大數(shù)據(jù)視野下檔案信息化建設(shè)的新思考

摘 要：互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)飛速發(fā)展，依托大數(shù)據(jù)技術(shù)的檔案信息建設(shè)管理工作取得了豐富的成果，檔案管理進(jìn)入了“大數(shù)據(jù)發(fā)展”的時(shí)代。本文分析了大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案信息資源的特點(diǎn)，并探討了當(dāng)前檔案信息管理中存在的問題，提出了相應(yīng)的建設(shè)策略。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)分析;檔案管理;信息化建設(shè)

引言

面對信息技術(shù)和經(jīng)濟(jì)社會(huì)的飛速發(fā)展，我國政府順應(yīng)時(shí)勢，提出了“四個(gè)全面”和國家大數(shù)據(jù)的發(fā)展戰(zhàn)略。在全面推行政務(wù)公開和優(yōu)化政府社會(huì)服務(wù)的過程中，檔案信息作為一種基礎(chǔ)性的信息資源，在社會(huì)管理的各個(gè)方面發(fā)揮著重要作用。利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對檔案信息進(jìn)行歸檔、分析和儲(chǔ)存能夠進(jìn)一步提高我國檔案管理的質(zhì)量和效率，以提高我國政府社會(huì)治理和公共服務(wù)的水平。當(dāng)前，政務(wù)檔案的涉及領(lǐng)域更加廣泛，內(nèi)容愈加豐富，作用不斷凸顯，同時(shí)也面臨著大數(shù)據(jù)技術(shù)運(yùn)用下的信息安全風(fēng)險(xiǎn)等問題，為了保障和發(fā)揮檔案信息作為基礎(chǔ)性戰(zhàn)略資源的作用，相關(guān)工作人員應(yīng)該認(rèn)識到檔案管理的重要性，充分順應(yīng)局勢開展檔案信息化建設(shè)，以滿足社會(huì)和公眾的不同需求。

1 大數(shù)據(jù)背景下檔案信息資源中大數(shù)據(jù)的特點(diǎn)

1.1 數(shù)量巨大且增長迅猛

政務(wù)檔案信息是對政府相關(guān)工作和社會(huì)服務(wù)的原始記錄，數(shù)量龐大且種類豐富。而在大數(shù)據(jù)飛速發(fā)展的環(huán)境下，各類信息資源的增長速度也是飛快的。這為檔案管理部門的信息收集和處理帶來了難題。

1.2 類別繁多且載體結(jié)構(gòu)復(fù)雜

互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，檔案數(shù)據(jù)多元化、多樣化，其類別繁多，更是依托于不同的載體出現(xiàn)。如在具體的政府公眾服務(wù)中，其往往是線下人工、電子政務(wù)雙渠道進(jìn)行，同時(shí)還依托各類互聯(lián)網(wǎng)新媒體平臺(tái)開展政務(wù)宣傳和建設(shè)工作，這就使得檔案信息的來源渠道非常廣泛。由于不同領(lǐng)域的檔案信息在內(nèi)容和特點(diǎn)上存在差別，其具體的收集、整理和實(shí)踐應(yīng)用的要求也不同，使得檔案管理的難度增加、任務(wù)加重，檔案人員需要對紙質(zhì)資料、電子數(shù)據(jù)等進(jìn)行分類的處理和分析保存。

1.3 迅捷的信息處理速度

大數(shù)據(jù)在整體上具有數(shù)量大、分析速度快的特點(diǎn)，能夠在海量的信息資源中抓取最有價(jià)值的部分，其迅捷的信息化處理速度為檔案管理信息化建設(shè)奠定了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。由于信息需求者對信息資源的需求更多樣，其對信息的處理和分析也更深入，追求便捷高效成為信息利用的一大特點(diǎn)，同時(shí)對政務(wù)檔案信息的深入挖掘、分類和整理、后續(xù)的整理和應(yīng)用也面臨更多挑戰(zhàn)?；跈n案信息數(shù)據(jù)的產(chǎn)生和用戶的使用需求，檔案信息處理的速度也將不斷提高。

1.4 檔案信息內(nèi)容需進(jìn)行深層次挖掘與分析

政務(wù)檔案在性質(zhì)上屬于原始文獻(xiàn)數(shù)據(jù)，往往只是對政務(wù)活動(dòng)或政策文件的原始收納。這些信息只經(jīng)過簡單的收集和整理，尚未深度加工。而在大數(shù)據(jù)分析技術(shù)的幫助下，檔案信息管理人員能夠?qū)n案信息資源進(jìn)行深層的處理，最大限度地挖掘其價(jià)值。處理過的檔案信息資源更具能效，能夠?qū)φ嚓P(guān)部門開展社會(huì)服務(wù)活動(dòng)、及時(shí)了解和滿足人民訴求提供助力。

