電商行業(yè)供應商結(jié)算無紙化集成模式的賦能

姚芳 唯品會（中國）有限公司

引言

電商企業(yè)貨款結(jié)算管理是企業(yè)加速資金周轉(zhuǎn)、降低經(jīng)營風險的重要手段，也是財務管理的重點。在經(jīng)營目標管理上，電商企業(yè)應規(guī)范與供應商的貨款結(jié)算流程，通過優(yōu)化供應商貨款結(jié)算流程，為電商企業(yè)及供應商結(jié)算人員順利開展工作，以達到合作利益最大化。在財務目標管理上，通過優(yōu)化貨款結(jié)算流程，供應商的貨款結(jié)算更加準確及時，從傳統(tǒng)的紙質(zhì)結(jié)算轉(zhuǎn)化為無紙化結(jié)算，大大提高了電商企業(yè)及供應商的工作效益，加強資金流向的控管以及規(guī)避財務風險。

一、紙質(zhì)結(jié)算現(xiàn)狀及痛點

目前電商企業(yè)與供應商的貨款結(jié)算仍采用紙質(zhì)結(jié)算方式，存在人工操作效率低、溝通成本高、流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)多、傳遞時間長、票據(jù)容易丟失、整理難度大、人力成本和耗材成本高等諸多弊端，影響了供應商貨款結(jié)算效率和回款。

電商企業(yè)貨款結(jié)算的回款方式為：供應商在電商企業(yè)對賬單平臺系統(tǒng)核對賬單后3天內(nèi)開出發(fā)票并郵寄，電商企業(yè)收到快遞簽收供應商郵寄的賬單、發(fā)票核對無誤后，5個工作日內(nèi)完成付款。

供應商紙質(zhì)結(jié)算操作流程如下：

供應商登錄電商平臺賬單系統(tǒng)，打開賬單對賬信息，確認賬單數(shù)據(jù)是否正確。如果賬單信息有誤時，則需與電商企業(yè)財務再次核對；如果核對正確，則在賬單系統(tǒng)確認并打印紙質(zhì)賬單加蓋公章。供應商根據(jù)賬單開具紙質(zhì)發(fā)票，整理賬單及發(fā)票一起郵寄給電商企業(yè)。

電商企業(yè)經(jīng)與供應商核對賬單后，簽收供應商郵寄的專用發(fā)票及蓋章的對賬單。電商企業(yè)財務分類整理及掃描發(fā)票，檢查賬單與發(fā)票內(nèi)容及金額是否一致。如果對賬單與發(fā)票存在不一致的情況，則電商企業(yè)財務人員需與供應商再次確認、退回重開回寄；如果對賬單與發(fā)票一致的，電商企業(yè)財務則在結(jié)算系統(tǒng)錄入發(fā)票并審核，提交付款申請流程，審批后提交出納支付。供應商貨款完成結(jié)算后，電商企業(yè)財務裝訂賬單及發(fā)票歸檔。

（一）在紙質(zhì)結(jié)算模式下對供應商貨款結(jié)算的時效分析

從簽發(fā)賬單到收到貨款，假如一切正常的情況下，賬單簽發(fā)后應該是幾天內(nèi)能收到貨款（含假日順延），但實際情況并不理想。通過供應商超時收到貨款的原因分析后發(fā)現(xiàn)，一部分供應商能在電商企業(yè)賬單簽發(fā)3天內(nèi)開具專用發(fā)票，并郵寄給電商企業(yè)財務，一部分供應商存在延遲開具專用發(fā)票結(jié)算的情況。

（二）在紙質(zhì)結(jié)算模式對供應商帶來的影響

在紙質(zhì)結(jié)算模式下，電商企業(yè)對供應商的管理存在一些困難。如供應商線下操作對賬單加蓋公章，存在確認不及時，對賬單漏蓋鮮章；供應商線下開具專用發(fā)票，通常會出現(xiàn)開票不規(guī)范、開錯品類、個別類別因客戶退貨而造成負數(shù)金額等情況，供應商對于這些情況不知道怎么開票，需要與電商企業(yè)財務溝通確認。

供應商線下開具專用發(fā)票，通常會出現(xiàn)以下幾種情況：其一，賬單品類較多的供應商需整理三級品類合并的內(nèi)容，整理工作量大，耗時且易出錯；其二，發(fā)票內(nèi)容開具不規(guī)范，比如A品類錯入B品類，單價與數(shù)量填錯欄位造成單價奇高，品類直接合并開具錯誤；其三，專用發(fā)票存在多開或者少開的情況；其四，專用發(fā)票漏加蓋發(fā)票專用章。

