簡析會計信息化面臨的問題及其發(fā)展思路

徐升 長江文藝出版社有限公司

引言

身處信息時代，越來越多的人開始意識到，外部經(jīng)濟局勢的改變勢必會對會計核算產(chǎn)生深刻的影響，外部經(jīng)濟局勢直接決定著會計核算的發(fā)展前景。對此，會計行業(yè)應(yīng)該持續(xù)優(yōu)化和改革，才可以及時順應(yīng)局勢的轉(zhuǎn)變，從而在動蕩的局勢中確保公司制定出科學(xué)合理的戰(zhàn)略決策。信息化技術(shù)的更新速度早已超過傳統(tǒng)會計理論和實踐的響應(yīng)速度，對行業(yè)的發(fā)展造成了巨大的沖擊和挑戰(zhàn)。現(xiàn)階段，國內(nèi)關(guān)于信息化時代企業(yè)會計信息系統(tǒng)的學(xué)術(shù)著作并不多見，因此當(dāng)下國內(nèi)企業(yè)的會計信息化系統(tǒng)建設(shè)缺少全面的理論體系。本文通過對會計信息化建設(shè)的具體策略進(jìn)行分析討論，以期對我國中小企業(yè)會計信息化建設(shè)提供理論和經(jīng)驗指導(dǎo)建議。

一、Y公司會計信息化的現(xiàn)狀

Y公司，主營沙發(fā)床、沙發(fā)等鋼木質(zhì)家具的設(shè)計、制造和研發(fā)，市場遍布意大利、美國和日本等國家。Y公司是以客戶訂單需求，以JIT方式生產(chǎn)的企業(yè)。用戶對質(zhì)量和交付期限的標(biāo)準(zhǔn)較高。公司設(shè)置8個研發(fā)事業(yè)部、3個維護(hù)服務(wù)部、7個綜合管理部門及3個經(jīng)營部門，擁有員工近300人。2013年就通過了ISO9000質(zhì)量體系認(rèn)證。Y公司年收入目前達(dá)到300萬左右，每年凈利潤約為40萬元左右，2018年開始了會計信息系統(tǒng)的引進(jìn)、安裝并應(yīng)用的過程，也同時開始了會計信息化建設(shè)過程。

（一）會計信息化系統(tǒng)構(gòu)成

Y企業(yè)創(chuàng)建了專門的財務(wù)電算化平臺，引入了小型金蝶會計程序，配備了相應(yīng)人員負(fù)責(zé)分總賬、應(yīng)收付款和成本核算等相關(guān)工作，遵守相關(guān)的財務(wù)規(guī)定和流程完成會計核算和監(jiān)督。年終，根據(jù)所有部門提交的預(yù)測結(jié)果輸出后一年的預(yù)算，并沒六個月進(jìn)行更新一次，年終參考預(yù)算落實進(jìn)度研究全年的偏差項目，制作全年財務(wù)報告；基層研發(fā)團隊則根據(jù)全年的預(yù)算執(zhí)行結(jié)果進(jìn)行績效考評。對Y公司而言，質(zhì)量與交付日期是關(guān)注的重點，由此對企業(yè)會計信息平臺提出了更為嚴(yán)格的要求，然而Y公司的會計信息化是通過財務(wù)人員手動實現(xiàn)的。

（二）會計信息化投資金額及效果

早期公司引入金蝶程序構(gòu)建信息化平臺，投資了10余萬元來升級軟件，但卻存在換了三個領(lǐng)導(dǎo)，前兩任都沒有成功，主動辭職的情況。主要的不足是會計信息化僅僅是依賴財務(wù)軟件完成，無法和相關(guān)團隊進(jìn)行信息分享和交互，配套的內(nèi)控機制并不健全，成本核算結(jié)果的準(zhǔn)確性偏低，和預(yù)算兩者的銜接不良，績效考評工作無法有序推進(jìn)。企業(yè)管理層也意識到收效甚微，甚至計劃終止此項目。

