信息化時(shí)代機(jī)關(guān)文書檔案管理

文/衡陽(yáng)市軍隊(duì)離退休干部服務(wù)中心 李清

就目前來(lái)看，社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平逐步提高，在推進(jìn)機(jī)關(guān)文書檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程中，相關(guān)部門沒(méi)有協(xié)調(diào)好傳統(tǒng)機(jī)關(guān)文書檔案管理工作與檔案信息化建設(shè)工作之間的內(nèi)在聯(lián)系，沒(méi)有切實(shí)認(rèn)識(shí)到信息化管理的重要性。時(shí)代發(fā)展需求和員工能力水平存在一定程度的矛盾，導(dǎo)致遺留下來(lái)的信息化管理問(wèn)題眾多，增加了相關(guān)部門的工作難度。隨著發(fā)展矛盾的積累，機(jī)關(guān)文書檔案信息化建設(shè)工作更顯落后，既不利于事業(yè)單位機(jī)關(guān)文書檔案管理體系的運(yùn)行，也不利于信息技術(shù)部門展開文書檔案信息化建設(shè)工作，導(dǎo)致新時(shí)代機(jī)關(guān)文書檔案管理工作陷入被動(dòng)局面。想要利用計(jì)算機(jī)做好機(jī)關(guān)文書檔案信息化建設(shè)工作，信息技術(shù)要與日常檔案管理工作相結(jié)合，機(jī)關(guān)文書檔案信息化建設(shè)工作必須處理好新型機(jī)關(guān)文書檔案管理方法和傳統(tǒng)機(jī)關(guān)文書檔案管理方法的沖突。就現(xiàn)階段事業(yè)單位機(jī)關(guān)文書檔案管理實(shí)際情況看，需要打破傳統(tǒng)檔案管理存在的限制，發(fā)現(xiàn)機(jī)關(guān)文書檔案管理在發(fā)展中遇到的問(wèn)題，及時(shí)解決在發(fā)展過(guò)程中遇到的問(wèn)題，創(chuàng)新機(jī)關(guān)文書檔案管理工作機(jī)制，將計(jì)算機(jī)管理技術(shù)融入機(jī)關(guān)文書檔案管理工作中，運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理加速機(jī)關(guān)文書檔案信息化建設(shè)，奠定機(jī)關(guān)文書檔案管理工作的基礎(chǔ)。

一、機(jī)關(guān)文書檔案信息化建設(shè)存在的問(wèn)題

（一）信息技術(shù)發(fā)展迅速，信息化建設(shè)工作不規(guī)范。我國(guó)檔案事業(yè)面臨著信息化技術(shù)未全面應(yīng)用的局面，計(jì)算機(jī)管理方法在落實(shí)中遇到障礙，員工適應(yīng)傳統(tǒng)的機(jī)關(guān)文書檔案管理模式，對(duì)計(jì)算機(jī)管理方法認(rèn)識(shí)不足。機(jī)關(guān)文書檔案信息化管理工作要解決這些難題，首先要改變?cè)趥鹘y(tǒng)工作模式下遺留的舊思維，改變對(duì)計(jì)算機(jī)管理方式的認(rèn)識(shí)，并在不斷實(shí)踐中對(duì)機(jī)關(guān)文書檔案信息化建設(shè)工作進(jìn)行必要的更新和補(bǔ)充，并與傳統(tǒng)機(jī)關(guān)文書檔案管理工作進(jìn)行對(duì)比，總結(jié)發(fā)展問(wèn)題，為未來(lái)檔案管理提供數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，分析當(dāng)前檔案管理的數(shù)據(jù)，總結(jié)信息化建設(shè)經(jīng)驗(yàn)。

（二）計(jì)算機(jī)管理機(jī)制不夠完善。機(jī)關(guān)文書檔案信息化建設(shè)問(wèn)題是阻礙檔案管理工作發(fā)展的一個(gè)重要因素，打破當(dāng)前機(jī)關(guān)文書檔案管理工作存在的局限，需要建立完善的計(jì)算機(jī)管理機(jī)制，單純的登記備案工作已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)新時(shí)代機(jī)關(guān)文書檔案管理工作的要求，不能夠徹底消除制約發(fā)展的不利因素。對(duì)此，應(yīng)該建立一套完善的管理機(jī)制、科學(xué)的信息化機(jī)關(guān)文書檔案管理體系，保障機(jī)關(guān)文書檔案管理工作在時(shí)代背景下取得更高層面的發(fā)展。制定科學(xué)的計(jì)算機(jī)管理體系，做好事業(yè)單位信息化機(jī)關(guān)文書檔案管理工作，才能更加高效地完成機(jī)關(guān)文書檔案信息化建設(shè)任務(wù)。

