如何做好辦公室秘書工作

文/中國航發(fā)燃?xì)廨啓C(jī)有限公司 馮常亮

在現(xiàn)代商務(wù)活動(dòng)中，企業(yè)是其中的重要承載體，企業(yè)想要在現(xiàn)代化社會(huì)中高效快速發(fā)展，必須擁有更加科學(xué)化的內(nèi)部結(jié)構(gòu)，其中辦公室秘書體現(xiàn)的作用越來越大。從企業(yè)管理的角度來說，辦公室秘書不單單是指從事秘書工作的個(gè)體，而是指在企業(yè)內(nèi)部從事辦公室秘書活動(dòng)的組織機(jī)構(gòu)，是專門為企業(yè)處理行政秘書工作的職能機(jī)構(gòu)。辦公室秘書在企業(yè)發(fā)展中有著舉足輕重的地位，為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展提供了動(dòng)力和保障。

一、現(xiàn)代辦公室秘書應(yīng)具備的能力

（一）綜合能力。綜合能力是指人們將所看見事物的一部分或者是相對(duì)獨(dú)立的個(gè)體，通過實(shí)踐和分析得到掌控全局的能力。要求辦公室秘書在對(duì)事物進(jìn)行考察時(shí)，通過科學(xué)的方法，觀察事物的本質(zhì)，現(xiàn)代社會(huì)是高速發(fā)展的信息化社會(huì)，人們接收的信息復(fù)雜多樣，對(duì)此辦公室秘書要有善于接受新鮮事物的先進(jìn)思想，通過豐富的社會(huì)閱歷，對(duì)復(fù)雜多樣的信息進(jìn)行加工過濾，通過事物的表象，抓住其發(fā)展規(guī)律。通過市場零星，分散的信息進(jìn)行整理和預(yù)測，提煉出具有意見導(dǎo)向性的數(shù)據(jù)信息，向企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和決策者提供正確、穩(wěn)定的全局性預(yù)案。同時(shí)綜合能力要求辦公室秘書在其文案功底、口頭表達(dá)，以及理論思維方面都有較強(qiáng)的功底，在企業(yè)發(fā)展過程中提供獨(dú)有的服務(wù)管理職能。

（二）協(xié)調(diào)能力。協(xié)調(diào)能力指通過對(duì)人際關(guān)系和工作順序的調(diào)整，使企業(yè)內(nèi)部和外部得到協(xié)調(diào)一致的發(fā)展，協(xié)調(diào)是企業(yè)秘書的重要職能之一，是否能將企業(yè)員工和企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者之間的關(guān)系維持和諧融洽是對(duì)企業(yè)辦公室秘書的重要要求之一。協(xié)調(diào)能力是一個(gè)企業(yè)辦公室秘書在品質(zhì)、個(gè)人素質(zhì)和才干方面的綜合體現(xiàn)，因此對(duì)于企業(yè)秘書協(xié)調(diào)能力有著較高的要求，辦公室秘書想要提高自身的協(xié)調(diào)能力，需要從自身實(shí)際出發(fā)，提升自身的溝通能力，在認(rèn)識(shí)和解決事物上多下功夫，提升自身的專業(yè)水平，增強(qiáng)自己的親和力，增強(qiáng)解決問題的經(jīng)驗(yàn)，加強(qiáng)與人溝通的經(jīng)驗(yàn)，協(xié)調(diào)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和企業(yè)員工之間的關(guān)系，做到企業(yè)員工了解公司意圖，公司領(lǐng)導(dǎo)明白員工心聲的協(xié)調(diào)服務(wù)工作。

（三）應(yīng)變能力。應(yīng)變能力是指人們面對(duì)突發(fā)的事情或者消息能夠在短時(shí)間內(nèi)進(jìn)行反饋的能力，企業(yè)秘書在企業(yè)的管理職能往往體現(xiàn)在服務(wù)上，很容易面對(duì)公司內(nèi)外部的突發(fā)事件，這就要求辦公室秘書在最短的時(shí)間內(nèi)為其所服務(wù)的對(duì)象提供最為有效的合理解決方案，面對(duì)突發(fā)事件要求辦公室秘書做到沉著冷靜，隨機(jī)應(yīng)變。企業(yè)秘書想要提高應(yīng)變能力，需要在平時(shí)生活中細(xì)心觀察，提高自身的洞察力，對(duì)于可能出現(xiàn)的突發(fā)狀況有著提前的預(yù)判能力，當(dāng)事情發(fā)生后才能果斷處理，做到得心應(yīng)手。

