論事業(yè)單位檔案規(guī)范化與標準化建設

文/新疆維吾爾自治區(qū)特種設備檢驗研究院 李蘭蘭

事業(yè)單位是國家設置的帶有一定公益性質(zhì)的機構(gòu)，其宗旨是為社會服務。隨著社會的不斷發(fā)展，事業(yè)單位的業(yè)務范圍與日俱增，檔案管理的體量和規(guī)模都在不斷增加。而檔案規(guī)范化與標準化建設起著十分關鍵的作用，制定相關標準管理的制度，不僅可以提高檔案管理工作的整體質(zhì)量和效率，還能加快實現(xiàn)檔案工作的規(guī)范化、標準化管理，使我國檔案工作系統(tǒng)化運行。

一、檔案規(guī)范化與標準化建設的發(fā)展歷程

新中國成立前期，舊政權檔案和革命歷史檔案以及黨的建設所產(chǎn)生的各項檔案紛涌而來。面臨如此艱巨任務，黨和政府高度重視，為加強對檔案工作集中統(tǒng)一管理，規(guī)范文件格式要求和保管期限，有關部門于1950年制定和實施了檔案管理的標準，但此時的檔案成分較為單一、記錄的范圍與種類也較窄，因此對標準化的要求相對不高。時間來到改革開放時期，此時黨和國家的工作重心轉(zhuǎn)移到了經(jīng)濟建設上，檔案工作規(guī)范化與標準化的管理日益緊迫。1979年《中華人民共和國標準化管理條例》由國務院頒布實施，同年12月，國家檔案局提出檔案標準化，這一階段規(guī)范化與標準化建設的組織機構(gòu)也進一步建立和健全。1983年，全國檔案工作標準化領導小組成立，同時下設檔案著錄、檔案分類檢索、名詞術語的專門小組，分別負責起草相關的標準，這一階段的檔案規(guī)范化與標準化體系的框架初步建立，為之后的具體實踐提供了指導。1991年3月，發(fā)布了《檔案工作標準體系表》，體系表將檔案工作標準劃分為三大部分，其核心部分是業(yè)務標準，還包括基礎標準和業(yè)務技術標準兩大部分。據(jù)了解，至1997年，90%左右已出臺的標準與將要出臺標準是按照該體系表規(guī)定的標準制定的，但是也逐漸出現(xiàn)標準項目申報和制定各行其是、分散交叉的問題，規(guī)范化與標準化建設工作再次受到關注。2001年，中國國家標準化管理委員會（SAC）對中國的標準工作進行管理，對全國不同專業(yè)起草的各種標準進行規(guī)范化管理。2002年，《全國檔案信息化建設實施綱要》由國家檔案局頒布實施，檔案規(guī)范化與標準化建設被納入工作重點，同時在調(diào)研的基礎上修訂標準體系表，該階段為了加強與國際檔案的對接，還積極參與國際檔案規(guī)范化與標準化的相關工作。2015年，國務院辦公廳發(fā)布《國家標準化體系建設發(fā)展規(guī)劃2014～2020年》，標志著中國規(guī)范化與標準化改革向深層次推進。到目前為止，檔案規(guī)范化與標準化體系已基本形成，檔案管理工作有條不紊地進行。與此同時，檔案工作的范圍也逐步擴寬，檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)也日益規(guī)范。

二、檔案規(guī)范化與標準化的結(jié)構(gòu)分析

檔案規(guī)范化與標準化的結(jié)構(gòu)是指檔案資料以及管理方式的內(nèi)在有機聯(lián)系性，檔案資料不應雜亂無序地堆積，而應按照一定的標準進行邏輯組合，成熟的規(guī)范化與標準化的結(jié)構(gòu)應具備合理的層級分類、數(shù)量比例及時間記錄。結(jié)構(gòu)層次不僅要統(tǒng)籌檔案管理工作的每一個環(huán)節(jié)，還要指定檔案分類的優(yōu)先級別，并按該優(yōu)先級整理檔案資料，使檔案信息有梯度、有重點，相互之間可以補充配合，進行檢索時一目了然。

