淺談疾控機(jī)構(gòu)新冠肺炎疫情防控檔案的收集與整理

文/臺州市疾病預(yù)防控制中心 張華紅

2020年伊始，突如其來的新冠肺炎疫情給人們的生產(chǎn)和生活帶來前所未有的影響，各級疾控機(jī)構(gòu)充分發(fā)揮參謀員、偵察員、技術(shù)員、研究員、宣傳員的“五員”作用，沖鋒在抗擊疫情的第一線，默默地為人民群眾筑起了“第一道健康防線”。同時，在抗擊疫情的過程中，也產(chǎn)生了大量具有重要價值的檔案，如何規(guī)范留存這些檔案資料，對于以后的疫情防控工作將起到非常大的借鑒和指導(dǎo)作用。根據(jù)《浙江省檔案局關(guān)于做好全省新冠肺炎疫情防控檔案收集和移交接收工作的指導(dǎo)意見》有關(guān)精神，作為疫情防控檔案主要成員單位，臺州市疾控中心在疫情平穩(wěn)期間開展防疫檔案的收集和整理。檔案工作以圍繞新冠肺炎疫情的獨(dú)特性、防控疫情傳播蔓延、服務(wù)社會的需求等為著力點(diǎn)，履行好檔案管理的職責(zé)和使命，確保檔案資料及時規(guī)范移交。

一、新冠肺炎疫情防控檔案收集的重要意義

（一）疫情防控檔案是見證黨和政府領(lǐng)導(dǎo)人民抗擊疫情的真實(shí)寫照。面對突如其來的嚴(yán)重疫情，黨中央統(tǒng)攬全局、果斷決策，第一時間實(shí)施集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，以非常之舉應(yīng)對非常之事。各級黨委、政府堅(jiān)持把人民生命安全和身體健康放在第一位，領(lǐng)導(dǎo)組織黨政軍民學(xué)，同舟共濟(jì)、科學(xué)防治、精準(zhǔn)施策，因時因勢制定重大戰(zhàn)略策略。臺州市委、市政府也相繼成立了應(yīng)對疫情工作領(lǐng)導(dǎo)小組，建立聯(lián)防聯(lián)控機(jī)制，按照早發(fā)現(xiàn)、早報(bào)告、早隔離、早治療的防控要求，實(shí)事求是、公開透明發(fā)布疫情信息，全力以赴救治患者，不遺漏一個感染者，不放棄每一位病患者，最大程度提高了治愈率、降低了病亡率。及時將總體防控策略調(diào)整為“外防輸入、內(nèi)防反彈”，推動防控工作由應(yīng)急性超常規(guī)防控向常態(tài)化防控轉(zhuǎn)變。各單位、各部門、各方面聞令而動，迅速形成統(tǒng)一指揮、全面部署、立體防控的戰(zhàn)略布局，有效遏制了疫情大面積蔓延，最大限度保護(hù)了全市人民生命安全和身體健康。這其中疫情防控檔案工作發(fā)揮了積極的作用，圖文并茂的照片、畫冊、視頻等檔案記錄了市委、市政府領(lǐng)導(dǎo)親臨一線指揮、科學(xué)防控及關(guān)心關(guān)愛醫(yī)務(wù)工作者的情景，極大地增強(qiáng)了全體疾病預(yù)防控制者戰(zhàn)勝疫情的自信，激發(fā)了疾控人不畏艱難、無私奉獻(xiàn)的工作熱情。

