高校合同管理存在的主要問題和對策

湯軼群

（中國戲曲學(xué)院 學(xué)院（黨委）辦公室，北京 100073）

0 引言

近年來，高校合同審計工作是高校內(nèi)外部審計工作的重點內(nèi)容，而在審計監(jiān)督視角下的高校合同管理工作便顯得不甚規(guī)范和嚴(yán)密。高等院校的主要任務(wù)是傳授知識、培養(yǎng)人才和科學(xué)研究，較少參與社會經(jīng)濟活動，涉及的經(jīng)濟行為也相對單一［1］。這使得高校自身的“免疫系統(tǒng)”功能發(fā)揮不足，認識與防范風(fēng)險因素的能力有限。因此，在實踐中，高校應(yīng)當(dāng)規(guī)范合同管理制度及流程，這樣才能切實保障其合法權(quán)益。

1 高校合同管理及其內(nèi)涵

高校合同管理就是在高等院校的環(huán)境中，高校依據(jù)其合同管理制度，對合同簽訂、變更、履行等內(nèi)容的具體管理和運用，一般是針對合同從無到有、開始履行到履行完畢的全過程管理、監(jiān)控。其具體流程一般包括合同簽訂前的審查、評估；合同簽訂中文本的標(biāo)準(zhǔn)化，合同章、授權(quán)委托書的審批；合同履行過程中的變更、解除及違約情況的處理；合同履行結(jié)束后的合同歸檔等。

因此，高校合同管理不僅是對合同文本的保存和歸檔，更是一個個動態(tài)的過程?？梢哉f，合同在從開始簽訂到履行完畢的全過程中，任何一個環(huán)節(jié)管理不到位都可能引起糾紛、造成損失。因此，合同管理的目的就是通過這種動態(tài)的層層把控減少、解決合同中的糾紛，維護高校合法權(quán)益。

2 高校合同管理存在的問題

實踐中，高校合同管理存在的問題及風(fēng)險大多暴露在合同履行的各個環(huán)節(jié)中，主要體現(xiàn)在以下幾方面。

2.1 沒有統(tǒng)一、規(guī)范的合同文本

合同管理制度體系涵蓋內(nèi)容非常多，各個高校一般會根據(jù)本校合同履行情況來制定合同管理制度。制度體系的層級和制度的數(shù)量取決于高校自身的合同數(shù)量、類型以及高校對合同管理的具體需求。普通高校的合同類別一般包括基建、政府采購、購銷、科研基金（項目）的管理與使用、出版及勞務(wù)等，個別高校也會結(jié)合自身辦學(xué)特點整理出一些具有個性特征的合同類別。實踐中，各個高校往往沒有自己規(guī)范的合同文本庫，簽訂合同還是依托合同相對方提供的合同文本。這一類的合同文本本身就隱藏著對相對方權(quán)益的屏蔽和對己方利益的保護。有些高校使用統(tǒng)一的合同文本，沒有根據(jù)不同的合同性質(zhì)進行對應(yīng)的文本分類，導(dǎo)致經(jīng)常出現(xiàn)合同文本內(nèi)容與實際需求有偏差的問題［2］。

2.2 沒有嚴(yán)格審查合同

合同審查是把握合同質(zhì)量、提高合同履行能力的重要前提。高校訂立合同前，簽約責(zé)任人也存在沒有對合同相對方的法律主體資格、相關(guān)資質(zhì)、信譽情況及履約能力進行調(diào)查及判斷的情況；而在實際的簽約過程中，簽約責(zé)任人缺乏基本的法律常識，又沒有熟悉法律的合同管理專門人員的法律意見和提醒，導(dǎo)致合同在簽訂之初就存在眾多潛在的法律風(fēng)險。一些管理者受傳統(tǒng)思維觀念的影響，認為訂立合同僅僅是“走形式”和“跑過場”；或者認為雙方是長期合作伙伴，礙于情面搞口頭的“君子協(xié)議”，不簽書面合同；或是不仔細推敲合同的主要條款，不認真審核對方預(yù)先擬定好的合同文本，隨意草率地簽訂合同，致使合同在履行過程中，糾紛和違約現(xiàn)象時有發(fā)生，給學(xué)校造成了不良的影響和不必要的經(jīng)濟損失［3］。

