新時代高校干部人事檔案信息化建設(shè)探究

文/山西農(nóng)業(yè)大學(xué)組織人事部 賈愛蓮

《習(xí)近平新時代中國特色社會主義思想學(xué)習(xí)綱要》中指出，要推進國家治理體系和治理能力的現(xiàn)代化。高校干部人事檔案管理工作作為服務(wù)組織人事工作的重要活動，人事檔案是在黨的組織建設(shè)、干部人事管理、人才服務(wù)等工作中形成的歷史記錄材料，是選拔任用、管理監(jiān)督干部和評鑒人才的重要基礎(chǔ)，是維護干部人才合法權(quán)益的重要依據(jù)。在總體上適應(yīng)新時代發(fā)展要求，但相比于我國經(jīng)濟社會發(fā)展要求，相比教職工的期待，在檔案管理體系建設(shè)和管理能力方面還存在不足，檔案管理的信息化、現(xiàn)代化建設(shè)勢在必行。

一、高校干部人事檔案管理現(xiàn)狀

（一）認(rèn)識不足。高校對干部人事檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識不足，在管理中仍然沿用傳統(tǒng)的工作辦法，檔案管理效率不高、安全性不足、信息檢索較為困難。

（二）關(guān)注不夠。高校對檔案信息化建設(shè)關(guān)注不夠，思想上不夠重視，對檔案信息化建設(shè)硬件投入不足，只有充足的信息化軟硬件設(shè)備才能為信息化建設(shè)提供支撐。

（三）高校干部人事檔案管理制度不健全，不完善。高校干部人事檔案管理體量增幅巨大，而檔案信息收集工作方式單一，需要很多部門的協(xié)調(diào)和配合才能更好地完成工作。傳統(tǒng)管理模式難以滿足新時代高校的檔案規(guī)模和教職工的利用需求。另外，我國信息化建設(shè)已進入快速發(fā)展階段，檔案利用方式和范圍不斷擴展，各方面的發(fā)展客觀上要求轉(zhuǎn)變觀念，改變檔案管理方式，加快館藏檔案數(shù)字化進程。因此，檔案管理信息化建設(shè)亟待加強。

二、高校干部人事檔案信息化建設(shè)策略

干部人事檔案信息化是按照國家相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，利用掃描等技術(shù)手段將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化形成數(shù)字圖像和數(shù)字文本。高校干部人事檔案通過檔案信息化平臺自主查閱，克服了時空限制，極大提升了干部人事檔案歸檔查詢效率，提高了服務(wù)質(zhì)量和管理效率，把檔案管理人員從繁瑣的、重復(fù)的、耗時的體力勞動中解放出來；有利于原始檔案的保存，避免因反復(fù)人工查詢而導(dǎo)致檔案破損。針對檔案管理現(xiàn)狀，檔案管理信息化建設(shè)可從以下幾個方面加強：

（一）做好檔案宣傳，提高檔案意識。在新時代，高校要按照黨中央的相關(guān)要求，解放思想，開拓創(chuàng)新，大力宣傳，全員普及。要從嚴(yán)格管理干部人事檔案，對形成材料的相關(guān)部門人員進行全員培訓(xùn)，對各單位干部人事檔案管理人員進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，對檔案管理部門人員進行崗前培訓(xùn)，這樣分層次、分階梯的多重方式的學(xué)習(xí)培訓(xùn)讓高校全體教職工意識到檔案的重要性，在干部人事檔案材料的收集工作中積極配合，檔案的使用要合法合規(guī)，才能使高校人事檔案的工作效率和質(zhì)量得到提升。