（三）信息技術(shù)利用程度低。以往開展的機(jī)關(guān)文書檔案管理工作，大多數(shù)不能按照信息化建設(shè)規(guī)范化的要求，沒(méi)有形成完整的電子機(jī)關(guān)文書檔案，信息化機(jī)關(guān)文書電子檔案不完善，無(wú)法保障機(jī)關(guān)檔案發(fā)揮出最大的機(jī)制。信息利用程度低，源于沒(méi)有全面挖掘信息技術(shù)的利用價(jià)值。在將來(lái)的工作中，要進(jìn)一步領(lǐng)悟信息技術(shù)的管理方法，提高信息化技術(shù)水平的利用程度，促進(jìn)機(jī)關(guān)文書檔案管理工作發(fā)展。

二、以計(jì)算機(jī)管理加速檔案信息化建設(shè)的方法

（一）提高計(jì)算機(jī)管理的應(yīng)用意識(shí)。機(jī)關(guān)文書檔案管理信息化建設(shè)要落實(shí)在每個(gè)應(yīng)用環(huán)節(jié)，工作人員在文書檔案管理過(guò)程中，要注重信息手段的使用意識(shí)，把握工作時(shí)的意識(shí)形態(tài)，意識(shí)形態(tài)直接決定了機(jī)關(guān)文書檔案管理信息化建設(shè)的工作質(zhì)量。對(duì)相應(yīng)的管理人才，信息技術(shù)部門要加大培養(yǎng)力度，提高管理人員的責(zé)任意識(shí)，加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)的利用能加速機(jī)關(guān)文書檔案管理的認(rèn)知，確保相關(guān)人員保質(zhì)保量地完成機(jī)關(guān)文書檔案管理工作。

（二）健全科學(xué)的計(jì)算機(jī)管理體系。機(jī)關(guān)單位要分析傳統(tǒng)檔案管理中的漏洞和限制發(fā)展的因素，結(jié)合當(dāng)前的工作現(xiàn)狀進(jìn)行整理和歸納，制定符合企業(yè)發(fā)展的計(jì)算機(jī)管理體系，將在工作中已經(jīng)完善的地方補(bǔ)充到下一階段信息化檔案建設(shè)工作體系中，通過(guò)不斷的工作實(shí)踐，健全計(jì)算機(jī)機(jī)關(guān)文書檔案管理體系，制定出符合單位實(shí)際情況的管理制度，完善科學(xué)管理機(jī)制，進(jìn)一步規(guī)范機(jī)關(guān)文書檔案信息化建設(shè)工作。

（三）豐富機(jī)關(guān)文書檔案管理手段。隨著信息技術(shù)發(fā)展水平日益提高，越來(lái)越多的高科技信息技術(shù)應(yīng)用到各行各業(yè)，在機(jī)關(guān)文書檔案管理領(lǐng)域，進(jìn)一步提高信息化檔案建設(shè)進(jìn)程，要有意識(shí)地在日常的工作中應(yīng)用多樣化的信息管理技術(shù)，最大限度地提高工作質(zhì)量和工作強(qiáng)度，簡(jiǎn)化繁瑣的工作流程，進(jìn)行檔案資源的整合；通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，進(jìn)一步擴(kuò)大檔案信息的重要價(jià)值，產(chǎn)生更多的應(yīng)用效力。

（四）加強(qiáng)文書檔案信息資源建設(shè)?，F(xiàn)階段的檔案管理信息化建設(shè)并不完全，依舊沿襲傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的形式，改變檔案管理的現(xiàn)狀前提是整合檔案信息資源，加強(qiáng)對(duì)檔案信息的資源建設(shè)，實(shí)現(xiàn)文書檔案信息化管理。同時(shí)要注重各部門協(xié)調(diào)配合集中力量，通過(guò)廣泛的交流，互相學(xué)習(xí)現(xiàn)代化的信息技術(shù)手段，在檔案建設(shè)過(guò)程中提出新的工作方法，總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)，為日后機(jī)關(guān)文書檔案信息化管理工作奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