（二）疫情防控檔案是新冠肺炎發(fā)生、發(fā)展和有效遏制的重要記錄。疾控檔案工作是疾病預(yù)防控制體系的重要組成部分，疾控檔案中記錄大量的文書檔案，是疾控事業(yè)發(fā)展的脈絡(luò)，是全體疾控工作者的足跡，也指示著疾控中心今后的工作方向，促進(jìn)了疾控事業(yè)健康可持續(xù)發(fā)展。疾病預(yù)防控制工作需要不斷學(xué)習(xí)新的知識，也需要多種經(jīng)驗(yàn)交流，溫故而知新。疾病預(yù)防控制工作者，在借閱利用檔案的過程中，互相借鑒尋找出疾病預(yù)防控制的方法和手段，并運(yùn)用集體的智慧明晰疾病防控方向，有效提升了工作效率及疾控工作的質(zhì)量和水平。同樣，此次抗擊新冠肺炎疫情檔案的收集內(nèi)容既有反映各地區(qū)、各部門、各單位貫徹上級黨委和政府的決策部署、具體措施、工作預(yù)案、疫情報(bào)告等文件資料，又有疫情病案、防治方法、診斷標(biāo)準(zhǔn)、科技攻關(guān)、環(huán)境衛(wèi)生、流行病學(xué)調(diào)查等醫(yī)療專門材料；既有記錄社會團(tuán)體捐贈財(cái)物以及分配使用情況的圖表資料，又有記錄戰(zhàn)斗在抗擊一線醫(yī)護(hù)人員的聲像、照片資料；既有特殊載體文件及相關(guān)實(shí)物，又有反映英雄模范人物有價值的個人手稿、論文、證書等。形成材料的分散性、復(fù)雜性給收集整理帶來巨大難度。這些在處置突發(fā)公共衛(wèi)生事件中直接形成的、具有保存價值的各種載體檔案,反映了在這一場“沒有硝煙”的戰(zhàn)斗中疫情發(fā)生、發(fā)展的過程及有效防控、遏制的真實(shí)歷史記錄。

（三）疫情防控檔案是助力疾控工作者開展新發(fā)傳染病等研究的有力工具。疫情防控檔案準(zhǔn)確記載了傳染病發(fā)生的時間、地點(diǎn)，以及傳染病患者的年齡、性別、職業(yè)等情況，是研究防控新發(fā)傳染病發(fā)生的第一手資料，是衛(wèi)生行業(yè)專家更全面準(zhǔn)確地分析傳染病的規(guī)律和特點(diǎn)、更有效地做好傳染病等預(yù)防工作的參考，也為政府制定相關(guān)衛(wèi)生政策提供規(guī)律性、科學(xué)性的依據(jù)。實(shí)際工作中，相關(guān)業(yè)務(wù)部門利用疫情防控檔案進(jìn)行分析總結(jié)，果斷采取相應(yīng)措施開展疫情的防控工作，有效提高疫情防控的應(yīng)急反應(yīng)能力。特別是中心綜合檔案室歸檔的抗擊“非典”時留下的各種載體檔案，各類防控預(yù)案、各種防控措施、各類人員分布特點(diǎn)等，為新冠肺炎疫情的防控提供了參考。

（四）疫情防控檔案是提高公眾對公共衛(wèi)生安全的科學(xué)防范意識的載體。疾控檔案把有關(guān)疾病的發(fā)生、傳播、控制過程及生命健康保護(hù)案例記錄保存下來，既有群體的也有個案的，對疫情防控檔案應(yīng)收盡收，并通過多種檔案編研方式，深挖檔案資源，匯編成冊、編寫防疫史志，形成一個個疫情流行趨勢、疾病控制專題等。這些資料通過疫情專報(bào)、健康公告、健康宣教、專題展覽等各種形式發(fā)布，向上上報(bào)市衛(wèi)健委、市政府，向下推向基層、推向大眾。它是健康指南，能夠指導(dǎo)群眾正確認(rèn)識傳染疾病，珍愛生命、關(guān)注健康，提高自我的保健意識，并采取科學(xué)的防控措施；它是安全警示，能切實(shí)增加全民公共衛(wèi)生安全意識，積極投身黨委、政府主導(dǎo)的各項(xiàng)疫情防控措施中去。

二、新冠肺炎疫情防控檔案的特性

（一）時間急、要求高，檔案及時轉(zhuǎn)交是一項(xiàng)重要的政治任務(wù)。類似于“非典”的猝不及防，新冠肺炎疫情是在人們毫無思想準(zhǔn)備的情況下發(fā)生的。此時，包括檔案工作在內(nèi)的各項(xiàng)應(yīng)急處置都面臨時間倉促、頭緒繁多等問題，檔案的形成、收集等具體工作易出現(xiàn)顧此失彼、忙中出亂的被動局面，幾個環(huán)節(jié)的疏忽或延誤，對于檔案來說都很可能造成無法彌補(bǔ)、難以估量的后果。同時，新冠肺炎疫情防控檔案收集整理有明確的時間節(jié)點(diǎn)和規(guī)范移送要求，時間非常急、要求很高，省、市檔案局部門及市衛(wèi)健委都有明確的工作質(zhì)量控制要求。為此，為保證檔案的及時轉(zhuǎn)交，須切實(shí)提高思想認(rèn)識，以落實(shí)政治責(zé)任的要求，強(qiáng)化政治自覺和責(zé)任擔(dān)當(dāng)，以“為黨管檔、為國守史、為民服務(wù)”的高度負(fù)責(zé)態(tài)度和歷史使命擔(dān)當(dāng)，立足單位工作實(shí)際，層層落實(shí)新冠肺炎疫情防控檔案的建檔、歸檔責(zé)任。

