高校財(cái)務(wù)信息化建設(shè)現(xiàn)狀及建議
——以HB 大學(xué)為例

劉開源

（淮北師范大學(xué)，安徽 淮北 235000）

0 引言

現(xiàn)代信息技術(shù)已經(jīng)深入各行各業(yè)，優(yōu)化了辦公方式，提高了工作效率。隨著高校大規(guī)模擴(kuò)招及教學(xué)科研層次的提升，高校經(jīng)費(fèi)數(shù)量、種類、金額等不斷增加，導(dǎo)致資金的來源和支出呈現(xiàn)多元化、復(fù)雜化的趨勢。經(jīng)費(fèi)報(bào)銷排隊(duì)等候時(shí)間長、信息不對(duì)稱、業(yè)務(wù)不流暢、辦事效率低等問題已經(jīng)成為現(xiàn)有高校的通病，傳統(tǒng)的高校財(cái)務(wù)管理模式已經(jīng)無法滿足現(xiàn)有高校的需求。高校財(cái)務(wù)處借助信息技術(shù)，積極探索信息化建設(shè)，例如采取網(wǎng)上繳費(fèi)、網(wǎng)上報(bào)賬、銀校直聯(lián)等，一定程度上緩解了重復(fù)而煩瑣的工作負(fù)擔(dān)，提升了財(cái)務(wù)服務(wù)質(zhì)量。然而，目前高校在財(cái)務(wù)信息化建設(shè)方面仍存在一些不足，信息化水平較低，信息溝通不順暢，未能實(shí)現(xiàn)與其他部門業(yè)務(wù)融合。本文以HB 大學(xué)為例，揭示了當(dāng)前高校財(cái)務(wù)信息化建設(shè)現(xiàn)狀，并對(duì)如何加快信息化建設(shè)提出了相關(guān)優(yōu)化建議。

1 高校財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的必要性

高校承擔(dān)著培養(yǎng)高級(jí)人才的重任，在科學(xué)研究與創(chuàng)新方面扮演著重要角色，應(yīng)緊跟時(shí)代發(fā)展潮流，走在改革的前列。在信息化、數(shù)據(jù)化日新月異的新時(shí)代，各行各業(yè)都享受到了信息化的高效和便利。高校應(yīng)積極加強(qiáng)信息化建設(shè)，將信息技術(shù)應(yīng)用到教學(xué)、科研、管理等主要活動(dòng)中，提升高校辦學(xué)條件和辦學(xué)水平。高校財(cái)務(wù)部門是學(xué)校的重要單位，監(jiān)控各種資金進(jìn)出，如工資發(fā)放、科研經(jīng)費(fèi)管理、資產(chǎn)登記等。同時(shí)，財(cái)務(wù)處與學(xué)校各個(gè)單位聯(lián)系密切，業(yè)務(wù)方面與學(xué)工處、人事處、科技處、國資處、后勤處等部門有許多融合。財(cái)務(wù)信息化不僅可以提高自身工作效率，提升服務(wù)水平，還可以加強(qiáng)與其他部門業(yè)務(wù)的融合，保證信息的公開、準(zhǔn)確、共享。因此，高校財(cái)務(wù)處應(yīng)加快信息化建設(shè)，推動(dòng)校園邁進(jìn)智能大數(shù)據(jù)時(shí)代。

2 HB 大學(xué)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

HB 大學(xué)是某省省屬重點(diǎn)大學(xué)，現(xiàn)擁有在校學(xué)生2.4 萬余人，教職工1500 多人。實(shí)驗(yàn)室設(shè)備先進(jìn)、功能齊全，有教學(xué)科研儀器設(shè)備3.3 萬余臺(tái)，總價(jià)值2.85 億元。近5 年來承擔(dān)省部級(jí)及以上教學(xué)研究項(xiàng)目100 余項(xiàng)，獲省級(jí)教學(xué)成果獎(jiǎng)40 余項(xiàng)，其中省級(jí)特等獎(jiǎng)5 項(xiàng)；承擔(dān)國家級(jí)科研課題50 余項(xiàng)，省部級(jí)科研課題400 余項(xiàng)，獲省部級(jí)以上科研獎(jiǎng)勵(lì)20 余項(xiàng)。該校財(cái)務(wù)處已率先上線賬務(wù)核算管理系統(tǒng)，2018 年運(yùn)行網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)、銀校直聯(lián)系統(tǒng)，目前3 個(gè)財(cái)務(wù)系統(tǒng)運(yùn)行已基本成熟。報(bào)賬老師在網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)填寫、上傳，提交發(fā)票、合同等附件，財(cái)務(wù)人員及相關(guān)責(zé)任人在網(wǎng)上審批，審批結(jié)束后，報(bào)賬老師打印審批記錄單據(jù)并同紙質(zhì)附件遞交至財(cái)務(wù)處；財(cái)務(wù)人員在賬務(wù)核算系統(tǒng)制單，財(cái)務(wù)主管復(fù)核后出納人員通過銀校直連系統(tǒng)支付。同時(shí)，該校還擁有工資系統(tǒng)、項(xiàng)目管理系統(tǒng)、學(xué)生網(wǎng)上繳費(fèi)系統(tǒng)。工資系統(tǒng)主要是用于教職工工資、社保和個(gè)稅計(jì)算；項(xiàng)目管理系統(tǒng)方便教職工查詢科研經(jīng)費(fèi)明細(xì)；學(xué)生網(wǎng)上繳費(fèi)系統(tǒng)主要是方便在校學(xué)生網(wǎng)上繳納學(xué)費(fèi)、住宿費(fèi)、體檢費(fèi)、軍訓(xùn)費(fèi)和教材費(fèi)等，實(shí)現(xiàn)了無現(xiàn)金繳費(fèi)。