二、Y公司會計信息化存在的問題

（一）購買的會計信息系統(tǒng)不能完全滿足Y公司業(yè)務(wù)需求

在考察中發(fā)現(xiàn)，Y公司會計軟件初始化設(shè)置的計算和歸類方法太過于粗糙，Y公司信息化軟件初始化設(shè)置工作就沒有根據(jù)本企業(yè)情況設(shè)置，對存貨和維修類別做不到精細(xì)核算，無法滿足Y公司業(yè)務(wù)、成本精細(xì)核算和分析。信息化軟件仍舊僅僅停留在財務(wù)會計核算的層面，對于應(yīng)收賬款模塊的初始化設(shè)置不夠精細(xì)，并未對應(yīng)收賬款的主體、賬齡評估、壞賬準(zhǔn)備和交易主體信用評估等核算內(nèi)容進(jìn)行充分的設(shè)定，輸出的應(yīng)收賬款報表僅僅反映了總額，而不能凸顯應(yīng)收賬款的風(fēng)險隱患，沒有正式啟用應(yīng)收賬款管理功能，系統(tǒng)的應(yīng)收賬款管理輔助功能并未發(fā)揮實效，還需要創(chuàng)建專門的人工應(yīng)收賬款登記冊進(jìn)行管理。對于固定資產(chǎn)和存貨的財務(wù)核算也較為單一，并未記錄詳細(xì)的規(guī)格類型，因此不能通過軟件實現(xiàn)對固定資本購置、進(jìn)出庫、常規(guī)維護(hù)、對內(nèi)調(diào)撥和報廢等項目核算，固定資產(chǎn)方面也只能夠完成對總額的財務(wù)核算。對于折舊的計算，也并未引入程序自帶的折舊計算模型，而是選擇通過人工核算折舊額，并未充分發(fā)揮信息化工具的功能。會計軟件初始設(shè)置與企業(yè)基本情況都沒有做到完全相符，更別說為了將來的環(huán)境會計、責(zé)任會計而需要設(shè)置的二級科目和輔助信息收集了。

（二）功能局限于會計核算

網(wǎng)絡(luò)信息時代的到來使得數(shù)據(jù)挖掘日漸普及。然而Y公司緊緊關(guān)注對會計信息相關(guān)憑據(jù)和賬簿報表的記錄和存檔，并未關(guān)注到數(shù)據(jù)信息潛在的關(guān)系，沒有提取出當(dāng)中有價值的財務(wù)分析數(shù)據(jù)，從而不能為管理經(jīng)營戰(zhàn)略的制定提供更多有價值的參考。

現(xiàn)階段Y公司會計信息化，往往僅僅局限于信息錄入和核算的層面，而并未充分啟用財務(wù)管理、決策制定和業(yè)務(wù)預(yù)測等各項功能。Y公司的會計信息平臺并未系統(tǒng)梳理和研究企業(yè)目前的運轉(zhuǎn)狀態(tài)，并未給出財務(wù)管理方面的指導(dǎo)和借鑒。對于會計信息化比較深層次的優(yōu)勢，諸如從財務(wù)會計信息中提取出有助于企業(yè)經(jīng)營管理決策制定的有用信息，會計信息化平臺并未充分利用和體現(xiàn)。

這一問題原因在于Y公司，實現(xiàn)管理化的會計信息化系統(tǒng)，需要設(shè)備、技術(shù)、人才的長期支撐，而建立一套會計信息系統(tǒng)，費用全部由企業(yè)自己承擔(dān)的話，將是一個巨大的支出數(shù)額。因此，更愿意投資與見效快的項目，但不愿意投資在會計信息化系統(tǒng)建設(shè)上。而且Y公司對會計信息化的管理效益認(rèn)識也不到位，覺得信息化更多只是形式上的變革，所以也不愿過多地投入資源到其中。造成對會計信息化系統(tǒng)的功能發(fā)揮過于狹隘。

三、解決Y公司實施會計信息化問題的對策

（一）購買或開發(fā)滿足業(yè)務(wù)需求的會計信息系統(tǒng)

Y公司應(yīng)該購買與自己行業(yè)相近的會計軟件，如包含專門的電子業(yè)務(wù)管理模塊、電子材料管理模塊、維修管理模塊的財務(wù)軟件，既覆蓋材料供產(chǎn)銷的內(nèi)部管理，又覆蓋電子設(shè)備的管理。這樣為電子Y公司提供標(biāo)準(zhǔn)的經(jīng)營管理模式的會計軟件能更好地勝任Y公司的運營需求。市面上已經(jīng)有這樣的軟件出售。

如果由資金上的不足，也可以考慮聘請財務(wù)軟件Y公司開發(fā)出適合Y公司的專用會計軟件模塊：其間就要經(jīng)歷項目準(zhǔn)備、藍(lán)圖設(shè)計、系統(tǒng)實現(xiàn)、驗收交付幾個階段。其中業(yè)務(wù)匹配環(huán)節(jié)至關(guān)重要。

