒攻擊、傳輸過(guò)程中可能造成數(shù)據(jù)丟失、損壞等。因此，為確保底圖檔案的絕對(duì)安全，一要設(shè)置權(quán)限。對(duì)底圖提供查閱、復(fù)制、傳輸、打印等服務(wù)時(shí)，通過(guò)設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限，使借閱人必須獲得授權(quán)方可進(jìn)行對(duì)應(yīng)檔案利用。二要采取分級(jí)管理。根據(jù)底圖是否涉密、密級(jí)以及利用目的制定分級(jí)利用制度，嚴(yán)格按照制度流程借閱底圖檔案，確保底圖檔案的安全。三要規(guī)范利用制度。涉密底圖原則上不對(duì)外借閱，內(nèi)部借閱時(shí)，必須獲得上級(jí)部門審批簽字后查閱復(fù)印件或電子件；借閱做好實(shí)名登記，不得帶出借閱室，一旦發(fā)現(xiàn)底圖遭到人為損壞應(yīng)嚴(yán)肅處理。能做到這些，都離不開(kāi)檔案工作者嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度、高度的責(zé)任心和規(guī)范的保密意識(shí)。

四、結(jié)語(yǔ)

信息時(shí)代，檔案的管理模式已然發(fā)生了巨大改變，從檔案形成、收集、整理、管理到利用，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，全都發(fā)生了翻天覆地的變化：底圖通過(guò)繪圖軟件可以自動(dòng)生成，通過(guò)第三方平臺(tái)互通，OA協(xié)同辦公系統(tǒng)和檔案管理軟件可以實(shí)現(xiàn)文檔的在線自動(dòng)歸檔、利用掃描儀完成檔案的數(shù)字化、利用檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案的著錄、分類、統(tǒng)計(jì)及檢索利用。傳統(tǒng)的人工作業(yè)和管理已經(jīng)越來(lái)越少，作為檔案管理人員，如果不能不斷學(xué)習(xí)新的技術(shù)、適應(yīng)現(xiàn)代化管理手段，將無(wú)法應(yīng)對(duì)更大的考驗(yàn)與挑戰(zhàn)，將無(wú)法解決不斷增長(zhǎng)的檔案信息總量以及陳舊的管理模式之間的矛盾。為此，航道檔案管理部門應(yīng)全面依照檔案管理工作規(guī)章體制有效開(kāi)展各項(xiàng)工作。在信息采集、檔案歸檔、管理存儲(chǔ)、信息共享等層面對(duì)航道底圖檔案管理做出整體優(yōu)化，進(jìn)而真正滿足新時(shí)期需要，實(shí)現(xiàn)可持續(xù)的全面發(fā)展。

綜上所述，科學(xué)的航道底圖檔案管理意義重大，而在現(xiàn)代化的檔案管理模式中，計(jì)算機(jī)、數(shù)據(jù)庫(kù)等信息化技術(shù)又起到了非常重要的作用，能夠有效提高底圖檔案的管理效率，從而提高經(jīng)濟(jì)效益。將信息化技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中，完善底圖檔案工作方法和管理制度，是當(dāng)前不斷增長(zhǎng)的生產(chǎn)和發(fā)展的需求，也是未來(lái)底圖檔案管理模式發(fā)展的趨勢(shì)。