檔案數(shù)字化與檔案信息資源社會共享關(guān)系初探

文/福建省國土資源檔案館 林月娥

檔案是國家的重要信息資源，在推進(jìn)社會信息化和服務(wù)各項事業(yè)發(fā)展中有著不可替代的作用。各級檔案部門認(rèn)真貫徹落實中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳印發(fā)的《關(guān)于加強和改進(jìn)新形勢下檔案工作的意見》，在工作部署方面高度重視，統(tǒng)籌安排人力、財力、物力，有效推進(jìn)檔案數(shù)字化工作。筆者在福建省檔案館從事數(shù)字化工作多年，下面結(jié)合福建省的有關(guān)工作部署和本人工作實踐，談?wù)剻n案數(shù)字化與檔案信息資源社會共享之間的關(guān)系問題。

一、館藏檔案數(shù)字化及社會共享的目標(biāo)任務(wù)

新時代檔案工作的主要矛盾是社會公眾對檔案信息需求的不斷增長與館藏資源不夠豐富、服務(wù)手段不夠創(chuàng)新、信息共享不夠充分之間的矛盾，這反映出社會公眾對數(shù)字檔案共享利用存在著迫切的需求。檔案數(shù)字化是數(shù)字檔案信息共享的基礎(chǔ)。為此，《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》提出“全面推進(jìn)檔案資源存量數(shù)字化、增量電子化、利用網(wǎng)絡(luò)化”的發(fā)展要求。福建省高度重視檔案數(shù)字化工作，出臺了《關(guān)于進(jìn)一步加強和改進(jìn)新形勢下檔案工作的實施意見》，明確提出了全省館藏檔案數(shù)字化的總體規(guī)劃和目標(biāo)任務(wù)：爭取到2020年，建立全省性、分布式、規(guī)范化、可共享的檔案目錄數(shù)據(jù)庫、檔案全文數(shù)據(jù)庫和多媒體檔案數(shù)據(jù)庫?！陡＝ㄊ?shù)字檔案共享管理辦法》（以下簡稱《管理辦法》）提出“建立本省統(tǒng)一的數(shù)字檔案共享體系的目標(biāo)”，并遵循“統(tǒng)籌規(guī)劃、規(guī)范有序、便民快捷、保障安全”和“分級分類、依法共享、創(chuàng)新應(yīng)用、精細(xì)服務(wù)”的原則，實現(xiàn)數(shù)字檔案共享和共享服務(wù)?！豆芾磙k法》的頒布施行，順應(yīng)了檔案部門服務(wù)社會的需要和廣大群眾利用檔案信息資源的迫切要求，是深入推進(jìn)數(shù)字檔案資源建設(shè)與服務(wù)方式創(chuàng)新、破解館藏資源不夠豐富與信息資源共享不夠充分這一矛盾的重要舉措，引領(lǐng)全省檔案信息化建設(shè)、數(shù)字檔案服務(wù)與共享進(jìn)入新的發(fā)展階段，對于實現(xiàn)館藏檔案數(shù)字化及社會共享的目標(biāo)任務(wù)具有重要作用。

二、館藏檔案數(shù)字化是實現(xiàn)資源共享的前提

檔案數(shù)字化是新技術(shù)條件下檔案管理和利用的新模式，數(shù)字檔案共享是國家“大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略”建設(shè)發(fā)展的目標(biāo)之一。因此，只有推進(jìn)館藏存量檔案數(shù)字化和增量電子文件、電子數(shù)據(jù)的收集歸檔（即“存量數(shù)字化、增量電子化”），才能為實現(xiàn)檔案信息資源社會共享提供前提條件和重要基礎(chǔ)。

近年來，各級檔案部門、機關(guān)和企事業(yè)單位積極響應(yīng)國家檔案局的部署要求，立足于黨委政府、社會公眾更加暢通便捷地獲取和利用數(shù)字檔案的要求，努力開展傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化工作，充分應(yīng)用最新的信息技術(shù)手段和各類基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)資源，構(gòu)建面向社會、互聯(lián)互通的檔案信息服務(wù)通道，建立服務(wù)高效、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、開放共享的數(shù)字檔案服務(wù)機制，最大限度實現(xiàn)數(shù)字檔案信息資源的社會共享目標(biāo)，取得了一定成效。

然而，當(dāng)前各地檔案信息化工作開展?fàn)顩r仍不理想。由于受各種因素影響，各地“存量檔案數(shù)字化”工作進(jìn)展比較緩慢，在共享環(huán)境下的數(shù)字檔案資源建設(shè)顯得“捉襟見肘”。共享是目標(biāo)，數(shù)據(jù)是關(guān)鍵，因此，全力推進(jìn)檔案數(shù)字化工作，夯實數(shù)字檔案共享基礎(chǔ)，已經(jīng)成為當(dāng)前各級檔案管理部門的共識，也成為貫徹落實《福建省數(shù)字檔案共享管理辦法》的緊要任務(wù)。

