加強電子文件收集歸檔管理的對策和建議

文/河南大學檔案館 王非

電子文件的出現(xiàn)有幾十年的歷史，檔案行政管理部門出臺了不少有關電子文件和電子檔案收集歸檔管理的規(guī)范、制度、辦法等，各級檔案管理部門不同程度地開展了電子文件和電子檔案的科研和管理實踐等活動，對推進電子文件的管理起到了一定的作用。但實際工作中，理論與實踐脫節(jié)的現(xiàn)象很嚴重，電子文件的管理實踐遠沒有理論研究的那么 “高大上”，電子文件收集歸檔管理思想、方法和技術手段十分欠缺，需要進一步加強。筆者認為應從以下幾方面入手：

一、把檔案工作納入信息化工作體系

隨著辦公自動化的普及，單位各個專業(yè)信息化系統(tǒng)不斷開發(fā)使用，辦公日益方便，電子文件日益增多，但由于個別單位對檔案工作不夠重視，單位信息化工作的規(guī)劃中沒有檔案相關的內容，好多信息化系統(tǒng)沒有設計電子文件歸檔功能，沒有設計與電子檔案管理系統(tǒng)對接的接口，致使業(yè)務信息化系統(tǒng)的電子文件處于自生自滅的狀態(tài)。針對這種情況，建議各單位把電子文件歸檔工作納入單位信息化工作體系中，檔案部門積極參與，在各專業(yè)信息化系統(tǒng)設計開發(fā)時及時考慮電子文件的歸檔功能。

二、加強電子文件的收集管理

收集工作是電子文件管理的第一個環(huán)節(jié)，是做好電子檔案管理工作的基礎，電子文件的特性決定了電子文件的收集不同于紙質檔案，其收集的范圍、方法和要求也不同于紙質檔案。

（一）重視草稿性電子文件的收集。草稿性電子文件，由于其不具備正式文件的功能，一般容易被忽視。但是，如果從文件的完整性來考慮，從保留文件重要修改過程信息的角度考慮，則應對其進行收集。特別是比較重要的文件，其歷次修改稿在一定程度上反映了文件出臺的過程，包含有十分重要的信息，是將來研究的重要參考。一份電子文件，只有包含了歷次修改標記，才算得上是完整的。另外，由于現(xiàn)代辦公的普及，現(xiàn)在好多文件印發(fā)前修改過的底稿，存檔時都換成了沒有修改痕跡的打印稿，雖然美觀，但也破壞了文件的完整性。

（二）加強各個信息系統(tǒng)業(yè)務文件的收集。受紙質檔案的影響，人們誤認為歸檔的文件都得是紅頭文件，其他的沒有歸檔的必要，這種想法是非常錯誤的，單位各個專業(yè)信息系統(tǒng)產(chǎn)生的微觀性電子文件，如業(yè)務過程性文件等等，這些文件對各單位的業(yè)務活動有較大的利用價值，也是業(yè)務部門開展工作的重要憑證，是單位各項活動的真實記錄，是電子檔案中不可或缺的重要組成部分。因此，除了要做好辦公自動化系統(tǒng)電子文件的收集，還要做好其他各個業(yè)務信息系統(tǒng)電子文件的收集。

（三）電子文件支持信息的同步歸檔。電子文件支持信息主要是指電子文件生成的軟件和硬件有關信息, 這些信息是識讀電子文件的重要保證，如果失去這些信息，電子文件只是一堆人類無法識別的亂碼，毫無查考利用價值。支持信息應由電子文件的形成部門在電子文件歸檔時一并向檔案部門移交。

三、嚴格電子文件的歸檔管理

電子文件歸檔，是將應歸檔的電子文件，從電子計算機的存儲器或其網(wǎng)絡存儲器上，轉換、復制或刻錄到可脫機的存儲載體上，以便長期保存的工作過程。要做好電子文件歸檔需做好以下幾點：

（一）建立電子文件歸檔制度。電子文件來源廣泛，形成者不僅有業(yè)務管理部門的承辦人，還有數(shù)據(jù)錄入人員、信息管理人員以及計算機技術人員等，頭緒多、程序復雜。因此電子文件收集歸檔，必須靠制度來約束，要將電子文件歸檔工作納入本單位的歸檔制度，明確責任，按制度辦事，把電子文件歸檔變成相關人員的自覺行動。

（二）電子文件歸檔與信息管理同步。要把電子文件的歸檔列入信息管理工作程序，與信息管理工作同步進行，在布置、檢查、總結、考核信息管理工作的同時，布置、檢查、總結、考核電子文件歸檔工作，實現(xiàn)電子文件歸檔與業(yè)務工作的同步進行。

（三）制訂電子文件保管期限表。關于電子文件的保管期限，目前都簡單地規(guī)定“參照對應紙質文件執(zhí)行”，這很不切合實際。有些電子文件，如錄音、錄像等不能還原成紙質文件輸出，沒有對應的紙質文件可言；由于電子文件存儲介質的特殊性，其保管期限不能完全參照紙質文件，還要考慮電子文件載體本身的壽命和保管期限。因此，有必要制訂專門的電子文件保管期限表。

四、完善電子檔案的保管設施

電子檔案保管不同于一般的紙質檔案，其保管條件和要求更為嚴格，目前多數(shù)單位只重視普通紙質檔案的保管，檔案庫房、裝具及保管措施等都是針對紙質檔案保管的，在裝備和意識上還停留在紙質檔案保管上，不少單位甚至沒有配備防磁柜，把歸檔的電子文件放在普通的檔案柜里保管，給電子檔案的安全保管帶來嚴重的安全隱患。各單位要高度重視電子檔案的安全保管工作，要制訂相關制度，配備相關專用設施，有條件的可建設專門的電子檔案庫房來完善電子檔案的保管條件。

五、建立電子檔案安全保障體系

鑒于電子文件的特殊性，應盡快建立電子檔案的安全保障制度，如加強電子文件知識培訓、配備電子檔案裝具、實行在線自動備份或手動備份等。歸檔電子文件至少一式兩套，一套封存保管，一套供查閱利用，必要時復制第三套異地保管。通過層層保護，最大限度保證電子檔案的實體安全和信息安全，使電子檔案能夠長久保存。

六、結語

電子文件和電子檔案的收集歸檔管理在各個單位都屬于薄弱環(huán)節(jié)，由于認識不到位、技術達不到、設備不達標、制度不完善等多種因素的影響，得不到很好的管理，總是處于只用不管的尷尬境地。隨著信息化的普及，電子文件和電子檔案的日益增多，其管理方法和手段也要不斷改進和完善，以保管保護好電子文件和電子檔案。