科研院所的試劑耗材管理

陳 誼

（廣西壯族自治區(qū)水產(chǎn)科學(xué)研究院，南寧 530021）

0 引言

在當(dāng)前的科研院所中，試劑耗材屬于十分重要的一種資源，在科研院所的各種資源中占據(jù)重要的地位，也是科研院所內(nèi)各項工作得以實現(xiàn)有效開展的重要基礎(chǔ)與保障，因而需要對這些試劑耗材加強管理，從而使試劑耗材的利用率得以有效提升。基于此，本文主要針對科研院所的試劑耗材管理進行分析，從而為科研院所進行試劑耗材管理提供更好的依據(jù)及基礎(chǔ)，使其取得滿意的效果。

1 進一步完善相關(guān)組織體系及規(guī)章制度

在當(dāng)前科研院所內(nèi)的試劑耗材管理中，為能夠使試劑耗材管理得到滿意的效果，首要任務(wù)就是對組織體系及規(guī)章制度進行完善，具體而言，可以從以下幾個方面入手。

首先，針對試劑耗材管理，需要構(gòu)建專門的機構(gòu)。為能夠進一步加強管理水平，我院建立試劑耗材采供中心，選擇各個方面具有較高專業(yè)水平及思想素養(yǎng)的相關(guān)工作人員，通過競聘方式構(gòu)建熟悉試劑耗材的有關(guān)管理隊伍，在此基礎(chǔ)上實現(xiàn)試劑耗材采供中心的建立，并且與科研院所自身情況結(jié)合，針對各個崗位制定有關(guān)說明書及考核標準，對不同崗位人員職責(zé)進一步明確，針對專業(yè)知識及管理知識加強培訓(xùn)。同時，為能夠?qū)υ噭┖牟募訌姴晒┦褂霉芾?，建立試劑耗材管理領(lǐng)導(dǎo)小組，并且對競價談判進一步規(guī)范，建立價格談判小組?？蒲性核梢愿鶕?jù)國家及省級部門在試劑耗材管理方面的要求，構(gòu)建高值試劑耗材管理領(lǐng)導(dǎo)小組，可以由科研院所的法人代表擔(dān)任組長職務(wù)，由副院長及紀委書記擔(dān)任副組長，由院所內(nèi)的各個部門負責(zé)人擔(dān)任小組成員，小組內(nèi)所有成員共同參與到試劑耗材管理中，使試劑耗材管理得到滿意效果。

其次，建立健全的相關(guān)管理制度，并組織管理人員進行學(xué)習(xí)培訓(xùn)。對各種相關(guān)的管理制度進行合理制定，并且進行有效完善；對采供應(yīng)用流程不斷進行優(yōu)化，制定全面的試劑耗材管理制度；對試劑耗材從產(chǎn)品引進、驗收入庫及有效期管理等方面入手進行管理制度的制定，并且不斷進行修訂及完善。同時，還需要依據(jù)不同部門制定個性化試劑耗材管理制度，使試劑耗材管理具有更好的依據(jù)。此外，針對這些規(guī)章制度，還需要組織相關(guān)管理人員進行學(xué)習(xí)培訓(xùn)，使其更好地掌握這些規(guī)章制度，以便更好地根據(jù)這些制度進行試劑耗材管理，確保試劑耗材管理的科學(xué)性及合理性。

最后，進一步明確試劑耗材管理機構(gòu)的職能。在科研院所的耗材管理方面，要想實現(xiàn)管理質(zhì)量及效果的提升，還需要注意的一點就是需要對相關(guān)管理機構(gòu)的職能進一步明確。對于試劑耗材管理的各個部門及相關(guān)工作人員，需要進一步落實責(zé)任制，規(guī)定每個部門及工作人員的職責(zé)，使每個部門及工作人員都可以對自身職責(zé)充分了解，這樣就可以促使各個管理人員在實際工作中積極履行自身的職責(zé)，使試劑耗材管理工作的實施具有比較理想的人才基礎(chǔ)與保證，以更好地促使試劑耗材管理的有效實施，提升管理質(zhì)量及效果［1－2］。