2 當(dāng)前檔案信息化建設(shè)中亟待解決的問題

2.1 落后的檔案管理觀念影響了檔案信息化建設(shè)

在國家大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略的引領(lǐng)下，檔案管理信息化建設(shè)正在穩(wěn)步推進(jìn)，但許多政府部門工作者并沒有這意識到大數(shù)據(jù)視野下檔案信息化建設(shè)的真正內(nèi)涵，只是片面地認(rèn)為信息化建設(shè)就是引入新技術(shù)，只要建立了相關(guān)的檔案信息庫和管理系統(tǒng)就完成了建設(shè)任務(wù)。事實(shí)上，現(xiàn)代化的檔案管理信息系統(tǒng)只是一種輔助工具，其作為檔案信息化建設(shè)的一部分，主要發(fā)揮著規(guī)范工作人員管理行為的作用。但是政府部門工作人員應(yīng)當(dāng)認(rèn)識到檔案管理信息化建設(shè)的意義和作用，認(rèn)識到自身肩負(fù)的新任務(wù)和職責(zé)，在轉(zhuǎn)變觀念的基礎(chǔ)上創(chuàng)新工作，以實(shí)現(xiàn)檔案管理的進(jìn)步和發(fā)展。在實(shí)踐中，還存在著忽視信息技術(shù)的應(yīng)用、不重視電子數(shù)據(jù)庫建設(shè)等現(xiàn)象出現(xiàn)，檔案管理效率難以提升。

2.2 檔案信息化建設(shè)缺乏整體規(guī)劃

由于對檔案信息管理的認(rèn)識不到位，在開展政務(wù)檔案管理信息化建設(shè)的過程中常常出現(xiàn)缺乏整體規(guī)劃的問題。部分政府機(jī)關(guān)和部門盲目引入新技術(shù)、新系統(tǒng)，卻沒有對自身的工作形成準(zhǔn)確的定位和規(guī)劃，導(dǎo)致檔案管理孤立進(jìn)行，無法與工作內(nèi)容和工作實(shí)際結(jié)合，更難以滿足人民的實(shí)際需求，與政務(wù)公開和為人民服務(wù)的宗旨背道而馳。

2.3 檔案管理人員素質(zhì)較低

大數(shù)據(jù)技術(shù)的引入需要工作人員不斷提高自身的專業(yè)素養(yǎng)和對新技術(shù)的應(yīng)用能力，政府部門對知識型人才的需求力度越來越大，這對檔案工作人員信息收集和處理的素養(yǎng)以及對大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用能力提出了高要求。當(dāng)前，政府部門檔案管理工作人員以計(jì)算機(jī)人員為主，還有各類檔案管理專業(yè)的工作人員，他們認(rèn)為檔案管理信息化建設(shè)就是單純地應(yīng)用新技術(shù)，對自身工作認(rèn)識不全面，有的工作人員更缺乏責(zé)任意識。檔案管理人員除了過硬的專業(yè)素質(zhì)，還需要有高度的責(zé)任意識和工作熱情。

2.4 檔案信息化缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和有效的安全保障

政務(wù)檔案信息必須保證信息數(shù)據(jù)的真實(shí)性和完整性，尤其是房屋征收服務(wù)的相關(guān)檔案，其涉及居民房產(chǎn)信息，必須要有統(tǒng)一的保存標(biāo)準(zhǔn)和有效的安全保障，以維護(hù)人民財(cái)產(chǎn)安全和個(gè)人需求。但是在以往的工作中，由于檔案信息以紙質(zhì)資料為主，檔案的質(zhì)量存在較大差別，而在具體的實(shí)踐中又缺乏相關(guān)的安全保障標(biāo)準(zhǔn)，這就使得此類檔案信息面臨著嚴(yán)重的保存困難和使用限制難題。同時(shí)，由于部分工作人員缺乏安全意識，也間接導(dǎo)致了數(shù)據(jù)信息的丟失。

