問題導向視閾下提高人事檔案質量和利用效率的策略
——以醫(yī)療事業(yè)單位為例

文/肇慶市高要區(qū)人民醫(yī)院 廖翠玲

醫(yī)療事業(yè)單位人事檔案管理，主要是針對醫(yī)療衛(wèi)生單位內部人才信息展開集中式管理。目前，社會大環(huán)境不斷變化，針對人才管理方式展開變革，是醫(yī)療事業(yè)單位長遠發(fā)展的必經之路。為此，醫(yī)療事業(yè)單位有必要從問題導向視角出發(fā)，進一步分析人事檔案管理現狀，以便制訂有效的人事檔案管理及應用計劃。

一、醫(yī)療事業(yè)單位人事檔案管理中遇到的問題

（一）管理人員隊伍建設滯后。在醫(yī)療事業(yè)單位人事檔案管理過程中，部分管理者水平不高，整體隊伍建設相對落后。之所以出現這種情況，是由以下原因引起的： 1.在醫(yī)療事業(yè)單位管理人事檔案時，由于檔案是跟隨個人工作經歷而變化的，存在著不穩(wěn)定性特點，所以也就增加了檔案管理難度。2.部分醫(yī)療機構并不重視培訓管理人員，在甄選人員及聘用人員時，未曾達到具體甄選標準，直接影響人事檔案管理隊伍整體素養(yǎng)。3.在具體管理工作中，部分管理人員并非科班出身的專業(yè)人員，常由其他崗位人員兼職，導致人事檔案管理工作執(zhí)行效率低。

（二）檔案管理信息化建設認知不足。長期受傳統(tǒng)檔案管理理念影響，部分醫(yī)療事業(yè)單位創(chuàng)建信息化檔案的必要性認知并不充分，甚至個別醫(yī)療事業(yè)單位并未創(chuàng)建完善的人事檔案管理機制，并且依舊沿用“人工管理”方式，導致檔案資源利用水平低下，檔案利用效率降低。

（三）人事檔案管理手段落后。最近幾年，伴隨信息技術不斷發(fā)展，互聯網技術為人事檔案管理帶來了新契機。然而，一些醫(yī)療事業(yè)單位并未組織相關人員展開專業(yè)培訓，也未曾引入先進的檔案管理方法，依舊采取紙張管理方式。管理人員在管理人事檔案時，需要大量閱讀文件，才能全面了解個人檔案，無形中增加較多工作負擔。傳統(tǒng)手工管理方式極有可能受人為因素影響，而出現人為破壞檔案、丟失檔案、泄露檔案等問題。發(fā)生上述問題，均會給醫(yī)療事業(yè)單位造成重大損失。

二、創(chuàng)新醫(yī)療事業(yè)單位人事檔案管理的重要性

（一）有益于提升人事檔案管理效率。應用信息技術手段管理醫(yī)療事業(yè)單位人事檔案，可在一定程度上提升人事檔案管理效率。傳統(tǒng)檔案管理過程，需要使用大量物力及人力，在工作人員收集人員信息、分類人員信息以及統(tǒng)一管理人員信息時，需要歷經漫長過程，且對安全許可要求偏高，工作量偏大，工作壓力也因此增強。然而，在創(chuàng)新人事檔案管理方式后，使用信息化管理手段，便能有效釋放檔案文件，海量的個人文件均可由計算機進行管理，從而減輕人工管理負擔，提高檔案管理效率。

（二）有益于促使人事檔案管理科學化及規(guī)范化。在傳統(tǒng)人事檔案管理模式下，整個工作過程不夠科學化與規(guī)范化，存在大量潛在風險與危險。同時，由于管理系統(tǒng)相對落后，極有可能導致人事檔案丟失，致使醫(yī)療事業(yè)單位損失慘重。但是，在引入信息管理模型后，便可高效處理諸多人事檔案，確保人事檔案管理工作愈加高效、精準。

（三）有益于高效配置人力資源。醫(yī)療事業(yè)單位通過管理職工人事檔案，可詳細掌握每一名職工工作能力及工作水準。在職工檔案管理計算機模型中，醫(yī)療事業(yè)單位的人力資源部門可及時獲得相關人員實際動態(tài)，結合崗位需求與個人工作經驗，將合適的人調到合適的崗位上，真正實現“人盡其才”的目標，確保每一名職工都能在溫馨的工作環(huán)境下扮演重要角色。

三、提高人事檔案質量及利用效率的策略

（一）加強檔案價值認知，提高人事檔案工作的主動意識。在醫(yī)療事業(yè)單位不斷發(fā)展的進程中，增強單位人事檔案管理工作效率，需保障單位內部全體工作人員不斷提高人事檔案管理意識，促使其深刻認識到人事檔案管理工作對自身發(fā)展及單位未來發(fā)展的重要性。加強日常宣傳力度與投入力度，以促進醫(yī)療事業(yè)單位人事檔案管理工作水準呈持續(xù)上升的趨勢，最終推進醫(yī)療事業(yè)單位長足發(fā)展。在具體實踐時，應明確各部門各崗位工作人員實際職責，制訂嚴謹的考核機制與管理機制，以確保人事檔案管理人員參照具體規(guī)定執(zhí)行人事檔案管理工作。在全面調動人事檔案管理人員工作能動性之際，確保單位內部人事檔案管理工作日益朝著規(guī)范化與信息化方向推進。

