學(xué)部制改革背景下機(jī)關(guān)管理工作內(nèi)部機(jī)制建設(shè)研究

文/北京工業(yè)大學(xué) 夏佳寧 姚振瑀 張敏

學(xué)部制改革是研究型大學(xué)健全校內(nèi)治理體系、建立現(xiàn)代化高校制度的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，是深化高校教育綜合改革的重要組成。研究型大學(xué)對學(xué)部制改革實(shí)施“多輪驅(qū)動(dòng)”舉措：一方面，促進(jìn)高校發(fā)展規(guī)劃和學(xué)科建設(shè)，培養(yǎng)高水平的創(chuàng)新型人才。在學(xué)科建設(shè)方面，強(qiáng)調(diào)不同學(xué)科的交叉融合，由于以往對學(xué)科進(jìn)行分割、細(xì)化，各學(xué)科獨(dú)立發(fā)展，其不利于不同學(xué)科的融合交叉產(chǎn)生“創(chuàng)新點(diǎn)”，通過學(xué)部制改革建設(shè)，希望建立“跨學(xué)科的學(xué)術(shù)組織”以加強(qiáng)不同學(xué)科交叉融合，進(jìn)而彰顯出學(xué)科優(yōu)勢，發(fā)揮學(xué)科諸多作用；在育人方面，在學(xué)部制改革要求下，對于學(xué)生的培養(yǎng)要按照學(xué)科大類培養(yǎng)，以使學(xué)生牢固掌握學(xué)科基礎(chǔ)知識，又能接觸專業(yè)的寬領(lǐng)域，“強(qiáng)基礎(chǔ)，寬專業(yè)”形成有助于創(chuàng)新能力培養(yǎng)的知識結(jié)構(gòu)與思維方式，進(jìn)而有助于培養(yǎng)高素質(zhì)、高層次的綜合性新型人才。另一方面，以加強(qiáng)各類學(xué)科融合為手段，致力于解決社會和區(qū)域經(jīng)濟(jì)發(fā)展中的重大問題。鄧小平同志曾指出：“教育要為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，要與生產(chǎn)勞動(dòng)相結(jié)合”。習(xí)近平總書記強(qiáng)調(diào)：“要真正把教育擺在先行官的位置，努力實(shí)現(xiàn)教育、科技、經(jīng)濟(jì)相互支持、相互促進(jìn)的良性循環(huán)。”可見，教育與現(xiàn)代化建設(shè)密不可分，要增強(qiáng)“產(chǎn)學(xué)研”轉(zhuǎn)換。目前，應(yīng)對問題的復(fù)雜狀況以及人們對于問題解決“精度”要求，單一的學(xué)科已經(jīng)不能夠很好地應(yīng)對和解決，所以研究者們開始尋求新的解決思路，跨學(xué)科交叉融合為解決疑難問題提供了可能，同時(shí)不同學(xué)科的交叉融合也為創(chuàng)新提供了新方向。從高校建設(shè)適應(yīng)且服務(wù)于社會發(fā)展的宏觀角度看，高校作為高等教育的踐行者，在新形勢下跨學(xué)科的知識和組織是其必然需要采取的路徑；從高校辦學(xué)實(shí)踐的現(xiàn)實(shí)角度看，進(jìn)行學(xué)部制改革的舉措是有利于高校集中資源辦學(xué)，以資源整合來確保創(chuàng)造更優(yōu)的教育及科研環(huán)境，同時(shí)也是為了建設(shè)一流學(xué)科的一種戰(zhàn)略舉措。2017年國家開始推行的高?！半p一流”建設(shè)，其基本原則是“不進(jìn)則退、慢進(jìn)也退”，這給各高校造成緊迫感，從而促使其不斷推進(jìn)以“大部制”改革為主要特征的管理體制改革和以學(xué)部制改革為主要特征的學(xué)科布局調(diào)整優(yōu)化，以此來不斷地促進(jìn)高校實(shí)現(xiàn)“跨越式”發(fā)展。

