水利部門檔案管理“四化”實踐探索

摘 要：水利歷來是經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的基礎(chǔ)設(shè)施和產(chǎn)業(yè)，在日常水利活動中產(chǎn)生的檔案對水利工作具有重要作用?！端麢n案工作規(guī)定》的頒布和實施，為加強(qiáng)新時期水利檔案工作，推進(jìn)水利檔案科學(xué)、規(guī)范管理發(fā)揮著重要作用。本文立足呂梁市水利局探索檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、特色化、實用化“四化”成功經(jīng)驗，分析了相關(guān)做法的具體內(nèi)容，以期為新時代推動水利部門檔案管理工作再上新臺階，提供更多可供參考的成功經(jīng)驗。

關(guān)鍵詞：四化;水利部門;檔案管理;實踐探索

概述

“水利”一詞最早見于戰(zhàn)國末期《呂氏春秋》中《孝行覽·慎人》篇。水利歷來是經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的基礎(chǔ)設(shè)施和產(chǎn)業(yè)，在日常水利活動中產(chǎn)生的檔案對水利工作具有重要作用。為了規(guī)范水利檔案管理，2020年9月11日，水利部與國家檔案局聯(lián)合印發(fā)《水利檔案工作規(guī)定》（水辦〔2020〕195號），旨在加強(qiáng)水利檔案工作，推進(jìn)水利檔案科學(xué)、規(guī)范管理，進(jìn)一步發(fā)揮檔案在水利改革發(fā)展總基調(diào)中的作用。近年來，在市檔案局關(guān)心、指導(dǎo)下，在局黨委堅強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)下，呂梁市水利局檔案管理堅持依法管檔，圍繞水利檔案特點，緊扣檔案工作標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，探索出“四化”管理模式。

1 重視管理基礎(chǔ)，推進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

1.1 夯實硬件基礎(chǔ)

隨著水利事業(yè)發(fā)展，呂梁市水利局于2002年新建了80平方米的檔案庫房、30平方米的閱檔室、30平方米的辦公室，庫房和閱檔室嚴(yán)格按照“三分開”的標(biāo)準(zhǔn)建造，確保安全、經(jīng)濟(jì)、整潔和適用。近年來，又多次撥付專門檔案管理經(jīng)費，為水利檔案管理專門購置了3臺計算機(jī)，新添置10套密集架、2個防磁柜、2個除濕機(jī)、1臺數(shù)碼相機(jī)，確保水利檔案滿足“十防”要求。

1.2 完善規(guī)章制度

呂梁市水利檔案明確管理職責(zé)，由分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)檔案管理，配備2名專職水利檔案管理，局下屬部門配備多名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門的水利檔案材料。專職水利檔案管理人員均具有本科以上學(xué)歷，從事2年檔案工作經(jīng)驗。每年初召開檔案工作會議，明確部門及人員分工。結(jié)合呂梁市水利檔案管理實際，先后制定《呂梁市水利檔案管理辦法》《呂梁市水利檔案借閱利用歸還制度》《呂梁市水利檔案鑒定、銷毀實施細(xì)則》。

1.3 健全管理基礎(chǔ)

呂梁市水利局檔案管理除了做好局機(jī)關(guān)辦公室、水利規(guī)劃計劃建設(shè)、政策法規(guī)監(jiān)督、水資源管理、水旱災(zāi)害防御、農(nóng)村水利水電、水土保持及河務(wù)等內(nèi)設(shè)部門的水利檔案收集、整理，還特別重視對水資源管理委員會辦公室、柳林泉域管理所、水政監(jiān)察支隊、東川河蓄水工程管理站、水利勘測建設(shè)總隊等下屬單位水利檔案工作的指導(dǎo)、督導(dǎo)，并將這些部門水利檔案管理納入單位目標(biāo)考核。此外，注重系統(tǒng)內(nèi)水利業(yè)務(wù)檔案培訓(xùn)，通過參觀交流、業(yè)務(wù)競賽等方式，切實提升水利部門檔案工作人員的整體業(yè)務(wù)素能。

2 緊扣行業(yè)規(guī)律，提升規(guī)范化水平

2.1 規(guī)范工作流程

呂梁市水利局注重強(qiáng)化水利檔案全流程監(jiān)督和管理，特別是水利文書檔案的程序規(guī)范。例如，在涉及水利文書檔案時，從公文的撰稿、核稿、簽發(fā)、用印等要求手續(xù)完備，并核查其公文格式是否統(tǒng)一、底稿是否規(guī)范、歸檔質(zhì)量是否滿足需要等。此外，要求局機(jī)關(guān)及所屬部門要在次年的9月將水利檔案集中統(tǒng)一送至檔案室，由檔案室按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行歸檔。

2.2 規(guī)范歸檔分類

呂梁市水利檔案嚴(yán)格按照國家檔案局8號令、10號令，以及《水利檔案工作規(guī)定》等相關(guān)規(guī)定，及時修訂和完善了《呂梁市水利局文件材料歸檔范圍、分類方案和檔案保管期限表》等，并根據(jù)近年來水利機(jī)構(gòu)改革的變化，及時做出相應(yīng)的調(diào)整，確保局機(jī)關(guān)水利檔案管理分類科學(xué)、期限劃分準(zhǔn)確。

2.3 注重信息化建設(shè)