（四）公關(guān)能力。公關(guān)能力指的是企業(yè)在內(nèi)外展示或者宣傳時(shí)通過辦公室秘書宣傳體現(xiàn)出來的企業(yè)健康公正的良好形象，為公司發(fā)展提供良好的外部環(huán)境，辦公室秘書在公司內(nèi)外承擔(dān)著相互溝通、相互服務(wù)的職能，很多時(shí)候會(huì)代替企業(yè)出席各類活動(dòng)，企業(yè)對(duì)辦公室秘書有著較高的公關(guān)能力要求，要求辦公室秘書在對(duì)外交流時(shí)展示出誠懇、真實(shí)、不卑不亢的個(gè)人形象，以此來獲得其他企業(yè)的信任與合作，同時(shí)辦公室秘書要有著敏銳的洞察力，利用各類宣傳方式，將本企業(yè)的優(yōu)點(diǎn)和特色展示在公眾面前，獲得公眾對(duì)本企業(yè)的信任和支持。在進(jìn)行對(duì)外公關(guān)的社會(huì)交往時(shí)，更要不斷了解市場動(dòng)態(tài)和競爭企業(yè)的各類信息，搜集競爭企業(yè)的優(yōu)勢或劣勢情報(bào)，將市場動(dòng)態(tài)和競爭企業(yè)的各類信息匯總整理，為企業(yè)的發(fā)展提供可靠數(shù)據(jù)支持。

二、辦公室秘書現(xiàn)代管理的重要作用

（一）負(fù)責(zé)企業(yè)內(nèi)部的秘書行政工作。辦公室秘書，是企業(yè)行政秘書的進(jìn)一步升華。眾所周知，辦公室秘書的工作較為繁雜，企業(yè)內(nèi)部的文件整理，起草各類行政文書，編寫企業(yè)各類通告，整理內(nèi)部各類信息等。辦公室秘書在完成企業(yè)以上的行政任務(wù)外，還要負(fù)責(zé)企業(yè)的內(nèi)容設(shè)計(jì)和組織活動(dòng)策劃，保證企業(yè)內(nèi)部行政活動(dòng)的有序開展，同時(shí)肩負(fù)著對(duì)內(nèi)對(duì)外的信息溝通，將企業(yè)內(nèi)部和外部所接收的信息進(jìn)行整理和采集，保證信息通道的暢通和完善。

（二）辦公室秘書的管理職能。在現(xiàn)代企業(yè)的管理制度中，企業(yè)的管理已經(jīng)不再單純由企業(yè)管理層完成，辦公室秘書將分擔(dān)當(dāng)下企業(yè)復(fù)雜多樣的管理職能，而這是當(dāng)下辦公室秘書與過去傳統(tǒng)的秘書職能在根本上的區(qū)別，其顯著的管理職能成為企業(yè)秘書當(dāng)下的重要特征。本文結(jié)合辦公室秘書的管理特征進(jìn)行分析，充分體現(xiàn)出辦公室秘書在企業(yè)現(xiàn)代化管理中的特點(diǎn)。

三、辦公室秘書現(xiàn)代管理職能的體現(xiàn)

（一）協(xié)調(diào)企業(yè)內(nèi)外部各項(xiàng)事務(wù)職能。管理工作是現(xiàn)代企業(yè)工作中一項(xiàng)較為復(fù)雜的內(nèi)容，管理的工作范圍廣泛，既包含企業(yè)內(nèi)部的管理內(nèi)容，更包括企業(yè)外部的社會(huì)活動(dòng)。在現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展過程中，辦公室秘書承擔(dān)著承上啟下的作用，在對(duì)內(nèi)部進(jìn)行管理過程中，要求辦公室秘書將企業(yè)的管理層與企業(yè)的工作人員緊密連接起來。公司管理層可以通過辦公室秘書將公司部分決議傳達(dá)給公司的基層員工。同樣，辦公室秘書也要將員工的具體訴求，反映到企業(yè)的管理層。從這里可以看出，辦公室秘書在信息傳遞過程中需要具備相對(duì)完善的處理復(fù)雜關(guān)系的能力，在協(xié)調(diào)企業(yè)內(nèi)部管理層與員工的服務(wù)過程中，體現(xiàn)出辦公室秘書在企業(yè)內(nèi)部的協(xié)調(diào)職能。辦公室秘書同樣要協(xié)調(diào)企業(yè)與外部各部門之間的關(guān)系，在處理外部關(guān)系的過程中，要求辦公室秘書很好處理與企業(yè)伙伴、企業(yè)客戶、企業(yè)的競爭對(duì)手、政府工作人員之間的復(fù)雜關(guān)系。