北京工業(yè)大學(xué)主動(dòng)適應(yīng)國家、首都和京津冀區(qū)域發(fā)展的重大戰(zhàn)略需求，進(jìn)一步深化學(xué)校體制機(jī)制改革，理順校院兩級管理體制，統(tǒng)籌和整合資源，集成學(xué)科群體優(yōu)勢，搭建創(chuàng)新大平臺。學(xué)部制改革在打破院系和學(xué)科壁壘、克服學(xué)科劃分過細(xì)，解決院系數(shù)量過多、提升管理效能，轉(zhuǎn)變?nèi)瞬排囵B(yǎng)模式、體現(xiàn)以人為本理念，加強(qiáng)教授治學(xué)、強(qiáng)化學(xué)術(shù)權(quán)力彰顯等方面取得了一定的成效。學(xué)部（院）辦公室作為各種管理職能實(shí)體，其改革必然是學(xué)部制改革建設(shè)的重要組成，然而辦公室作為各種管理職能的載體，由于體制形式或制度內(nèi)容上的變革，辦公室行政管理體系必然變革。本文旨在探討分析學(xué)部制改革下學(xué)部行政機(jī)關(guān)管理工作面臨的現(xiàn)實(shí)挑戰(zhàn)和存在的問題，進(jìn)而探索構(gòu)建學(xué)部制下機(jī)關(guān)管理的合理化工作體系。

一、機(jī)關(guān)管理工作面臨的挑戰(zhàn)和問題

（一）辦公室行政管理人員工作模式。不同高校的學(xué)院常規(guī)黨政辦公機(jī)構(gòu)組成基本相同，包括：學(xué)院辦公室、學(xué)生工作辦公室、教務(wù)工作辦公室和研究生管理工作辦公室等。分屬不同學(xué)院相同黨政辦公室的工作人員在學(xué)部實(shí)體化運(yùn)行之后，組成新的辦公機(jī)構(gòu)并且職責(zé)重新劃分。很多行政管理人員在工作銜接和開展過程中，因?yàn)楣ぷ髀氊?zé)變動(dòng)很大，會遇到很多困難，例如：由于不同學(xué)院的歷史和學(xué)科特點(diǎn)不同，各學(xué)院工作模式存在一定差異。隨著業(yè)務(wù)范圍的擴(kuò)大，管理體量的增加，辦公人員需要耗費(fèi)更多的時(shí)間和精力來仔細(xì)處理業(yè)務(wù)工作，在這種狀態(tài)下，不可避免造成處理模式過于單一和缺乏創(chuàng)新性，無法滿足不同學(xué)科同學(xué)和教師的要求，導(dǎo)致工作效率低下。

（二）協(xié)同辦公程度不高。學(xué)部制改革后，以前涉及一個(gè)學(xué)院的專項(xiàng)工作，現(xiàn)在需要在整個(gè)學(xué)部同時(shí)開展，資料需要重新整合，因人員調(diào)動(dòng)頻繁以及人員工作交接環(huán)節(jié)存在一定的問題，導(dǎo)致往年工作資料不完整。在學(xué)部管理團(tuán)隊(duì)組建初期，由于人員來自不同的學(xué)院和新入職人員，人員彼此生疏，處在磨合階段，所以工作配合不流暢，不同黨政辦公機(jī)構(gòu)間的工作資源無法順暢共享，使得協(xié)同辦公受到限制。如何進(jìn)行有效的分工合作，理論層面設(shè)定的運(yùn)行模式能否有效運(yùn)轉(zhuǎn)，都存在很多不確定因素，需要長時(shí)間的探索。

（三）辦公室管理人員積極性不高。學(xué)部辦公室內(nèi)部存在約束機(jī)制不健全、分工不明確、獎(jiǎng)懲制度不合理等情況，使得各學(xué)部之間和學(xué)院與學(xué)部之間，以及各學(xué)院之間，在工作強(qiáng)度方面大相徑庭。甚至相同崗位上的不同工作人員之間，工作強(qiáng)度也不盡相同。某些自律性較差的人員存在擅離職守、遲到早退和無故曠工等違反工作紀(jì)律的現(xiàn)象。引起上述現(xiàn)象的因素是多方面的：首先，工作分配不合理，學(xué)部處剛成立，還在實(shí)體試運(yùn)行階段，根據(jù)以往經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行分工和人員配備，導(dǎo)致工作安排不合理；其次，獎(jiǎng)懲機(jī)制不健全，少數(shù)工作人員因個(gè)人能力和工作態(tài)度問題導(dǎo)致消極怠工，但并未受到懲罰。但是為了辦公室工作整體的成效，使得這部分工作由其他人承擔(dān)，打擊了工作人員的積極性。有人少勞動(dòng)，就一定會有人多工作，甚至需要經(jīng)常加班來達(dá)到工作要求，這極有可能會導(dǎo)致養(yǎng)懶罰勤現(xiàn)象的出現(xiàn)，使得團(tuán)隊(duì)整體人員的積極性直線下降。

