大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)采購成本管理的優(yōu)化

曹思佳

（西安郵電大學(xué)，西安 710000）

0 引言

采購是企業(yè)經(jīng)營活動中的重要環(huán)節(jié)，它處于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的最前端，同時也是成本費用中占較大比重的環(huán)節(jié)。目前，中小企業(yè)對于采購管理的重視程度較低，采購方式落后，采購管理流程混亂，加上采購人員的專業(yè)能力不足，使得采購管理存在漏洞，采購成本與企業(yè)生產(chǎn)效率不匹配，從而嚴重限制企業(yè)的發(fā)展空間。在當前大數(shù)據(jù)背景下，企業(yè)應(yīng)提高對采購成本管理的重視程度，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)加大對成本利用效率的控制力度，從而盡可能保證低成本優(yōu)勢，提升企業(yè)競爭力［1］。

1 采購成本的識別

采購成本主要是指企業(yè)經(jīng)營活動中用于采購產(chǎn)品及服務(wù)等交易活動所產(chǎn)生的一系列支出，包括物資的購買價格、稅費、運輸費等，也包括與采購活動相關(guān)的其他費用，如檢驗費用、倉儲費用等。檢驗檢測行業(yè)企業(yè)以提供檢測試驗服務(wù)為主營業(yè)務(wù)，其采購成本基本可以劃分為4類：儀器設(shè)備采購成本、試驗用品采購成本、低值易耗品采購成本、采購人員工資及其他管理費用。

2 采購成本管理中存在的問題

在傳統(tǒng)的管理模式下，由于受到管理層重視程度以及采購人員專業(yè)能力的影響，企業(yè)的采購成本管理中存在以下問題。

2.1 采購無計劃，緊急采購發(fā)生頻率高，缺乏數(shù)據(jù)支撐

完善的采購計劃不僅有利于采購部門做好采購前的詢價、議價等工作，盡可能節(jié)約成本，還有利于成本利用效率的核算。目前，檢驗檢測行業(yè)中的部分中小企業(yè)沒有制訂采購計劃與流程，導(dǎo)致緊急采購的發(fā)生頻率較高，在此情況下，采購人員沒有詢價、議價的空間，甚至出現(xiàn)采購行為耗費的成本高于物資原價格的情況。究其原因，采購無計劃源于兩個方面：第一，企業(yè)以提供試驗服務(wù)為主營業(yè)務(wù)，包括原材料等在內(nèi)的試驗用品的消耗量由試驗的種類與數(shù)量決定，但由于缺乏數(shù)據(jù)的支持，試驗部門難以對計劃期間的試驗項目及試驗量進行準確預(yù)估，無法制訂較為完善的采購計劃，導(dǎo)致出現(xiàn)成本增加的情況；第二，試驗部門沒有對耗材用量進行精確的劃分與統(tǒng)計，用量由操作人員決定，造成在提出采購需求時的申請量高于實際需要量，這樣既不利于節(jié)約采購成本與倉儲成本，也不利于與試驗相關(guān)的其他成本的計算與統(tǒng)計。缺乏相關(guān)數(shù)據(jù)的收集、統(tǒng)計與分析，且缺乏關(guān)聯(lián)信息的傳遞，導(dǎo)致采購無計劃，采購成本未得到有效控制。

2.2 采購渠道單一，供應(yīng)商數(shù)量不足

豐富的采購渠道對企業(yè)采購成本的節(jié)約是非常有利的。多條采購渠道，企業(yè)就可以享受買方市場帶來的議價、比價的便利，有利于成本的節(jié)約。但是，在傳統(tǒng)經(jīng)營模式下，信息來源缺乏導(dǎo)致企業(yè)沒有獲取更多供應(yīng)商渠道，大部分物資的采購渠道單一，容易形成賣方市場，比較難采購到性價比高的商品。信息來源的單一性一方面造成設(shè)備的采購渠道較少，企業(yè)逐漸對單一供應(yīng)商產(chǎn)生依賴性，不利于采購成本的控制；另一方面使得企業(yè)的采購部門缺乏對供應(yīng)商的考核評價，造成采購工作內(nèi)部控制失效。

