規(guī)范原生電子文件采集是數(shù)字檔案室建設(shè)基礎(chǔ)

文/中國工程物理研究院流體物理研究所 張建銘

一、數(shù)字檔案室建設(shè)背景

機(jī)關(guān)檔案工作的規(guī)范化管理始于1955年《中國共產(chǎn)黨中央和?。ㄊ校┘墮C(jī)關(guān)文書處理工作和檔案工作暫行條例》和1957年《國家機(jī)關(guān)文書立卷工作和檔案室工作暫行通則》。以制度引領(lǐng)工作發(fā)展是機(jī)關(guān)檔案工作的顯著特點(diǎn)，從《機(jī)關(guān)檔案室工作通則》（1964年修訂）、《機(jī)關(guān)檔案工作條例》（1983年發(fā)布）到《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》（2014年發(fā)布），機(jī)關(guān)檔案管理工作體制、機(jī)構(gòu)、人員均發(fā)生了較大的變化。為適應(yīng)檔案信息化發(fā)展的要求，引領(lǐng)機(jī)關(guān)檔案工作及時(shí)轉(zhuǎn)型、升級。國家檔案局發(fā)布的《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》，提出了數(shù)字檔案室的概念、原則、建設(shè)內(nèi)容和要求，規(guī)范各地區(qū)、各部門數(shù)字檔案室建設(shè)，開創(chuàng)了機(jī)關(guān)檔案信息化管理的新局面。

二、數(shù)字檔案室的定位及建設(shè)現(xiàn)狀

根據(jù)《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》，與傳統(tǒng)檔案室相比較，數(shù)字檔案室具有檔案資源數(shù)字化、檔案實(shí)體虛擬化、檔案管理系統(tǒng)化、信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化和檔案利用知識(shí)化的特點(diǎn)和功能。與第一代“數(shù)字化檔案室”相比而言，其核心業(yè)務(wù)已經(jīng)不僅僅是將紙質(zhì)檔案、縮微膠片、照片、錄音、錄像等傳統(tǒng)載體檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，而是將檔案管理的整個(gè)業(yè)務(wù)流程、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范固化在數(shù)字檔案室應(yīng)用系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案資源系統(tǒng)采集、流轉(zhuǎn)、存儲(chǔ)、利用的全過程規(guī)范管理。

根據(jù)現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，數(shù)字檔案室是信息化條件下檔案室的先進(jìn)形式，是管理機(jī)關(guān)檔案信息的“橋頭堡”，是機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化與數(shù)字檔案館建設(shè)的“中繼站”，也是檔案信息化建設(shè)的重要節(jié)點(diǎn)。《指南》將數(shù)字檔案室定義為“機(jī)關(guān)在履行職能過程中，運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)對電子檔案和傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字副本等數(shù)字檔案信息進(jìn)行采集、整理、存儲(chǔ)、管理，并通過不同類型網(wǎng)絡(luò)提供共享利用和有限公共檔案信息服務(wù)的檔案信息集成管理平臺(tái)?！痹摱x將數(shù)字檔案室定位為建立在現(xiàn)代信息技術(shù)普遍應(yīng)用的基礎(chǔ)上，將機(jī)關(guān)形成的信息資源以數(shù)字化形式存儲(chǔ)，并進(jìn)行高度有序的組織和整理，為機(jī)關(guān)運(yùn)轉(zhuǎn)、管理和決策提供可靠的信息管理系統(tǒng)和服務(wù)平臺(tái)，為數(shù)字檔案室賦予了全新內(nèi)涵。

相對于日漸成熟的數(shù)字檔案館建設(shè)來說，數(shù)字檔案室的建設(shè)無論在認(rèn)知還是實(shí)踐方面都還存在一定的差距。主要表現(xiàn)在：第一，機(jī)關(guān)檔案部門對數(shù)字檔案室建設(shè)的必要性、緊迫性認(rèn)識(shí)不足，檔案部門在電子文件管理中的邊緣化趨勢十分明顯；第二，數(shù)字檔案室建設(shè)亟須頂層設(shè)計(jì)和整體規(guī)劃，現(xiàn)有數(shù)字檔案室的概念、定位不夠清晰；第三，現(xiàn)有標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的針對性還不夠強(qiáng)，現(xiàn)有標(biāo)準(zhǔn)對“宏觀要求多，具體要求少；涉及單個(gè)問題多，綜合考慮少”，宏觀要求層層下壓，機(jī)關(guān)檔案人員在提出電子檔案管理系統(tǒng)功能的具體需求或具體實(shí)踐時(shí)無法將這些標(biāo)準(zhǔn)要求貫徹其中。

