信息化時代行政事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化分析

文/張坤杰

21世紀是信息技術(shù)飛速發(fā)展的時代，各行各業(yè)都開始運用信息化技術(shù)來進行全面的研究管理。我國的信息化技術(shù)在整個世界的潮流中也得到了飛速發(fā)展，取得了巨大的收益和成果。值得肯定的是，信息技術(shù)在促進社會進步、改善人們生活方面確實起到了巨大的作用，對于我國事業(yè)單位的檔案管理也有極大的作用。在事業(yè)單位中，檔案管理與信息化技術(shù)結(jié)合，能夠減少事業(yè)單位人力和物力的投入，規(guī)范檔案管理工作，減少簡單而繁瑣的工作步驟，減輕檔案管理工作人員的工作壓力，顯著提高工作效率，而且也減少了在檔案管理工作中存在的錯誤概率。雖然目前行政事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化已經(jīng)獲得了廣泛的運用，但是在事業(yè)單位的管理上仍然存在著信息技術(shù)的人才缺乏、硬件設(shè)施欠缺、資金投入少以及管理制度不完善的問題。應(yīng)根據(jù)信息化時代發(fā)展的特點，深入探究檔案管理科學(xué)化的對策，以適應(yīng)信息化時代對檔案管理的工作要求，以適應(yīng)激烈的市場競爭的需求，建立健全檔案管理科學(xué)化的體系，發(fā)揮出檔案管理的真正價值。

一、事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化的意義

（一）精簡檔案管理工作人員的工作程序，提高工作效率

行政事業(yè)單位每年都有大量的文件需要進行歸納整理，甚至有些大單位每年高達數(shù)萬份文件需要進行整理，而且有些人事檔案或重大事件的文件需要長期保存，因此檔案管理人員的工作量十分大。在沒有事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化的年代，紙質(zhì)檔案的整理、篩選和歸檔保存都是一項十分龐大的工作。實施信息化檔案管理之后，顯著節(jié)約了人力物力，提高了工作效率[1]。

（二）有利于檔案信息的永久保存

紙質(zhì)檔案不利于長久保存，特別是遇有陰雨天氣或自然災(zāi)害，很容易導(dǎo)致紙質(zhì)檔案信息的破損丟失，而且紙質(zhì)檔案占用空間大，不好提取查找。進行檔案管理科學(xué)化之后，利用信息技術(shù)進行檔案管理，能夠永久地解決這些問題，使得檔案的存儲和提取都變得十分簡單快捷。

（三）有利于快速查找檔案信息

常規(guī)紙質(zhì)檔案具有不可移動而且不利于傳承的特點。而進行檔案科學(xué)化管理之后，各種信息資源不是以紙質(zhì)形式出現(xiàn)，而是以電子信號的形式出現(xiàn)，這樣就促進了信息資源的交流和利用[2]。

二、事業(yè)單位檔案管理中存在的主要問題

（一）硬件設(shè)施不完善，信息化管理水平低

行政事業(yè)檔案管理的方式不夠科學(xué)合理，工作人員對檔案管理科學(xué)化不夠重視、不會主動創(chuàng)造新的檔案管理方式，這是因為事業(yè)單位在檔案管理方面的資金投入有限，不足以支持購買先進的存儲設(shè)備和檔案管理系統(tǒng)等硬件設(shè)施。大部分行政事業(yè)單位還停留在采用光盤刻錄、移動硬盤等存儲方式，信息化程度十分低，這就極大地降低了檔案管理工作人員的效率，而且也加大了檔案損失的風(fēng)險，因此推動事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化是一項十分具有意義的事情[3]。

（二）缺乏專業(yè)技術(shù)人員，檔案管理工作隨意

當(dāng)前，許多機關(guān)缺乏檔案管理人員，專業(yè)技術(shù)人員大多不具備專業(yè)檔案管理知識和工作經(jīng)驗，在日常的繁忙工作中更是無法完成煩瑣復(fù)雜的檔案管理工作。因此，往往由個人完成檔案管理工作，使得檔案管理工作的隨意性大，而且在紙質(zhì)以及光盤移動硬盤中保存及傳遞很容易造成信息的遺失或損壞，后續(xù)查找時所耗費的時間也較長，極大地降低了檔案管理的工作效率。此外，由于事業(yè)單位工作人員的年齡、層次各有不同，對于年齡較大的人員來說，學(xué)習(xí)新的信息技術(shù)難度較大。另外，部分年輕人思維較為活躍，但是話語權(quán)薄弱，因此在轉(zhuǎn)變事業(yè)單位的檔案管理模式方面起的作用十分微弱。

（三）信息化建設(shè)力度不高

伴隨著社會的飛速發(fā)展，信息技術(shù)越來越普及，涉及各個行業(yè)和領(lǐng)域，極大地促進了我國經(jīng)濟的水平發(fā)展，提高了工作效率。如果能在行政事業(yè)單位的檔案管理工作中融入信息化技術(shù)，就能提高事業(yè)單位的檔案管理工作效率。但是從目前的情況來看，行政事業(yè)檔案的管理人員并沒有意識到檔案管理科學(xué)化的重要意義，仍然采用傳統(tǒng)的檔案管理方式。許多單位的領(lǐng)導(dǎo)對于檔案管理科學(xué)化的看法各不相同，有的領(lǐng)導(dǎo)認為檔案管理科學(xué)化需要耗費大量的人力物力和財力，不敢輕易開展，而是采用一種觀望的態(tài)度，這都不利于事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化的開展[4]。還有的企業(yè)雖然能夠?qū)n案管理與信息化建設(shè)相結(jié)合，但仍然只是表面層次的應(yīng)用，難以進行深入的結(jié)合，并沒有建立完善的工作系統(tǒng)。