數(shù)字檔案與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案不同，它具有文件數(shù)量大、文件格式復(fù)雜多樣、管理技術(shù)含量高以及更新更快等特點，其中最顯著的特點是通過網(wǎng)絡(luò)流動改變檔案的利用方式，方便更多的人查閱利用檔案，并且可以有效保護(hù)檔案原件以及促進(jìn)檔案管理職能轉(zhuǎn)變、提高檔案管理水平和信息服務(wù)效益?？梢哉f，檔案數(shù)字化從根本上改變了檔案的提供利用方式，簡化了檔案利用程序，同時在提供利用中不再受“孤本”的限制，使檔案信息通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行異地傳輸、實現(xiàn)“跨館”查詢，擴(kuò)大了檔案利用空間，讓社會公眾能夠更好地了解檔案、利用檔案，對于實現(xiàn)檔案信息資源的社會共享具有重要的意義。

數(shù)字檔案共享是一項系統(tǒng)工程，包含了硬件、軟件、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境建設(shè)和館藏檔案數(shù)字化等多方面工作，其中館藏檔案數(shù)字化建設(shè)是核心基礎(chǔ)工作。只有將檔案館現(xiàn)有檔案實體通過掃描、翻拍、“數(shù)轉(zhuǎn)?！钡燃夹g(shù)手段，使之轉(zhuǎn)換成為數(shù)字信息，實現(xiàn)存量檔案數(shù)字化，建立起檔案原文數(shù)據(jù)庫，才能為數(shù)字檔案共享提供基礎(chǔ)條件。而要確保館藏檔案數(shù)字化工作質(zhì)量，使數(shù)字檔案達(dá)到共享的目標(biāo)，必須做到以下三個堅持：

（一）堅持以“利用優(yōu)先”為導(dǎo)向。要做好充分調(diào)研準(zhǔn)備，厘清存在的實際問題，根據(jù)數(shù)字化資金使用、檔案的珍貴程度、開放利用率等具體情況，制定合理的工作方案，科學(xué)安排檔案數(shù)字化進(jìn)度。要以需求為導(dǎo)向，以共享利用為目標(biāo)，選取最通用的數(shù)據(jù)格式和適當(dāng)?shù)募夹g(shù)參數(shù)，便于檔案信息的加工、轉(zhuǎn)換和傳播，將“價值高、可公開、易檢索”的館藏檔案優(yōu)先進(jìn)行數(shù)字化，使可以開放的檔案信息資源準(zhǔn)確、高效、快捷地提供社會利用。邊建邊用，讓數(shù)字檔案發(fā)揮最大社會效益，使數(shù)字檔案共享成為可能。

（二）堅持以“保證質(zhì)量”為重心。檔案數(shù)字化成果要成為合格的數(shù)字檔案共享資源，標(biāo)準(zhǔn)化是最根本的要求。必須把質(zhì)量要求落實到數(shù)字化各個工作環(huán)節(jié)，避免脫離規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理軌道。要堅持做好檔案數(shù)字化規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)工作，按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，采用共同的規(guī)范，包括數(shù)字化管理規(guī)范、數(shù)字化操作規(guī)范、數(shù)據(jù)加工標(biāo)準(zhǔn)和成果驗收標(biāo)準(zhǔn)等各項規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，在確保質(zhì)量的前提下，不斷加快紙質(zhì)檔案資源向網(wǎng)絡(luò)信息資源轉(zhuǎn)化。

（三）堅持以“社會效益最大化”為目標(biāo)。要以現(xiàn)有館藏檔案為基礎(chǔ)，建立豐富的網(wǎng)絡(luò)信息庫，加強檔案信息的編研和開發(fā)，使能公開上網(wǎng)的檔案信息“依照社會性、可用性、價值量和效益性原則”，盡可能多上網(wǎng)，并加快網(wǎng)上信息的存儲、更新步伐，不斷豐富每個館站點信息，增強信息的可讀性、特色性，提高站點和網(wǎng)絡(luò)的“訪問率”，從而保持檔案信息網(wǎng)的生命力。還要著力提高數(shù)字檔案的網(wǎng)上提供利用率，盡快把已經(jīng)數(shù)字化的檔案進(jìn)行解密劃控，以便能夠上網(wǎng)共享。

三、數(shù)字檔案的安全管理是實現(xiàn)資源共享的保障

隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，加強數(shù)字檔案的安全管理是實現(xiàn)數(shù)字檔案共享的保障。檔案信息安全是底線，包括數(shù)字檔案數(shù)據(jù)的安全、管理系統(tǒng)及其網(wǎng)絡(luò)平臺的安全在內(nèi)，絲毫不能放松。

