高校學(xué)生檔案信息管理中的難點及解決方法

文/上海出版印刷高等專科學(xué)校 吳楨

高校學(xué)生檔案中真實記載著學(xué)生在校學(xué)習(xí)期間的所有學(xué)習(xí)成績，屬于人才培養(yǎng)工作實施的依據(jù)與參照，也是儲備人才相關(guān)信息的核心。當(dāng)學(xué)生完成學(xué)習(xí)任務(wù)走向社會后，檔案信息將伴隨學(xué)生的一生。檔案是學(xué)生走向社會的“通行證”與“身份證”，是高校管理工作中的核心內(nèi)容，也是學(xué)生學(xué)習(xí)歷史的證明，具備人才市場內(nèi)其他檔案的所有屬性，可作為國家選拔人才或企業(yè)招聘人才的依據(jù)。因此，規(guī)范學(xué)生檔案管理工作，可以為高校樹立較高的威信，也是高校在教育市場可持續(xù)發(fā)展的必然性工作。良好且規(guī)范地管理學(xué)生檔案信息，是學(xué)校管理部門應(yīng)盡的義務(wù)，因此高校應(yīng)重視并關(guān)注與此方面相關(guān)的工作，制定切實可行的檔案管理工作計劃，梳理檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)流程，避免學(xué)生檔案在校內(nèi)出現(xiàn)丟失或損壞的問題。

一、高校學(xué)生檔案信息管理的難點

根據(jù)校方學(xué)生檔案信息管理中的實際情況，發(fā)現(xiàn)有以下三個方面的問題。

（一）核心管理人員檔案意識淡薄。高校為了保障其教育教學(xué)質(zhì)量，吸引更多的人才到此就讀，通常將核心管理工作置于教學(xué)層面，一味對教育教學(xué)工作進(jìn)行投資，卻在一定程度上忽視了檔案信息管理人員也屬于教學(xué)中的核心管理人員。校方高層并不重視學(xué)生檔案管理，當(dāng)作是學(xué)校教學(xué)管理中的附屬項目，導(dǎo)致檔案管理不規(guī)范、檔案信息不夠準(zhǔn)確。例如，書寫隨意、檔案記錄格式不規(guī)范、檔案錯別字隨意修改、檔案轉(zhuǎn)接工作的落實不到位等。管理意識的淡薄直接導(dǎo)致了管理工作執(zhí)行的情況，從而影響了檔案管理的質(zhì)量，由此出現(xiàn)的檔案信息不全面、檔案丟失等問題出現(xiàn)。

（二）管理手段與執(zhí)行技術(shù)落后。在對高校的檔案管理工作調(diào)查后發(fā)現(xiàn)，目前市場內(nèi)許多高校仍在延續(xù)使用傳統(tǒng)的人工記錄檔案的方式，對資料信息進(jìn)行管理。但隨著高校擴(kuò)招政策的不斷實施，校內(nèi)學(xué)生人數(shù)逐年遞增，學(xué)生檔案信息隨之增多，以人工記錄的方式管理檔案極容易出現(xiàn)檔案錯亂的問題，因此檔案信息管理手段急需革新。傳統(tǒng)管理方式不僅無法滿足檔案信息的高效率管理要求，也極易出現(xiàn)對檔案信息管理的遺漏。近年來，信息化技術(shù)在學(xué)校內(nèi)的普及，檔案逐步呈現(xiàn)一種無紙化趨勢，但與之對應(yīng)的高校檔案管理室卻沒有配備相應(yīng)的計算機(jī)管理設(shè)備。此種現(xiàn)象是高校檔案管理工作與市場發(fā)展呈現(xiàn)背離的現(xiàn)象之一。