供應商線下操作還會出現(xiàn)其他異常情況：如專用發(fā)票未及時上傳，快遞途中丟失，專用發(fā)票漏寄等導致賬單、專用發(fā)票不能及時匹配正常走付款流程，耽誤回款；另外，線下郵寄紙質(zhì)賬單及專用發(fā)票，快遞郵寄費也是一筆不小的支出且郵寄時間平均需3天，耽誤回款時間，影響資金流向的管控。

（三）紙質(zhì)結(jié)算模式對電商企業(yè)帶來的影響

在供應商紙質(zhì)結(jié)算模式下，電商企業(yè)財務需要完成簽收供應商快遞、掃描專用發(fā)票等工作，由于供應商結(jié)算量大，結(jié)算資料整理工作耗時耗力，結(jié)算高峰時快遞量高達上千份，需要多名財務人員專職處理，同時配備多臺掃描儀用于OCR增值稅專用發(fā)票識別，投入的人力成本及設備損耗資源比較高。

由于銷售訂單量大，涉及采購的SKU比較多，對于新合作的供應商而言，對貨款的結(jié)算及專用發(fā)票的開具存在比較多的問題，電商企業(yè)需要安排專職財務解答供應商的咨詢。這樣無疑增加了電商企業(yè)及供應商的溝通成本。

此外，傳統(tǒng)的紙質(zhì)結(jié)算模式，財務人員對于已結(jié)算供應商貨款的對賬單及付款單，需要整理歸檔，還要租賃場地去保管憑證，存儲成本高。以2020年為例，電商企業(yè)共裝訂上千本增值稅專用發(fā)票憑證和付款單，為此需要增設專門的檔案室保存檔案。

綜上，紙質(zhì)結(jié)算對于供應商和電商企業(yè)來講雙方資源都是一種消耗，亟待解決。

二、實施的必要性和依據(jù)

國家政策的支持

（1）國家稅務總局寧波市稅務局2020年8月31日發(fā)布《關于開展增值稅電子專用增值稅專用發(fā)票試點工作的公告》①中表示：

推動落實《優(yōu)化營商環(huán)境條例》，深化稅收領域“放管服”改革，加大推廣使用電子增值稅專用發(fā)票的力度，經(jīng)國家稅務總局同意，決定先行在寧波市海曙區(qū)和慈溪市選取部分新辦納稅人（以下稱“試點納稅人”）開展增值稅電子專用增值稅專用發(fā)票（以下簡稱“電子專票”）試點工作，此公告標志著計劃多時的電子專票正式拉開序幕。

（2）國家稅務總局在2020年12月20日發(fā)布《關于在新辦納稅人中實行增值稅專用增值稅專用發(fā)票電子化有關事項的公告》②中表示：

為全面落實《優(yōu)化營商環(huán)境條例》，深化稅收領域“放管服”改革，加大推廣使用電子增值稅專用發(fā)票的力度，國家稅務總局決定在前期寧波、石家莊和杭州等3個地區(qū)試點的基礎上，在全國新設立登記的納稅人（以下簡稱“新辦納稅人”）中實行增值稅專用發(fā)票電子化（以下簡稱“專票電子化”）此公告標志著國家推廣專票電子化的步子進一步邁大了。

以上兩條重要政策表明，電子專票的時代即將來臨，部分電商企業(yè)現(xiàn)有的結(jié)算模式不足以支撐新事物，需要順應時代潮流，打造無紙化結(jié)算系統(tǒng)。

三、電商企業(yè)對供應商結(jié)算實施無紙化管理

電商企業(yè)財務部經(jīng)過深入調(diào)研分析，決定優(yōu)化結(jié)算方式和流程，上線供應商結(jié)算無紙化項目。供應商結(jié)算無紙化項目以專業(yè)簡便的結(jié)算流程鑄就高效的結(jié)算效率，具有快速對賬、快速核票、快速付款等優(yōu)勢，最終實現(xiàn)以下目標：

（1）供應商在線確認賬單，加蓋電子印章；

（2）供應商通過直連開票功能實現(xiàn)一鍵開票，提高開票準確率，避免賬單、增值稅專用發(fā)票數(shù)據(jù)不一致導致的后續(xù)溝通；

（3）提前實現(xiàn)預匹配，外網(wǎng)綁定賬單與增值稅專用發(fā)票實現(xiàn)無紙化對賬，減少紙質(zhì)單據(jù)傳遞環(huán)境，減少供應商郵遞和人工成本，縮短結(jié)算周期，提升服務水平。