能否成功及其持續(xù)實施會計信息化，系統(tǒng)初始化環(huán)節(jié)起直接作用，Y公司應(yīng)充分關(guān)注平臺的初始化。一方面，管理層應(yīng)該提高關(guān)注度，組建平臺初始化團隊同時親自領(lǐng)導(dǎo)，從而凸顯出對此項工作的關(guān)注度，也有利于Y公司各單位之間的溝通協(xié)調(diào)，由此確保初始化的有序推進(jìn)。另一方面，在初始化過程中，要認(rèn)真按照新的會計準(zhǔn)則和會計制度，在信息化系統(tǒng)中輸入會計科目、會計制度、內(nèi)控設(shè)置、人員設(shè)置、經(jīng)濟業(yè)務(wù)設(shè)置等初始設(shè)置科目。然后認(rèn)真選擇企業(yè)類型、會計制度等初始化設(shè)置。系統(tǒng)中的初始余額一定要在手工賬審核無誤時，才能往系統(tǒng)里設(shè)置Y公司的初始財務(wù)數(shù)據(jù)。

如果Y公司的人力資源狀況，尤其是會計信息化人才不能勝任構(gòu)建信息化初始設(shè)置，可以考慮專門聘請專業(yè)人士來幫助實施系統(tǒng)初始化。要根據(jù)Y公司實際情況設(shè)置會計科目和附加信息，對于應(yīng)收賬款、固定資產(chǎn)等附加信息也要設(shè)置填制項，方便Y公司經(jīng)營管理。為了保證起初余額的準(zhǔn)確性，可以根據(jù)Y公司的庫存問題，成立專門的資產(chǎn)盤點小組。最后，搭建起會計信息化系統(tǒng)以后，也還要保證傳統(tǒng)財務(wù)核算與信息化會計核算同時工作3個月以上，觀察并取得一致結(jié)果后，才能通過評估驗收撇棄傳統(tǒng)手工賬。

（二）擴展電算化信息系統(tǒng)的功能

Y公司會計電算化系統(tǒng)不應(yīng)局限于會計核算，還需要對經(jīng)濟業(yè)務(wù)進(jìn)行數(shù)據(jù)分析，首先要提高企業(yè)管理層的數(shù)據(jù)分析的意識，使他們認(rèn)識到數(shù)據(jù)分析的重要性，從而注重提高企業(yè)會計人員專業(yè)能力。會計數(shù)據(jù)不是簡單的數(shù)據(jù)，而是企業(yè)未來進(jìn)行經(jīng)營決策所需要參考的重要信息，是否對會計數(shù)據(jù)進(jìn)行充分的利用，關(guān)系到企業(yè)未來的發(fā)展水平。

會計信息化信息系統(tǒng)的建設(shè)，不只是硬件和軟件的投入和組織架構(gòu)的改革，而是要從根本上促進(jìn)整個Y公司管理理念和體制的變革，推動自身管理能力的進(jìn)步。Y公司推行會計信息化是現(xiàn)代財務(wù)管理的必然要求。解決Y公司在實施會計信息化中存在的問題，是廣泛實施企業(yè)財務(wù)工作信息化的前提。Y公司應(yīng)加強對人才方面的投資，提高利用計算機分析預(yù)測能力；軟件廠商也應(yīng)盡快加大財務(wù)軟件的開發(fā)，提高決策、預(yù)測和分析能力，推出適合發(fā)展Y公司會計信息化的軟件。

進(jìn)一步創(chuàng)新地看，企業(yè)應(yīng)當(dāng)大力重視會計信息化的分析能力，甚至應(yīng)當(dāng)自行開發(fā)報表分析系統(tǒng)，可以選拔出幾個業(yè)務(wù)又懂計算機操作又懂?dāng)?shù)據(jù)分析，用excel等工具設(shè)計企業(yè)報表分析系統(tǒng)，進(jìn)一步實現(xiàn)財務(wù)數(shù)據(jù)分析的自動化、信息化，進(jìn)而提高企業(yè)經(jīng)營管理水平。

結(jié)語

綜上所述，在科技飛速發(fā)展的今天，會計信息化已經(jīng)是企業(yè)發(fā)展的必備條件，我國在會計信息系統(tǒng)時代下采取會計信息化的時間上還尚短，其中還存在一定的風(fēng)險，我們應(yīng)該端正態(tài)度積極地來應(yīng)對其中遇到的困難，采取科學(xué)合理的方法解決問題。相信會計信息化會在企業(yè)經(jīng)營管理中發(fā)揮更好的作用，促進(jìn)企業(yè)飛速發(fā)展。