淺議大數(shù)據(jù)背景下機(jī)關(guān)單位人事檔案管理工作

文/李瑋婧

檔案管理隸屬于機(jī)關(guān)人事管理中最基礎(chǔ)性的工作之一，其關(guān)鍵是運(yùn)用圖表、文字以及音像等各種途徑，做好信息數(shù)據(jù)的記錄和保管。其中最關(guān)鍵的是對(duì)資料能夠整理、收集、征集、編目、保管、研究、編輯以及檢索等，為機(jī)關(guān)以及個(gè)人提供針對(duì)性的服務(wù)。目前，我國(guó)正處于大數(shù)據(jù)時(shí)代的背景之下，機(jī)關(guān)單位人事在檔案管理環(huán)節(jié)存在著巨大的挑戰(zhàn)，可以將大數(shù)據(jù)技術(shù)引入到該項(xiàng)工作中，對(duì)傳統(tǒng)的人事檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，從而保障檔案潛在優(yōu)勢(shì)能夠被發(fā)掘出來(lái)。

一、機(jī)關(guān)人事檔案管理中存在的問(wèn)題

（一）電子檔案保存過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題

機(jī)關(guān)檔案室作為機(jī)關(guān)中關(guān)鍵性的組織之一，主要是由機(jī)關(guān)的內(nèi)部資源經(jīng)費(fèi)而分配的。因?yàn)椴煌臋C(jī)關(guān)具有的職責(zé)不同，所以在對(duì)財(cái)力進(jìn)行支配的過(guò)程中有較大的差異。機(jī)關(guān)電子檔案是將檔案存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)有關(guān)的路徑中，其中包含U盤、光盤以及硬盤等。硬盤保存時(shí)期大約在五年左右[1]，和基本的紙質(zhì)檔案相比較，保存的時(shí)間明顯被縮短。與此同時(shí)，電子存儲(chǔ)軟件應(yīng)用的周期相對(duì)較短，制造的材料穩(wěn)定性比較差，經(jīng)常會(huì)受到水和火的損害。加之，在使用和讀取電子檔案的時(shí)候，需要依照互聯(lián)網(wǎng)計(jì)算機(jī)，在存儲(chǔ)計(jì)算機(jī)沒(méi)有辦法正常使用的時(shí)候，電子信息就沒(méi)有辦法被讀取。

（二）存在安全性問(wèn)題

目前，大多數(shù)單位運(yùn)用電子檔案，因?yàn)殡娮訖n案的成本相對(duì)較小，其所占的空間也較小，可以在一定程度上利于環(huán)保工作的開(kāi)展，進(jìn)而得到廣泛的運(yùn)用。雖然其便捷性相對(duì)較強(qiáng)，但在存儲(chǔ)過(guò)程中的安全漏洞也相對(duì)較大。在安全層面上，經(jīng)常會(huì)受到網(wǎng)絡(luò)病毒的感染，導(dǎo)致計(jì)算機(jī)中存儲(chǔ)的文檔遭到破壞[2]。加之，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)被攻擊時(shí)，機(jī)關(guān)單位內(nèi)的檔案就會(huì)被黑客獲取，導(dǎo)致有關(guān)的機(jī)密性檔案泄露，給機(jī)關(guān)單位帶來(lái)較為嚴(yán)重的損失。因?yàn)闄C(jī)關(guān)電子檔案有獨(dú)特性，檔案部門在對(duì)檔案進(jìn)行管理的時(shí)候，更需要重視安全性問(wèn)題。

（三）人事檔案內(nèi)容較復(fù)雜

人事檔案管理機(jī)構(gòu)、管理對(duì)象和服務(wù)對(duì)象的社會(huì)性，決定了機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案內(nèi)容結(jié)構(gòu)的復(fù)雜性。在傳統(tǒng)的機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理中，人事檔案的收集、處理和提供利用往往由個(gè)單位內(nèi)部的人事機(jī)構(gòu)行駛，該機(jī)構(gòu)人事檔案來(lái)源單一，只限于本單位的人員，所涉及檔案管理內(nèi)容也較簡(jiǎn)單。電子檔案的推行使機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案信息獲取更加廣泛，不只限于本單位的工作人員，包括整個(gè)系統(tǒng)內(nèi)的所有工作人員，集中起來(lái)顯得人員信息復(fù)雜，檔案內(nèi)容也豐富多樣。

二、機(jī)關(guān)人事檔案管理對(duì)策

（一）規(guī)范人事檔案管理各項(xiàng)事宜

在對(duì)機(jī)關(guān)單位的人事檔案管理信息化進(jìn)行建設(shè)的過(guò)程中，需要明確信息化建設(shè)的具體路徑，構(gòu)建起較為完善的數(shù)據(jù)庫(kù)。數(shù)據(jù)庫(kù)作為檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，是關(guān)鍵點(diǎn)。對(duì)全部檔案實(shí)施電子歸檔，要求歸檔具有真實(shí)性和完整性[3]，需要保障紙質(zhì)的檔案和電子的檔案具有較高的一致性，從而保障數(shù)據(jù)信息的精準(zhǔn)性與真實(shí)性。與此同時(shí)，對(duì)機(jī)關(guān)單位的檔案資料進(jìn)行歸檔要與監(jiān)督管理部門等協(xié)同合作，將全部的檔案歸入信息系統(tǒng)之中，并對(duì)其進(jìn)行嚴(yán)格的加密處理，從而保障檔案信息的安全性。

