新形勢(shì)下人事檔案管理工作的困境和對(duì)策研究

文/張珣

人事檔案工作在我們國(guó)家的歷史非常久遠(yuǎn)，在歷史長(zhǎng)河中已經(jīng)逐漸形成了比較完善的管理理念和模式。但是，伴隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展以及當(dāng)代信息化進(jìn)程的不斷深入，人事檔案工作在當(dāng)前也暴露出很多的消極因素，這些消極因素阻礙了人事檔案管理工作的良好發(fā)展態(tài)勢(shì)，使得當(dāng)下的人事管理工作面臨著一些困境，本文對(duì)其面臨的困境作出具體分析，提出解決策略和方法思路。

一、新形勢(shì)下人事檔案管理工作的困境

（一）思想觀念滯后

當(dāng)前人事檔案管理中存在著兩種非常極端的現(xiàn)象，就是神秘論和無(wú)用論。這種現(xiàn)象為現(xiàn)代人事檔案管理工作的開(kāi)展帶來(lái)了很大阻礙[1]。首先是神秘論。有人認(rèn)為，個(gè)人信息和隱私的記錄應(yīng)是非常嚴(yán)肅嚴(yán)謹(jǐn)?shù)模挥杏萌藛挝徊庞袡?quán)力進(jìn)行查看，就導(dǎo)致在人事檔案管理中，相關(guān)工作人員只能收集被收集人員的思想政治、社會(huì)關(guān)系等方面的公開(kāi)材料，而對(duì)于其能力和全面素質(zhì)的考察嚴(yán)重不足。更有甚者會(huì)偽造相關(guān)資料，可見(jiàn)，人事資料的科學(xué)性及有效性都不能保障。另外，管理人員一昧強(qiáng)調(diào)封閉式的管理方法，困于陳舊的管理觀念也是一個(gè)重要的原因。其次是無(wú)用論。人事檔案無(wú)用理論主要是認(rèn)為人事檔案只在政府或者部分事業(yè)單位中有用，其他企業(yè)的人事檔案管理工作則是沒(méi)有任何意義的。這種觀念的存在造成了相當(dāng)一部分面試人員對(duì)于填寫(xiě)人事檔案的態(tài)度并不認(rèn)真，同時(shí)部分面試官在面試結(jié)束后將檔案隨意丟棄的現(xiàn)象，忽略這些現(xiàn)象的甚至還有管理部門(mén)。這兩種現(xiàn)象的存在導(dǎo)致現(xiàn)代人事檔案工作難以擁有一個(gè)較好的社會(huì)基礎(chǔ)，在思想上的不重視使得人事檔案管理工作面臨著巨大困境。

（二）管理制度混亂

目前，許多單位的檔案管理還十分混亂，沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的、詳細(xì)的、有針對(duì)性的制度來(lái)進(jìn)行規(guī)范，這就導(dǎo)致管理人員在收集、歸納、儲(chǔ)存、管理人事檔案時(shí)，沒(méi)有依據(jù)可循[2]，尤其是在進(jìn)行工作交接時(shí)，不同的管理人員往往有不同的習(xí)慣，又沒(méi)有統(tǒng)一的行為標(biāo)準(zhǔn)，如果溝通不充分就很容易出現(xiàn)混亂。企業(yè)單位應(yīng)該通過(guò)一系列的規(guī)章制度來(lái)規(guī)范員工行為，從而有助于順應(yīng)人員變化，促進(jìn)歸檔的及時(shí)性和規(guī)范性。