（三）校內(nèi)“死檔棄檔”問題突出。學(xué)生入學(xué)后，其個人檔案便被寄存在學(xué)校的檔案室中，無論是院系對應(yīng)的輔導(dǎo)員，還是職業(yè)教師，都很少翻閱學(xué)生的個人檔案，也沒有通過檔案來了解學(xué)生的過往履歷。在學(xué)生完成學(xué)業(yè)參與社會工作后，高校需要將學(xué)生檔案轉(zhuǎn)接，即將學(xué)生的個人檔案郵寄到學(xué)生就職的工作單位。但在實際執(zhí)行此方面工作時，校方因以往工作的疏漏，經(jīng)常出現(xiàn)學(xué)生檔案丟失，或?qū)W生檔案查找困難等問題，都是由于沒有專人對學(xué)生個人檔案進(jìn)行轉(zhuǎn)接處理。也有部分高校，為了減輕檔案管理壓力，將學(xué)生檔案返回學(xué)生手中，讓其自行保管，最終導(dǎo)致高校檔案室內(nèi)學(xué)生個人檔案出現(xiàn)大量的“死檔棄檔”問題。此外，在對此種現(xiàn)象進(jìn)行市場調(diào)查時，還發(fā)現(xiàn)此類現(xiàn)象屬于大部分高校檔案管理工作的共性問題，因此針對此類問題提出解決方法，執(zhí)行規(guī)范化的檔案管理工作迫在眉睫。

二、解決辦法

（一）強(qiáng)化核心管理人員檔案意識。針對當(dāng)前高校學(xué)生檔案信息管理當(dāng)中存在的問題，為實現(xiàn)高校學(xué)生檔案信息的精細(xì)化管理，首先，需要從強(qiáng)化核心管理人員檔案意識方面入手。高質(zhì)量的高校學(xué)生檔案管理工作能夠?qū)崿F(xiàn)對高校全局工作質(zhì)量的優(yōu)化，并為社會提供更高質(zhì)量的優(yōu)秀人才，還涉及高校小學(xué)生未來畢業(yè)、就業(yè)問題。因此，高校檔案管理人員應(yīng)當(dāng)將管理工作與其他行政工作共同作為其工作過程中的重要任務(wù)。高校領(lǐng)導(dǎo)也應(yīng)當(dāng)增加對學(xué)生檔案信息管理的重視程度，與其他教育工作進(jìn)行同時部署、同時檢查和同時考核。還應(yīng)當(dāng)從檔案管理工作、管理人員以及檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展角度出發(fā)，在高校當(dāng)中形成更加良好的檔案管理體系。其次，應(yīng)當(dāng)實現(xiàn)對檔案管理人員檔案意識的強(qiáng)化，將其作為處理學(xué)生檔案管理工作的重要內(nèi)容，管理人員應(yīng)當(dāng)深入各項與檔案管理相關(guān)的指導(dǎo)工作當(dāng)中，督促各個相關(guān)單位及時完成對檔案信息的采集、上交和歸檔等工作。最后，還應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化對檔案形成者的檔案收集意識。學(xué)生在檔案管理中以直接形成者的身份存在，因此應(yīng)當(dāng)要求高校學(xué)生充分認(rèn)識到檔案信息管理的重要性。通過教師或檔案管理人員對學(xué)生進(jìn)行有關(guān)檔案信息管理方面的教育，以此提高學(xué)生對填寫各類檔案信息的規(guī)范性和自覺性，從而提高檔案信息在形成階段的質(zhì)量，為后續(xù)檔案信息管理中各項工作的開展提供條件。

