計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在檔案管理系統(tǒng)中的應(yīng)用

胡希鈺 美國雪城大學(xué)

計(jì)算機(jī)已經(jīng)成為信息化時(shí)代各行業(yè)的必要辦公工具，借助計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，可以顯著提高工作效率，優(yōu)化工作流程[1]。檔案管理較為繁瑣，在雜多的檔案信息中為大幅提高檔案管理質(zhì)量及應(yīng)用水平，降低人工管理造成的失誤，應(yīng)在計(jì)算機(jī)信息技術(shù)指導(dǎo)下搭建并完善計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)。

一、檔案管理系統(tǒng)中應(yīng)用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的必要性

社會(huì)經(jīng)濟(jì)的繁榮助推了行業(yè)的高質(zhì)量發(fā)展步伐，在信息技術(shù)支撐下，各行業(yè)逐漸邁入了行業(yè)信息化渠道，人們生產(chǎn)生活越來越離不開計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)。傳統(tǒng)模式下的檔案管理主要以人工操作為主，在檔案信息的收集、編輯、整理及調(diào)用等環(huán)節(jié)存在效率不高，謬誤過多等問題。相比而言，計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)具備多種技術(shù)優(yōu)勢(shì)，如計(jì)算機(jī)錄入數(shù)據(jù)準(zhǔn)確率更高，處理數(shù)據(jù)更加快捷，信息共享及應(yīng)用更加高效等，這給數(shù)量龐大的檔案信息管理工作提供了技術(shù)平臺(tái)。具體而言，檔案管理系統(tǒng)中計(jì)算機(jī)信息技術(shù)應(yīng)用重要性主要體現(xiàn)在以下兩個(gè)方面：

首先，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)具備檔案管理的各項(xiàng)功能需求。如更加完善的檔案收集、儲(chǔ)存、檢索、管理、應(yīng)用等功能內(nèi)容，使用計(jì)算機(jī)可以對(duì)需要掃描的信息進(jìn)行批量處理及自動(dòng)化處理，在高效壓縮及閃存下，全面準(zhǔn)確地將檔案信息歸入檔案管理系統(tǒng)。對(duì)特殊材質(zhì)的檔案信息，如聲音、圖像、文字、視頻等介質(zhì)的檔案信息，計(jì)算機(jī)可以進(jìn)行檢測(cè)和編目，進(jìn)而使檔案管理在形式上更加多元。其次，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)加速了檔案管理數(shù)字化進(jìn)程。在檔案數(shù)量及類型不斷增加的背景下，檔案管理的難度同步加大，要在浩如煙海的檔案中實(shí)時(shí)檢索所需檔案信息，借助計(jì)算機(jī)技術(shù)及相應(yīng)操作，能夠?qū)⑽淖?、圖像、聲音等進(jìn)行快速處理，然后提供多角度多數(shù)據(jù)的檔案信息服務(wù)，便于為相關(guān)決策提供參考。

二、計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在檔案管理系統(tǒng)中應(yīng)用的主要形式

