現(xiàn)階段工會(huì)檔案管理常見問題及解決策略

文/福建省石獅市總工會(huì) 陳瓊

科學(xué)合理的工會(huì)檔案管理模式對(duì)于企事業(yè)單位的發(fā)展具有積極的促進(jìn)作用，在不斷深化體制改革的新時(shí)代背景下，工會(huì)檔案管理工作價(jià)值必將得到進(jìn)一步體現(xiàn)。只有將工會(huì)檔案管理工作放在重要位置，充分發(fā)揮其管理職能和效用，才能對(duì)企事業(yè)單位的發(fā)展提供更多的助力。工會(huì)檔案管理是工會(huì)工作的重要組成部分，不僅見證工會(huì)的歷史發(fā)展，還能為廣大職工提供信息服務(wù)，對(duì)社會(huì)建設(shè)做出重要貢獻(xiàn)。進(jìn)入信息時(shí)代，工會(huì)檔案管理工作迎來了新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。只有轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)工作觀念，重視常見問題及制定相應(yīng)的解決策略，不斷提高工會(huì)檔案管理質(zhì)量和效率，才能在最大限度上發(fā)揮工會(huì)檔案管理效能，使其更好地服務(wù)于國(guó)家建設(shè)和社會(huì)發(fā)展。

一、工會(huì)檔案管理工作的重要性及意義

工會(huì)檔案是對(duì)企事業(yè)單位工會(huì)活動(dòng)的客觀記錄，每項(xiàng)記錄中都蘊(yùn)含著豐富的工作經(jīng)驗(yàn)和思想，能夠成為企事業(yè)單位發(fā)展所需要的思想財(cái)富和精神給養(yǎng)。特別是“職工之家”“工人先鋒號(hào)”等項(xiàng)目的建設(shè)，對(duì)于企事業(yè)單位基層建設(shè)發(fā)展具有積極的推動(dòng)作用。

從客觀的角度來說，工會(huì)檔案能對(duì)工會(huì)組織在履行職能時(shí)所開展的各項(xiàng)活動(dòng)進(jìn)行記錄，可以用來幫助工會(huì)總結(jié)當(dāng)前工作中存在的不足，給未來發(fā)展提供參考。同時(shí)工會(huì)檔案體現(xiàn)了員工的基本利益，合理科學(xué)地挖掘與運(yùn)用檔案信息，制定相應(yīng)的激勵(lì)和引導(dǎo)策略，能夠提高單位內(nèi)部的向心力和凝聚力，提高員工工作的積極性和創(chuàng)造性。從主觀的角度來說，工會(huì)檔案能體現(xiàn)工會(huì)工作的思想精神，有助于推動(dòng)單位內(nèi)部思想政治建設(shè)，提高所有人員的思想政治覺悟。特別是將工會(huì)組織成員的行為、相應(yīng)的制度等進(jìn)行記錄與保存，對(duì)成員的思想和行為進(jìn)行規(guī)范與制約，使每一個(gè)成員都能深刻認(rèn)識(shí)到自身的職責(zé)與使命。同時(shí)將工會(huì)檔案記錄作為向外輻射育人效用的評(píng)價(jià)報(bào)告，以此指明思想建設(shè)方向，促進(jìn)更多的員工鑄造靈魂與思想，使他們樹立正確的價(jià)值觀念，在崗位上守責(zé)、司事、盡力。

二、工會(huì)檔案管理常見問題

（一）人才隊(duì)伍建設(shè)滯緩，管理意識(shí)薄弱。社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，對(duì)工會(huì)檔案管理提出了更高的要求。尤其是在新的時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)下，企事業(yè)單位發(fā)展迅猛，使得工會(huì)檔案信息數(shù)量日益龐大，形式千變?nèi)f化，企事業(yè)單位應(yīng)組建一支素質(zhì)高、能力強(qiáng)的專業(yè)檔案人才隊(duì)伍。然而，工會(huì)檔案人才隊(duì)伍建設(shè)并不理想，部分領(lǐng)導(dǎo)將工作精力放在單位經(jīng)濟(jì)發(fā)展上，沒有重視工會(huì)檔案人才隊(duì)伍建設(shè)問題，使得工會(huì)檔案管理工作得不到支持與保障，難以取得良好進(jìn)展，不能適應(yīng)新形勢(shì)。另外，受單位性質(zhì)和社會(huì)因素的影響，導(dǎo)致單位缺乏檔案管理意識(shí)，不重視工勤崗位建設(shè)，片面地增設(shè)兼職崗位，致使工會(huì)的形成與存在趨于兼職化。再加上缺乏辦公場(chǎng)地、管理人手不足，經(jīng)費(fèi)嚴(yán)重不夠，使得工會(huì)檔案管理水平越來越低。尤其是領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作不重視的前提下，檔案管理人員意識(shí)日漸薄弱，甚至工作懈怠，進(jìn)一步弱化了工會(huì)檔案管理工作質(zhì)量和效率。