三、信息化時(shí)代機(jī)關(guān)文書檔案管理工作實(shí)踐

在機(jī)關(guān)文書檔案管理工作創(chuàng)新的基礎(chǔ)上，要勇于進(jìn)行一些管理工作方面的實(shí)踐，通過(guò)創(chuàng)新產(chǎn)生的新方法、新制度及時(shí)運(yùn)用于當(dāng)前機(jī)關(guān)文書檔案管理工作中；通過(guò)實(shí)踐來(lái)更好地挖掘機(jī)關(guān)文書檔案中的價(jià)值，建立符合單位實(shí)際情景的科學(xué)管理體系。

（一）完善大數(shù)據(jù)機(jī)關(guān)文書檔案管理制度。新時(shí)代的機(jī)關(guān)文書檔案管理工作，要健全對(duì)機(jī)關(guān)文書檔案管理工作的相關(guān)制度和相關(guān)體系。相關(guān)部門在機(jī)關(guān)文書檔案管理工作中，要規(guī)范機(jī)關(guān)文書檔案登記工作，對(duì)檔案保管期限進(jìn)行嚴(yán)格要求。除了對(duì)當(dāng)前階段管理工作建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)制度外，應(yīng)及時(shí)制定下一階段的工作預(yù)案，對(duì)在管理過(guò)程中出現(xiàn)的漏洞及時(shí)反饋，協(xié)調(diào)好單位各部門，共同解決出現(xiàn)的困難。

（二）推動(dòng)機(jī)關(guān)文書檔案管理部門的信息化建設(shè)。信息化手段利用水平的高低決定了信息化建設(shè)程度的高低。要通過(guò)信息化技術(shù)來(lái)進(jìn)一步培養(yǎng)機(jī)關(guān)文書檔案管理工作人員的職業(yè)技能，相關(guān)管理人員要具備使用信息技術(shù)的能力，確保利用信息技術(shù)來(lái)整理、歸類、補(bǔ)充、核查機(jī)關(guān)文書檔案，通過(guò)信息技術(shù)分類、梳理的功能，做好機(jī)關(guān)文書檔案的編研，更加高效地做好機(jī)關(guān)文書檔案管理工作。

（三）機(jī)關(guān)文書檔案管理工作要規(guī)范。機(jī)關(guān)文書在管理的過(guò)程中要充分發(fā)揮傳統(tǒng)的大信息管理效力。隨著信息化手段的進(jìn)一步加強(qiáng)，在信息技術(shù)推行的同時(shí)，檔案管理相關(guān)人員要注重傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案與電子檔案的管理，針對(duì)檔案的每一次修改在電子檔案中不留痕的現(xiàn)象，需要完善檔案的備案，做好新時(shí)代檔案管理，嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范要求每一位相關(guān)的工作人員在日常工作中，嚴(yán)格執(zhí)行機(jī)關(guān)文書檔案管理工作規(guī)范，不能過(guò)度依賴電子信息技術(shù)，確保文書檔案管理工作在信息技術(shù)手段的幫助下更加規(guī)范化、完善化。

四、結(jié)語(yǔ)

在當(dāng)前的發(fā)展背景下，信息化機(jī)關(guān)文書檔案建設(shè)工作勢(shì)在必行，而計(jì)算機(jī)管理方法和價(jià)值利用是機(jī)關(guān)文書檔案信息化建設(shè)工作的先行軍，信息技術(shù)部門應(yīng)加大對(duì)機(jī)關(guān)文書檔案管理體制的研究，制定更加高效的工作模式，實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)文書檔案的高效管理和最大限度地開發(fā)利用。在將來(lái)的工作規(guī)劃中，要確保相關(guān)管理體制的落實(shí)，為構(gòu)建全面信息化機(jī)關(guān)文書檔案工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。在新的發(fā)展時(shí)期，機(jī)關(guān)文書檔案管理部門要盡快融入信息化建設(shè)的偉大事業(yè)中，推陳出新，解決傳統(tǒng)機(jī)關(guān)文書檔案管理工作的短板，運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理等信息技術(shù)手段，做好機(jī)關(guān)文書檔案信息化建設(shè)工作，運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理加速機(jī)關(guān)文書檔案信息化建設(shè)，搭建機(jī)關(guān)文書檔案信息化平臺(tái)，奠定堅(jiān)實(shí)的檔案管理基礎(chǔ)。