2 應(yīng)用多種措施加強試劑耗材管控

2.1 加強試劑耗材的日常監(jiān)管

首先，產(chǎn)品論證及采購管理?？蒲性核鶅?nèi)的各個部門應(yīng)當(dāng)加強聯(lián)合，參與到各個部門申報的試劑耗材報告的審核及管理討論方面，在競價小組談判及試劑耗材管理領(lǐng)導(dǎo)小組審批同意之后，試劑耗材采供部門組織開展產(chǎn)品試用以及培訓(xùn)，通過網(wǎng)上集中招標方式進行采購，對于申購之外的標外產(chǎn)品，還需要適當(dāng)增加審批程序。其次，對多種類型的分類打包采購模式進行積極探索，依據(jù)不同部門的特點進行打包采購，也可以依據(jù)產(chǎn)品屬性進行打包采購，還可以依據(jù)不同方法學(xué)進行分類打包。最后，積極推廣零庫存管理模式。對于價值比較高的一些試劑耗材，需要實行零庫存管理，通過預(yù)入庫方式由二級庫備基數(shù)對備庫物品實行預(yù)入庫掃碼，在使用時通過一物一掃描的方式記賬收費，對備庫數(shù)自動核減，自動生成出庫單據(jù)以及補貨需求，采供部門利用專門網(wǎng)站進行訂貨。在此基礎(chǔ)上使到貨驗收、收費記賬及復(fù)核確費與備貨請領(lǐng)等整個過程都可以實現(xiàn)條形碼溯源閉環(huán)管理，降低采供風(fēng)險，減少庫存積壓情況的發(fā)生。

2.2 加強試劑耗材的使用監(jiān)管

首先，堅持實行“一品雙規(guī)”原則。具有相同功能組成的產(chǎn)品目錄需要控制在兩個之內(nèi)，在涉及產(chǎn)品中標落標變化或者產(chǎn)品升級的情況下，必須在堅持出一進一的情況下實行替換，對新產(chǎn)品引進需要從源頭上進行控制，對實際應(yīng)用價值不大的產(chǎn)品也需要進行控制。其次，對臨時性試劑耗材進行控制，避免其轉(zhuǎn)變?yōu)殚L期使用。對于用途比較特殊的相關(guān)試劑耗材，均執(zhí)行臨時性申購審批程序；對于臨時使用耗材物資，均標注“L”標識，在完成一次性使用之后，要將該條目目錄關(guān)閉，以避免臨時性申購轉(zhuǎn)變成為常態(tài)化使用的情況。再次，對試劑耗材的使用數(shù)量需要合理把控?？蒲许椖恐惺褂玫脑噭┖牟模ǔＥc課題項目申報存在密切聯(lián)系，在達到結(jié)題數(shù)量之后將其關(guān)閉，如果需要轉(zhuǎn)變成為常規(guī)開展情況，必須要依據(jù)新產(chǎn)品引進流程進行嚴格審批。最后，對使用與試用需要嚴格控制。對于未經(jīng)審批私自外帶使用的情況，除按照規(guī)定對使用人員進行處罰之外，還要將提供產(chǎn)品的廠家劃為不良供應(yīng)商，可以實行拒付貨款處罰。

2.3 加強重點產(chǎn)品的監(jiān)管

每年的年初都需要對重點監(jiān)管種類進行確定，并且選擇有效措施及方法進行監(jiān)管。第一，對于單價在5 萬元之上的超高價值試劑耗材，將其作為重點監(jiān)管對象，在使用這些超高價值的耗材時，必須向相關(guān)部門報告，由質(zhì)量管理科室組織有關(guān)專家實行集體討論，并且署名投票表決，在審批同意之后才能夠使用，在必要情況下需要上報倫理委員會進行討論。第二，對使用量比較大且使用頻率比較高的一些高值耗材，將其確定為重點監(jiān)管品種。使用數(shù)量排名比較靠前的一些試劑耗材種類，需要使用人員定期提交有關(guān)的書面說明。對于使用頻率比較高的一些部門，在活動記錄中，必須要包含這些試劑耗材的使用狀況的有關(guān)回顧性分析及比較合理的自我評價。第三，每個月都必須實行數(shù)據(jù)跟蹤，對于異動產(chǎn)品需要實行重點監(jiān)管。所謂異動耗材所指的就是使用數(shù)量超出普通產(chǎn)品的一些耗材，試劑耗材采供科若發(fā)現(xiàn)出現(xiàn)比前三個月的數(shù)量多出20%的產(chǎn)品，需要向質(zhì)量管理小組上報，有關(guān)部門需要對耗材異動發(fā)生原因進行調(diào)查，若是合理因素引起的耗材異動，則可以正常使用，若發(fā)現(xiàn)是由于不合理因素而導(dǎo)致的耗材異動，需要通知相關(guān)供應(yīng)企業(yè)及使用人員，依據(jù)實際情況對其提升，促使其整改，或者停止使用。