供應商貨款無紙化結(jié)算操作流程如下：

供應商登錄電商企業(yè)對賬單系統(tǒng)，確認賬單數(shù)據(jù)是否正確。如果賬單信息有誤時，則需與電商企業(yè)財務再次確認；如果核對正確，則在賬單系統(tǒng)確認賬單并對電子對賬單加蓋電子印章。供應商根據(jù)核對的對賬單勾選銀企直連開票，平臺系統(tǒng)自動生成開票信息，系統(tǒng)根據(jù)賬單發(fā)票自動生成預匹配信息。

電商企業(yè)經(jīng)與供應商核對賬單后，平臺系統(tǒng)自動檢驗電子對賬單及發(fā)票。電商企業(yè)財務檢查賬單與發(fā)票內(nèi)容及金額是否一致。如果對賬單與發(fā)票不一致，則需電商企業(yè)財務與供應商財務再次確認、退回重開回寄；如果對賬單與發(fā)票一致，則電商企業(yè)財務發(fā)起系統(tǒng)校驗自動申請付款，并對提交的付款流程審核，審批后出納支付。供應商貨款完成結(jié)算后，電商企業(yè)財務對電子對賬單及電子付款申請單進行電子存檔。

（一）電商企業(yè)對供應商結(jié)算系統(tǒng)端的管理

在電商企業(yè)優(yōu)化供應商結(jié)算系統(tǒng)實現(xiàn)無紙化模式下，供應商登錄電商企業(yè)在線賬單系統(tǒng)，對電商企業(yè)出具的賬單進行確認；電商企業(yè)對賬系統(tǒng)檢測到供應商有電子簽章資質(zhì)，供應商在確認賬單時會自動跳轉(zhuǎn)到電子簽章平臺進行簽章，生成電子賬單；電商企業(yè)對賬系統(tǒng)檢測到供應商無電子簽章資質(zhì)點擊確認后，供應商需線下打印紙質(zhì)賬單，加蓋鮮章。供應商確認賬單后，可勾選對賬單進行直連開票，驅(qū)動稅卡一鍵開具增值稅專用發(fā)票，并直接點擊打印，全程無須切換系統(tǒng)，操作簡單方便。供應商開具專用發(fā)票后，如果是通過電商企業(yè)的系統(tǒng)直連開票，開票信息會自動在電商企業(yè)外網(wǎng)回填（紙票僅回填數(shù)據(jù)信息，電子增值稅專用發(fā)票會自動上傳到電商企業(yè)收票接口進行OFD格式解析），線下開具增值稅專用發(fā)票（紙票需手動填寫開票信息，電子增值稅專用發(fā)票需手動上傳到收票接口）。上傳增值稅專用發(fā)票信息會同增值稅專用發(fā)票池做驗真校驗，如發(fā)現(xiàn)異常在這里會提示供應商。增值稅專用發(fā)票上傳后，供應商需對本次擬寄送的賬單、專用發(fā)票勾選、綁定填寫郵寄單號。如發(fā)現(xiàn)前所說的賬單漏蓋章、多開專用發(fā)票、少開專用發(fā)票在這里就能發(fā)現(xiàn)并告知供應商。如果是電子賬單+電子增值稅專用發(fā)票模式，供應商則不需要郵寄，實現(xiàn)無紙化結(jié)算。

（二）電商企業(yè)對供應商結(jié)算的財務管理

對供應商結(jié)算實現(xiàn)無紙化模式下，財務結(jié)算人員需要對供應商的無紙化結(jié)算作規(guī)范管理。具體管理操作如下。

（1）電子賬單&電子增值稅專用發(fā)票生成預匹配信息時即算簽收；如果有紙質(zhì)單據(jù)依然需郵寄，簽收時會標識賬單、增值稅專用發(fā)票狀態(tài)；

（2）電子增值稅專用發(fā)票在外網(wǎng)上傳后自動解析、驗真，不需要再次掃描；紙質(zhì)增值稅專用發(fā)票依然需要通過OCR掃描識別；

（3）賬單、增值稅專用發(fā)票信息比對（簽收后的賬單、專用發(fā)票與預匹配的賬單進行校驗），如有異常需人工介入；

（4）比對無誤后，批量進行錄票確認；

（5）數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)下一個環(huán)節(jié)，排查風控異常后，發(fā)起付款流程；

（6）電子賬單簽章后內(nèi)網(wǎng)自動歸檔，電子增值稅專用發(fā)票上傳后內(nèi)網(wǎng)自動歸檔（若有紙質(zhì)依然需進行憑證裝訂）；

