“PIPA”工作法在醫(yī)院人事檔案中的運用
——基于“一動力三循環(huán)”醫(yī)療質(zhì)量管理模式

文/福建省婦幼保健院 畢瑩赟

人事檔案信息在醫(yī)院人力資源管理中發(fā)揮著重要的作用，為人才選拔、人才隊伍建設(shè)、人力資源科學配置提供重要的參考依據(jù)。在信息化迅速發(fā)展的時代背景下，傳統(tǒng)醫(yī)院人事檔案管理工作面臨巨大挑戰(zhàn)，提高醫(yī)院人事檔案管理水平勢在必行。

黃發(fā)云等人創(chuàng)新性提出的“一動力三循環(huán)”醫(yī)療質(zhì)量管理模式，是模擬人體內(nèi)各循環(huán)系統(tǒng)維持生命正常活動的原理，融合現(xiàn)代管理理念及方法，將具有“團結(jié)—協(xié)作—奉獻”的“動力源”比作人體心臟，將“政策—人文—制度”的“決策環(huán)”比作腦循環(huán)，將“技術(shù)—管理—規(guī)范”的“創(chuàng)新環(huán)”比作肺循環(huán)，將“安全—便捷—舒適”的“目標環(huán)”比作人體主要循環(huán)。通過一個動力三個循環(huán)相互影響、互為制約、連貫循環(huán)的質(zhì)量管理鏈條，在實際應(yīng)用中取得了良好的成效。本文基于 “一動力三循環(huán)”管理模式，探索提出“PIPA”工作法，旨在進一步推進醫(yī)院干部人事檔案管理水平，進而為提升醫(yī)院管理和決策提供參考依據(jù)。

一、人事檔案管理的現(xiàn)狀

（一）專業(yè)管理人才匱乏。檔案管理人員不僅要有專業(yè)的管理檔案技能，精通醫(yī)療衛(wèi)生方面的知識，熟悉醫(yī)院工作流程，還要有豐富的應(yīng)用信息技術(shù)的經(jīng)驗。然而，現(xiàn)實的問題是人事檔案管理多為兼職人員，在職期間往往忙于其他事務(wù)的處理，無暇專心做好檔案管理工作，導(dǎo)致檔案管理更新不及時，相對滯后。同時管理人員缺乏正規(guī)化培訓(xùn)和學習，缺乏動態(tài)化的檔案管理意識，運用電子資源信息能力也較弱。

（二）信息化投入不夠。醫(yī)院的檔案管理設(shè)施設(shè)備較為陳舊老化，檔案管理者仍舊運用傳統(tǒng)的人工管理檔案方式，進行簡單的檔案收集與整理工作，管理模式粗放。在信息化檔案管理方面，缺少專門的檔案管理軟件，嚴重影響了醫(yī)院檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

（三）管理制度和標準不統(tǒng)一。醫(yī)院的檔案管理工作中沒有統(tǒng)一的管理標準和模式，對納入檔案的內(nèi)容沒有明確的規(guī)定和要求，沒有制訂統(tǒng)一的立卷歸檔制度，部分人事檔案資料填寫不規(guī)范，僅僅是收集起來，卻未對資料仔細甄別和鑒定，管理制度不健全，管理工作薄弱，影響人事檔案資料的系統(tǒng)性和權(quán)威性。

（四）人事檔案信息利用率不高。檔案管理在醫(yī)院內(nèi)部管理體系中處于邊緣地位，受重視不高，加之人事檔案保密性的特質(zhì)，廣泛應(yīng)用也受限，缺乏一套行之有效的管理系統(tǒng)，檔案內(nèi)容和項目資源整合利用率低，造成信息資源浪費現(xiàn)象，在人力資源配置中不能較好地發(fā)揮作用。

綜上四種主要情況，是普遍存在于目前的省屬公立醫(yī)院人事檔案管理的主要問題。這就造成了人事檔案信息資源得不到合理的應(yīng)用，不利于醫(yī)院人事管理和可持續(xù)發(fā)展。

二、基于“一動力三循環(huán)”模式的“PIPA”工作法

（一）總體思路。以構(gòu)建一支“專業(yè)—服務(wù)—責任”的人事檔案管理團隊為動力源，在“政策—制度—規(guī)范”決策環(huán)的指導(dǎo)下，協(xié)調(diào)模塊之間的作用，執(zhí)行落實“信息—技術(shù)—分析”創(chuàng)新環(huán)，從而達到醫(yī)院干部人事檔案管理“實用—安全—高效”目標環(huán)的作用，詳見“圖1”。

