事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)對策分析

董相冶

摘 要：新時(shí)代，事業(yè)單位檔案數(shù)量和工作需求不斷增加，在編制、人員沒有增長的情況下，檔案管理也面臨著很大壓力。為此，推進(jìn)事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)，勢在必行。本文分析了事業(yè)單位檔案信息化的重要性、存在的問題和推進(jìn)對策，供參考。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;信息化建設(shè);對策

事業(yè)單位要解決檔案信息數(shù)據(jù)量大的問題，科學(xué)、安全、規(guī)范、有效地管理和利用好檔案，就應(yīng)大力推進(jìn)檔案信息化建設(shè)。但目前事業(yè)單位檔案管理手段、管理機(jī)制不完善，在一定程度上影響了檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。我們應(yīng)高度重視檔案信息化，弄清其中存在的問題，采取有效措施，盡快加以解決。

1〓事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的重要性

對于事業(yè)單位來說，檔案管理信息化建設(shè)，就是傳統(tǒng)載體檔案信息轉(zhuǎn)化為電子數(shù)據(jù)檔案進(jìn)行管理，新形成的電子檔案直接納入數(shù)字管理。這種檔案管理模式由于兼具現(xiàn)代化、實(shí)用性和應(yīng)用方便等優(yōu)點(diǎn)，為事業(yè)單位的檔案管理提供了極大的便利。

1.1 有利于減輕檔案工作強(qiáng)度

傳統(tǒng)事業(yè)單位檔案管理都是由人工手工收集，需要工作人員對檔案資料進(jìn)行收集管理。一些事業(yè)單位檔案數(shù)量多、工作量大，相關(guān)人手卻不足，在傳統(tǒng)的工作方式下，檔案工作人員壓力較大，工作效率不高。采用檔案管理信息化手段，可以快速實(shí)現(xiàn)對數(shù)據(jù)的收集管理，具有自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化的優(yōu)勢，也可以實(shí)現(xiàn)資源共享，減輕了工作人員的工作強(qiáng)度，同時(shí)也能顯著提升工作效率。

1.2 有利于延長傳統(tǒng)載體檔案壽命

傳統(tǒng)檔案載體多為紙質(zhì)，而紙質(zhì)檔案最大的缺點(diǎn)就是容易損壞，容易受溫濕度、光照、蟲害等環(huán)境影響，使得檔案管理過程復(fù)雜、安全保障成本較高。檔案管理信息化，是借助電子平臺(tái)和網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)對檔案信息進(jìn)行記錄，安全性和完整性都得到了保證，并且它的儲(chǔ)存方式也變成了磁盤，宜備份，對外界環(huán)境的抗干擾能力強(qiáng)，不僅能夠節(jié)約成本，還能減少占用空間，便于更加便捷高效地存儲(chǔ)、管理和利用。利用時(shí)一般情況下不必調(diào)取原件，減少了對傳統(tǒng)載體檔案的磨損，延長了傳統(tǒng)載體檔案壽命。

1.3 有利用于提高檔案利用工作效率

傳統(tǒng)的檔案需要工作人員翻閱目錄，再從檔案庫房逐個(gè)查找，這種方式較為費(fèi)時(shí)費(fèi)力，效率不高。檔案信息化強(qiáng)化了對數(shù)據(jù)的處理，通過檔案管理平臺(tái)輸入滿足查詢條件的關(guān)鍵字段，就能夠找到想查閱的檔案資料，查找到的內(nèi)容也更加全面、準(zhǔn)確，不僅節(jié)省時(shí)間，提高查全率和查準(zhǔn)率，也能促進(jìn)與之相關(guān)的其他工作更加快速高效地進(jìn)行。