供應商在整個結(jié)算過程中僅需點兩個按鈕（我要簽章、直連開票）；電商企業(yè)財務僅需處理部分異常單據(jù)，不再需要人工拆快遞、掃增值稅專用發(fā)票、人工核對賬單和增值稅專用發(fā)票信息；實現(xiàn)無紙化結(jié)算同時解放供應商、電商企業(yè)兩方的人員生產(chǎn)力，為雙方賦能，互惠互利。

考慮到目前國家推廣電子專票是一個過程，所有的供應商也不會全部都使用電子印章，在無紙化結(jié)算系統(tǒng)設計時兼容了各種場景（紙質(zhì)/電子賬單、紙質(zhì)/電子增值稅專用發(fā)票各種自由組合），這也能很好地適應過渡期各種場景。

四、實施后的影響及經(jīng)濟效益

（一）實施無紙化結(jié)算后對供應商帶來的經(jīng)濟效益

電商企業(yè)優(yōu)化供應商結(jié)算模式，實施無紙化結(jié)算，在電子簽章、直連開票、增值稅專用發(fā)票上傳以及發(fā)票傳遞上規(guī)范了操作流程、為供應商簡化流程，提高工作效率、節(jié)省人力成本。

（1）電子簽章，供應商每次簽章時僅需輸入驗證碼，內(nèi)部不需再走用印流程；且簽章成功才算確認賬單，否則預匹配信息無法正常提交，可有效地解決實操中出現(xiàn)的賬單漏蓋章情況。

（2）直連開票，根據(jù)電商企業(yè)賬單開具增值稅專用發(fā)票，開票規(guī)則已與稅務確定好。供應商可節(jié)省線下整理開票明細的時間成本，也有效避免供應商因開票不規(guī)范，被退回賬單、增值稅專用發(fā)票而耽誤回款，減少多票、少票帶來的損失。

（3）增值稅專用發(fā)票上傳，提前進行預匹配鎖定賬單、增值稅專用發(fā)票，發(fā)起驗真流程。避免供應商丟票而雙方都不知道，降低因增值稅專用發(fā)票未上傳而耽誤回款時效。

（4）電子賬單&電子增值稅專用發(fā)票模式不再需要郵寄，供應商平均節(jié)省3天快遞時間。

（5）無加速回款，紙化結(jié)算模式下，加速了簽發(fā)賬單到供應商回款時間。

供應商結(jié)算無紙化項目將為電商企業(yè)合作的所有供應商共節(jié)約郵寄成本上百萬元，通過縮短結(jié)算周期提升供應商資金利用效率，節(jié)省成本，提高上千萬的經(jīng)濟效益。

（二）實施無紙化結(jié)算后對電商企業(yè)帶來的經(jīng)濟效益

供應商結(jié)算全面無紙化后，電商企業(yè)的財務不再需要拆快遞、掃增值稅專用發(fā)票、數(shù)票、裝訂紙質(zhì)賬單及增值稅專用發(fā)票憑證、問題票據(jù)直線減少；

實施供應商無紙化結(jié)算給電商企業(yè)帶來非常大的經(jīng)濟效益：一是供應商結(jié)算由線上對賬，線下郵寄賬單增值稅專用發(fā)票轉(zhuǎn)變成僅需線上點兩個按鈕就可以完成結(jié)算，此舉加強了供應商的合作深度；二是大大節(jié)省了電商企業(yè)的財務人力成本；三是雖然實施供應商無紙化項目會增加印章成本及直連開票成本，但有助于產(chǎn)業(yè)鏈良性發(fā)展。

電商企業(yè)對供應商結(jié)算實施無紙化結(jié)算模式，實現(xiàn)高效的供應商結(jié)算管理不僅可以提高企業(yè)的管理水平，還能大幅度提升企業(yè)的盈利能力，有助于打造行業(yè)標桿，提升電商企業(yè)的品牌形象，此部分軟實力帶來的收益無法評估。

結(jié)語

無紙化結(jié)算能對供應商和電商企業(yè)雙方賦能，既能減少問題增值稅專用發(fā)票和一鍵開票及減少郵寄時間加速供應商回款，也能有效降低電商企業(yè)復核增值稅專用發(fā)票工作量，降低人力成本。更重要的是，在信息智能化技術不斷進步的今天，作為知名電商平臺順勢而為，也能為品牌形象增光添彩。無紙化結(jié)算后，對供應商貨款結(jié)算的風控系統(tǒng)提出了更高的要求，需繼續(xù)努力！

注釋

①國家稅務總局寧波市稅務局2020年8月31日發(fā)布《關于開展增值稅電子專用增值稅專用發(fā)票試點工作的公告》

②國家稅務總局在2020年12月20日發(fā)布《關于在新辦納稅人中實行增值稅專用增值稅專用發(fā)票電子化有關事項的公告》