（二）健全檔案信息化管理系統(tǒng)

機(jī)關(guān)單位工作強(qiáng)度相對(duì)較高，在高強(qiáng)度的工作模式之下，機(jī)關(guān)單位收集和留存的檔案信息就會(huì)越積越多，如果不能及時(shí)地將這些信息進(jìn)行整理、歸納和分類，會(huì)使得大量的檔案信息丟失或是失效。因此，機(jī)關(guān)單位要及時(shí)建立并健全相關(guān)管理系統(tǒng)，除了可以改善以上的諸多情況，還可以使機(jī)關(guān)單位內(nèi)人員實(shí)時(shí)共享部分檔案信息。機(jī)關(guān)單位的檔案信息分為兩部分，一部分是具有隱私性質(zhì)的，另一部分是具有開(kāi)放性質(zhì)的，這可以實(shí)現(xiàn)部分檔案信息的公開(kāi)[4]。與此同時(shí)，機(jī)關(guān)單位可以融入扁平化的管理模式，這種管理模式的優(yōu)勢(shì)在于可以打破原有單一的信息傳遞方式，并且使得機(jī)關(guān)單位內(nèi)部的相關(guān)檔案信息的傳送速度加快，可以在一定程度上實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)單位內(nèi)部信息的共享和互動(dòng)，促進(jìn)機(jī)關(guān)單位信息化管理的全面發(fā)展。

（三）加強(qiáng)硬件設(shè)施和軟件系統(tǒng)的建設(shè)

信息化的實(shí)現(xiàn)是以計(jì)算機(jī)硬件設(shè)施作為載體的，計(jì)算機(jī)擁有一定的使用壽命，機(jī)關(guān)單位應(yīng)有專門的制度規(guī)定，定期對(duì)機(jī)關(guān)單位內(nèi)的計(jì)算機(jī)進(jìn)行保養(yǎng)和維護(hù)。當(dāng)計(jì)算機(jī)出現(xiàn)問(wèn)題，機(jī)關(guān)單位工作人員不能有效解決的時(shí)候，要及時(shí)上報(bào)，并請(qǐng)專業(yè)人士維修，以免機(jī)關(guān)單位人員維修失誤對(duì)計(jì)算機(jī)造成二次傷害，延誤人事檔案管理工作的正常運(yùn)行。機(jī)關(guān)單位人事檔案管理人員不難發(fā)現(xiàn)，計(jì)算機(jī)一類的電子類產(chǎn)品會(huì)在短時(shí)間內(nèi)不斷更新硬件設(shè)施，這些情況都要求機(jī)關(guān)單位在計(jì)算機(jī)的使用上要做出一些具體規(guī)定。同時(shí)，在特定時(shí)期，管理人員需要運(yùn)用相關(guān)的軟件系統(tǒng)去整理檔案信息，而軟件系統(tǒng)會(huì)隨著人們的要求增多而不斷發(fā)生變化，機(jī)關(guān)單位要跟緊最新的軟件系統(tǒng)，使得檔案信息管理的質(zhì)量可以不斷地提升。軟件系統(tǒng)在更新時(shí)可能會(huì)和機(jī)關(guān)單位之前使用的系統(tǒng)有很大差別，此時(shí)，機(jī)關(guān)單位在更新系統(tǒng)后，要請(qǐng)相關(guān)專業(yè)人員對(duì)機(jī)關(guān)單位內(nèi)的人事檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，使得他們可以認(rèn)識(shí)和了解新系統(tǒng)的各種功能，并達(dá)到熟練使用的效果。機(jī)關(guān)單位的人事檔案管理部門，需要建立起檔案的網(wǎng)站。一般狀況下，都是運(yùn)用網(wǎng)頁(yè)的模式，給國(guó)民提供各類的檔案信息，國(guó)民可以在網(wǎng)站上對(duì)各種信息進(jìn)行查詢，并獲取實(shí)時(shí)的電子文件。