（三）管理人員素質(zhì)不高

人事檔案管理是一個(gè)具有特殊性的工作崗位，它對(duì)于管理人員的首要要求就是具備良好的思想素質(zhì)以及強(qiáng)烈的責(zé)任感，除了這些基本要求之外，一個(gè)優(yōu)秀的管理人員還應(yīng)具備良好的業(yè)務(wù)素質(zhì)和創(chuàng)新能力。管理人員也要積極學(xué)習(xí)新技術(shù)，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展需求，采用先進(jìn)的方法和設(shè)備對(duì)人事檔案進(jìn)行更加便捷有效的管理，避免出現(xiàn)人事檔案查找困難、使用困難的情況發(fā)生，使檔案的社會(huì)價(jià)值能夠充分地發(fā)揮出來(lái)。另外，檔案管理人員隊(duì)伍不穩(wěn)定、流動(dòng)頻繁、變化大的問(wèn)題也對(duì)管理工作的開(kāi)展帶來(lái)了很多阻力。這些流動(dòng)性很大的人員往往身兼數(shù)職，缺乏嚴(yán)謹(jǐn)、專(zhuān)業(yè)、系統(tǒng)的知識(shí)，多是從其他部門(mén)臨時(shí)派遣過(guò)來(lái)的；還有一部分檔案管理人員利用職務(wù)之便，借助自己的有利條件，根據(jù)所掌握的用人信息來(lái)為自身尋求更好的發(fā)展，這樣的人員大多數(shù)無(wú)法專(zhuān)注于本職工作，更不可能去參加培訓(xùn)或者學(xué)習(xí)來(lái)提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)。除了優(yōu)秀的業(yè)務(wù)能力以外，較強(qiáng)的工作責(zé)任感、良好的創(chuàng)新水平也是管理人員應(yīng)該要具備的。

二、新形勢(shì)下人事檔案管理工作的改進(jìn)措施

（一）樹(shù)立正確的人事檔案管理觀念

針對(duì)無(wú)用論、神秘論等一些錯(cuò)誤觀念應(yīng)該及時(shí)改變，不斷進(jìn)行觀念的更新，尤其注重人事檔案在人力資源開(kāi)發(fā)中的作用，將其優(yōu)勢(shì)和作用充分地發(fā)揮出來(lái)，使相關(guān)單位以及檔案持有人都能夠充分認(rèn)識(shí)到人事檔案的重要性和利用價(jià)值。首先，檔案的重要性在于它相當(dāng)于一個(gè)人的簡(jiǎn)介，個(gè)人經(jīng)歷及其政治面貌等基本信息都會(huì)記錄在人事檔案中；其次，他人或者單位可以通過(guò)人事檔案對(duì)個(gè)人有一個(gè)簡(jiǎn)單評(píng)估，有助于面試時(shí)對(duì)人才進(jìn)行全方位的評(píng)估，也便于根據(jù)面試者的特點(diǎn)和優(yōu)勢(shì)安排工作，尤其在后期對(duì)于員工的提拔方面，往往需要對(duì)員工的能力、性格、道德品質(zhì)等各方面都有所了解，有些大公司甚至在入職之前對(duì)員工進(jìn)行一次背景調(diào)查，而優(yōu)質(zhì)清晰的檔案管理在此時(shí)將會(huì)為這項(xiàng)工作提供很多信息。所以個(gè)人要認(rèn)識(shí)到檔案的作用，積極主動(dòng)地配合檔案管理部門(mén)的信息收集工作，企業(yè)也應(yīng)該認(rèn)識(shí)到長(zhǎng)期有效的檔案歸納對(duì)于企業(yè)長(zhǎng)期發(fā)展的幫助。