2〓事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的主要問題

2.1 檔案管理機(jī)制不完善

從目前的實(shí)際情況看，事業(yè)單位仍然長期沿用傳統(tǒng)的檔案管理模式，其檔案管理水平與時(shí)代發(fā)展不適應(yīng)，工作效率與實(shí)際需求不匹配。因此，改革其管理體制、模式已成為當(dāng)前的首要任務(wù)，有必要從多渠道對事業(yè)單位檔案管理進(jìn)行調(diào)整，轉(zhuǎn)變檔案管理模式。從檔案管理機(jī)制來看，現(xiàn)行檔案管理機(jī)制還存在許多不足。一些單位盡管已將新的改革措施已逐步納入管理體制，但實(shí)施效果無法保證，改革成效并不明顯。新時(shí)代，事業(yè)單位的信息資源受到多方關(guān)注，要求其檔案管理部門把電子文件檔案作為主要管理對象，實(shí)現(xiàn)檔案管理模式的重大轉(zhuǎn)變。

2.2 專業(yè)人才嚴(yán)重缺乏

事業(yè)單位檔案管理崗位由于工作的特殊性，需要具備滿足工作需要業(yè)務(wù)能力的專業(yè)人才和相對穩(wěn)定的人員隊(duì)伍?？梢哉f，檔案工作人員的自身素質(zhì)和能力決定著檔案管理的最終質(zhì)量。但現(xiàn)實(shí)往往是檔案管理人員不能及時(shí)獲得有效的信息管理及技術(shù)操作培訓(xùn)，在工作熟悉程度不高的情況下，檔案管理仍延續(xù)紙質(zhì)檔案管理模式。缺乏系統(tǒng)的專業(yè)培訓(xùn)，使得檔案管理信息化建設(shè)也總是停滯在初級階段，受工作人員能力限制，很難繼續(xù)深入推進(jìn)。此外，一些檔案管理人員工作積極性不足，責(zé)任心不強(qiáng)，專業(yè)水平不高，使得事業(yè)單位檔案管理整體水平的提升受到很大限制。

2.3 信息化技術(shù)應(yīng)用不足

信息技術(shù)手段應(yīng)用的廣泛和深入程度，決定了事業(yè)單位檔案管理的發(fā)展水平，也是優(yōu)化管理流程、提高管理效率的重要前提。但從目前情況看，信息技術(shù)的應(yīng)用還存在許多不足。由于信息技術(shù)水平有限，一些技術(shù)，尤其是一些比較關(guān)鍵的檔案信息管理模式要真正推廣和實(shí)施，還需要一段時(shí)間。由于信息技術(shù)應(yīng)用不到位，一些部門仍保留紙質(zhì)檔案查詢應(yīng)用的習(xí)慣。在這種情況下，大量數(shù)據(jù)將很難全面、準(zhǔn)確、高效地得到查詢利用。事業(yè)單位檔案管理滯后，規(guī)范性、統(tǒng)一性嚴(yán)重不足，給事業(yè)單位檔案管理工作的發(fā)展帶來極大困難。事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中應(yīng)用的管理軟件大多沒有統(tǒng)一，互聯(lián)互通性和系統(tǒng)性都較差，信息資源難以共享。

2.4 信息化基礎(chǔ)建設(shè)投入不足

檔案管理信息化不是短時(shí)間內(nèi)就能夠建立的工程，需要根據(jù)信息技術(shù)的發(fā)展而完善。雖然近年來檔案信息化建設(shè)逐漸提上了日程，但仍有相當(dāng)一部分事業(yè)單位對檔案管理信息化認(rèn)識(shí)不足、重視不夠、支持不到位，存在資金投入不足，設(shè)備老舊、更新和配備不及時(shí)等問題，直接影響了工作的進(jìn)程。由于基本的硬件需要難以保障，檔案管理信息化建設(shè)也無法順利實(shí)施和深化，事業(yè)單位檔案信息化發(fā)展水平不協(xié)調(diào)，整體水平不高。

3 推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的對策

3.1 重視并大力推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)