3 HB 大學(xué)財(cái)務(wù)信息化現(xiàn)狀中存在的問題

3.1 財(cái)務(wù)系統(tǒng)尚未能完成數(shù)據(jù)交換

HB 大學(xué)幾乎各個(gè)業(yè)務(wù)板塊都采用了財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)，但是各個(gè)系統(tǒng)之間尚未能實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)交換，缺少聯(lián)通，系統(tǒng)之間不能進(jìn)行數(shù)據(jù)傳輸。例如，項(xiàng)目管理系統(tǒng)無法將數(shù)據(jù)傳輸至網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)，網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)無法及時(shí)發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目余額不足，只有財(cái)務(wù)人員制單時(shí)才能發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目余額不足，財(cái)務(wù)人員只能通知報(bào)賬老師更換項(xiàng)目；賬務(wù)核算系統(tǒng)無法將教職工欠費(fèi)信息傳送到工資系統(tǒng)，只能催促教職工還款或從工資系統(tǒng)手動(dòng)扣除等等，以上問題導(dǎo)致工作量加大，造成工作效率較低。

3.2 財(cái)務(wù)系統(tǒng)難以實(shí)現(xiàn)過程控制

HB 大學(xué)網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)比較簡單，未能及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，難以實(shí)現(xiàn)對(duì)整個(gè)過程的控制。目前網(wǎng)上報(bào)賬操作流程：報(bào)賬老師先選擇項(xiàng)目，然后填寫報(bào)賬明細(xì)、支付方式，最后上傳附件并提交。但是，資料是否齊全、住宿標(biāo)準(zhǔn)金額是否超支，系統(tǒng)并不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并提醒報(bào)賬老師。只有財(cái)務(wù)人員制單時(shí)才能發(fā)現(xiàn)缺失資料，通知報(bào)賬老師及時(shí)補(bǔ)全材料。這樣往往造成報(bào)賬時(shí)間較長，同時(shí)增加報(bào)賬老師與財(cái)務(wù)人員的工作量。

3.3 缺少財(cái)務(wù)復(fù)合型人才

HB 大學(xué)財(cái)務(wù)處在崗人員有22 人，其中50 歲以上人員多達(dá)10 人，90 后財(cái)務(wù)人員只有2 人，顯而易見，財(cái)務(wù)處人員老齡化是HB 大學(xué)所面臨的一大問題。同時(shí)，財(cái)務(wù)人員缺少信息技術(shù)背景，在信息化實(shí)施過程中，不能很好地發(fā)現(xiàn)關(guān)鍵問題。HB大學(xué)財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)主要由第三方軟件商設(shè)計(jì)與維護(hù)，遇到問題時(shí)需由他們解決，常常因?yàn)闇贤ú患皶r(shí)導(dǎo)致問題解決較慢，影響學(xué)校信息化建設(shè)的進(jìn)程。

3.4 財(cái)務(wù)系統(tǒng)缺少分析統(tǒng)計(jì)功能

當(dāng)前，HB 大學(xué)財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)只支持網(wǎng)上報(bào)銷、賬務(wù)處理、網(wǎng)上付款等業(yè)務(wù)，欠缺對(duì)數(shù)據(jù)的分析、統(tǒng)計(jì)等功能，需要專門的財(cái)務(wù)人員歸納匯總，不能及時(shí)提供決策數(shù)據(jù)。例如，學(xué)校每年都會(huì)收到大量的橫縱向科研經(jīng)費(fèi)，然而經(jīng)費(fèi)的項(xiàng)目列示、支出匯總、決算統(tǒng)計(jì)等工作需要財(cái)務(wù)人員專門負(fù)責(zé)，工作量很大，需要花費(fèi)較多的時(shí)間，無法使財(cái)務(wù)人員擺脫繁重、重復(fù)的勞動(dòng)。

4 加快HB 大學(xué)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的建議

4.1 各部門重視信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)“智慧校園”

打造“智慧校園”已經(jīng)成為高校的發(fā)展趨勢，財(cái)務(wù)信息化只是“智慧校園”的一部分，其他部門應(yīng)該意識(shí)到信息化建設(shè)的迫切性，與財(cái)務(wù)處共同參與校園信息化建設(shè)。HB 大學(xué)信息化建設(shè)過程相對(duì)緩慢，單位負(fù)責(zé)人不僅要重視教學(xué)與科研，還要積極推動(dòng)信息化建設(shè)，在信息化建設(shè)中投入人力和財(cái)力，做好布局，通過財(cái)務(wù)信息化建設(shè)助推各個(gè)部門參與信息化建設(shè)，建立數(shù)據(jù)庫共享中心，實(shí)現(xiàn)各部門數(shù)據(jù)共享，真正實(shí)現(xiàn)“智慧校園”的目標(biāo)。