（二）新病種、新考驗(yàn)，檔案歸屬突發(fā)公共衛(wèi)生事件收集范疇。2005年5月7日，國務(wù)院頒布的《突發(fā)公共衛(wèi)生事件應(yīng)急條例》明確指出，突發(fā)公共衛(wèi)生事件主要是指突然發(fā)生、造成或者可能造成社會公眾健康嚴(yán)重?fù)p害的重大傳染病疫情、群體性不明原因疾病、重大食物和職業(yè)中毒以及其他嚴(yán)重影響公眾健康的事件。新冠肺炎疫情屬新的傳染病種，且事發(fā)突然、涉及面廣、不確定性強(qiáng)等，符合突發(fā)公共衛(wèi)生事件特點(diǎn)。疫情防控檔案管理也應(yīng)按突發(fā)公共衛(wèi)生事件的要求進(jìn)行收集和整理。突發(fā)公共衛(wèi)生事件應(yīng)急工作是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，檔案形成的渠道多、涉及面廣、門類繁雜。檔案分類是多角度、多層次的分類，分類方法比較復(fù)雜?？梢愿鶕?jù)檔案形成者、檔案內(nèi)容性質(zhì)、檔案載體形式、檔案記錄信息形式、檔案記錄信息時間以及檔案所有權(quán)形式等進(jìn)行分類。分類方法在檔案管理、提供利用方面都有特殊性。新冠肺炎疫情檔案涉及行政、業(yè)務(wù)、科研、財(cái)會、設(shè)備等多種門類，在檔案分類時要求不影響其系統(tǒng)性，否則將會對查考利用帶來不便。同時，2021年1月1日起正式修訂實(shí)施的《中華人民共和國檔案法》也明確要求加強(qiáng)對突發(fā)公共衛(wèi)生事件應(yīng)對活動相關(guān)檔案的研究整理和開發(fā)利用，為應(yīng)對突發(fā)事件提供文獻(xiàn)參考和決策支持，為新冠肺炎疫情防控檔案收集、整理、保護(hù)、利用等工作機(jī)制構(gòu)建了法律支持和保障。

（三）涉面廣、內(nèi)容雜，做好檔案收集整理是一項(xiàng)系統(tǒng)的工程。在處置新冠疫情時，全體疾控工作者，處于高度忙碌和緊張狀態(tài)，把重點(diǎn)放在組織與協(xié)調(diào)各方力量落實(shí)防控措施上，形成的各種載體的檔案信息比較分散，內(nèi)容多、范圍廣，且具有碎片化的特點(diǎn)。疾控機(jī)構(gòu)疫情防控檔案的收集來自黨政辦、傳染病防制科、健教科、檢驗(yàn)科等各個科室和部門，收集鏈條長、檔案特點(diǎn)不一。為此，必須將此作為單位的一項(xiàng)系統(tǒng)工程來抓，作全面動員，增強(qiáng)全員的檔案意識，做好各部門、各環(huán)節(jié)的協(xié)調(diào)配合，以確保檔案工作的順利推進(jìn)。

三、新冠肺炎疫情防控檔案收集整理的措施

（一）對標(biāo)，明確檔案的收集范圍與標(biāo)準(zhǔn)。根據(jù)《浙江省檔案局關(guān)于做好全省新冠肺炎疫情防控檔案收集和移交接收工作的指導(dǎo)意見》文件精神及臺州市檔案局、臺州市衛(wèi)健委的統(tǒng)一要求及《新冠肺炎疫情防控工作文件材料歸檔范圍》《新冠肺炎疫情防控檔案數(shù)字復(fù)制件移交接收業(yè)務(wù)規(guī)范》等，結(jié)合本單位突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案歸檔實(shí)際，初步明確了本單位檔案的收集范圍與標(biāo)準(zhǔn)，確定在這次疫情防控工作中直接形成的有保存和參考利用價值的各類載體的記錄（包括紙質(zhì)材料、圖片、聲像、電子文件和實(shí)物等），均應(yīng)納入收集歸檔范圍。同時，針對疫情防控材料涉及門類廣、來源復(fù)雜、載體繁多，歸檔范圍無法一次性界定等實(shí)際情況，實(shí)施收集范圍及標(biāo)準(zhǔn)的動態(tài)調(diào)整，確保疫情防控工作推進(jìn)到哪里，檔案工作就跟進(jìn)到哪里。