（二）為企業(yè)決策者提供參考數(shù)據(jù)和意見。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)在對(duì)企業(yè)前進(jìn)方向和經(jīng)營生產(chǎn)作出決策時(shí)，往往需要大量的調(diào)查報(bào)告和數(shù)據(jù)分析以及各類可行辦法論證等有效材料，這些真實(shí)可靠的材料往往成為企業(yè)決策的重要依據(jù)。辦公室秘書需要將數(shù)據(jù)收集的過程以及數(shù)據(jù)真實(shí)性情況對(duì)決策者進(jìn)行詳細(xì)交底，提出所得數(shù)據(jù)的真實(shí)性。企業(yè)秘書在為企業(yè)決策者提供數(shù)據(jù)詳情的過程，實(shí)際上就是辦公室秘書參與企業(yè)內(nèi)部決策的過程，這個(gè)過程也是體現(xiàn)秘書為企業(yè)發(fā)展提供意見的過程，表現(xiàn)出秘書對(duì)企業(yè)的間接管理職能，同時(shí)在企業(yè)決策過程中，辦公室秘書通過現(xiàn)代企業(yè)的服務(wù)管理體制為企業(yè)的決策者提供決策參考。辦公室秘書有責(zé)任和義務(wù)為企業(yè)決策者提供有價(jià)值的參考意見，但是在提供決策意見的過程中，要將根據(jù)決策者要求搜集的相關(guān)數(shù)據(jù)和資料進(jìn)行完善，保證提供數(shù)據(jù)的完整、真實(shí)和準(zhǔn)確，在保證提供數(shù)據(jù)的效率同時(shí)，進(jìn)行更加準(zhǔn)確的調(diào)研，同時(shí)由于市場存在突發(fā)性和隨機(jī)性，辦公室秘書在提交數(shù)據(jù)報(bào)告的同時(shí)，需密切關(guān)注市場的變化情況，防止因?yàn)闀r(shí)間差導(dǎo)致決策者的決策誤判。

（三）處理企業(yè)內(nèi)部的具體事務(wù)。處理日常事務(wù)是秘書工作的基本職能，同樣也是辦公室秘書的主要工作范圍，服務(wù)是辦公室秘書職能的基本體現(xiàn)，為企業(yè)服務(wù)，為公司領(lǐng)導(dǎo)者服務(wù)是辦公室秘書的主要工作目標(biāo)。辦公室秘書的服務(wù)和辦事職責(zé)相比較秘書而言，更加廣泛涉及公司由上到下的方方面面，既包括公司的內(nèi)勤工作又包含經(jīng)營管理的各個(gè)環(huán)節(jié)。其工作職能的具體表現(xiàn)形式包括公司內(nèi)外的會(huì)務(wù)組織，對(duì)于外來人員接待聯(lián)系，公司檔案的合理保管，辦公環(huán)境的設(shè)施管理，交通工具管理，機(jī)要保密文件管理，文書處理等，由于辦公室秘書的工作職能相對(duì)廣泛，這就要求辦公室秘書在工作的同時(shí)提高辦事效率，在履行工作職能時(shí)，首先要樹立良好的效率意識(shí)，將工作效率和公司的經(jīng)營管理現(xiàn)狀結(jié)合起來，同時(shí)對(duì)于需要處理的事物進(jìn)行分類，根據(jù)事情的重要程度和處理的緊急情況進(jìn)行分類，對(duì)于需要處理的問題，辦公室秘書要果斷迅速，認(rèn)真細(xì)致，確保處理問題妥善協(xié)調(diào)，對(duì)于處理的事件講求質(zhì)量。在處理部分文件檔案等內(nèi)勤類事務(wù)時(shí)充分運(yùn)用現(xiàn)代化的科學(xué)設(shè)備，盡量將工作內(nèi)容程序化，將能簡單處理的文件歸類等工作通過企業(yè)內(nèi)部的辦公設(shè)備軟件處理，保證辦公室秘書可以集中精力處理其他管理類事務(wù)。

四、結(jié)語

辦公室秘書作為企業(yè)的重要組織人員，擔(dān)負(fù)著企業(yè)內(nèi)部和外部的協(xié)調(diào)組織工作，由于企業(yè)的不斷發(fā)展，辦公室秘書的管理職能越來越復(fù)雜多樣，在管理過程中，商業(yè)秘書要做到統(tǒng)籌內(nèi)外部關(guān)系，對(duì)于所了解的數(shù)據(jù)和內(nèi)容進(jìn)行分析，對(duì)決策者提供基本的參考意見，為企業(yè)發(fā)展提供有效幫助。辦公室秘書對(duì)于自身要有嚴(yán)格的要求，提升自我職業(yè)道德素質(zhì)，增強(qiáng)為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和員工奉獻(xiàn)的精神，加強(qiáng)自身的經(jīng)驗(yàn)積累，對(duì)待工作熱情細(xì)致，為企業(yè)提供更好的服務(wù)，提升企業(yè)的發(fā)展空間和社會(huì)競爭力。本文通過對(duì)辦公室秘書的基本能力要求和辦公室秘書的基本職能進(jìn)行簡要分析，提出提升辦公室秘書能力的意見，希望能為辦公室秘書提供切實(shí)有效的方法策略。