三、信息化時代檔案管理科學(xué)化對策分析

（一）完善檔案管理科學(xué)化的管理制度

行政事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化的工作重點就是相關(guān)行政管理工作人員必須要認識到檔案管理科學(xué)化的重要意義，要加強對檔案管理科學(xué)化的宣傳力度。與此同時，可以借用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)來進行檔案管理科學(xué)化的宣傳，對檔案管理科學(xué)化的知識、方法以及法律法規(guī)進行詳細講解，加深人們對事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化建設(shè)的認識，以此來提高對檔案管理科學(xué)化建設(shè)的重視度。在實際的行政事務(wù)中，更應(yīng)根據(jù)事業(yè)單位的自身的發(fā)展情況，制定檔案管理制度，把檔案管理的職責(zé)劃分到每個工作人員身上來，規(guī)范工作人員的日常工作流程及行為，來提高檔案管理的水平和質(zhì)量。另外，在落實檔案管理制度時，也需要借助多種手段，例如對檔案管理人員進行每個月的定期考核、對優(yōu)秀的人員進行獎勵、對于業(yè)務(wù)能力差的檔案管理人員要進行懲罰。只有通過獎懲措施的落實才能激發(fā)工作人員的積極性，提高檔案管理科學(xué)化。

（二）提高管理人員的綜合素質(zhì)

當(dāng)前，在事業(yè)單位內(nèi)進行檔案管理科學(xué)化，已成為一種必然趨勢，因此提高市政事業(yè)單位內(nèi)部檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)也是勢在必行。在實施過程中可以從招聘及培訓(xùn)兩個環(huán)節(jié)入手，首先在招聘環(huán)節(jié)就要針對事業(yè)單位的檔案管理工作，將具體專業(yè)學(xué)歷和年齡要求的招聘崗位整理出來[5]，而且還應(yīng)當(dāng)對檔案管理工作的理論及實際操作進行檢驗，只有達到標準之后才能錄用。其次培訓(xùn)可以分為在職培訓(xùn)和入職培訓(xùn)。對于剛?cè)肼毜膯T工來說，應(yīng)當(dāng)要進行完善的入職培訓(xùn)，從而使得新入職的人員能夠更快地適應(yīng)工作崗位的實際需求。另外，對于在職人員要開展定期培訓(xùn)，加強員工對信息技術(shù)的掌握程度，完善員工在職培訓(xùn)政策。根據(jù)管理工作的實際需求，建立針對性的檔案管理科學(xué)化培訓(xùn)班。在培訓(xùn)過程中，應(yīng)注意把理論訓(xùn)練與實踐訓(xùn)練相結(jié)合，保證培訓(xùn)人員不僅理論知識豐富，還要掌握必備的操作技能，從而將其所學(xué)在實際的檔案管理工作中發(fā)揮出來。

（三）加大資金投入

事業(yè)單位管理工作科學(xué)化，不僅要具備人員的綜合素質(zhì)的提升，而且還要資金的支持。只有事業(yè)單位具有完善的檔案管理的各項硬件設(shè)施，升級相應(yīng)的硬件和軟件設(shè)備，才能結(jié)合現(xiàn)有的技術(shù)來構(gòu)建完善的檔案管理系統(tǒng)。行政事業(yè)單位要對工作環(huán)境所需要的軟件進行升級改善，讓管理人員能夠擁有其所熟悉的工作環(huán)境，來激發(fā)管理工作人員的熱情。為了滿足檔案管理人員的工作需求，必須配備專業(yè)的庫房和消防設(shè)施。此外，檔案管理室必須配備計算機，而且每項計算機設(shè)備都要應(yīng)用到檔案管理工作中，提升檔案管理的效率。電子檔案能夠讓檔案的存儲和調(diào)取效率更高，而且還能進行備份，避免資料的損害遺失。最重要的是利用檔案管理科學(xué)化能夠顯著降低檔案管理的成本。

（四）加大硬件建設(shè)力度

行政單位要想保證檔案資料的完整保存不受各種外界因素的影響，事業(yè)單位的檔案管理部門需要具有完善的硬件設(shè)施，才能保證檔案管理工作的順利進行以及對檔案的有效保護。并且檔案信息化管理后，需要運用新型的信息技術(shù)才能更有效地進行檔案信息的存儲，此時需要用到大儲存容量的便于信息存儲及提取工作的硬件，因此需要保證充足資金保證檔案管理工作所需的硬件設(shè)施的配置。

四、結(jié)語

隨著社會的不斷發(fā)展、科技的不斷進步，管理工作也在隨之發(fā)生轉(zhuǎn)變，出現(xiàn)了一些新的狀況以及新的需求。因此，事業(yè)單位的檔案管理必須緊跟時代的發(fā)展需求和檔案管理的相關(guān)的管理標準，進行嚴格規(guī)范來保證檔案管理工作能夠跟上快速發(fā)展的時代步伐，運用信息技術(shù)使其更好地為我們服務(wù)。與此同時，提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)，對其進行完善的定期培訓(xùn)，能夠更加規(guī)范檔案管理工作的流程，提高事業(yè)單位的檔案管理工作效率。