（四）行政管理人員隊(duì)伍專業(yè)化程度不高。行政管理人員在學(xué)部制改革不斷深化的過程中，被要求與時(shí)俱進(jìn)，緊跟時(shí)代步伐，在知識結(jié)構(gòu)和業(yè)務(wù)素養(yǎng)等各方面更加專職化和專業(yè)化。目前行政管理工作人員的現(xiàn)狀是：學(xué)科背景不同，管理水平不同，且多數(shù)人沒有統(tǒng)一接受過管理學(xué)等方面的專業(yè)理論培訓(xùn)；工作內(nèi)容的龐雜性、隨機(jī)性，很難有時(shí)間和機(jī)會接受必要的繼續(xù)教育；自主學(xué)習(xí)能力和實(shí)踐不足，其管理知識和專業(yè)水平在很大程度上不能與工作需要相匹配。

二、建立學(xué)部制下機(jī)關(guān)管理合理化工作體系

為了使學(xué)部辦公室管理得到提升，可以從以下幾方面入手。

（一）加強(qiáng)人員培訓(xùn)，提高工作人員的綜合素質(zhì)。為保證工作人員符合學(xué)部制改革后的辦公室工作機(jī)制的需求，要求辦公室管理人員具有良好的知識結(jié)構(gòu)：具備辦公室管理業(yè)務(wù)知識；涉獵學(xué)部各學(xué)科知識。為使工作人員適應(yīng)這一要求，學(xué)部應(yīng)積極開展崗前業(yè)務(wù)培訓(xùn)，并且適時(shí)優(yōu)化培訓(xùn)內(nèi)容，以此來逐步提升辦公室工作人員的業(yè)務(wù)執(zhí)行能力。同時(shí)，將新時(shí)代學(xué)部制改革相關(guān)制度內(nèi)容增加到培訓(xùn)內(nèi)容中，以促使辦公室工作人員學(xué)習(xí)和掌握這些先進(jìn)知識，便于在后期開展多層次的工作調(diào)整，提高工作效率及質(zhì)量。此外，對于辦公室工作人員自身，也應(yīng)當(dāng)在日常工作中不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)，進(jìn)而提升管理與協(xié)調(diào)的能力。辦公室系統(tǒng)本身是學(xué)部各項(xiàng)管理活動(dòng)開展的樞紐系統(tǒng)，在這一樞紐系統(tǒng)的支撐下，不同職能的部門之間的聯(lián)系和溝通都會有所增強(qiáng)。然而，為進(jìn)一步提升學(xué)部行政管理成效，辦公室工作人員不能局限于當(dāng)前視角，應(yīng)當(dāng)具備全局意識和整體觀念，學(xué)會從學(xué)部管理這一綜合性的大方向來看待問題，主動(dòng)加強(qiáng)與其他部門之間的聯(lián)系，綜合推動(dòng)學(xué)部管理工作有序開展。

（二）加強(qiáng)工作交流，拓展工作人員視野。學(xué)部應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化所有辦公室之間的工作交流，使新組建的部門間能高效協(xié)同工作。不同部門工作人員之間的關(guān)系是否相處融洽，在一定程度上決定了部門工作運(yùn)效率的高低。因此，高校辦公室要想提高工作人員的溝通和交流，需要增加溝通的渠道，讓工作人員通過多種渠道進(jìn)行溝通。例如，舉辦一些內(nèi)部聯(lián)誼會、員工培訓(xùn)班等，加深部門工作人員之間的了解；除此之外，還可以讓辦公室工作人員的工作有效銜接，使工作人員之間的工作互相監(jiān)督、互相配合，建立起有效的服務(wù)機(jī)制來保障員工的工作利益，通過工作人員的互相協(xié)商來拓展工作人員視野，促使他們接觸到不同部門管理工作的知識，隨之增加工作經(jīng)驗(yàn)，優(yōu)化工作流程。高校也可以適當(dāng)組織辦公室工作人員參觀學(xué)習(xí)外界辦公室工作模式與經(jīng)驗(yàn)，持續(xù)提高工作人員的辦公認(rèn)知，并能夠結(jié)合自身的工作狀況形成更加良好的工作體系。