規(guī)范的合同管理機制是合同得以正常履行、防止各類風(fēng)險的保障。由于合同管理具有專業(yè)性強、法律要求高的特點，在高校內(nèi)部建立專門的合同管理機構(gòu)是做好合同管理工作的基礎(chǔ)和保障［4］。目前許多高校合同管理人員或者是由校外聘請的法律顧問兼任，或者是由本校法學(xué)專業(yè)的教師代理，這種或兼職、或代理的做法使合同管理工作人員主體責(zé)任淡化，很難潛心、認真地審校合同，極易導(dǎo)致合同審查流于形式。

2.3 合同履行監(jiān)控不到位

實踐中，多數(shù)高校在合同管理上往往容易出現(xiàn)“顧頭不顧尾”的情況，即簽約責(zé)任人只重視前期合同簽訂的過程，疏于后期合同履行情況的跟蹤，缺少對合同進度、交付驗貨、合同相對方違約情況的整理，忽視合同條款中的變更、義務(wù)的實現(xiàn)、違約責(zé)任的承擔(dān)。這使得高校在合同履行中應(yīng)對新情況、新問題時反應(yīng)能力不足，只能依據(jù)高校的法務(wù)來處理后續(xù)風(fēng)險，從而降低了合同履行效果，增加了訴訟成本。

2.4 未建立全面的合同管理制度

實踐中，部分高校沒有建立符合本校要求、體現(xiàn)本校特色的合同管理制度或辦法，容易引起合同管理工作無序散亂、無章可循。這樣不僅導(dǎo)致合同簽約及履行過程中存在很多不確定性因素，還使得高校在出現(xiàn)合同糾紛時手足無措，缺乏應(yīng)對能力。同時，縱觀合同管理制度運行的情況可以發(fā)現(xiàn)，學(xué)校制度本身原則性規(guī)定較多，但也存在著操作性不強、標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一和細化不夠等問題［5］，具體表現(xiàn)在缺少合同必要條款，缺少不同層級的合同管理、歸口數(shù)據(jù)管理，也缺乏對合同履行各個主體的工作職責(zé)的規(guī)定。這使得合同管理只不過是一句空話，導(dǎo)致合同糾紛處理無章可循，充滿隨機性，因此一定程度上更加容易引起合同糾紛。

3 解決高校合同管理存在問題的對策

高校作為參與市場經(jīng)濟的主體，同樣要遵守“游戲規(guī)則”，需要依法依規(guī)。對此，相關(guān)工作人員應(yīng)當(dāng)加大合同管理的制度化、規(guī)范化，以應(yīng)對上述問題。具體應(yīng)對措施如下文所述。

3.1 整理出統(tǒng)一、規(guī)范的合同文本

首先，合同管理要從合同文本管理入手。如果高校一味采用合同相對方提供的合同文本，將可能忽略隱含的、對己方不利的條款，給以后的合同糾紛埋下隱患。據(jù)此，有條件的高?？梢宰孕薪M織專業(yè)人員負責(zé)根據(jù)本校情況整理出合同文本庫。簽訂合同前，簽約主體從系統(tǒng)中調(diào)取匹配的合同格式文本發(fā)給對方。當(dāng)然，部分高校也可以根據(jù)自己的辦學(xué)定位、培養(yǎng)目標(biāo)，理出標(biāo)準(zhǔn)化的常規(guī)合同和特色合同兩個合同文本庫。常規(guī)的合同如政府采購、購銷、科研基金（項目）的管理與使用、出版及勞務(wù)等，既可由政府指定，又可以選取標(biāo)準(zhǔn)化的合同格式文本，稍加修改后予以使用，而特色合同則建議由專業(yè)人士結(jié)合本校特點擬定。比如，筆者所在的藝術(shù)類院校就有諸如演出場地租賃、服化道采購或租賃等合同。對于這一類合同，相關(guān)人員可使用自己的合同文本，如此既可以給后期審核合同帶來便利，又會在一定程度上減少合同糾紛。

3.2 依規(guī)嚴(yán)格審查合同

審查合同是經(jīng)濟社會合同管理中非常必要的環(huán)節(jié)，如果不能依規(guī)嚴(yán)格審查合同，極易導(dǎo)致合同管理質(zhì)量及效率下降，增加合同糾紛發(fā)生的概率。對此，相關(guān)措施如下文所述。

3.2.1 加強合同管理業(yè)務(wù)能力的提升與培訓(xùn)