（二）建設(shè)高素質(zhì)的現(xiàn)代人事檔案管理人才隊(duì)伍

人才對(duì)于企業(yè)單位來(lái)說(shuō)是一種可持續(xù)發(fā)展的動(dòng)力，是人事檔案管理工作中的主角，他們既是檔案管理服務(wù)的主體也是其被服務(wù)的主體。如果能夠認(rèn)清這一點(diǎn)，那么檔案管理部門(mén)在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)就會(huì)明白側(cè)重于選取綜合素質(zhì)和專(zhuān)業(yè)水平高的工作人員是多么的重要。針對(duì)管理人員流動(dòng)性較大且人員構(gòu)成不穩(wěn)定的問(wèn)題，首先要強(qiáng)化檔案管理人員的培訓(xùn)工作，制定定期定量的考核制度，監(jiān)督工作人員不斷學(xué)習(xí)、不斷進(jìn)步，積極加強(qiáng)自身業(yè)務(wù)能力。企業(yè)可具體實(shí)施下述：首先，積極組織人事管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和拓展學(xué)習(xí)，幫助他們更好地掌握人事檔案管理相關(guān)的知識(shí)和技能，并通過(guò)上級(jí)部門(mén)的配合及協(xié)調(diào)，讓檔案管理工作納入到干部人事管理工作的職責(zé)范圍之內(nèi)，作為干部人事工作的考核內(nèi)容之一，進(jìn)而形成良好的制約機(jī)制。管理人員還需要完整地學(xué)習(xí)檔案管理的系統(tǒng)理論、熟練地掌握獨(dú)立的內(nèi)容和工作程序，積極學(xué)習(xí)新技術(shù)、新方法，用更高效的系統(tǒng)和方案來(lái)實(shí)現(xiàn)人事檔案管理。時(shí)代變化日新月異，時(shí)代的進(jìn)步要求我們要具備現(xiàn)代化的管理知識(shí)，這就需要管理人員要有一定的計(jì)算機(jī)操作基礎(chǔ)，同時(shí)也要對(duì)新鮮事物的制度法規(guī)具有一定的理解能力，并且做到勇于擁抱新事物、勇于挑戰(zhàn)自我，不斷開(kāi)拓創(chuàng)新，優(yōu)化管理系統(tǒng)，盡可能快地使人事管理檔案從最初的保存性逐漸向應(yīng)用性轉(zhuǎn)變。其次，管理人員最好建立超前的服務(wù)意識(shí)，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，圍繞制度要求和人事工作中明確指出的重點(diǎn)任務(wù)，盡可能地開(kāi)發(fā)人事檔案中蘊(yùn)含的有價(jià)值的信息資源，比如統(tǒng)計(jì)在職人員的年齡組成結(jié)構(gòu)、職稱(chēng)構(gòu)成比例狀況、團(tuán)隊(duì)交流狀況以及部門(mén)隊(duì)伍的發(fā)展需求、未來(lái)規(guī)劃等內(nèi)容的分析或預(yù)測(cè)，進(jìn)而形成特定內(nèi)容的分析建議材料。這樣的檔案管理將為機(jī)構(gòu)的革新與進(jìn)步、領(lǐng)導(dǎo)集體的更新與調(diào)整、工資福利的優(yōu)化與改革提供更加精準(zhǔn)、完整、深刻且有價(jià)值的信息服務(wù)。

（三）建設(shè)完善的現(xiàn)代人事檔案管理新模式

以往的檔案管理模式同樣是封閉式的模式，比較保守，也不夠先進(jìn)。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下出現(xiàn)了一些新的模式，這些新的檔案管理模式具有社會(huì)化、開(kāi)放式的特點(diǎn)。同時(shí)，這些新的檔案管理模式是對(duì)舊管理模式的完善和補(bǔ)充，使得人事檔案可以向個(gè)人開(kāi)放，讓個(gè)人也因此有權(quán)利來(lái)了解、評(píng)估檔案的內(nèi)容。這樣的檔案管理模式具有多樣性和綜合性的特點(diǎn)，為個(gè)人及用人單位都提供了更好的體驗(yàn)和更豐富的選擇，還提高了尋找員工資料的高效性、準(zhǔn)確性。這樣的模式除了能夠幫助用人單位更好、更方便地培養(yǎng)人才之外，還能幫助管理人員充分了解員工經(jīng)歷和性格等真實(shí)情況，從而提升企業(yè)自身的競(jìng)爭(zhēng)力和管理魅力，繼而為企業(yè)吸引更多的優(yōu)秀人才。

（四）確保檔案材料收集無(wú)漏點(diǎn)