三、數(shù)字檔案室建設(shè)的探索

（一）數(shù)字檔案室是建立在大數(shù)據(jù)基礎(chǔ)上的信息的有序管理和應(yīng)用。檔案的記錄方式從傳統(tǒng)機(jī)械記錄、模擬記錄方式擴(kuò)展到數(shù)字記錄，我國上千年的檔案記載都是采用機(jī)械記錄方式（甲骨、竹簡、絹帛、紙張等），隨著信息技術(shù)的發(fā)展，增加了模擬記錄方式（照片、錄音、視頻等）和以大數(shù)據(jù)為特征的數(shù)字記錄方式（計(jì)算機(jī)二進(jìn)制記錄），模擬和數(shù)字記錄方式的產(chǎn)生對檔案的長期保存和利用價(jià)值帶來顛覆性的變化。數(shù)字檔案室定位是信息管理系統(tǒng)和服務(wù)平臺(tái)，基礎(chǔ)是將檔案中存儲(chǔ)的信息通過數(shù)字采集、掃描識(shí)別、文本和圖像處理等技術(shù)建立單位的數(shù)字資源——電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫（大數(shù)據(jù)）。數(shù)字資源主要來源兩個(gè)部分：增量電子文件的在線采集歸檔和存量檔案的掃描識(shí)別，傳統(tǒng)數(shù)字檔案館的建設(shè)主要是存量檔案的掃描，進(jìn)行目錄數(shù)據(jù)庫的建設(shè)和紙質(zhì)檔案圖像化，對檔案記錄信息的數(shù)值轉(zhuǎn)換較少，制約了檔案信息化發(fā)展的速度。今后數(shù)字檔案室的發(fā)展依賴于增量電子文件的在線采集與歸檔，規(guī)范的數(shù)據(jù)來源是計(jì)算機(jī)自動(dòng)采集數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的整個(gè)業(yè)務(wù)流程、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范固化在數(shù)字檔案室應(yīng)用系統(tǒng)中后，才能實(shí)現(xiàn)真正意義上的大數(shù)據(jù)管理，體現(xiàn)信息化帶來的快捷和便利。

（二）規(guī)范原生電子文件采集是數(shù)字檔案室建設(shè)基礎(chǔ)。信息化時(shí)代，數(shù)字檔案室依附于網(wǎng)絡(luò)而存在，以統(tǒng)一的“數(shù)字”形式存儲(chǔ)各種信息，通過與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的信息交換（歸檔，電子文件被推送、捕獲到電子檔案管理系統(tǒng)）實(shí)現(xiàn)檔案的在線收集、管理和移交，用戶不必“登門造訪”，就可以利用所需信息，加快信息的交流與反饋速度。電子文件形成后，具有歸檔價(jià)值的信息進(jìn)行數(shù)字采集，按照單位業(yè)務(wù)管理需求和擬定的分類標(biāo)準(zhǔn)和保管期限進(jìn)行規(guī)范的存儲(chǔ)管理，建立單位的目錄和全文數(shù)據(jù)庫。電子檔案的管理工作必須依賴電子文件管理系統(tǒng)、電子檔案采集系統(tǒng)、檔案業(yè)務(wù)管理和電子檔案的檢索利用系統(tǒng)而存在。增量電子文件的規(guī)范采集是數(shù)字檔案室建設(shè)基礎(chǔ)，一個(gè)沒有完成基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、電子文件管理系統(tǒng)和相關(guān)業(yè)務(wù)平臺(tái)的單位根本就不可能討論數(shù)字檔案室的建設(shè)工作。

