檔案信息化建設(shè)與檔案管理的思考

文/海南省血液中心 符詩(shī)晗

互聯(lián)網(wǎng)的廣泛應(yīng)用，給我們的生活和工作帶來(lái)了巨大的便利，對(duì)于檔案管理的發(fā)展也有著重要的影響，檔案管理隨著科技正在不斷改變，不僅是信息技術(shù)的使用，還有一些高效的管理思想的融入，讓檔案管理工作更具有新意。

一、檔案管理信息化運(yùn)用的現(xiàn)狀

（一）檔案搜索效率不高。檔案管理是一項(xiàng)工作量較大的管理工作，隨著檔案管理信息化的應(yīng)用，逐漸減少了相關(guān)的工作量，但是從目前的檔案管理信息化的應(yīng)用來(lái)看，很多使用信息化檔案管理系統(tǒng)的企事業(yè)單位依然采用以往人工搜索信息的方式，這種方式一定程度地降低了檔案管理的工作效率。隨著檔案管理工作的不斷改進(jìn)，一些企事業(yè)單位編制出各種各樣的搜索工具，但是搜索效率沒(méi)有很大的提升。

（二）檔案工作的重視程度不夠。目前很多企事業(yè)單位都在向互聯(lián)網(wǎng)媒體轉(zhuǎn)變，現(xiàn)在較火的短視頻平臺(tái)就是一些企事業(yè)單位宣傳和拓寬業(yè)務(wù)的好渠道。對(duì)于檔案管理工作而言，單位相關(guān)負(fù)責(zé)人的重視程度存在一定的問(wèn)題，尤其是對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的意識(shí)和重視程度十分欠缺，導(dǎo)致檔案管理的改革創(chuàng)新受阻，此外，許多企事業(yè)單位的檔案管理人員年齡較大，他們對(duì)于新事物的接受能力較差，思想觀念比較保守，這對(duì)于檔案管理的發(fā)展有著嚴(yán)重的影響，而且他們一直在使用紙質(zhì)的檔案管理模式，對(duì)于新型的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的使用并沒(méi)有很大的意愿，更談不上檔案管理信息化建設(shè)。

（三）檔案人員的專業(yè)素質(zhì)不高。目前很多企事業(yè)單位在檔案管理人員的聘用上并沒(méi)有明確的標(biāo)準(zhǔn)，許多檔案管理人員是年齡較大的員工，這就導(dǎo)致檔案管理工作無(wú)法深入進(jìn)行，他們不像專業(yè)的檔案管理人員能對(duì)檔案管理進(jìn)行有效的改革和創(chuàng)新。老員工只能按部就班進(jìn)行傳統(tǒng)的檔案管理，此外專業(yè)素質(zhì)不高影響檔案管理的發(fā)展。許多檔案管理人員對(duì)于檔案管理工作的認(rèn)識(shí)程度較差，認(rèn)為檔案管理工作是一項(xiàng)簡(jiǎn)單的信息管理工作，工作時(shí)也沒(méi)有太多的熱情，不思進(jìn)取，影響了檔案管理的發(fā)展。

（四）對(duì)信息資源的利用觀念存在很大問(wèn)題。過(guò)去的檔案管理目的是對(duì)信息進(jìn)行管理和保存，而在這個(gè)信息化的時(shí)代，信息資源的重要性越來(lái)越受重視，檔案管理信息化建設(shè)就是為了企事業(yè)單位更好地分享資源、使用資源。但是目前許多檔案管理人員的想法較為保守，只在意檔案信息的存放，對(duì)于檔案信息的分享和共享的概念存在著很大的問(wèn)題，最終導(dǎo)致檔案管理水平無(wú)法提高。

（五）檔案管理部門的信息化水平不平衡。隨著信息技術(shù)的使用，越來(lái)越多的人正在努力學(xué)習(xí)信息化管理技術(shù)。但因?yàn)槲覈?guó)各地經(jīng)濟(jì)發(fā)展?fàn)顩r不同，許多地區(qū)在信息技術(shù)的建設(shè)和信息系統(tǒng)的使用進(jìn)度上存在著一定的差異，例如一些一二線城市開(kāi)始成立信息化檔案管理部門，但一些三四線城市還在使用以往老舊的檔案管理設(shè)備，并且信息技術(shù)的使用沒(méi)有提高，受各方面原因影響，全國(guó)各地的檔案管理工作出現(xiàn)了巨大的差距，嚴(yán)重影響了我國(guó)檔案管理的整體水平。

二、加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)的建議

（一）加強(qiáng)電子文件的管理。目前網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的使用，已經(jīng)普及到生活和工作中，而且目前我國(guó)對(duì)于相關(guān)文件的電子化使用，也在向電子化轉(zhuǎn)變。因此加強(qiáng)檔案文件的電子化管理，是目前檔案管理工作的重點(diǎn)內(nèi)容之一。筆者針對(duì)電子文件的管理提出以下幾點(diǎn)建議：1.成立專門的電子文件管理部門，主要對(duì)電子文件進(jìn)行管理和保存，以及電子文件資源的整合，以便增加電子文件的管理效果；2.加強(qiáng)相關(guān)人員對(duì)電子文件的管理，需要管理人員及時(shí)注意文件的傳送、接收、保存等工作，確保電子文件管理工作順利進(jìn)行；3.目前許多電子文件都存在時(shí)效性，因此需要相關(guān)工作人員關(guān)注電子文件的期限，以便在使用過(guò)程中避免因時(shí)間問(wèn)題出現(xiàn)錯(cuò)誤。此外，對(duì)于一些長(zhǎng)期使用的電子文件，要定期進(jìn)行備份和復(fù)制，防止電子文件缺失，導(dǎo)致給單位帶來(lái)不必要的麻煩。