（三）利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，提高行政管理效率。近年來，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)迅速發(fā)展，以互聯(lián)網(wǎng)為核心的信息技術(shù)提高了辦公室行政管理的效率。依托互聯(lián)網(wǎng)運(yùn)行的自動(dòng)化辦公系統(tǒng)，可以在最短的時(shí)間內(nèi)搜集各種有效的資源，優(yōu)化行政管理的流程，加快辦公室行政管理的速度，使行政管理工作更協(xié)調(diào)，降低了工作成本，從而進(jìn)一步提高行政管理的效能。在高校都重視起數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化校園建設(shè)的背景下，高校辦公室也應(yīng)該加強(qiáng)信息技術(shù)的應(yīng)用，建立起辦公室網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。建立辦公室網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)應(yīng)從以下幾個(gè)方面做起：第一，應(yīng)該完善辦公室內(nèi)部的自動(dòng)化行政辦公系統(tǒng)，最大限度地提高行政管理工作的自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化程度。辦公室的自動(dòng)化系統(tǒng)應(yīng)該實(shí)現(xiàn)公文管理，通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實(shí)現(xiàn)校內(nèi)文件的起草、修改、傳閱、簽批、下發(fā)、統(tǒng)計(jì)等一系列的工作，同時(shí)處理校外的文件。第二，堅(jiān)持辦公室行政管理辦公的保密性和安全性原則，加快辦公室內(nèi)部自動(dòng)化系統(tǒng)與高校的教務(wù)系統(tǒng)、人事系統(tǒng)、學(xué)工系統(tǒng)等其他一些系統(tǒng)的整合，在一定的權(quán)限和范圍內(nèi)實(shí)行各系統(tǒng)之間的信息共享，多部門之間協(xié)調(diào)辦公，也要做到一定程度上的保密性，建立起一套安全高效的行政管理網(wǎng)絡(luò)工作流程，改變傳統(tǒng)工作模式下的耗時(shí)耗力、效率低下的情況。第三，高校行政管理工作要時(shí)刻注意新媒體的發(fā)展動(dòng)向，運(yùn)用新興媒體的手段和技術(shù)來革新傳統(tǒng)的行政工作思維模式，取其精華，去其糟粕。利用好微博、微信、網(wǎng)絡(luò)論壇、QQ等社交媒體軟件進(jìn)行信息傳播和知識宣傳，建立工作群聊，及時(shí)公布更新信息，與彼此交流經(jīng)驗(yàn)，提高行政管理的效率。

（四）完善規(guī)章制度，規(guī)范行政管理工作。學(xué)部應(yīng)當(dāng)結(jié)合實(shí)際辦公室的工作需求，建立起良好的工作制度，以此來優(yōu)化辦公室行政管理工作，保證所有管理工作都能夠科學(xué)規(guī)范地進(jìn)行。缺乏明確規(guī)章制度，是阻礙現(xiàn)階段辦公室發(fā)展的關(guān)鍵因素。在制定新型規(guī)章制度時(shí)，既要緊密聯(lián)系當(dāng)前的工作內(nèi)容，還需要與新時(shí)代的工作改革措施結(jié)合起來。高校也需要規(guī)范行政管理工作，在完善規(guī)章制度的同時(shí)，也要明確不同崗位工作人員所應(yīng)當(dāng)承擔(dān)的職責(zé)，實(shí)現(xiàn)行政管理工作的基本目標(biāo)，即通過一系列的規(guī)章制度和用人制度，使行政管理工作部門之間在工作的過程中可以互相配合，高效運(yùn)轉(zhuǎn)，提高員工的工作積極性，從而將辦公室工作任務(wù)準(zhǔn)確分解并落實(shí)到所有工作人員身上，全面提高工作效率。此外，高校還應(yīng)當(dāng)制定與實(shí)際匹配的監(jiān)督和審核機(jī)制，保障辦公室工作責(zé)任的落實(shí)，也可以提高員工的工作活力。

三、結(jié)語

學(xué)部制改革建設(shè)作為促使中國高等教育進(jìn)一步發(fā)展提升的綜合改革的先行者，要“內(nèi)外兼顧”以確保改革目標(biāo)和任務(wù)的完成，要抓緊順應(yīng)世界高等教育發(fā)展趨勢、優(yōu)化高等教育發(fā)展?fàn)顩r而進(jìn)行的中國高等教育綜合改革的機(jī)遇，總結(jié)以往高等教育管理建設(shè)經(jīng)驗(yàn)并進(jìn)行改革，還需要以世界先進(jìn)大學(xué)的發(fā)展為目標(biāo)和榜樣，辯證總結(jié)學(xué)習(xí)其先進(jìn)的管理建設(shè)經(jīng)驗(yàn)和做法。