（三）統(tǒng)一部署、整體推進(jìn)是數(shù)字檔案室建設(shè)的有力措施。信息化技術(shù)在檔案管理上的應(yīng)用探索有三個(gè)階段：計(jì)算機(jī)輔助檔案管理、數(shù)字檔案館（室）建設(shè)、智慧檔案館建設(shè)。浙江省數(shù)字檔案館的建設(shè)起步于2003年5月，時(shí)任浙江省委書記的習(xí)近平同志視察省檔案館后提出要求，由浙江省委、省政府統(tǒng)一部署，整體推進(jìn)檔案信息化管理工作?，F(xiàn)已建成浙江省政務(wù)網(wǎng)站，實(shí)現(xiàn)了政務(wù)處理一網(wǎng)通，部分審批文件資料通過網(wǎng)上調(diào)用即可辦理。到2012年，全省8家數(shù)字檔案館（室）通過考核測試，建成1322家，規(guī)范4920家檔案規(guī)范化管理工作，實(shí)現(xiàn)數(shù)字資源的共享。2015年，省委、省政府再次召開全省檔案工作會(huì)議，統(tǒng)一部署安排工作，規(guī)范數(shù)據(jù)的采集管理平臺(tái)及歸檔接口。計(jì)劃十三五期間，實(shí)現(xiàn)全省數(shù)字檔案互通和共享的建設(shè)目標(biāo)。

四、基層數(shù)字檔案室建設(shè)思路

由于檔案管理是系統(tǒng)性工作，需要從硬件、軟件等多個(gè)方面進(jìn)行綜合考慮和設(shè)計(jì)，單位應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，從整體出發(fā)，對檔案條件建設(shè)進(jìn)行整體部署和系統(tǒng)設(shè)計(jì)，將基礎(chǔ)設(shè)施、應(yīng)用系統(tǒng)、制度規(guī)范等建設(shè)進(jìn)行統(tǒng)一部署，按照數(shù)字化檔案發(fā)展思路，分步實(shí)施、逐步實(shí)現(xiàn)。

（一）基礎(chǔ)管理制度化。以解決當(dāng)前檔案庫房不符合要求、設(shè)備設(shè)施老化等為抓手，對檔案管理需求進(jìn)行系統(tǒng)梳理，通過能力建設(shè)項(xiàng)目對檔案庫房進(jìn)行設(shè)計(jì)和重新建設(shè)，首先使檔案庫房硬件設(shè)施達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)要求，同時(shí)為下一步管理優(yōu)化和規(guī)范提供前提條件。在完成檔案庫房建設(shè)基礎(chǔ)上，落實(shí)數(shù)字化檔案部署相關(guān)要求，并輔以對應(yīng)的應(yīng)用系統(tǒng)和制度規(guī)范建設(shè)，分階段、分步驟解決目前檔案管理中的棘手問題，最終實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理模式和管理手段。加強(qiáng)檔案管理制度體系建設(shè)，根據(jù)最新管理要求，對檔案管理類別進(jìn)行識(shí)別、補(bǔ)充，對管理辦法和規(guī)章制度進(jìn)行修訂、完善，對具體管理流程進(jìn)行梳理，明確檔案管理工作思路、要求和方式，明確各級管理部門的權(quán)責(zé)，建立健全檔案管理體系網(wǎng)絡(luò)，做到檔案管理“有法可依、有章可循”。

（二）檔案管理人員專業(yè)化。檔案管理要逐步走向?qū)I(yè)化道路，必須充分發(fā)揮專業(yè)檔案管理人員的主觀能動(dòng)性，促使其在主動(dòng)謀劃和積極作為方面發(fā)揮更大能力，特別是在檔案管理規(guī)劃策劃、計(jì)劃制定、制度編制、工作落實(shí)等方面發(fā)揮更重要作用；根據(jù)檔案管理最新形勢和要求，不斷提高專業(yè)檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平，充分發(fā)揮其對各類人員檔案收集工作的指導(dǎo)和幫助作用；定期組織管理網(wǎng)絡(luò)中各類人員培訓(xùn)，提高歸檔前文件收集整理質(zhì)量，為原生電子檔案的采集、數(shù)字化檔案室建設(shè)創(chuàng)造良好條件。

（三）電子檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)化。中物院電子檔案管理系統(tǒng)已經(jīng)上線運(yùn)行，目前全所使用的主要是目錄查詢功能和檔案專業(yè)人員使用的組卷、編目、報(bào)表等檔案管理功能。系統(tǒng)按院統(tǒng)一設(shè)計(jì)部署，其中“個(gè)人中心”“文件管理”模塊實(shí)現(xiàn)電子文件的收集和管理，需要機(jī)關(guān)各部門和檔案管理部門根據(jù)制度來共同推進(jìn)，將各部門按照職責(zé)權(quán)限在系統(tǒng)中進(jìn)行設(shè)置，建立動(dòng)態(tài)的“檔案管理網(wǎng)絡(luò)”責(zé)任，通過檔案管理系統(tǒng)的“歸檔任務(wù)管理模塊”，進(jìn)行歸檔計(jì)劃編制、歸檔任務(wù)管理、歸檔情況考核等。