（四）培養(yǎng)機(jī)關(guān)單位人事檔案管理專業(yè)人員

現(xiàn)如今，我國(guó)機(jī)關(guān)單位對(duì)信息化管理方面的專業(yè)人員有著較大的需求，這就要求人事檔案管理人員要摒棄傳統(tǒng)的管理理念和管理方式，努力學(xué)習(xí)信息化管理方面的知識(shí)，同時(shí)要將人事檔案管理相關(guān)工作從紙質(zhì)化辦公朝著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)辦公方向發(fā)展，并能夠快速獨(dú)立地完成網(wǎng)絡(luò)收集、整理以及編輯等一系列人事檔案管理工作。人事檔案管理更多是為了機(jī)關(guān)單位整體服務(wù)的，各個(gè)部門對(duì)于檔案的內(nèi)容、形式等多方面的要求都有所差異，這就需要人事檔案管理相關(guān)人員積極主動(dòng)地去和機(jī)關(guān)單位其他部門的人員進(jìn)行溝通和交流，深入調(diào)查和了解機(jī)關(guān)單位各個(gè)部門在檔案信息管理方面的需求，并且虛心聽(tīng)取他人提出的有關(guān)人事檔案管理的有效建議和意見(jiàn)。最關(guān)鍵的是，機(jī)關(guān)單位的管理工作人員需要把人事檔案管理的法規(guī)融入培訓(xùn)信息化人事檔案管理的專業(yè)人員中，促使專業(yè)人員可以在培訓(xùn)中，認(rèn)真地對(duì)《檔案法》以及《檔案法實(shí)施辦法》進(jìn)行學(xué)習(xí)，從而顯著提升從業(yè)人員的法律意識(shí)，自覺(jué)進(jìn)行保密工作，保護(hù)重要檔案，從而顯著地提升信息化人事檔案管理的質(zhì)量。任何培養(yǎng)方式和激勵(lì)模式都是一時(shí)的，只有員工自身努力才能實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)單位人才培養(yǎng)的目標(biāo)。因此，從事人事檔案管理方面的人才要具備嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)，必須具有豐富的信息化知識(shí)，這樣才能夠熟練運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)完成機(jī)關(guān)單位人事檔案管理相關(guān)工作，實(shí)現(xiàn)理論與實(shí)踐的結(jié)合，實(shí)現(xiàn)信息化管理的真正價(jià)值。

（五）重視人才隊(duì)伍建設(shè)

機(jī)關(guān)事業(yè)單位實(shí)施檔案信息化建設(shè)，人才隊(duì)伍的建設(shè)成為工作重點(diǎn)。檔案管理工作人員業(yè)務(wù)水平高低直接影響到檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展，所以對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作人員提出了更高的要求，不僅要熟悉檔案專業(yè)知識(shí)，還要精通網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，以及與檔案信息化建設(shè)相關(guān)的工作內(nèi)容，以適應(yīng)新時(shí)期機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的具體要求。單位要挑選工作能力強(qiáng)、責(zé)任心強(qiáng)、做事嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ魅藛T從事檔案管理工作。不定期開(kāi)展業(yè)務(wù)能力測(cè)評(píng)，提高業(yè)務(wù)能力。另外，通過(guò)培訓(xùn)，使檔案管理工作人員理解人事檔案工作的需求形勢(shì)，使事業(yè)單位人事檔案管理工作適應(yīng)新時(shí)期發(fā)展需要，促進(jìn)人事檔案資源的開(kāi)發(fā)和利用。

（六）重視對(duì)信息化建設(shè)宣傳的力度

機(jī)關(guān)單位的管理部門需要不斷革新工作理念與措施，提升機(jī)關(guān)單位管理的服務(wù)質(zhì)量和整體的形象，保障機(jī)關(guān)單位可以正常、高效運(yùn)轉(zhuǎn)。目前，人事檔案管理工作人員需要有正確運(yùn)用信息化系統(tǒng)的意識(shí)、更新落后的觀念。機(jī)關(guān)單位的管理部門要審時(shí)度勢(shì)，加強(qiáng)對(duì)信息化建設(shè)的宣傳力度，革新從業(yè)人員的工作意識(shí)，保障工作的質(zhì)量和效率。

（七）落實(shí)思想政治教育，滲透正確的職業(yè)觀念

在人事檔案管理工作中，正確的職業(yè)認(rèn)知和意識(shí)形態(tài)是奠定工作人員良好工作的重要基礎(chǔ)。現(xiàn)如今，社會(huì)主義核心價(jià)值觀已經(jīng)成為指引各行各業(yè)工作人員的不二法門，在機(jī)關(guān)單位人事檔案管理人員工作中，更應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)這一群體的思想政治教育。首先，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)機(jī)關(guān)單位人事檔案管理人員的職業(yè)道德教育和思想品格教育，明確人事檔案管理工作中應(yīng)當(dāng)秉承的職業(yè)觀、人生觀和價(jià)值觀，推進(jìn)機(jī)關(guān)單位人事檔案管理工作朝著穩(wěn)定、堅(jiān)實(shí)的方向發(fā)展。其次，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)機(jī)關(guān)單位人事檔案管理人員的思想政治教育，思想政治在人們生活和學(xué)習(xí)過(guò)程中發(fā)揮重要作用，能夠直接指引工作人員的社會(huì)意識(shí)、規(guī)則意識(shí)的形成，并且在工作中也能夠逐漸明確自身在機(jī)關(guān)單位成長(zhǎng)中的作用，引導(dǎo)工作人員在人事檔案管理工作中發(fā)揮應(yīng)有的作用，從而建立起一支具有專業(yè)能力、價(jià)值觀念端正的機(jī)關(guān)單位人事檔案管理隊(duì)伍。