（二）提出信息化管理學(xué)生檔案措施。除了強(qiáng)化核心管理人員檔案意識之外，還應(yīng)當(dāng)從檔案信息管理的實施方法方面進(jìn)行優(yōu)化，結(jié)合高校自身發(fā)展水平和實際需要，實現(xiàn)對管理方法的不斷更新，也可通過引入信息化技術(shù)的方式，實現(xiàn)對檔案信息的可視化、信息化管理。當(dāng)前大部分高校已經(jīng)實現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)化學(xué)生招生形式的普及，因此使得檔案信息管理除了需要對以往紙質(zhì)材料進(jìn)行保存和管理以外，還需要對電子檔案信息進(jìn)行存儲和管理。由于學(xué)生進(jìn)入學(xué)校之后，更多的檔案信息仍然是以紙質(zhì)形式為主，因此與推動高校實現(xiàn)信息化檔案管理發(fā)展目標(biāo)之間產(chǎn)生了一定的距離?，F(xiàn)有管理措施并不符合當(dāng)前國家社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展的要求。因此，必須在對檔案信息管理的過程中，融入現(xiàn)代化的信息技術(shù)，利用云平臺技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)等，實現(xiàn)對學(xué)生檔案管理措施的改變。除此之外，高校也可借鑒國外高校已有的信息化檔案管理經(jīng)驗和技術(shù)，并結(jié)合自身實際情況，著力應(yīng)用在對學(xué)生檔案的信息化系統(tǒng)管理中，從而在檔案錄入、修改、統(tǒng)計的過程中，實現(xiàn)信息一體化建設(shè)，從而為學(xué)生提供更加優(yōu)質(zhì)的檔案管理服務(wù)。

（三）健全檔案管理約束條例。檔案管理約束條例是做好高校檔案管理的重要基礎(chǔ)，因此，除了強(qiáng)化核心管理人員檔案意識和提出信息化管理學(xué)生檔案措施以外，高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)針對這一方面提高重視度，采取更加系統(tǒng)化的措施，實現(xiàn)對檔案管理約束條例的健全，并完善與檔案管理工作相關(guān)的各項規(guī)章制度。對于學(xué)生檔案而言，其形成是具有連續(xù)性和周期性的，因此基于這一特點，在健全檔案管理約束條例的過程中，應(yīng)做到如下幾點：首先，應(yīng)當(dāng)將保證檔案信息的系統(tǒng)性和完整性作為約束條件。其次，根據(jù)學(xué)生檔案信息管理工作的各個環(huán)節(jié)，制定一系列監(jiān)督制度，對學(xué)生檔案的傳遞進(jìn)行嚴(yán)格的監(jiān)督，防止學(xué)生檔案信息丟失，避免學(xué)生個人利益受到威脅。對于已經(jīng)畢業(yè)但未就業(yè)的學(xué)生，應(yīng)當(dāng)將其相應(yīng)的檔案暫時存放在學(xué)?；?qū)⑵滢D(zhuǎn)至學(xué)生所在地組織人事部門，嚴(yán)格監(jiān)督學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞工作，并對學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞方式進(jìn)一步規(guī)范，為學(xué)生提供更加全面且優(yōu)質(zhì)的檔案管理服務(wù)，實現(xiàn)高校學(xué)生檔案管理的制度化和規(guī)范化，杜絕校內(nèi)“死檔”“棄檔”問題產(chǎn)生。

三、結(jié)語

學(xué)生檔案是證明學(xué)生身份的文件，也是伴隨著學(xué)生入職、走向社會的核心證明，高校作為學(xué)生個人檔案信息的核心管理者，應(yīng)充分發(fā)揮單位的管理作用，為學(xué)生的個人檔案信息安全性與完整性提供保障。為此，本文以某高校為例，結(jié)合其校內(nèi)現(xiàn)有的檔案規(guī)范化管理方案內(nèi)容，對其開展信息管理難點的分析，并提出了高校核心管理人員檔案意識淡薄、高校檔案管理手段與執(zhí)行技術(shù)落后、校內(nèi)“死檔”“棄檔”顯著等問題，針對提出的問題，高校應(yīng)對其予以足夠的重視。因此，提出強(qiáng)化核心管理人員檔案意識、實現(xiàn)學(xué)生個人檔案的信息化管理、健全檔案管理約束條例等解決方法，希望通過此次的研究，真正解決學(xué)生檔案丟失的問題。