在收集檔案信息的過(guò)程中，收集人員對(duì)于被收集者的信息真實(shí)性并不能準(zhǔn)確把握，甚至可能是完全陌生的情況，這些都是收集過(guò)程中的不利因素。為了解決這一問(wèn)題，我們應(yīng)對(duì)被收集者的基本信息進(jìn)行簡(jiǎn)單調(diào)查和了解，進(jìn)行簡(jiǎn)單的瀏覽和記憶。其次在搜集完畢之后的管理工作中，管理人員也應(yīng)該隨時(shí)掌握檔案擁有人的各方面動(dòng)態(tài)，做到一旦發(fā)生檔案變動(dòng)就能及時(shí)形成材料、收集材料并存檔。還可以通過(guò)調(diào)動(dòng)被收集人的積極性，拓展人事材料的收集渠道。比如在事業(yè)單位的人事檔案管理中，常常出現(xiàn)職工檔案的獎(jiǎng)勵(lì)材料、業(yè)績(jī)材料非常少的情況，針對(duì)這鐘情況，可以鼓勵(lì)職工提供本人的學(xué)歷以及職稱(chēng)證件、各種優(yōu)秀證書(shū)或是榮譽(yù)證件、業(yè)績(jī)材料等到人事部門(mén)進(jìn)行集中掃描，并按照不同的分類(lèi)進(jìn)行整理和保管。如果遇到部分人事檔案因?yàn)榉N種不可控的因素而缺少的情況，管理人員應(yīng)該從曾經(jīng)負(fù)責(zé)過(guò)該人事工作的各個(gè)人員那里進(jìn)行過(guò)往信息的搜集，改變現(xiàn)有信息零零碎碎、不系統(tǒng)、不連續(xù)的情況。單位還可以著手建立更加系統(tǒng)全面的職工檔案檢索系統(tǒng)，系統(tǒng)可包含人員總數(shù)、單位科室數(shù)量和職能設(shè)置情況、職工的最高學(xué)歷情況、目前職稱(chēng)情況以及職工個(gè)人的出生日期、工作年限及其經(jīng)歷等個(gè)人信息，做到一個(gè)系統(tǒng)在手，單位、職工的詳細(xì)信息都會(huì)應(yīng)有盡有。

（五）健全規(guī)章制度，保證人事檔案管理工作順利開(kāi)展

人事檔案管理需要制定一整套健全的規(guī)章制度來(lái)規(guī)范，這樣才能保證它的正常開(kāi)展，這是它較強(qiáng)業(yè)務(wù)性、較廣業(yè)務(wù)面、突出政策性和程序性等特點(diǎn)共同決定的。我們應(yīng)該因地制宜，以2018年11月國(guó)家檔案局修訂頒發(fā)的《干部檔案工作條例》為指導(dǎo)，結(jié)合不同單位的實(shí)際人事管理情況，制定一套真正適合自身的人事管理制度。在政策制定之后，需要進(jìn)一步落實(shí)和調(diào)整，首先是組織員工認(rèn)真閱讀和學(xué)習(xí)制度的具體內(nèi)容，牢記制度中的各項(xiàng)規(guī)定，在日常工作中要嚴(yán)格按照制度要求進(jìn)行工作，做到計(jì)劃、布置、檢查落實(shí)都做好，達(dá)到借助制度指導(dǎo)工作的程度。有關(guān)人員還可以積極與領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行溝通，爭(zhēng)取得到重視，從而進(jìn)行相關(guān)的硬件設(shè)施建設(shè)。比如有的單位體系十分龐大，職工個(gè)人檔案卷數(shù)眾多，任務(wù)十分繁重。這時(shí)如何經(jīng)營(yíng)好、管理好這些繁多的檔案，尤其是如何保證檔案的安全就成了重中之重的工作。

三、結(jié)語(yǔ)

社會(huì)不斷地發(fā)展，各種信息技術(shù)乃至管理方法也都在不斷地優(yōu)化和改革，人事檔案管理工作也進(jìn)入了一個(gè)新的時(shí)期。在新時(shí)代背景下，管理人員對(duì)人事檔案管理工作應(yīng)該要有更深入的了解，這樣不僅是為了督促員工更好地為企業(yè)工作，也是為了企業(yè)將來(lái)能夠得到長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。人事檔案管理人員必須清晰地認(rèn)識(shí)到自己肩負(fù)的責(zé)任，積極做好人事檔案的管理工作，勇于挑戰(zhàn)傳統(tǒng)人事檔案管理模式，結(jié)合新技術(shù)和時(shí)代發(fā)展需求，更好地提供高質(zhì)量的服務(wù)。