（二）管理工作開展不科學(xué)、不規(guī)范。工會(huì)檔案管理不同于其他管理工作，形式多樣、種類較多、內(nèi)容繁雜，需要明確工作范圍和制定工作目標(biāo)。通過確立完善的管理制度，形成統(tǒng)一的檔案工作規(guī)律，才能使工會(huì)檔案管理工作取得良好進(jìn)展。然而在實(shí)際工作中，由于工會(huì)組織機(jī)構(gòu)不健全、管理制度不完善、檔案工作規(guī)律不統(tǒng)一，工作人員管理意識(shí)薄弱等因素的影響，導(dǎo)致檔案管理常常摸不著頭緒、抓不住重點(diǎn)，各項(xiàng)工作的開展不夠科學(xué)規(guī)范。此外，工會(huì)檔案包括上下級(jí)發(fā)布的公文、工會(huì)活動(dòng)文件、工會(huì)會(huì)員信息、職工基本權(quán)益保護(hù)等內(nèi)容，檔案內(nèi)容涉及企事業(yè)單位和員工的方方面面，其資料收集難度較高，專業(yè)技能水平不足，勢(shì)必會(huì)降低工會(huì)檔案管理效益。

（三）檔案的利用價(jià)值未得到充分體現(xiàn)。隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的快速發(fā)展，工會(huì)檔案管理應(yīng)及時(shí)轉(zhuǎn)變工作理念和優(yōu)化工作模式，大力推進(jìn)信息化建設(shè)，以順應(yīng)時(shí)代發(fā)展和滿足現(xiàn)實(shí)工作需要。盡管工會(huì)檔案管理信息化建設(shè)日益完備，但工會(huì)檔案信息資源未得到充分的利用和開發(fā)。比如部分領(lǐng)導(dǎo)未加大檔案相關(guān)工作的提倡與號(hào)召，檔案負(fù)責(zé)人員也未注重傳播相關(guān)的知識(shí)理念，檔案信息資源未能散播到更加廣泛的領(lǐng)域中進(jìn)行運(yùn)用。同時(shí)檔案信息中的潛在價(jià)值得不到體現(xiàn)，進(jìn)一步降低了工會(huì)檔案管理工作效能，這使得檔案管理工作陷入意識(shí)越來越差、工作能力越來越低、建設(shè)發(fā)展越來越緩慢的惡性循環(huán)中。

（四）檔案人員綜合素質(zhì)能力有待提升。進(jìn)入互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)時(shí)代后，各行業(yè)要想推動(dòng)自身建設(shè)與發(fā)展，必須要使用先進(jìn)的管理技術(shù)和大力培育所需人才。特別是在新時(shí)期背景下，不僅要保證人才隊(duì)伍建設(shè)，還要注重提高人才隊(duì)伍整體素質(zhì)。對(duì)于工會(huì)檔案管理工作來說，更需要提高工作人員的綜合素質(zhì)能力。同時(shí)各部門之間相互交流合作、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理體系建設(shè)、資料的收集與保管等，都對(duì)工會(huì)檔案管理人員提出更高的要求。但就現(xiàn)實(shí)而言，無論是工作意識(shí)，還是素質(zhì)提升，抑或是能力構(gòu)建，工會(huì)檔案管理人員都沒有滿足發(fā)展需要和現(xiàn)實(shí)需求。比如部分檔案工作人員是兼職人員，專業(yè)技能水平低，缺乏相應(yīng)的工作經(jīng)驗(yàn)，常常出現(xiàn)資料收集與整理不及時(shí)、相關(guān)文件書寫不規(guī)范等情況。同時(shí)部分檔案工作人員習(xí)慣于傳統(tǒng)工作模式，對(duì)全新的工作模式尚不適應(yīng)，需要單位加大教育培訓(xùn)力度，提高其綜合素質(zhì)能力，以提高工會(huì)檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