事業(yè)單位應(yīng)深刻認(rèn)識(shí)檔案信息化建設(shè)的重要性和緊迫性，高度重視檔案信息化建設(shè)，將其納入單位工作的重要議事日程，制定推進(jìn)規(guī)劃，分步加以實(shí)施。應(yīng)加強(qiáng)對檔案信息化建設(shè)的組織領(lǐng)導(dǎo)，及時(shí)研究解決檔案信息化建設(shè)中遇到的各種困難和問題，加大對檔案信息化建設(shè)的資金投入，保證信息化建設(shè)的必要條件。應(yīng)加強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)及平臺(tái)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)對檔案資源的信息化歸檔、管理、存儲(chǔ)和利用。應(yīng)加快推進(jìn)原有檔案數(shù)字化，做好新形成檔案的電子化和電子檔案管理，努力建設(shè)數(shù)字檔案資源。應(yīng)加強(qiáng)檔案信息規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，加強(qiáng)檔案信息資源的開發(fā)利用，推進(jìn)檔案信息資源共享。應(yīng)加強(qiáng)檔案信息系統(tǒng)安全保障建設(shè)，確保檔案管理信息系統(tǒng)及檔案信息安全。

3.2 進(jìn)一步完善檔案信息化管理制度

一些事業(yè)單位對于檔案管理信息化的認(rèn)識(shí)不夠深刻，相關(guān)法律法規(guī)和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)貫徹落實(shí)不到位。因此，需要根據(jù)檔案法律法規(guī)，按照“標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、信息化”要求，構(gòu)建推進(jìn)檔案信息化的目標(biāo)體系，提升標(biāo)準(zhǔn)化制度建設(shè)水平。需要檔案工作人員秉承新的科學(xué)發(fā)展理念，結(jié)合事業(yè)單位工作特點(diǎn)，針對實(shí)際需求，制定科學(xué)、合理、實(shí)用性強(qiáng)的檔案管理信息化建設(shè)規(guī)章制度，使這項(xiàng)工作有章可循。應(yīng)在明確管理方向的基礎(chǔ)上，突出檔案的信息化、現(xiàn)代化管理和利用效果。應(yīng)確保檔案信息化建設(shè)符合事業(yè)單位檔案管理的實(shí)際需求，構(gòu)建完善的現(xiàn)代化檔案管理體系。

3.3 提升檔案管理人員能力水平

作為事業(yè)單位的專業(yè)檔案工作者，定期接受檔案信息化專業(yè)培訓(xùn)是至關(guān)重要的，也是保證傳統(tǒng)檔案管理與檔案信息化管理有效結(jié)合的重要基礎(chǔ)。事業(yè)單位檔案管理人員應(yīng)創(chuàng)新觀念，積極推進(jìn)新的檔案管理模式的運(yùn)用，為推進(jìn)檔案管理體制模式的更新和改革鋪平道路。同時(shí)，應(yīng)在這一過程中引入更多的信息和科學(xué)技術(shù)手段，通過專題培訓(xùn)、以干代訓(xùn)、干訓(xùn)結(jié)合等方式，提高事業(yè)單位檔案工作人員的整體專業(yè)素養(yǎng)。在注重提升現(xiàn)有人員專業(yè)素質(zhì)的同時(shí)，也應(yīng)根據(jù)實(shí)際需要，通過招考、選調(diào)等方式，引進(jìn)既懂檔案業(yè)務(wù)、又懂信息化知識(shí)和計(jì)算機(jī)應(yīng)用的復(fù)合型人才，為事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)提供人才支撐。

檔案是寶貴的信息資源，檔案工作是事業(yè)單位最基礎(chǔ)的重要工作。新時(shí)代，檔案管理信息化建設(shè)已成為決定事業(yè)單位未來可持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵因素。我們應(yīng)充分認(rèn)識(shí)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的重要性，深入學(xué)習(xí)運(yùn)用數(shù)字化、現(xiàn)代化信息管理手段，采取切實(shí)有效的措施，解決檔案管理信息化面臨的困難和問題，提升檔案管理信息化建設(shè)水平，提升檔案管理和利用效益，更好地為各項(xiàng)社會(huì)事業(yè)的發(fā)展服務(wù)。

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（作者單位：吉林省白山市城市建設(shè)檔案館）