3 大數(shù)據(jù)視野下檔案信息化建設(shè)策略

3.1 以完善的硬件、軟件基礎(chǔ)建設(shè)為技術(shù)支撐

要以完善的硬件和軟件設(shè)施為政府機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)提供堅(jiān)強(qiáng)的技術(shù)支持。政務(wù)機(jī)關(guān)檔案管理涉及收集整理、分析儲(chǔ)存、應(yīng)用等多個(gè)環(huán)節(jié)，必須加強(qiáng)相關(guān)配套設(shè)施的引入和建設(shè)。硬件設(shè)施方面，要采購更多計(jì)算機(jī)、大型交換機(jī)等，確保信息處理高效進(jìn)行。而在軟件建設(shè)方面，要堅(jiān)持構(gòu)建檔案信息資源庫、檔案信息查詢平臺(tái)、政務(wù)信息網(wǎng)站等，做好檔案管理信息系統(tǒng)的構(gòu)架工作。實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理。

3.2 構(gòu)建完善的安全防護(hù)體系

為了順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，政府機(jī)構(gòu)和部門要堅(jiān)持構(gòu)建完善的安全防護(hù)體系，以為檔案信息化建設(shè)提供堅(jiān)強(qiáng)的后盾。要通過信息保護(hù)、資源共享、信息審計(jì)等多方面加大防護(hù)力度。一是對機(jī)密信息的保護(hù)，要通過保密協(xié)議，信息庫建設(shè)等多種方式對涉及人民隱私的信息進(jìn)行保護(hù)，同時(shí)還要及時(shí)清理各類不需要的信息，以保持信息庫的信息資源完整性。二是加強(qiáng)信息資源的共享，要對各類型和各級別的檔案信息進(jìn)行限制查詢，在權(quán)限內(nèi)進(jìn)行傳播，以保障信息安全。三是加強(qiáng)信息審計(jì)，要建立專門的檔案信息監(jiān)督和審計(jì)小組，根據(jù)相關(guān)流程開展信息評估，并對政府部門的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督，以預(yù)防信息泄露。

3.3 構(gòu)建高素質(zhì)的檔案信息化人才隊(duì)伍

為了從整體上優(yōu)化政府機(jī)關(guān)的檔案管理工作，提高信息化建設(shè)的效率和水平，高素質(zhì)的人才儲(chǔ)備是關(guān)鍵，必須構(gòu)建高素質(zhì)的專業(yè)人才隊(duì)伍。一方面，要堅(jiān)持引入更多專業(yè)人才;另一方面，要加強(qiáng)對原有工作人員的培訓(xùn)和監(jiān)督，增強(qiáng)其應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)開展檔案管理的能力，同時(shí)加大監(jiān)督考核力度，激發(fā)其工作積極性。

3.4 科學(xué)建設(shè)檔案信息管理系統(tǒng)

在完善軟件設(shè)施的基礎(chǔ)上，要進(jìn)一步加大檔案信息管理系統(tǒng)的構(gòu)建工作。在專業(yè)技術(shù)人才的引領(lǐng)下構(gòu)建管理信息，并逐步實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)據(jù)化處理。同時(shí)要不斷完善平臺(tái)功能，實(shí)現(xiàn)檔案信息的大數(shù)據(jù)分析。

結(jié)論

大數(shù)據(jù)時(shí)代各種技術(shù)飛速發(fā)展。政務(wù)檔案信息管理工作者應(yīng)當(dāng)在充分認(rèn)識自身工作內(nèi)容和工作職責(zé)的基礎(chǔ)上開展檔案管理的信息化建設(shè)工作。其中，首要目標(biāo)是保留和挖掘檔案信息的原始價(jià)值。在推進(jìn)地區(qū)檔案信息化建設(shè)的同時(shí)還要加強(qiáng)地區(qū)間聯(lián)動(dòng)，建設(shè)成立檔案信息的數(shù)字化記錄和共享平臺(tái)，以保證各項(xiàng)數(shù)據(jù)及時(shí)上傳，并能在政府部門中實(shí)現(xiàn)有效的流轉(zhuǎn)，最終服務(wù)于民。在云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、人工智能技術(shù)的幫助下，檔案信息數(shù)據(jù)的公開處理也有了廣泛的基礎(chǔ)，這標(biāo)志著我國檔案管理和政務(wù)公開的又一進(jìn)步。檔案信息管理者要堅(jiān)守和完成時(shí)代發(fā)展賦予自身的使命，對檔案管理的信息化建設(shè)有擔(dān)當(dāng)、有信心。

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作者簡介：馬靜瑜，大學(xué)學(xué)歷，濟(jì)南市槐蔭區(qū)房屋征收服務(wù)中心副研究館員。研究方向：檔案管理。