（二）對表，堅(jiān)持原則切實(shí)做到應(yīng)歸盡歸。首先，堅(jiān)持系統(tǒng)性的原則。對新冠疫情防控資料進(jìn)行了系統(tǒng)的分類，明確了責(zé)任科室。如辦公室主要負(fù)責(zé)疫情防控工作的文件、通知、批示、公告、通知、通報(bào)、講話材料、領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)及疫情處置工作的各類重要會議通知、議程、決議、紀(jì)要、音視頻和圖片等資料；傳染病防制科主要負(fù)責(zé)防控工作過程中生成的各種工作方案、預(yù)案、疫情分析報(bào)告、疫情統(tǒng)計(jì)報(bào)表、疫情通報(bào)材料、各類疫情簡報(bào)、大事記、工作總結(jié)、匯報(bào)材料、宣傳表彰材料等材料；黨辦負(fù)責(zé)各科室疫情防控志愿者組織及活動，防疫人員援鄂及各種先進(jìn)事跡宣傳的材料，黨支部、各級黨員干部發(fā)揮先進(jìn)模范作用的檔案；后勤保障科負(fù)責(zé)疫情防控工作相關(guān)物資保障、生產(chǎn)和生活保障等后勤保障工作形成的文件材料；檢驗(yàn)科主要負(fù)責(zé)核酸檢測、實(shí)驗(yàn)室質(zhì)量控制等資料；其他各科室也收集與整理與疫情防控工作有關(guān)的具有保存價值的資料的收集與整理。系統(tǒng)分類的整理確保了后期查找資料時能夠有規(guī)律可循和查詢利用。其次，堅(jiān)持真實(shí)性的原則。真實(shí)性是檔案價值的保證。新冠疫情防控要求高，產(chǎn)生的信息量大，檔案紛繁復(fù)雜。如果不能保證信息收錄的真實(shí)性，將會給后期檔案管理帶來非常大的麻煩。所以在檔案歸檔之前，對于各類消息要進(jìn)行一定的篩選，對有些信息量小且沒有利用價值的信息進(jìn)行鑒定，把握好質(zhì)量和數(shù)量的關(guān)系，以免造成不必要的浪費(fèi)。同時，針對突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案有相當(dāng)一部分涉及國家秘密和患者個人隱私，為此，在檔案整理過程中強(qiáng)調(diào)切實(shí)注意安全保密。再次，堅(jiān)持及時性的原則。由于新冠肺炎的突然性，每一階段的疫情防控措施有不同的特點(diǎn)，如果不能及時地進(jìn)行信息收錄，那么以后再收集信息的難度就加大了，而且真實(shí)性的鑒定也會出現(xiàn)一系列的問題。所以要求各檔案收集部門及人員主動出擊，不但注重檔案收集的覆蓋面，做到“應(yīng)收盡收”，更要重視歸檔材料的價值性，做到真實(shí)、及時，“應(yīng)歸盡歸”。