2.3 信息溝通渠道不暢通，無法對采購成本利用率進行考核

一般在采購前期，企業(yè)需要對物資進行市場調(diào)研與詢價，形成該物資的合理標準，采購人員以此標準為底線進行議價，企業(yè)內(nèi)部的管理層也可以此標準對采購人員的工作進行量化考核。在實際工作中，由于調(diào)研等工作由采購人員完成后進行匯報，相關(guān)數(shù)據(jù)信息僅停留在采購部門內(nèi)部，考核人員缺乏原始調(diào)研數(shù)據(jù)進行分析，無法形成有效的考核和對價格合理性的監(jiān)控。

2.4 管理者缺乏長遠眼光

部分企業(yè)在進行采購成本管理時注重眼前的利益，更關(guān)注如何節(jié)省采購成本，甚至通過長期不提高采購人員收入、降低服務(wù)標準的方式節(jié)省成本，這不利于企業(yè)長期發(fā)展進步。

3 大數(shù)據(jù)環(huán)境下采購成本管理的優(yōu)化措施

大數(shù)據(jù)，字面意義即規(guī)模龐大的數(shù)據(jù)集合［2］。隨著信息技術(shù)的進步與普及，現(xiàn)在大數(shù)據(jù)的含義已經(jīng)深化為利用專業(yè)的處理技術(shù)和工具對海量的信息數(shù)據(jù)進行收集、歸納、分析，完成傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫軟件無法處理的更大規(guī)模的數(shù)據(jù)分析工作，得出有助于企業(yè)經(jīng)營發(fā)展的信息。大數(shù)據(jù)可以給企業(yè)采購成本的管理帶來更多優(yōu)化的可能，包括提高工作效率、精準預(yù)測、提高溝通效率等。

3.1 優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部控制

在大數(shù)據(jù)背景下，企業(yè)可以利用數(shù)據(jù)化技術(shù)和管理方式優(yōu)化采購業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制，搭建基于大數(shù)據(jù)管理思想的采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制體系，從而進一步完善采購成本的管理。結(jié)合COSO內(nèi)部控制框架與風險管理框架，企業(yè)采購業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制可以從以下幾方面進行優(yōu)化。

首先，在控制環(huán)境方面，數(shù)據(jù)化管理的前提是企業(yè)管理思想及工作意識的轉(zhuǎn)變，需要強化采購人員在日常工作中的數(shù)據(jù)化意識，為利用大數(shù)據(jù)技術(shù)進行采購成本控制奠定基礎(chǔ)。

其次，利用大數(shù)據(jù)平臺，重新梳理采購業(yè)務(wù)流程，使企業(yè)管理者強化對采購流程中風險的識別與控制。這需要企業(yè)的高層領(lǐng)導(dǎo)重視采購業(yè)務(wù)的風險把控，也需要管理層從長遠發(fā)展的角度考慮，在經(jīng)濟上給予支持，促進采購業(yè)務(wù)管理的創(chuàng)新與轉(zhuǎn)型。

再次，通過平臺的搭建，提高信息傳遞與溝通的效率和質(zhì)量。從需求部門制訂采購計劃開始，到審批、實施采購、付款等每個環(huán)節(jié)，相關(guān)的管理者都有權(quán)利和渠道知曉相關(guān)的數(shù)據(jù)信息，一方面可以監(jiān)督采購行為的合理性，把控風險；另一方面可以縮減信息傳遞的時間，減少人為進行數(shù)據(jù)分析、匯報的溝通成本，提高工作效率。

最后，通過采購數(shù)據(jù)的處理和外部信息的收集完善采購業(yè)務(wù)的內(nèi)部審計，對采購工作人員進行更全面的績效考核。企業(yè)要強化采購人員的數(shù)據(jù)化工作方式，將數(shù)據(jù)作為采購的理論依據(jù)加大采購成本節(jié)約力度［3］。同時，需要注重大數(shù)據(jù)管理人才的培養(yǎng)或引進，從而完善企業(yè)大數(shù)據(jù)管理模式，建立基于大數(shù)據(jù)的采購人員績效考核體系，依據(jù)外部市場信息對采購的成本節(jié)約率進行考核與監(jiān)督。

3.2 建立健全采購管理系統(tǒng)