隨著計算機(jī)信息技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，呂梁市水利局高度重視計算機(jī)信息技術(shù)在水利檔案管理中的實際應(yīng)用。除了使用統(tǒng)一的檔案管理軟件，實現(xiàn)局機(jī)關(guān)與下屬單位檔案的一體化管理。還注重水利電子檔案的收集、整理、歸檔。既做好存量水利檔案信息化，將館藏檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描、錄入，還兼顧新增檔案的信息化建設(shè)，將年度收發(fā)電子水利文檔刻盤，存于防磁柜，確保電子檔案安全。

3 以利用促管理，把握檔案特色化

3.1 提高整體管理水平

把呂梁市水利局局機(jī)關(guān)及下屬單位的水利檔案建檔及創(chuàng)建星級檔案館（室）納入部門年度考核。截至目前，全局下屬機(jī)關(guān)及部門參加檔案考核的有各行政事業(yè)科室、站，年度檔案考核均達(dá)到了良好以上，其中，2018年度檔案管理工作考核為優(yōu)秀。

3.2 嚴(yán)格做好檔案驗收

把水利檔案驗收作為水利工程項目驗收的重要一環(huán)和前提條件，嚴(yán)格把好水利項目檔案驗收關(guān)，夯實水利工程項目建設(shè)基礎(chǔ)。根據(jù)《水利工程建設(shè)項目檔案驗收管理辦法》《水利檔案工作規(guī)定》等相關(guān)規(guī)定，以及結(jié)合呂梁市水利局檔案工作實際所制定出臺的《呂梁市水利局文件材料歸檔范圍、分類方案和檔案保管期限表》《水利檔案分類方案和政變細(xì)則》等，對轄區(qū)內(nèi)3個水利工程項目檔案進(jìn)行了專門的驗收，為水利項目竣工驗收提供了有力保障。

3.3 注重檔案開發(fā)利用

呂梁市水利局十分注重水利檔案資源的開發(fā)與利用，助力相關(guān)水利工程管理單位相關(guān)創(chuàng)建工作。如，三川河道水生態(tài)綜合治理過程中，通過之前的水利檔案查詢、利用，打造“金三川”城市名片。通過農(nóng)村飲水安全工程檔案的查詢利用，助力鄉(xiāng)村振興戰(zhàn)略的實施，切實解決河流“清四亂”取得預(yù)期實效。這些成果的取得，都離不開水利檔案在其中所發(fā)揮出的重要作用。

3.4 打造特色檔案品牌

呂梁市境內(nèi)擁有柏葉口水庫、文峪河水庫、嵐城水庫、橫泉水庫等。2018年，呂梁市水利局組織單位人員，對文峪河水庫的檔案規(guī)范化、數(shù)字化管理進(jìn)行現(xiàn)場察看，并提出了許多建設(shè)性意見，打造出了一批極具地方特色的水利檔案品牌。這些，也為弘揚呂梁地域文化、繁榮全市水利文化等發(fā)揮出檔案資料的應(yīng)有價值。

4 堅持“一河一檔”，發(fā)揮作用實效化

2016年，中辦、國辦聯(lián)合印發(fā)《關(guān)于全面推行河長制的意見》，正式在全國推開河長制。截至目前，我國31個?。ㄗ灾螀^(qū)、直轄市）已全面建立了河長制，明確“省市縣鄉(xiāng)”四級河長30多萬名。為貫徹落實山西省委“四為四高兩同步”總體思路和呂梁市委“1234”發(fā)展思路，全市被列入河長制管理范圍的省骨干河道2條、市級河道3條、縣鄉(xiāng)級河道118條，大中小型水庫9座。呂梁市嚴(yán)格落實《呂梁市河長巡河實施方案》，按照河長制方案要求，組織人員力量，制定“一河一策”，呂梁市水利局以此為契機(jī)，積極探索“一河一檔”試點工作，為境內(nèi)相關(guān)河流建立相應(yīng)的檔案資料，使檔案成為境內(nèi)推動河長制工作的共同“參與者”、重要“見證者”，為相應(yīng)的河流整治專門留下了寶貴的治水記憶，也為推動全市河湖庫信息資源提供了共享共建信息支撐，強(qiáng)化了河長制落實過程中相關(guān)部門及人員的協(xié)調(diào)與配合，從而為河湖治理提供了根本保障。

積極推行“一河一檔”的主要思路：根本依據(jù)在于河長制方案的落實，將河長制檔案分類大綱進(jìn)一步細(xì)化，嚴(yán)格按照境內(nèi)省市縣鄉(xiāng)不同河長制檔案形成、積累及歸檔，重點做好關(guān)于河長制推行過程中的相關(guān)視音頻資料的收集，特別注意記錄黑臭河道整治過程以及整治后的實際效果，從而打造出河長制檔案“一河一檔”樣板。此外，要求河長制相關(guān)參與部門之間溝通、協(xié)調(diào)，防止涉及河長制規(guī)定在落實過程中的重要檔案資料收集不完整。

結(jié)語

我國是水利大國，水利工程項目建設(shè)從古至今從未間斷，都江堰、大運河、紅旗渠等，這些水利工程項目的興建為后人留下了寶貴財富，尤其是其中的治水思想、開渠精神。通過相關(guān)史料、檔案資料的查詢，展現(xiàn)出了不同時期水利人的精神風(fēng)貌。因此，做好水利檔案管理工作，具有積極的現(xiàn)實指導(dǎo)意義。

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作者簡介：郭玉紅，大學(xué)學(xué)歷，山西省呂梁市水利局館員，主要研究方向：檔案管理、檔案開發(fā)利用。