（二）干部人事檔案管理中的“動力源”。著眼于人事檔案管理政策性、業(yè)務(wù)性強的特點，為了更好地體現(xiàn)其服務(wù)性、保密性，醫(yī)院根據(jù)自身情況，以專職檔案員為主，外聘第三方用工人員為輔，建設(shè)一支“專業(yè)—服務(wù)—責任”的人事檔案管理團隊，為提升人事檔案管理的專業(yè)化、規(guī)范化水平提供人才支撐。

（三）干部人事檔案管理中的“目標環(huán)”。干部人事檔案管理的科學化，最終是為了實現(xiàn)“實用—安全—高效”的檔案管理目標。具體來說，干部人事檔案是一套完整反映職工業(yè)務(wù)能力、學術(shù)水平、工作業(yè)績的歷史真實憑證，記錄了每位職工的個人簡歷、專業(yè)技術(shù)考核、進修提高、科研授獎等情況，不論是評定職稱還是在全面考察了解和選拔使用干部，都具有重要的參考依據(jù)作用。干部檔案在服務(wù)效用上還能為干部個人提供歷史公正的憑證，可以為干部工作出具歷次任職憑證，工資變動憑證、黨團關(guān)系憑證、學歷層次憑證等，為晉升工資、晉升職稱、房屋公證、解決老干部待遇、機構(gòu)人事改革提供有價值的服務(wù)。同時，鑒于人事檔案具有隱私性的特點，應(yīng)當充分考慮檔案管理的安全性。因此，及時維護更新干部信息，保證檔案信息的實用、安全、高效是檔案管理的終極目標。

（四）“決策環(huán)”引導(dǎo)下，融合“創(chuàng)新環(huán)”，引入“PIPA”工作法?！皠恿υ础眻F隊根據(jù)《干部人事檔案工作條例》以及中組部、省委組織部、省衛(wèi)健委印發(fā)的相關(guān)干部人事檔案管理政策文件，結(jié)合醫(yī)院自身特點，融合“創(chuàng)新環(huán)”的“信息—技術(shù)—分析”，為達到“目標環(huán)”要求，探索提出“PIPA”工作法。

1.素質(zhì)管理（personality management）：重視人才培養(yǎng)，提高專業(yè)素養(yǎng)。懂臨床醫(yī)學、具備現(xiàn)代化信息技術(shù)、有檔案管理經(jīng)驗的復(fù)合型人才是實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理科學化的保證。采取開展繼續(xù)教育、進修、集中授課、跟班學習等多種形式加強醫(yī)院檔案工作人員學習，不斷提高其專業(yè)知識水平和管理能力，使其熟練運用現(xiàn)代信息技術(shù)管理檔案，處理信息數(shù)據(jù)，以適應(yīng)社會發(fā)展和醫(yī)院進步對檔案管理的需求。

2.投入管理（Investment Management）：加大醫(yī)院檔案管理的投入力度，實現(xiàn)信息化建設(shè)。良好的軟、硬件設(shè)施是實現(xiàn)檔案管理信息化的基礎(chǔ)保障，要進一步加快檔案信息化建設(shè)，就要配置與現(xiàn)代化相適應(yīng)的軟、硬件，實現(xiàn)檔案網(wǎng)絡(luò)化管理。因此，醫(yī)院應(yīng)創(chuàng)造條件并結(jié)合本院的實際情況，經(jīng)過考察選擇適合本醫(yī)院的信息系統(tǒng)軟件，建立人事檔案信息管理系統(tǒng)，依托現(xiàn)代化信息技術(shù)，通過計算機檢索查詢，提升檔案信息采集、處理、傳輸、利用能力，為醫(yī)院人力資源配置與管理提供更加全面的資料，實現(xiàn)檔案管理精細化、精確化、現(xiàn)代化、高效化。

3.流程管理（process management）：完善管理制度，拓展服務(wù)功能，實行檔案標準化管理是檔案管理科學化的根本。建立完善科學的管理標準，制定合理的流程模式，使檔案在建立的各個環(huán)節(jié)、流程、步驟中，從開始收集、整理到最后歸納、入檔，形成一套完善且行之有效的檔案接收機制，要在適當?shù)臅r間統(tǒng)一進行清理、催收，以保證人事干部檔案材料的歸檔率達到100%，做到檔案條理清晰、目標明確，保證檔案的及時完整性，系統(tǒng)而準確無誤地記錄、存檔，避免遺漏檔案的內(nèi)容。

