如何提高辦公室文秘工作的質(zhì)量和水平

文/甘肅工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院 王文菁

實(shí)際工作中，文秘工作任務(wù)繁重，并且文秘工作種類較為復(fù)雜，其工作難度較大，具有一定的挑戰(zhàn)性。因此，辦公室領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對(duì)文秘工作進(jìn)行深入了解，清楚文秘本身的工作性質(zhì)，在工作中給予支持。另外，文秘工作者在實(shí)際工作中應(yīng)明確自身定位，遵守職業(yè)道德，在完成領(lǐng)導(dǎo)的要求時(shí)，不斷提升自身的專業(yè)素質(zhì)，從而提高工作效率。除此之外，辦公室主導(dǎo)單位的內(nèi)外聯(lián)動(dòng)工作，文秘工作者扮演著較為重要的角色，在工作過(guò)程中，應(yīng)通過(guò)合理的方式舒緩工作壓力，有利于提升工作質(zhì)量和水平。

一、辦公室文秘工作的重要性及職責(zé)

（一）辦公室文秘工作的重要性。辦公室文秘工作主要是服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)，幫助領(lǐng)導(dǎo)規(guī)劃日?；顒?dòng)，并且牢記領(lǐng)導(dǎo)每日應(yīng)參與的活動(dòng)。如領(lǐng)導(dǎo)有出差任務(wù)，文秘人員應(yīng)提前安排相關(guān)活動(dòng)流程，并合理安排領(lǐng)導(dǎo)辦公時(shí)間，選擇合適的交通出行方式。除此之外，辦公室文秘人員是領(lǐng)導(dǎo)的傳話筒，當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)相關(guān)指令時(shí)，文秘人員應(yīng)采用合理的方式向各個(gè)部門進(jìn)行傳遞。因此，辦公室文秘人員是上下級(jí)傳遞信息的紐帶，對(duì)辦公室工作及企業(yè)未來(lái)發(fā)展具有重要影響作用。

（二）辦公室文秘工作的主要職責(zé)。單位在實(shí)際發(fā)展過(guò)程中，行政部門及管理中心都隸屬于辦公室，因此辦公室工作較為復(fù)雜，具有多樣化的特點(diǎn)。辦公室需要對(duì)下級(jí)部門傳遞領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)的任務(wù)，還需要向領(lǐng)導(dǎo)轉(zhuǎn)述下級(jí)部門工作實(shí)際情況。以上工作任務(wù)都屬于文秘工作范圍，不僅任務(wù)量較大，還需要關(guān)注工作中的各個(gè)細(xì)節(jié)部分。一旦文秘工作出現(xiàn)失誤，將給單位產(chǎn)生不良影響。

二、辦公室文秘工作存在的問(wèn)題

（一）缺乏明確的工作目的。在當(dāng)前辦公室文秘工作發(fā)展過(guò)程中，存在辦公室文秘工作缺乏明確工作目的等問(wèn)題，由于辦公室文秘人員每天面臨著數(shù)量繁多、內(nèi)容復(fù)雜的工作任務(wù)，需要通過(guò)明確的工作目的、目標(biāo)，提升工作的質(zhì)量和水平。同時(shí)，辦公室文秘人員要分析領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于工作的相關(guān)意圖，進(jìn)而避免出現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)意圖傳達(dá)錯(cuò)誤和不及時(shí)的問(wèn)題。目前，很多辦公室文秘人員在工作的過(guò)程中，缺乏對(duì)工作內(nèi)容的統(tǒng)籌規(guī)劃與管理，也沒(méi)有通過(guò)完善各項(xiàng)工作內(nèi)容之間的關(guān)系，充分分析領(lǐng)導(dǎo)工作意圖，提升辦公室文秘工作水平，甚至一些辦公室文秘人員在工作期間，缺乏對(duì)單位現(xiàn)狀的透徹理解和認(rèn)知，給辦公室文秘工作的開(kāi)展帶來(lái)不利影響。

（二）缺乏日常的工作能力。在企業(yè)不斷發(fā)展的過(guò)程中，各部門對(duì)于人才的需求逐漸增加，并且對(duì)于高校辦公室文秘專業(yè)學(xué)生培養(yǎng)工作提出新的要求。當(dāng)前辦公室文秘人員在日常工作和發(fā)展中，存在缺乏工作能力、工作素養(yǎng)有待提升等問(wèn)題。隨著單位各部門工作任務(wù)的增加，導(dǎo)致辦公室文秘工作難度增加，進(jìn)而很容易導(dǎo)致文秘在日常工作和管理中出現(xiàn)消極問(wèn)題。同時(shí)，部分企業(yè)在招收文秘人員的過(guò)程中，缺乏對(duì)工作能力、專業(yè)能力、文化素養(yǎng)的全面考慮，所招收的文秘人員，專業(yè)素質(zhì)有待提升，在日常工作中不能準(zhǔn)確了解工作流程，難以肩負(fù)起更多的工作任務(wù)，從而造成工作效率和質(zhì)量下降。目前，還存在企業(yè)缺乏對(duì)原有文秘人員知識(shí)和能力培養(yǎng)力度的問(wèn)題，沒(méi)有通過(guò)優(yōu)化文秘人員知識(shí)系統(tǒng)，提升現(xiàn)代化工作能力和文化素養(yǎng)，促進(jìn)辦公室文秘工作有效進(jìn)行，很容易出現(xiàn)誤解領(lǐng)導(dǎo)意圖，降低工作質(zhì)量的問(wèn)題，甚至還會(huì)引發(fā)失誤。