通過大數(shù)據(jù)技術(shù)的匯總、分析能力，建立健全采購管理系統(tǒng)，為企業(yè)采購成本的管理提供數(shù)據(jù)支撐，同時幫助企業(yè)明確采購管理的方向和側(cè)重點。在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，企業(yè)可以發(fā)揮大數(shù)據(jù)對信息的收集能力，收集制訂采購計劃所需的所有數(shù)據(jù)信息，以此為支撐制訂采購計劃，從而最大程度避免主觀因素對采購計劃的干擾，將采購成本用在企業(yè)最需要的地方［4］。同時，企業(yè)還應(yīng)將采購執(zhí)行的環(huán)節(jié)融入采購管理系統(tǒng)，如招標、詢價、議價、合同簽訂、付款等模塊，以及對采購行為和成本進行評估的模塊，以此保證基于大數(shù)據(jù)技術(shù)的采購管理系統(tǒng)有足夠的數(shù)據(jù)信息用來分析總結(jié)。此外，企業(yè)可以利用大數(shù)據(jù)對信息的挖掘能力，在傳統(tǒng)的采購信息化系統(tǒng)中加入創(chuàng)新模塊進行采購信息的二次挖掘，為采購成本的管理和控制提供更科學(xué)的量化標準，如將企業(yè)內(nèi)部的采購信息進行縱向和橫向的對比分析、成本變動比較、采購價格和往期以及市場價的對比等。需要注意的是，分析總結(jié)得到的數(shù)據(jù)信息應(yīng)根據(jù)采購業(yè)務(wù)職責不同設(shè)置不同的權(quán)限，并賦予企業(yè)管理者監(jiān)督和授權(quán)的權(quán)力，這有利于規(guī)避采購信息泄露的風險。

3.3 完善供應(yīng)商管理模式，實現(xiàn)數(shù)據(jù)化管理

供應(yīng)商的管理對于企業(yè)采購成本管理工作有效進行有十分重要的意義。供應(yīng)商管理以供應(yīng)商信息記錄、供應(yīng)商評估、供應(yīng)商評級為主，執(zhí)行采購時在合格供應(yīng)商庫中選擇。在傳統(tǒng)的供應(yīng)商管理模式下，對供應(yīng)商的評級通常為采購管理者從物資質(zhì)量、交貨周期、賬期以及合作時間等方面打分，匯總后得到對供應(yīng)商的評價［5］。這樣的形式不可避免地存在打分人員的主觀因素，會影響評價結(jié)果的客觀真實性。而利用大數(shù)據(jù)技術(shù)可以對供應(yīng)商的管理模式進行優(yōu)化與完善，在建立基于大數(shù)據(jù)技術(shù)的采購管理系統(tǒng)后，可將各采購數(shù)據(jù)處理模塊集成到系統(tǒng)中，篩選原始積累的數(shù)據(jù)以及后續(xù)錄入的信息中有效的部分進行細化，包括供應(yīng)能力、供應(yīng)商性質(zhì)、合作時間、頻率、產(chǎn)品質(zhì)量、供應(yīng)模式等。以數(shù)據(jù)的形式定期對供應(yīng)商進行客觀的評價，幫助采購人員更直觀地判斷符合成本控制要求的供應(yīng)商。

3.4 構(gòu)建采購數(shù)據(jù)交流平臺

影響企業(yè)采購成本的重要因素之一是企業(yè)對市場供應(yīng)信息的掌握程度。隨著大數(shù)據(jù)的發(fā)展與普及，未來企業(yè)的采購模式將從自主采購轉(zhuǎn)向數(shù)據(jù)化網(wǎng)絡(luò)平臺采購模式。有采購需求的企業(yè)可以在數(shù)據(jù)化網(wǎng)絡(luò)平臺上獲得更全面的供應(yīng)渠道信息，獲得更多與供應(yīng)商交流的機會，并從中選擇最符合企業(yè)要求的供應(yīng)商，一方面提高采購工作效率，另一方面給企業(yè)帶來更穩(wěn)定的供應(yīng)渠道，便于采購成本的管理。因此，企業(yè)應(yīng)抓住大數(shù)據(jù)發(fā)展帶來的機遇，籌劃構(gòu)建采購數(shù)據(jù)交流平臺，在嚴格把控供應(yīng)商管理的同時拓展信息獲取渠道，為企業(yè)尋找更優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商，從而優(yōu)化采購成本管理。

4 結(jié)語

受制于技術(shù)和主觀因素，傳統(tǒng)的采購成本管理存在一些問題，隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展，企業(yè)應(yīng)積極探索與利用大數(shù)據(jù)，以大數(shù)據(jù)技術(shù)和數(shù)據(jù)化思維優(yōu)化采購成本管理模式，從而幫助企業(yè)提高采購成本利用效率，為企業(yè)進一步發(fā)展提供支撐。