4.應(yīng)用管理（Application management）：有效進行人事檔案管理，結(jié)合不同時期醫(yī)院人才建設(shè)的需求，充分挖掘醫(yī)務(wù)人員人事檔案中的各項信息資源，并通過詳盡的數(shù)據(jù)統(tǒng)計與分析功能，進行有效開發(fā)與利用，在人事任免、職稱晉升、工資調(diào)整等方面為醫(yī)院黨委決策提供準確的歷史數(shù)據(jù)、科學的判斷依據(jù)。不斷改進提高人力資源開發(fā)與管理水平，使之更好地為臨床、教學、科研、管理等服務(wù)。

三、初步成效

“書同文，車同軌”，在現(xiàn)代醫(yī)療體制改革的大背景下，公立醫(yī)院現(xiàn)代化管理體制逐漸建立，檔案管理規(guī)范化、科學化、信息化已經(jīng)成為醫(yī)院檔案管理的發(fā)展趨勢。從檔案信息化發(fā)展來看，數(shù)字化只是第一步，數(shù)據(jù)化是真正的目標和方向，不僅僅通過掃描成文字，歸檔成電子檔案，更重要的在于處理與分析其中的內(nèi)容，運用人工智能技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)，建立人事資源管理的信息庫，為醫(yī)院的人才配置提供參考和依據(jù)。我院從2018年起，啟動全院性干部人事檔案專項審核工作，并以此項工作的推進為抓手，開始試行“PIPA”工作法，并取得初步成效。

（一）檔案管理規(guī)范化有所提升。1.抽調(diào)1名業(yè)務(wù)能力強、工作扎實、責任心強的黨員干部專門從事干部人事檔案專項審核工作，同時通過第三方用工的方式聘用2名工作人員進行輔助性配合，形成逐步規(guī)范的檔案管理團隊。2.根據(jù)《干部人事檔案工作條例》以及省委組織部、省衛(wèi)健委檔案管理相關(guān)制度要求，制定了《福建省婦幼保健院干部人事檔案管理工作制度》（包含收集與歸檔制度、整理與裝訂制度、轉(zhuǎn)遞與接收制度、保管與保護制度、查閱與借閱制度、工作人員守則等各項工作制度辦法），保證此項工作有章可循。3.完成了全院1220卷檔案的零散材料補充收集、歸檔、分類、梳理，確保干部檔案達到 “分類準確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊”。

（二）檔案管理信息化有所推進。中組部先后發(fā)布《關(guān)于印發(fā)<2016-2020年全國組織系統(tǒng)信息化工作規(guī)范>的通知》《關(guān)于貫徹實施<干部人事檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范>的通知》系列文件，為加快推進干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)，與有相關(guān)資歷資質(zhì)的軟件公司洽談合作，開發(fā)建立干部檔案管理信息系統(tǒng)，提出檔案數(shù)字化全流程制作管理方案，該方案涵蓋干部人事檔案管理規(guī)范及標準建設(shè)、硬件網(wǎng)絡(luò)設(shè)備建設(shè)、干部人事檔案數(shù)字信息資源庫建設(shè)、干部人事檔案信息管理平臺建設(shè)、干部人事檔案智能庫房建設(shè)和其他業(yè)務(wù)網(wǎng)系統(tǒng)的無縫集成。力爭打造涵蓋干部進入、管理、退出的全生命周期的信息化平臺。

四、反饋、推陳與建言機制

根據(jù)“一動力三循環(huán)”的反饋建言模式，將發(fā)現(xiàn)的問題進行分級管理。對存在的問題，反饋給“動力源”立即整改。比如員工對檔案管理不了解，重視不夠， “動力源”團隊可以通過召開大會的形式使醫(yī)院各層面工作人員提高對人事檔案的重視度，對人事檔案管理工作充分了解，并主動支持，再進一步從“創(chuàng)新環(huán)”流程管理上改善并制定歸檔管理工作制度，定期查缺補漏，形成規(guī)范機制，加以固定。

五、結(jié)語

實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理工作規(guī)范化、信息化、科學化是一項系統(tǒng)工程，是醫(yī)院檔案工作人員面臨的新課題和挑戰(zhàn)，檔案管理工作任重而道遠?；凇耙粍恿θh(huán)”的“PIPA”管理工作法的應(yīng)用，成效已經(jīng)有所顯現(xiàn)；但該工作機制還需要在不斷持續(xù)推進中，逐步完善、改進，才能滿足醫(yī)院新時期發(fā)展的需求。