首先是層次結(jié)構(gòu)。事業(yè)單位檔案分為文書檔案、會計檔案、科技檔案、城建檔案、業(yè)務檔案等，均在層級結(jié)構(gòu)上得以體現(xiàn)，層級結(jié)構(gòu)與樹結(jié)構(gòu)類似，不僅可以明確檔案的分類范圍，避免分類的重復或遺漏，同時也能實現(xiàn)不同層級標準之間的繼承和互補，使檔案規(guī)范化與標準化管理工作更加得心應手。其次是性質(zhì)結(jié)構(gòu)。根據(jù)檔案管理的性質(zhì)可以將事業(yè)單位檔案管理的標準分為業(yè)務標準和基礎標準，業(yè)務標準是檔案規(guī)范化管理的核心，它對于檔案資源的科學管理具有重要意義，基礎標準是指具有一定規(guī)則和通用性的標準，主要包括檔案的編制規(guī)則、劃分標準以及統(tǒng)計標準等等。最后是流程結(jié)構(gòu)。流程結(jié)構(gòu)主要體現(xiàn)在時間性上，檔案資料的生命周期是指檔案資料從形成到銷毀或永久保存的過程，該周期可以分為若干子過程，包括檔案資料的收集、整理、匯總、統(tǒng)計、開發(fā)利用等，對于檔案規(guī)范優(yōu)化與標準化，每個環(huán)節(jié)質(zhì)量職能的落實和各環(huán)節(jié)間的協(xié)調(diào)都關系著規(guī)范化、標準化目標的實現(xiàn)，因此，流程結(jié)構(gòu)對檔案標準體系全過程進行計劃、組織和協(xié)調(diào)有著重要意義。

三、檔案規(guī)范化與標準化存在的問題

（一）檔案規(guī)范化與標準化的專業(yè)人才匱乏。檔案管理人員的素質(zhì)水平對檔案規(guī)范化工作有著十分重要的影響，但就目前的事業(yè)單位檔案管理人才來說，有以下不足：首先，缺乏一定理論功底和實踐經(jīng)驗；其次，對待檔案管理工作的意識不足，工作態(tài)度和責任意識也比較欠缺。而且，現(xiàn)今的檔案標準化人才大多數(shù)被集中在國家檔案管理部門從事宏觀的檔案規(guī)范標準化制定，導致各地方標準化人才不足，從而導致檔案具體標準化細節(jié)的制定和實施的專業(yè)人才素質(zhì)不足。

（二）檔案規(guī)范化與標準化缺乏科學的指導。目前，事業(yè)單位的檔案規(guī)范與標準化的制定往往沒有經(jīng)過多方面的咨詢與探討，缺乏科學的論證，由此制定出來的檔案規(guī)范化標準很容易造成不同地區(qū)的事業(yè)單位在檔案管理時出現(xiàn)標準矛盾、結(jié)構(gòu)松散、缺乏協(xié)調(diào)性的問題，而且同一地區(qū)的事業(yè)單位也會因為檔案管理時間不同而產(chǎn)生較大差異。這樣的規(guī)范與標準化體系不僅導致重復立項，造成功能出現(xiàn)差異，還極易造成檔案規(guī)范管理模式的混亂以及信息孤島現(xiàn)象，嚴重影響檔案的規(guī)范化與標準化建設。而且，相同的內(nèi)容在不同的標準中描述不一致或者重復描述的現(xiàn)象也時有發(fā)生。本質(zhì)上這些細小的差別沒有太大的影響，但卻會讓人產(chǎn)生不同的理解，進而造成檔案管理的混亂。因此加強檔案標準體系的頂層設計與科學規(guī)劃是十分必要的。