4.2 財(cái)務(wù)系統(tǒng)設(shè)計(jì)人性化，提升服務(wù)質(zhì)量

財(cái)務(wù)網(wǎng)報(bào)系統(tǒng)主要是財(cái)務(wù)人員與技術(shù)人員參與設(shè)計(jì)，報(bào)賬老師在網(wǎng)上報(bào)賬過程中很容易遇到問題，因此應(yīng)多關(guān)注報(bào)賬老師的實(shí)際需要。財(cái)務(wù)人員可以以問卷調(diào)查或者座談的形式聽取報(bào)賬老師的意見，收集整理在系統(tǒng)使用過程中的重點(diǎn)、難點(diǎn)。同時(shí)，為減少報(bào)賬老師補(bǔ)交材料或報(bào)銷超額等問題，網(wǎng)報(bào)系統(tǒng)應(yīng)設(shè)置提醒功能，針對(duì)不同報(bào)銷業(yè)務(wù)提示相關(guān)材料說明。比如，在付款報(bào)銷過程中，支付金額超過5 000 元，這時(shí)系統(tǒng)可以彈出需要上傳合同附件的提醒；差旅費(fèi)報(bào)銷過程中，可以根據(jù)出差人工號(hào)或姓名自動(dòng)識(shí)別相關(guān)職稱與職務(wù)，如果輸入的住宿費(fèi)金額超過標(biāo)準(zhǔn)限額，系統(tǒng)自動(dòng)控制不予通過。這樣不僅可以減少財(cái)務(wù)人員的核算時(shí)間，也可以減少報(bào)賬老師來回跑路等問題。

4.3 提高財(cái)務(wù)人員素養(yǎng)，培養(yǎng)復(fù)合型人才

復(fù)合型財(cái)務(wù)人員不僅要具有扎實(shí)的財(cái)務(wù)功底，如賬務(wù)核算、數(shù)據(jù)分析、財(cái)務(wù)報(bào)告等，更要熟悉“信息技術(shù)＋財(cái)務(wù)”中各個(gè)業(yè)務(wù)流程、用法和需求。許多高校財(cái)務(wù)處人員偏老齡化，在信息技術(shù)操作方面比較吃力，HB 大學(xué)面臨著同樣的問題，因此HB大學(xué)應(yīng)重視年輕人才的招聘與培養(yǎng)，選拔財(cái)務(wù)與計(jì)算機(jī)方面復(fù)合型人才，定期委托專業(yè)機(jī)構(gòu)對(duì)財(cái)務(wù)人員進(jìn)行培訓(xùn)，使財(cái)務(wù)人員較快熟悉財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)的使用，拓寬財(cái)務(wù)人員專業(yè)領(lǐng)域，提升財(cái)務(wù)人員的復(fù)合專業(yè)技能。同時(shí)，財(cái)務(wù)人員應(yīng)加強(qiáng)與其他部門的溝通交流，增加對(duì)其他部門工作的了解，以增強(qiáng)對(duì)本職工作的完善。

4.4 完善財(cái)務(wù)系統(tǒng)管理功能

目前HB 大學(xué)財(cái)務(wù)系統(tǒng)缺少數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析功能，不能及時(shí)提供相關(guān)決策數(shù)據(jù)。因此財(cái)務(wù)人員應(yīng)梳理業(yè)務(wù)流程，提出全面的個(gè)性化需求，積極推進(jìn)財(cái)務(wù)系統(tǒng)多功能模塊的應(yīng)用，形成多維度、多口徑的數(shù)據(jù)查詢、處理、匯總、分析等功能，提高財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)的合理性與便利性。同時(shí)，加強(qiáng)與其他部門信息系統(tǒng)的聯(lián)通，做到數(shù)據(jù)共享，便于財(cái)務(wù)人員和管理層獲得準(zhǔn)確、及時(shí)、全面的相關(guān)數(shù)據(jù)。

5 結(jié)語

綜上所述，高校財(cái)務(wù)信息化建設(shè)是個(gè)長久的過程，不僅需要財(cái)務(wù)人員加強(qiáng)自身專業(yè)技能，強(qiáng)化財(cái)務(wù)系統(tǒng)信息化建設(shè)，更需要單位負(fù)責(zé)人重視信息化建設(shè)，以財(cái)務(wù)信息化推動(dòng)校園信息化。HB 大學(xué)在信息化建設(shè)方面顯然存在一些不足，需要單位負(fù)責(zé)人與財(cái)務(wù)人員共同努力完善財(cái)務(wù)系統(tǒng)，進(jìn)一步加強(qiáng)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)，進(jìn)而推動(dòng)“智慧校園”的建設(shè)。