（三）創(chuàng)新的意識(shí)有待提升。在企業(yè)發(fā)展過(guò)程中，需要堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)的發(fā)展理念，在優(yōu)化企業(yè)管理模式的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)辦公室文秘工作模式優(yōu)化和創(chuàng)新能力的培養(yǎng)。新時(shí)期，辦公室文秘工作還是以傳統(tǒng)工作方式為主，未能結(jié)合時(shí)代發(fā)展和企業(yè)面臨的市場(chǎng)環(huán)境，提升創(chuàng)新意識(shí)和創(chuàng)新能力。同時(shí)，以傳統(tǒng)文秘工作方式為主的相關(guān)工作，不僅出現(xiàn)落后趨勢(shì)，還會(huì)導(dǎo)致其工作效果不夠理想。在傳統(tǒng)管理模式的應(yīng)用中，還會(huì)使文秘人員在工作安排、管理等方面面臨諸多阻礙，缺乏對(duì)相關(guān)工作模式和內(nèi)容的有效布置?；ヂ?lián)網(wǎng)時(shí)代，需要單位內(nèi)部提升對(duì)文秘工作的認(rèn)識(shí)，采用加強(qiáng)對(duì)文秘人員創(chuàng)新意識(shí)的培養(yǎng)、創(chuàng)新能力的培養(yǎng)等形式，增強(qiáng)文秘人員在信息化技術(shù)應(yīng)用、學(xué)習(xí)等方面的綜合能力，幫助文秘人員樹(shù)立正確的工作理念。部分單位缺乏對(duì)文秘人員創(chuàng)新意識(shí)的培養(yǎng)，沒(méi)有通過(guò)強(qiáng)化其信息化管理能力、技術(shù)能力等形式，提升文秘工作人員的創(chuàng)新意識(shí)和創(chuàng)新能力。

三、提高辦公室文秘工作質(zhì)量和水平的路徑

（一）提升文秘工作者職業(yè)能力。在提升辦公室文秘工作質(zhì)量與水平的過(guò)程中，需要強(qiáng)化文秘人員的職業(yè)能力，并通過(guò)促進(jìn)文秘工作人員創(chuàng)新發(fā)展等形式，讓其更好地參與到企業(yè)發(fā)展和相關(guān)工作中。首先，需要加強(qiáng)對(duì)文秘工作者公文處理能力的培養(yǎng)，單位可以堅(jiān)持統(tǒng)一管理的方式，引導(dǎo)文秘人員做好文件登記相關(guān)工作，還要在文件審核方面把好收文關(guān)口，最主要的是明確文秘工作的目的和目標(biāo)，通過(guò)正確理解領(lǐng)導(dǎo)批示、加強(qiáng)公文內(nèi)容傳遞分析等形式，更好地提升自身的職業(yè)能力和工作能力。文秘人員可以對(duì)收到的公文進(jìn)行分類擺放，按照相應(yīng)順序了解文件的緊急性和重要性，進(jìn)而推動(dòng)辦公室文秘工作規(guī)范化發(fā)展。文秘人員需要具有靈活的工作理念方式，堅(jiān)持不拖延、不誤事的基本要求，加強(qiáng)管理觀念的轉(zhuǎn)變，還要靈活地把文件傳達(dá)至各部門。在日常工作中，需要認(rèn)真仔細(xì)地做好文書(shū)歸檔工作，并通過(guò)明確文秘工作目標(biāo)、有序擺放和加強(qiáng)公文電子備份等形式，促進(jìn)公文管理能力和職業(yè)能力水平的提升。文秘人員要不斷強(qiáng)化自身在文件起草方面的職業(yè)能力，通過(guò)學(xué)習(xí)文書(shū)起草方式、靈活運(yùn)用各種文書(shū)等形式，培養(yǎng)自身的思想修養(yǎng)和知識(shí)儲(chǔ)備，通過(guò)更加高質(zhì)量的文件寫作內(nèi)容和風(fēng)格，準(zhǔn)確把握領(lǐng)導(dǎo)的講話意圖和語(yǔ)言風(fēng)格，促進(jìn)職業(yè)能力的發(fā)展。