（二）完善管理機制，凸顯人事檔案應用價值。在不斷提升醫(yī)療事業(yè)單位人事檔案管理工作效率時，應注重完善各部門人事檔案管理工作制度，增強所有工作人員創(chuàng)新意識及責任意識，才能進一步完善單位人事檔案管理結構，不斷健全各種規(guī)章及制度。一般情況下，醫(yī)療事業(yè)單位檔案管理工作若想穩(wěn)定發(fā)展、有序發(fā)展，要由專業(yè)人才負責收集、遞交以及查閱管理人事檔案材料。為此，需要醫(yī)療事業(yè)單位管理人員高度重視人事檔案管理工作，制訂具體管理標準細則，以便為人事檔案管理部門展開人事活動提供重要依據，保障人事檔案資料足夠可靠、完整且真實。所以，需要優(yōu)化管理機制，真正提升醫(yī)療事業(yè)單位人事檔案管理工作品質，切實展現人事檔案利用價值，為提高醫(yī)院經濟效益而貢獻 力量。

（三）構建專業(yè)隊伍，提升人事檔案管理人員素養(yǎng)。在提高醫(yī)療事業(yè)單位人事檔案管理效率與質量過程中，檔案管理人員需要具備高超的業(yè)務技能與職業(yè)素養(yǎng)。因此，醫(yī)療事業(yè)單位需要注重提高專業(yè)人員綜合素質，以便真正滿足醫(yī)療事業(yè)單位人事檔案管理工作各項需求，帶動單位管理水平的提高。在具體實踐中，應注重培養(yǎng)人事檔案管理人員計算機操作能力，不斷提高其道德素質與責任意識，以保障其能勝任人事檔案管理工作。除此之外，需定期組織單位人事檔案管理人員培訓活動，增大培訓力度，并擬定適宜的獎懲機制與人員選拔機制，為人事檔案管理人員提供廣闊的職業(yè)發(fā)展空間，吸引與留住高素養(yǎng)的檔案管理人才。

（四）加強信息化建設，提升人事檔案管理成效。在醫(yī)療事業(yè)單位運營與發(fā)展時，信息技術應用范圍日漸廣泛，逐步滲透到單位內部的每一個部門管理工作之中，大幅度提升了單位各部門工作效率。為此，全面提高醫(yī)療事業(yè)單位人事檔案管理工作信息化水準，全力優(yōu)化人事檔案信息收集、整理及更新流程等，是有效提升人事檔案資料應用效率的關鍵途徑，可促進單位人事檔案管理工作效率不斷提升。在實踐中，信息技術在單位人事檔案管理工作中的應用，可促使各部門有序展開人事組織工作，全面了解不同崗位人員具體工作狀況，降低單位人事檔案管理運營成本及資金投入成本。除此之外，通過充分應用信息技術，單位各部門還可創(chuàng)建電子檔案，不斷增強單位人事檔案信息的開放性，這對保障單位人事檔案管理機制的公平性、公正性、公開性具有一定積極影響。合理運用人事檔案動態(tài)管理機制，實時了解單位各崗位人員工作情況、業(yè)務能力、綜合素質以及專業(yè)技能水平等，可確保單位在考核職工、錄用職工以及職工晉升、競聘等方面產生的信息足夠可靠與真實，這對全面提升單位人事檔案管理工作成效具有重要影響。

（五）建設專業(yè)網絡平臺，模塊化管理人事檔案。首先，醫(yī)療事業(yè)單位要增強對檔案管理者的專業(yè)化培訓，以便從根本上解放相關人員傳統(tǒng)思想，促使其熟練掌握現代科學技術手段，善于應用電子設備及高新軟件管理單位人事檔案。其次，要積極引用網絡技術、信息技術及計算機技術等，創(chuàng)建醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理服務平臺。為了確保有效提升單位人事檔案管理人員工作的能動性，以及保障檔案的完整性和查閱的及時性，應及時優(yōu)化與完善電子檔案管理體系。除此之外，醫(yī)療事業(yè)單位還要采取模塊化方法管理單位人事檔案，使用模塊化管理理念，針對人事檔案資料信息展開精準分類，創(chuàng)建電子信息檔案中心。在收集與處理單位內部各種電子檔案信息時，應重視將每一類檔案進行標記，以便后期整理時能將各種信息及時轉入各個類別之中，從而構建完整的醫(yī)療事業(yè)單位人事檔案信息類別系統(tǒng)，為日后深入管理人事檔案以及有效應用人事檔案信息做好 鋪墊。

（六）強化部門交流，提升人事部門管理的實效性。醫(yī)療事業(yè)單位應注重各科室協調配合，定期組織座談會，促進部門與部門間的交流，全方位提高各科室對人事工作的了解，促使其在日后工作中積極配合人事部門工作。同時，人事部門職工應遵循單位規(guī)章制度及具體檔案管理程序，嚴格落實人事工作，以便切實增強人事檔案管理的可行性與實效性。

四、結語

綜上所述，在醫(yī)療改革背景下，各醫(yī)療事業(yè)單位人事部門是協調單位管理者與基層職工間的橋梁。因此，若想有效提升醫(yī)療事業(yè)單位檔案管理效果，需要人事檔案管理部門加強認知，創(chuàng)新管理機制，積極構建科學化管理模式，不斷推進創(chuàng)新與改革，以便推動醫(yī)療事業(yè)單位人事檔案管理工作順利落實，并取得預期 效果。