（二）建立網(wǎng)絡(luò)管理檔案。為了提高檔案管理的效率，需要建立網(wǎng)絡(luò)檔案，筆者針對(duì)網(wǎng)絡(luò)檔案的建立提出了以下幾點(diǎn)意見(jiàn)：1.互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代應(yīng)該發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢(shì)，在單位的內(nèi)部建立相應(yīng)的管理網(wǎng)站和信息服務(wù)平臺(tái)，與此同時(shí)加強(qiáng)相關(guān)網(wǎng)絡(luò)檔案的使用，從而讓信息化管理更好的應(yīng)用到檔案管理中；2.單位負(fù)責(zé)人加大對(duì)信息設(shè)備的投入，讓檔案管理人員在設(shè)備使用上更加放心，而良好地信息設(shè)備不僅能提高檔案管理的效率，還能最大程度上保證檔案管理的安全。此外由于檔案管理信息量大的問(wèn)題，需要單位定時(shí)定期對(duì)設(shè)備進(jìn)行更新和升級(jí)，以便滿足檔案管理信息化建設(shè)的需求。

（三）強(qiáng)化檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)。檔案管理工作的最終目的是服務(wù)他人，因此需要檔案管理人員提高自身的服務(wù)態(tài)度和服務(wù)意識(shí)，改變以往重保管輕利用的意識(shí)，并重新建立一個(gè)利用保管并重的態(tài)度，讓自身有一個(gè)服務(wù)大眾的良好狀態(tài)，并且在檔案管理工作中不斷創(chuàng)新、不斷提高，最終讓檔案管理工作的整體地位逐步提高，這也是發(fā)展檔案管理工作的重要標(biāo)準(zhǔn)之一。此外，根據(jù)檔案管理人員的服務(wù)進(jìn)行針對(duì)性培訓(xùn)，并針對(duì)服務(wù)的要求、服務(wù)的質(zhì)量、服務(wù)的態(tài)度定一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，從而最大程度提高檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)。

（四）提高相關(guān)檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。如今的檔案管理人員業(yè)務(wù)水平普遍較低，這導(dǎo)致檔案管理工作的開(kāi)展較為緩慢，因此提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平迫在眉睫。筆者針對(duì)提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平提出以下幾點(diǎn)建議：1.加強(qiáng)管理人員的服務(wù)意識(shí)，在檔案管理的過(guò)程中要秉承以人為本，為人民服務(wù)的宗旨，提升服務(wù)態(tài)度，讓更多的員工相信檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。2.針對(duì)檔案管理人員的聘用，應(yīng)該有一定的標(biāo)準(zhǔn)，不能隨便聘用一些不相關(guān)的人員管理檔案。為了保障檔案管理的長(zhǎng)期發(fā)展，可以采用以下幾種聘用方式：（1）長(zhǎng)期從事檔案管理工作的人員；（2）短期從事檔案管理的工作人員；（3）從其他工作中借用的工作人員。不管哪種方式都要確保檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和綜合素養(yǎng)。3.為了企業(yè)的長(zhǎng)期發(fā)展，檔案管理部門需要培養(yǎng)自身的管理人才，因此對(duì)于檔案管理人員要定期進(jìn)行培訓(xùn)，從而確保業(yè)務(wù)水平不斷提高。此外對(duì)于相關(guān)工作人員要定期安排外出學(xué)習(xí)，讓管理人員多看多學(xué)，最大程度提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平，最后根據(jù)檔案管理的內(nèi)容進(jìn)行定期的考核，成績(jī)優(yōu)異的員工給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)；一些平時(shí)工作中表現(xiàn)優(yōu)異的員工也要定期評(píng)定，并根據(jù)評(píng)定結(jié)果給予獎(jiǎng)勵(lì)。這些建議的制定，都是為了提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平，以保障企業(yè)檔案管理工作長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

（五）加大檔案管理的力度。管理的成敗取決于管理的流程，因此在進(jìn)行檔案管理工作的過(guò)程中，要加強(qiáng)對(duì)管理環(huán)節(jié)和流程的重視，并將檔案管理從收集到整理進(jìn)行細(xì)致劃分。要根據(jù)檔案管理內(nèi)容建立相應(yīng)的管理平臺(tái)，還要從多角度、多方面制定管理制度。要讓每位檔案管理人員都參與到檔案管理的軟件應(yīng)用中。檔案管理規(guī)章制度的制定不僅能讓管理工作更加高效，還一定程度上制約了相關(guān)工作人員的態(tài)度，對(duì)檔案管理工作的開(kāi)展和創(chuàng)新有著重要的影響，還會(huì)促進(jìn)檔案管理部門與其他部門的融合，讓整個(gè)企業(yè)都處于一個(gè)穩(wěn)定的發(fā)展?fàn)顟B(tài)。所以說(shuō)，一個(gè)良好的管理體系，不僅對(duì)于檔案管理的發(fā)展有所幫助，還會(huì)影響一個(gè)企業(yè)的整體發(fā)展?fàn)顩r。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在信息化時(shí)代，以往的檔案管理工作已經(jīng)跟不上時(shí)代的腳步。檔案管理信息化建設(shè)工作也面臨著巨大的考驗(yàn)，因此根據(jù)檔案管理工作中出現(xiàn)的問(wèn)題，要從工作的根源去解決。本文中針對(duì)檔案管理信息化建設(shè)存在的人員問(wèn)題、管理問(wèn)題、設(shè)備問(wèn)題、重視問(wèn)題等幾個(gè)方面進(jìn)行了分析，也給出了相應(yīng)的解決方案，對(duì)于檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平、專業(yè)設(shè)備、服務(wù)態(tài)度等幾方面給出了建議，希望給相關(guān)的檔案管理部門提供幫助。