2.4 加強供應(yīng)商管理

依據(jù)相關(guān)管理條例，制定供應(yīng)商評價制度，對供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、規(guī)模及信譽度與送貨情況、服務(wù)滿意度等多個方面實行評價考核，滿分為12 分，在扣除完所有分數(shù)之后即終止與企業(yè)的合作關(guān)系，對信譽度差及服務(wù)不理想的一些企業(yè)，對其實行淘汰歸并處理。對供應(yīng)商變更進行規(guī)范，需要變更的必須要依據(jù)規(guī)定流程進行審核審批，并且需要簽署承諾書，承諾3 年之內(nèi)不能進行變更。同時，科研單位需要與供應(yīng)商之間簽訂購銷合同及廉政協(xié)議，對各種承諾書進行格式化，對出現(xiàn)違規(guī)行為的供應(yīng)商全部叫停。另外，對供應(yīng)商跟臺管理進行規(guī)范，跟臺需要嚴格遵循并執(zhí)行科研院所的相關(guān)管理制度。

2.5 合理應(yīng)用信息化技術(shù)實行管理

科研院所內(nèi)使用的試劑耗材，通常情況下一個產(chǎn)品需要證件支撐，這導(dǎo)致在資質(zhì)證照檔案的維護方面存在很大困難，同時，在產(chǎn)品溯源方面利用傳統(tǒng)手段比較煩瑣，并且很容易有錯誤出現(xiàn)。針對這種情況，需要在試劑耗材的管理方面對信息化技術(shù)手段進行應(yīng)用，主要就是從以下幾點入手。第一，物資與產(chǎn)品注冊證效期關(guān)聯(lián)，從而有效避免證照過期而產(chǎn)品仍舊在使用的情況，使試劑耗材的采購風(fēng)險可以有效降低。第二，驗收出入庫單據(jù)與產(chǎn)品信息關(guān)聯(lián)。在此基礎(chǔ)上對產(chǎn)品型號、批次以及價格等信息可以實現(xiàn)全程跟蹤，可使產(chǎn)品來源得到有效保證，查詢產(chǎn)品去向，也可以追溯產(chǎn)品。第三，對于高質(zhì)量的試劑耗材實施一物一碼制度，實行全程掃碼溯源閉環(huán)管理。其中，條形碼內(nèi)容主要包括等級標準以及監(jiān)管部門所規(guī)定的相關(guān)信息。第四，對各種報表實時監(jiān)控進行完善。相關(guān)管理部門可以通過電子檔案對試劑耗材的實際應(yīng)用情況進行詳細了解，依據(jù)各種報表對試劑耗材的實際應(yīng)用情況進行對比，從而為更好地進行試劑耗材的管理提供依據(jù)及支持［3－4］。

3 結(jié)語

科研院所內(nèi)的試劑耗材屬于科研院所中的重要資源，在保證科研工作有效開展方面屬于基礎(chǔ)與保證，因而需要保證試劑耗材的合理應(yīng)用，對其有效實施試劑耗材管理。作為科研院所內(nèi)的管理工作人員，需要對試劑耗材管理加強重視及投入，并且從各個方面入手，以各種方式及途徑實現(xiàn)試劑耗材的有效管理，使試劑耗材管理可以得到滿意的效果，確?？蒲性核鶅?nèi)試劑耗材的有效利用，保證科研工作的有效落實，同時實現(xiàn)科研院所的更合理運行及發(fā)展。