合同管理并不僅僅是法務(wù)人員的工作，合同簽約主體、合同歸口管理主體、合同履行主體的業(yè)務(wù)及管理能力都會影響合同履行的情況和效果。因此，高校應(yīng)該提升相關(guān)工作人員的合同業(yè)務(wù)能力，加大對相關(guān)工作人員的培訓(xùn)力度，幫助相關(guān)工作人員熟悉合同管理流程，了解合同管理制度，掌握本校的合同業(yè)務(wù)管理能力，這樣才能使合同管理工作形成一個閉環(huán)，更好地提高合同履行效果。

3.2.2 合同管理人員專業(yè)化

如前所述，高校合同管理人員存在或兼職，或代理的情況。對高校而言，這種做法雖然是節(jié)省用人成本的方法，但同時也是可能產(chǎn)生合同風(fēng)險的來源。只有一份規(guī)范、明確、合同條款完備的合同才能更大程度地防范合同糾紛產(chǎn)生。因此，合同的審校馬虎不得。在此，筆者建議有條件的高校，專門引入法律專業(yè)人才，專職處理合同業(yè)務(wù)，包括合同的審核、保管、數(shù)據(jù)的歸檔、合同章的管理、授權(quán)委托書的下發(fā)、配合校外律師辦理合同糾紛及合同管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)等，這樣才能從源頭把握合同質(zhì)量，繼而化不特定的法律風(fēng)險為內(nèi)部管理能力提升的動力，避免引起爭議和糾紛。

3.2.3 嚴(yán)格把控合同履行環(huán)節(jié)及過程

實踐中，很多高校的合同簽約主體往往在簽約之后不再關(guān)心合同的履行進程，同時也存在合同分塊管理、責(zé)任不清、互相推諉的情況。在審計檢查中，經(jīng)常會出現(xiàn)合同文本丟失、沒有授權(quán)委托手續(xù)、合同履行未完結(jié)但被擱置、合同相對方已經(jīng)違約而我方?jīng)]有追究違約責(zé)任等情況。對此，可從以下幾方面進行處理。

（1）合同分塊管理。比如，在合同審批流程結(jié)束后，由專人負責(zé)送審并申請蓋章，避免合同簽約人員和申請蓋章人員為同一人。這樣操作不僅多了一層監(jiān)管，還可以一并申請授權(quán)委托書等手續(xù)。

（2）合同歸檔。合同管理中，合同的歸檔也是其中一部分工作內(nèi)容。相關(guān)工作人員要盡心承擔(dān)合同歸檔工作，加強對紙制合同的清理、分類與歸檔。

（3）合同信息化。將紙質(zhì)文檔掃描、上傳并進行備份，可使合同信息避免丟失，更加安全。這就要求相關(guān)工作人員注意合同信息的錄入、電子合同的上傳等，方便后期的查閱、數(shù)據(jù)的導(dǎo)出與比對等。

（4）注意對合同重要節(jié)點的監(jiān)督。各合同簽約主體應(yīng)就合同履行階段的各重要節(jié)點進行監(jiān)督、報備，以幫助合同管理部門從頭到尾監(jiān)督合同履行進程。

3.2.4 建立規(guī)范的合同管理制度

合同管理要做到有法可依、有據(jù)可循，就必須建立統(tǒng)一、規(guī)范的合同管理制度。合同管理制度的內(nèi)容一般包括合同的主要內(nèi)容、不同層級合同的審簽、授權(quán)委托書的管理、合同章管理、合同歸口管理、合同履行的監(jiān)管、合同臺賬及合同檔案管理等。

合同管理制度是高校內(nèi)控制度的重要組成部分，也是本校合同管理工作的依據(jù)。建立符合本校特色、具有可執(zhí)行性的合同管理制度不僅可以使合同管理及相關(guān)人員提高責(zé)任意識、風(fēng)險意識，還可以使高校合同管理人員有章可循，強化流程意識、審批意識及管理意識，避免合同糾紛。

現(xiàn)今，高校作為市場經(jīng)濟參與主體，不僅要增強自身的“免疫功能”，還要把握好內(nèi)部管理機制。如果高校能做到簽合同前有依據(jù)、簽合同中有管理、簽合同后有監(jiān)督，那么可以不斷提高內(nèi)部控制能力，消除合同管理中可能出現(xiàn)的漏洞，繼而增強高校的市場應(yīng)對能力。