計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在檔案管理系統(tǒng)中的應(yīng)用在形式上主要體現(xiàn)在如下幾點(diǎn)：第一，計(jì)算機(jī)檔案信息檢索系統(tǒng)。計(jì)算機(jī)檔案信息檢索系統(tǒng)主要通過計(jì)算機(jī)這一媒介實(shí)現(xiàn)對(duì)信息及數(shù)據(jù)的高效處理，在數(shù)據(jù)讀取、查找及應(yīng)用過程中發(fā)揮計(jì)算機(jī)檔案信息檢索系統(tǒng)的信息數(shù)據(jù)傳輸及調(diào)用功能。計(jì)算機(jī)檔案信息檢索系統(tǒng)在構(gòu)成上主要涉及到信息源、系統(tǒng)功能模塊、技術(shù)支持、用戶接口等幾個(gè)要素。在此基礎(chǔ)上要開發(fā)檔案檢索及管理體系，達(dá)到對(duì)檔案信息資源快速收集和共享的目的。第二，計(jì)算機(jī)文檔管理系統(tǒng)。檔案管理多以紙質(zhì)文檔的形式留存，文檔檔案在儲(chǔ)存上需要保證安全性，而計(jì)算機(jī)文檔管理系統(tǒng)則集合了文檔安全防護(hù)、文檔加密設(shè)置、文檔權(quán)限設(shè)定等幾個(gè)主要功能，在文檔的安全性上有所保障。借助于簡(jiǎn)化操作方式，計(jì)算機(jī)文檔管理系統(tǒng)與檔案管理的結(jié)合應(yīng)用，降低了文檔管理難度，給檔案的保存及應(yīng)用提供了技術(shù)平臺(tái)。第三，計(jì)算機(jī)管理統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)。在各行業(yè)中，計(jì)算機(jī)管理統(tǒng)計(jì)廣泛應(yīng)用，并在生產(chǎn)數(shù)據(jù)獲取上發(fā)揮出獨(dú)到優(yōu)勢(shì)?；谟?jì)算機(jī)管理統(tǒng)計(jì)功能而構(gòu)建的檔案管理系統(tǒng)，能夠?qū)Ω黝悪n案數(shù)據(jù)內(nèi)容分類存放，賦予檔案管理極高的應(yīng)用價(jià)值[2]。

三、計(jì)算機(jī)信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理中存在的幾個(gè)主要問題

計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的出現(xiàn)及普及應(yīng)用，為建設(shè)更具先進(jìn)性的檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)提供了技術(shù)基礎(chǔ)，但在企業(yè)及檔案館開展檔案管理實(shí)踐時(shí)，也存在幾點(diǎn)問題，主要體現(xiàn)在以下兩點(diǎn)：

第一，檔案管理人員自身不具備豐富的計(jì)算機(jī)信息基礎(chǔ)知識(shí)及應(yīng)用能力。從事檔案管理的人員在進(jìn)行檔案信息的管理工作時(shí)，多延循傳統(tǒng)管理模式，自己對(duì)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)有所了解，但普遍未達(dá)到熟練應(yīng)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案綜合管理的水平，受此影響，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)檔案管理系統(tǒng)的實(shí)際效用得不到突出發(fā)揮。第二，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用效果不佳。究其原因，主要在于檔案管理部門只是在形式上運(yùn)用了計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，在實(shí)際檔案管理過程中依然呈現(xiàn)出較強(qiáng)的人工操作痕跡，由此導(dǎo)致檔案信息更多地以紙質(zhì)形式存在，檔案資料庫房及計(jì)算機(jī)檔案室存在一定的受潮變質(zhì)概率，檔案管理的信息化層次不高。

四、計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在檔案管理系統(tǒng)中的應(yīng)用要點(diǎn)

(一)多措施強(qiáng)化計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在檔案管理系統(tǒng)構(gòu)建中的應(yīng)用水平