（四）庫存檔案數(shù)字化。在基礎(chǔ)設(shè)施、規(guī)章制度和應(yīng)用系統(tǒng)滿足條件的基礎(chǔ)上，試行電子檔案在線采集和借閱。該功能實(shí)現(xiàn)后，制定庫存檔案數(shù)字化指導(dǎo)方案，通過外包和內(nèi)部作業(yè)等方式進(jìn)行庫存檔案的數(shù)字化工作，將數(shù)字化檔案及時(shí)與現(xiàn)有的目錄掛接，最終實(shí)現(xiàn)檔案模式的轉(zhuǎn)型。

（五）原生性電子文件采集規(guī)范化。實(shí)現(xiàn)原生性電子文件的規(guī)范采集是數(shù)字檔案室建設(shè)的基礎(chǔ)。在OA系統(tǒng)中產(chǎn)生的原生性電子文件應(yīng)按照《歸檔文件整理規(guī)則》第七條“歸檔電子文件的整理”要求進(jìn)行整理。整理后的原生電子文件應(yīng)按照《電子文件歸檔管理規(guī)范》及《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》要求，通過“電子文件歸檔與管理系統(tǒng)”進(jìn)行捕獲打包，通過離線或在線導(dǎo)入、進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫。業(yè)務(wù)系統(tǒng)原生電子文件歸檔的最大特點(diǎn)是必須依賴電子文件歸檔功能實(shí)現(xiàn)，但是缺少歸檔功能是目前業(yè)務(wù)系統(tǒng)普遍存在的問題，解決問題的要點(diǎn)主要有兩個(gè)方面：一方面，加強(qiáng)電子文件和電子檔案管理制度建設(shè)。應(yīng)建立健全電子文件歸檔與電子檔案管理制度，明確職責(zé)分工，對電子文件質(zhì)量要求、歸檔范圍、歸檔時(shí)間、歸檔方式、歸檔接口和歸檔程序應(yīng)有明確規(guī)定，為實(shí)現(xiàn)具體業(yè)務(wù)實(shí)施提供保障。在職責(zé)分工方面，應(yīng)由信息化部門和檔案部門協(xié)同完成業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件歸檔功能的設(shè)計(jì)、開發(fā)和實(shí)施，由電子擬辦或業(yè)務(wù)辦理人員基于業(yè)務(wù)系統(tǒng)簡便、無障礙地完成電子文件的分類、保管期限劃分、關(guān)聯(lián)往來電子文件及其組件等前期規(guī)范整理工作。另一方面，建設(shè)滿足電子文件歸檔要求的業(yè)務(wù)系統(tǒng)。支持電子文件歸檔功能需求的系統(tǒng)包括：內(nèi)嵌電子文件分類方案、保管期限表、支持電子文件辦理完畢前或業(yè)務(wù)流程結(jié)束前完成電子文件的整理活動(dòng)，確保電子文件全收集、存儲(chǔ)，強(qiáng)制要求來文和附件的完整性，按照電子檔案格式要求電子文件及其組件：自動(dòng)采集電子文件基本元數(shù)據(jù)；具有關(guān)聯(lián)電子文件及其組件的命名規(guī)則，建立與業(yè)務(wù)系統(tǒng)內(nèi)、外來電子文件的關(guān)聯(lián)；外來紙質(zhì)文件的數(shù)字化；符合歸檔要求的文件生成數(shù)據(jù)包；與電子檔案管理系統(tǒng)的歸檔接口等。

數(shù)字化檔案是未來檔案管理的發(fā)展方向，其重點(diǎn)和核心是隨著檔案的記錄方式的改變，通過信息化手段，科學(xué)有效實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保存、統(tǒng)計(jì)、利用和系統(tǒng)管理。單位應(yīng)系統(tǒng)策劃、統(tǒng)一推進(jìn)，在存量數(shù)字化基礎(chǔ)上，主要解決增量電子文件的接收管理方式，規(guī)范原生性電子文件采集是數(shù)字化檔案室建設(shè)的基礎(chǔ)，統(tǒng)一部署、整體推進(jìn)是數(shù)字檔案室建設(shè)的有力措施。