（三）對接，認(rèn)真做好檔案收集整理指導(dǎo)。中心辦公室及綜合檔案室充分發(fā)揮綜合協(xié)調(diào)作用。對外，由于在疾控機(jī)構(gòu)，專業(yè)的檔案管理人員十分缺乏，且工作人員大多是衛(wèi)生專業(yè)出身，對檔案整理、收集工作的標(biāo)準(zhǔn)、格式等掌握不全，使收集整理本單位的疫情防控檔案顯得捉襟見肘，各科室因本職工作繁忙，會出現(xiàn)人手不足或調(diào)動頻繁的局面。為此，我們積極派遣專業(yè)檔案人員參加上級部門的培訓(xùn)，邀請市檔案局、市衛(wèi)健委檔案業(yè)務(wù)骨干來中心指導(dǎo)疫情防控檔案收集的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、要求等工作。并將在檔案收集過程中產(chǎn)生的問題和疑問等向?qū)I(yè)人士請教，促進(jìn)疫情防控檔案收集和利用的順利推進(jìn)。對內(nèi)，牽頭成立了新冠疫情檔案工作臨時協(xié)調(diào)組織，多次召開職能科室檔案工作協(xié)調(diào)會，要求各科室科主任過問、把關(guān)，及時充實(shí)、加強(qiáng)兼職檔案員力量，確保檔案收集工作按期推進(jìn)、如期完成。同時，對兼職檔案人員進(jìn)行全面宣傳貫徹及業(yè)務(wù)培訓(xùn)，在全中心開展了廣泛征集新冠肺炎疫情防控工作相關(guān)的檔案資料活動，發(fā)動全體干部職工樹立檔案意識，在確保安全的前提下及時留存疫情防控相關(guān)資料等，取得了較好的效果，為全面完成檔案工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

四、新冠肺炎疫情防控檔案收集整理的體會

（一）領(lǐng)導(dǎo)重視、全員參與是前提。中心把疫情防控作為最重要的政治任務(wù)來抓，并把疫情防控檔案工作納入疫情防控的主要內(nèi)容，主要領(lǐng)導(dǎo)多次多場合強(qiáng)調(diào)疫情檔案收集整理的重要性，要求工作留跡、留痕，為以后更有效地開展疫情防控工作打下基礎(chǔ)。分管領(lǐng)導(dǎo)過問、協(xié)調(diào)，要求收集管理抓細(xì)抓實(shí)。全員干部職工全面發(fā)動，積極參與培訓(xùn)及實(shí)際收集整理工作，確保中心在疫情防控和復(fù)工復(fù)產(chǎn)過程中形成的各類檔案得到及時有效收集和安全保管，并向市檔案館如期移交。

（二）責(zé)任擔(dān)當(dāng)、規(guī)范整理是關(guān)鍵。在疫情防控中，全體疾控人員奮斗在抗擊疫情的第一線，面對繁重的工作任務(wù)和壓力，幾乎每一位疾控人都展示了無懼、無畏的責(zé)任擔(dān)當(dāng)，正因?yàn)橛羞@樣的責(zé)任擔(dān)當(dāng)和戰(zhàn)勝疫情的信心，使得疫情防控檔案工作與疫情防控工作同步開展，防疫檔案收集工作不因?yàn)榭挂呷蝿?wù)繁重而中斷，檔案工作按照“誰生成、誰歸檔”的責(zé)任要求有序推進(jìn)。同時，臨時協(xié)調(diào)小組按疫情發(fā)展的程度和檔案上報(bào)節(jié)點(diǎn)的要求，定期開展檔案自查、互查、交流、指導(dǎo)、監(jiān)督，充分發(fā)揮檔案團(tuán)隊(duì)力量。形成上下積極配合、協(xié)作聯(lián)動、高效履職的良好工作氛圍，推動疫情防控檔案的規(guī)范實(shí)施。

（三）邊整邊研、完善機(jī)制是保證。由于新冠肺炎的突發(fā)性、特殊性，給檔案收集工作帶來極大的挑戰(zhàn)。在實(shí)際工作中，我們根據(jù)疫情的發(fā)生、發(fā)展，疫情響應(yīng)級別及疫情防控方案的不斷更新，切實(shí)做到邊整邊研，不斷修正檔案的收集更新方案，確保了檔案收集的真實(shí)有效。同時，新冠疫情帶給我們一個啟示，就是要建立完善的突發(fā)事件檔案收集管理應(yīng)急機(jī)制。為此，我們對檔案管理制度進(jìn)行了全面梳理，進(jìn)一步修訂規(guī)范了突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案收集整理辦法，清理廢止了一些不適用的現(xiàn)行使用的規(guī)定，以使今后在面臨各類突發(fā)事件的檔案收集過程中心中有底，忙而不亂。同時，我們同步完善了新冠疫情檔案的借閱利用規(guī)定，加快檔案信息化建設(shè)步伐，積極構(gòu)建檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系，確保檔案信息能夠得到全程管理，真正發(fā)揮檔案開發(fā)利用的價值。