檔案管理作為一項(xiàng)全面系統(tǒng)的工作，從事該項(xiàng)工作的管理人員應(yīng)對(duì)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的作用價(jià)值充分認(rèn)知，在檔案管理過程中圍繞計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，提高計(jì)算機(jī)信息技術(shù)功能模塊的實(shí)際應(yīng)用深度。一是作為檔案管理部門及檔案館而言，應(yīng)配置足夠的人力物力，更新檔案管理環(huán)節(jié)的軟硬件，接入統(tǒng)一高效的檔案管理系統(tǒng)接口。二是借助對(duì)計(jì)算機(jī)信息的綜合管理，如發(fā)送、傳輸、調(diào)用等，從眾多檔案數(shù)據(jù)信息流中做好挖掘及分析歸納，預(yù)判檔案管理系統(tǒng)的風(fēng)險(xiǎn)隱患，并提前做好預(yù)防。三是要具體做好數(shù)據(jù)庫建設(shè)，并大力推進(jìn)電子檔案庫建設(shè)。結(jié)合檔案的主要來源及主要應(yīng)用范圍，設(shè)計(jì)及建設(shè)檔案數(shù)據(jù)庫，本著數(shù)據(jù)庫最優(yōu)化及最大化利用的原則，搭建檔案數(shù)據(jù)庫及配套系統(tǒng)，對(duì)數(shù)據(jù)庫信息數(shù)據(jù)進(jìn)行有效安全儲(chǔ)存。檔案數(shù)據(jù)庫搭建完善一方面能夠節(jié)省大量的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)空間，使數(shù)據(jù)保持完整，另一方面可以為檔案的共享應(yīng)用創(chuàng)造條件。在檔案的形成中，除了紙質(zhì)檔案的電子化轉(zhuǎn)換外，一些影像檔案材料的出現(xiàn)，給檔案保管提出了新的要求。在對(duì)影像檔案材料進(jìn)行儲(chǔ)存時(shí)，可通過電子檔案庫開展檔案數(shù)據(jù)信息的收集及整理，然后在系統(tǒng)中進(jìn)行共享，如此可大幅提高檔案利用效率[3]。

(二)創(chuàng)新計(jì)算機(jī)信息技術(shù)下的檔案管理模式

計(jì)算機(jī)信息技術(shù)及其支持下的檔案管理系統(tǒng)，要實(shí)現(xiàn)高效運(yùn)轉(zhuǎn)，保證檔案信息的安全儲(chǔ)存及高效應(yīng)用，需要對(duì)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新。把握如下幾點(diǎn)：第一，作為檔案管理人員而言，要對(duì)檔案管理的理論及方法加以熟悉，對(duì)計(jì)算機(jī)專業(yè)知識(shí)及相關(guān)軟件多加涉獵，針對(duì)計(jì)算機(jī)檔案管理明確操作規(guī)程、制度標(biāo)準(zhǔn)及操作權(quán)限，確保檔案管理的科學(xué)安全。第二，對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行數(shù)字化管理，廣泛采用先進(jìn)科技手段，如數(shù)據(jù)壓縮、數(shù)據(jù)庫、高速掃描等，使電子檔案能夠全面覆蓋到紙質(zhì)檔案材料的收集整理環(huán)節(jié)，避免檔案遺失或數(shù)字化轉(zhuǎn)換不全。第三，對(duì)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)下的檔案管理設(shè)置激勵(lì)機(jī)制措施，全面考核檔案管理人員的檔案信息錄入、編目、歸類、應(yīng)用等環(huán)節(jié)，釋放計(jì)算機(jī)信息技術(shù)下檔案管理的高效性。

(三)做好計(jì)算機(jī)信息技術(shù)檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)

這一環(huán)節(jié)應(yīng)把握如下幾點(diǎn)：第一，在設(shè)置及補(bǔ)充檔案管理人才隊(duì)伍時(shí)，應(yīng)選擇具有豐富理論知識(shí)及實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的檔案管理專業(yè)人才，讓其能夠熟練掌握并操作計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)。第二，不間斷地開展計(jì)算機(jī)信息技術(shù)檔案管理人才專業(yè)培訓(xùn)，通過圍繞計(jì)算機(jī)技術(shù)的交叉應(yīng)用及檔案管理系統(tǒng)的操作進(jìn)行培訓(xùn)，打造檔案管理復(fù)合型人才。第三，提高計(jì)算機(jī)檔案管理人員的操作能力，通過熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)來解決日常管理中遇到的問題。

五、結(jié)語

計(jì)算機(jī)信息技術(shù)給各行業(yè)發(fā)展帶來了顯著助推作用。在檔案管理中，應(yīng)順應(yīng)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)檔案管理的趨勢(shì)，在計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)模塊的構(gòu)建、計(jì)算機(jī)檔案管理模式的創(chuàng)新、計(jì)算機(jī)檔案管理人才素質(zhì)能力的提升等方面不斷加強(qiáng)，從而使計(jì)算機(jī)信息技術(shù)為檔案管理所用。