（二）提升文秘工作者的綜合素質(zhì)。辦公室文秘人員在日常工作過(guò)程中，需要提升自我綜合素質(zhì)與能力。單位需要加強(qiáng)對(duì)文秘人員綜合素質(zhì)和整體素質(zhì)的培養(yǎng)力度，可以定期對(duì)辦公室文秘人員進(jìn)行培訓(xùn)，增強(qiáng)文秘工作人員對(duì)文秘工作流程、內(nèi)容的全面了解，還可以通過(guò)強(qiáng)化文秘人員表達(dá)能力、合作能力、溝通能力等形式，促進(jìn)相關(guān)工作的合理開(kāi)展。辦公室文秘人員要不斷鞏固自身的專業(yè)知識(shí)和溝通交流能力，通過(guò)與各部門之間有效溝通互動(dòng)等形式，促進(jìn)文秘工作順利開(kāi)展。文秘人員需要強(qiáng)化自主學(xué)習(xí)能力，通過(guò)對(duì)現(xiàn)代化管理系統(tǒng)、知識(shí)系統(tǒng)進(jìn)行學(xué)習(xí)等策略，提升自我政治素養(yǎng)和綜合素養(yǎng)，運(yùn)用現(xiàn)代化的管理理念和方式，推動(dòng)自我管理能力與水平全面發(fā)展。在提升文秘人員綜合素質(zhì)的過(guò)程中，單位可以采用定期開(kāi)展文秘工作培訓(xùn)活動(dòng)、主題會(huì)議等形式，增強(qiáng)文秘人員的創(chuàng)新力和管理能力?；ヂ?lián)網(wǎng)時(shí)代，需要加強(qiáng)對(duì)文秘人員信息化素養(yǎng)、信息化意識(shí)的培養(yǎng)，并通過(guò)增強(qiáng)信息化管理能力、信息化管理素養(yǎng)等形式，推動(dòng)辦公室文秘工作的合理開(kāi)展，充分落實(shí)文秘相關(guān)工作。

（三）樹(shù)立文秘工作者大局意識(shí)。在辦公室文秘工作水平提升的過(guò)程中，需要引導(dǎo)文秘人員樹(shù)立大局意識(shí)，只有胸懷大局意識(shí)，才能推動(dòng)單位健康發(fā)展。還要考慮單位整體利益，防止因貪圖小便宜而出現(xiàn)不良行為。在日常工作中，要以大局為重，推動(dòng)各項(xiàng)工作有序開(kāi)展。為了保障工作圓滿完成，文秘人員必須嚴(yán)格規(guī)范自身的行為舉止，并通過(guò)樹(shù)立大局意識(shí)，提高綜合能力水平。為提升工作效率，辦公室文秘人員在工作期間，要考慮待處理工作的整體性特征，并且結(jié)合最恰當(dāng)?shù)牟僮鞣椒?，讓工作達(dá)到事半功倍的效果。除此之外，文秘人員還要加強(qiáng)與領(lǐng)導(dǎo)之間的溝通和互動(dòng)，通過(guò)及時(shí)向上級(jí)部門遞送相關(guān)信息等形式，在最短的時(shí)間內(nèi)解決問(wèn)題，為推動(dòng)后續(xù)工作的順利開(kāi)展提供保障。

（四）要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，不斷提高業(yè)務(wù)技能。當(dāng)今時(shí)代，社會(huì)發(fā)展日新月異。文秘人員一定要樹(shù)立學(xué)習(xí)意識(shí)，不斷提高業(yè)務(wù)技能。首先，要認(rèn)真學(xué)習(xí)黨的路線方針政策，做到政治意識(shí)明確，才能保證正確的工作方向；其次，要加強(qiáng)辦公室業(yè)務(wù)知識(shí)的學(xué)習(xí)，了解時(shí)代發(fā)展變化，努力學(xué)習(xí)文秘工作的經(jīng)驗(yàn)和做法，提高自己的業(yè)務(wù)水平；最后，要掌握現(xiàn)代辦公設(shè)備和技術(shù)的應(yīng)用，更加高效地做好辦公室工作。文秘人員只有不斷地學(xué)習(xí)，才能適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的步伐，做好本職工作。

四、結(jié)語(yǔ)

新時(shí)期，辦公室文秘人員要想促進(jìn)各項(xiàng)工作順利完成，必須通過(guò)提升自身職業(yè)能力、綜合素質(zhì)及樹(shù)立大局觀等策略，促進(jìn)自身專業(yè)技能和工作素養(yǎng)不斷提升。除此之外，還可以通過(guò)強(qiáng)化文秘實(shí)際操作水平等形式，為完成各項(xiàng)工作提供保障。