（二）加強組織領(lǐng)導(dǎo)，做好組織保障。信息時代已然來臨，這就要求高校管理者以及從事檔案管理工作的人員要樹立大數(shù)據(jù)意識，明確組織架構(gòu)的職責(zé)，做好頂層設(shè)計，用以指導(dǎo)和推動全校檔案信息化建設(shè)和管理。首先，建立檔案信息化領(lǐng)導(dǎo)小組，組長由副校級領(lǐng)導(dǎo)牽頭，加大軟硬件設(shè)備的投入力度，站在全校的高度對人力物力進行調(diào)配和利用，為推動檔案信息化工作順利實施奠定基礎(chǔ)。其次，要明確各方責(zé)任。采取各有關(guān)部門分工負(fù)責(zé)、協(xié)同推進的模式，檔案管理部門承擔(dān)高校檔案信息化的直接責(zé)任，各部門各自承擔(dān)檔案信息化的主體責(zé)任。

（三）重視人才培養(yǎng)，加強隊伍建設(shè)。人才是干部人事檔案信息化建設(shè)的根本，在干部檔案信息化建設(shè)中，應(yīng)重視檔案管理人員安全素質(zhì)的提升，對檔案管理人員做好職業(yè)道德素養(yǎng)培訓(xùn)，增強檔案意識，構(gòu)建高水平的檔案安全管理團隊，做好檔案安全保護工作，為檔案的安全性和可靠性提供人力保障。同時，應(yīng)重視專業(yè)化、信息化技能培訓(xùn)。提高檔案管理人員信息化操作能力，熟悉專業(yè)技能，使其成為政治素質(zhì)好、專業(yè)能力強、作風(fēng)正派的干部人事檔案管理人員，滿足干部檔案信息化建設(shè)的需求。

（四）完善規(guī)章制度，做好規(guī)范保障。干部人事檔案信息化建設(shè)是一個復(fù)雜的過程，必然需要一個完善的制度來保障落實。建立和健全高校干部人事檔案管理制度和機制，關(guān)系到高校自身的發(fā)展，要將高校干部人事檔案信息化建設(shè)納入學(xué)校管理工作體系中，形成有效的制度保障。在干部人事檔案的收集、保管、利用、借閱、保密、鑒定等等各個工作環(huán)節(jié)，建立相應(yīng)的規(guī)章制度。一方面，要求檔案管理部門做好在檔案收集、整理等環(huán)節(jié)的相關(guān)規(guī)定的宣傳，使全校各部門了解檔案的價值及歸檔的要求和重要性；另一方面，由高校干部本人和材料形成部門按照相關(guān)規(guī)定和時限要求，如實規(guī)范移交檔案資料至檔案室。使各環(huán)節(jié)工作有章可循，不斷提升檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化水平，提升管理效率，為檔案利用、編研、查詢提供便利。

（五）樹立保密意識，確保檔案安全。干部人事檔案信息化建設(shè)，對檔案安全問題提出了更高的要求。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)以身份認(rèn)證、授權(quán)管理、安全備份等保障措施落實檔案信息化安全。檔案信息化平臺的安全，可通過防火墻技術(shù)等信息化技術(shù)防止不法人員的惡意破壞和攻擊。檔案內(nèi)容本身的安全問題，可對信息化的檔案資料進行加密、加固，確保信息的安全性和保密性。而對信息系統(tǒng)的操作劃定不同操作權(quán)限，分級負(fù)責(zé)，確保檔案的安全管理。電子檔案安全性的提升是一個常態(tài)化的過程，檔案管理人員需時刻警惕做好這項工作。

（六）按照國標(biāo)規(guī)范，做好平臺建設(shè)。根據(jù)自身實際情況，高校可以自主開發(fā)或購買干部人事檔案信息化建設(shè)系統(tǒng)，為信息化建設(shè)提供平臺。在數(shù)據(jù)采集時，檔案基礎(chǔ)信息應(yīng)當(dāng)根據(jù)國家出臺的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范采集，有利于數(shù)字檔案的共享、數(shù)字化工作的正常開展。

三、結(jié)語

通過著力完善管理體制機制，健全工作制度，細(xì)化工作標(biāo)準(zhǔn)，創(chuàng)新工作方式，全面提升干部人事檔案工作質(zhì)量，推進科學(xué)化、制度化、規(guī)范化，推進高校干部人事檔案管理體系和管理能力現(xiàn)代化，更好地服務(wù)于廣大教職工，服務(wù)于新時代高校自身的發(fā)展。