（一）確保數(shù)字檔案數(shù)據(jù)的安全。在檔案數(shù)字化過程中,要采取一系列的措施來保障數(shù)字檔案數(shù)據(jù)的安全。首先，檔案部門應(yīng)針對檔案數(shù)字化工作中的安全問題，從項目的可行性方案的設(shè)計、項目管理、技術(shù)規(guī)范、加工設(shè)備安全、流程管理、信息存儲等方面進(jìn)行全面分析，研究形成一套嚴(yán)格的管理制度體系，并設(shè)計相應(yīng)的技術(shù)措施，制定數(shù)字化工作的操作指南及管理辦法，明確數(shù)字化管理部門應(yīng)把握的各方面要求。一是提升安全責(zé)任意識，加強安全培訓(xùn)教育，時時敲響安全警鐘，讓數(shù)字化各部門和人員始終把安全擺在首位，牢牢扎根在腦中，并轉(zhuǎn)化為日常管理的自覺行動。二是完善安全管理制度。在檔案數(shù)字化工作開展前，應(yīng)制定各項安全管理辦法，從加工現(xiàn)場、檔案實體、數(shù)據(jù)信息、人員設(shè)備等方面提出嚴(yán)格的管理要求；數(shù)字化項目具體實施單位要制定并執(zhí)行工作人員崗位責(zé)任制，健全完善工作場所管理、檔案實體交接、數(shù)字化過程管理、數(shù)字化成果驗收與交接、存儲介質(zhì)管理、數(shù)字化檔案信息安全保密等制度規(guī)范，認(rèn)真執(zhí)行好各項安全管理制度，采取科學(xué)有效的安全措施和技術(shù)手段，對數(shù)字化全過程進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)督和管理，做到各項制度落實到位。三是在技術(shù)層面上應(yīng)采用最新的安全技術(shù)措施，如信息加密技術(shù)、多層結(jié)構(gòu)關(guān)卡設(shè)置、防火墻重復(fù)設(shè)置、身份認(rèn)證技術(shù)、設(shè)置權(quán)限技術(shù)、入侵檢測技術(shù)、數(shù)據(jù)備份技術(shù)、虛擬專用網(wǎng)技術(shù)等，這樣才不會導(dǎo)致數(shù)字化數(shù)據(jù)丟失、被修改破壞和非法訪問，確保數(shù)字檔案的安全。

（二）確保管理系統(tǒng)及其網(wǎng)絡(luò)平臺的安全。目前，檔案管理系統(tǒng)采用瀏覽器（B/S）和基于客戶服務(wù)器（C/S）的兩種模式，均可以實現(xiàn)對網(wǎng)絡(luò)檔案信息的傳遞、轉(zhuǎn)化、存儲、訪問。為確保管理系統(tǒng)及其網(wǎng)絡(luò)平臺運行安全，要建立健全人員崗位責(zé)任制、系統(tǒng)運行安全管理和網(wǎng)絡(luò)安全管理制度等，還要有的放矢地實施一系列有效舉措。比如：進(jìn)行數(shù)據(jù)備份。對計算機系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)，定期進(jìn)行備份；對比較大的數(shù)據(jù)庫（通常有幾萬條記錄）采用雙機備份，多介質(zhì)多份備份；重要的備份都要有備忘記錄。又如：制作只讀光盤；進(jìn)行數(shù)據(jù)加密；對機密性的、不開放的檔案加強安全存放，另放在涉密服務(wù)器上；建立網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)防火墻，預(yù)防病毒，防止網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)遭受侵害。再如：訪問控制（即對查閱檔案信息的權(quán)限應(yīng)作合理的控制），保證計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)運行安全。

《福建省數(shù)字檔案共享管理辦法》的頒布施行，對如何安全有效管理海量的數(shù)字檔案并發(fā)揮其重要作用，提供了“樣本”方案?！豆芾磙k法》較好地回答和解決了“數(shù)字化檔案的安全管理與檔案信息共享的關(guān)系”這個問題。《管理辦法》規(guī)定，數(shù)字檔案共享施行分類管理，根據(jù)不同情況，分為無條件共享、有條件共享和暫不共享三類；數(shù)字檔案共享的模式，分為數(shù)據(jù)查詢、直接交換、定制處理三種。共享的分類管理和共享的模式是有機統(tǒng)一的，從不同的層面為數(shù)字化檔案的共享利用提供安全保障。根據(jù)《管理辦法》，公民使用身份證等合法有效證件在數(shù)字檔案查詢平臺，可遠(yuǎn)程查詢利用包括本人婚姻登記、學(xué)歷、職稱、獎懲、房地產(chǎn)所有權(quán)等相關(guān)的證明性數(shù)字檔案。