（三）檔案規(guī)范化與標準化存在標準更新滯后的問題。阻礙檔案規(guī)范化與標準化建設的一個最重要的問題便是標準的更新滯后問題。絕大多數(shù)檔案規(guī)范化標準在設定之時，均能很好地解決當時的管理現(xiàn)狀，但隨著實踐的不斷發(fā)展，當時的標準反倒成為檔案工作建設的阻礙。目前，檔案標準過時的問題主要分兩種情況：一是檔案標準框架過時。一開始的檔案收集與歸檔標準可能僅僅局限于文字方面，但隨著信息化在檔案管理工作上的應用，檔案資料的收集愈加多元化，若是依舊不愿變革或者變革時間過慢，均會導致檔案資源的使用存在偏差，對工作效率也會有很大的影響。二是部分檔案內(nèi)容過時。比如《電子文件歸檔與管理規(guī)范》中規(guī)定“以MPEG、AVI作為視頻和多媒體電子文件的通用格式”，但數(shù)字化技術的更新日新月異，標準體系中規(guī)定的格式或許早已與實際脫軌。

四、檔案規(guī)范化與標準化建設對策與建議

（一）培養(yǎng)檔案規(guī)范化與標準化的高素質(zhì)人才。各行各業(yè)的發(fā)展進步均離不開高素質(zhì)的人才。首先，事業(yè)單位應加強對檔案規(guī)范化與標準化人才的政策鼓勵，促使更多的人才愿意從事基礎檔案工作的標準化研究。同時單位還應增加對高素質(zhì)人才的資金鼓勵和平時的福利待遇保障，讓他們有足夠的歸屬感并且愿意為之奮斗終身。其次，對檔案管理的基層人員，也應定期進行培訓，橫向上大致了解檔案規(guī)范化的全過程，縱向上對自己管理的小方向要有足夠的認知和理解。最后，應該保證標準化研究有足夠的經(jīng)費，這是開展檔案規(guī)范化與標準化建設的必要保障。

（二）加強檔案規(guī)范化與標準化的科學規(guī)劃。事業(yè)單位檔案規(guī)范化標準應該具備宏觀上統(tǒng)籌有序、動態(tài)協(xié)調(diào)，微觀上基礎專業(yè)、針對性強的特性，不僅要符合國家檔案局制定的大方向上的準則，體現(xiàn)出集中統(tǒng)一的路線，還要盡力滿足部門內(nèi)部以及與其他領域標準化的聯(lián)系。對于標準的制定一定要做到先專業(yè)后基礎，所謂基礎是指檔案規(guī)范化與標準化的基礎性準則，具有通用性強、普及性廣的特點，而專業(yè)是指各個專業(yè)領域獨特的特點與準則。只有當所有專業(yè)領域的標準被充分歸納提煉之后，才能形成普遍通用、無標準矛盾的基礎性通用準則。

（三）完善檔案規(guī)范化與標準化的更新制度。針對檔案規(guī)范化與標準化更新滯后的問題，最好的解決方式便是建立一個動態(tài)維護機制。該問題產(chǎn)生的根源說到底便是檔案標準化制定完成后想一勞永逸，沒有緊跟時代的進步，因此事業(yè)單位應建立檔案標準化反饋小組，將各領域工作人員反饋的問題進行討論審核，在保證檔案標準化相對穩(wěn)定的同時，及時更新規(guī)范化準則，但最好形成一個變更周期，否則極易造成工作人員來不及了解新的標準而導致工作出現(xiàn)紕漏的問題。同時，也應明確一點，雖然隨著信息技術的快速發(fā)展，許多標準可能很短時間內(nèi)便與實際情況脫軌，但有關工作可以根據(jù)實際情況制定一些規(guī)范，沒必要所有的變更都上升為標準。

五、結(jié)論

綜上所述，檔案管理工作是事業(yè)單位健康發(fā)展中不可或缺的核心環(huán)節(jié)，因此，檔案的規(guī)范化與標準化對事業(yè)單位的工作有著積極重要的影響。要想做好檔案規(guī)范化工作，必定離不開檔案標準化。本文首先介紹了建國以來檔案規(guī)范化與標準化建設的發(fā)展歷程；其次對檔案規(guī)范化與標準化的結(jié)構(gòu)要素進行了著重的剖析；最后指出了目前檔案規(guī)范化與標準化存在的問題，并提出了針對性的發(fā)展對策和建議。