三、工會(huì)檔案管理中常見問題解決策略

（一）加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提高管理意識(shí)。為了推動(dòng)工會(huì)檔案管理工作的開展，提高工會(huì)檔案管理質(zhì)量和效率，單位應(yīng)注重工會(huì)檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)，解決設(shè)備不完善、人手不足等常見問題，充分發(fā)揮檔案管理在企事業(yè)發(fā)展中的作用?；诖耍瑔挝粦?yīng)明確工會(huì)檔案工作的發(fā)展形勢(shì)，了解時(shí)代發(fā)展對(duì)工會(huì)檔案管理工作提出的新要求，將工會(huì)檔案管理工作作為單位發(fā)展的重要戰(zhàn)略，將工會(huì)檔案人才隊(duì)伍建設(shè)放在重要位置上。通過結(jié)合自身發(fā)展情況和現(xiàn)實(shí)條件，適當(dāng)投加人力、物力、財(cái)力推動(dòng)工會(huì)檔案人才隊(duì)伍建設(shè)，同時(shí)也要解決場(chǎng)地、設(shè)備、運(yùn)作經(jīng)費(fèi)不足等問題。在建設(shè)檔案人才隊(duì)伍時(shí)，要充分認(rèn)識(shí)檔案管理工作范圍廣、工作量大、工作內(nèi)容繁雜、工作難度高等特征，了解檔案人員在具體工作中遇到的現(xiàn)實(shí)困難。立足于工會(huì)檔案工作發(fā)展需要，重新量化工作任務(wù)，合理增設(shè)工勤崗位，逐步優(yōu)化工會(huì)檔案管理結(jié)構(gòu)。然后拓寬招聘渠道，提供薪資待遇和崗位晉升空間，吸引社會(huì)上的檔案管理人才，以此不斷擴(kuò)充和壯大檔案管理力量，逐步建設(shè)一支素質(zhì)高、能力強(qiáng)的專業(yè)檔案管理人才隊(duì)伍。

為推進(jìn)工會(huì)檔案事業(yè)建設(shè)，除了加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)外，還需要提高領(lǐng)導(dǎo)和工作人員的檔案管理意識(shí)。首先，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)深刻認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性和必要性，依據(jù)單位當(dāng)前發(fā)展需要，給予檔案管理工作更多的關(guān)注和支持，加強(qiáng)對(duì)檔案工作的監(jiān)督與管理，不斷為檔案工作創(chuàng)造良好環(huán)境，把舵檔案管理發(fā)展方向。其次，檔案管理人員需要增強(qiáng)管理意識(shí)，嚴(yán)格按照各項(xiàng)規(guī)章制度落實(shí)工作任務(wù)。一是提高規(guī)范意識(shí)。對(duì)于下發(fā)到自己手中的文件資料要嚴(yán)格按照程序做好立卷、歸檔、編號(hào)等工作。二是提高保密意識(shí)。對(duì)于工會(huì)會(huì)員信息等要嚴(yán)格依據(jù)保密要求，按照等級(jí)進(jìn)行分類管理，做好記錄和保密工作，避免泄露信息，給相關(guān)工作帶來麻煩。三是提高開發(fā)意識(shí)。認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性及意義，重視強(qiáng)化檔案的開發(fā)與利用，充分挖掘檔案的內(nèi)在價(jià)值。四是提高現(xiàn)代管理意識(shí)。認(rèn)識(shí)到檔案管理網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的趨勢(shì)，積極學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)技術(shù)，以此提高工作質(zhì)量和效率。

（二）明確職責(zé)任務(wù)，完善管理制度。工會(huì)檔案管理工作范圍廣、工作量巨大，且形式多變，要想提高其管理成效，必須要明確檔案管理人員的職責(zé)和任務(wù)。在以往的工作模式下，工作任務(wù)不明確，致使工作中常常存有重疊或是不完整的情況。工作職責(zé)不明確，導(dǎo)致在發(fā)生問題后不能及時(shí)找到“癥結(jié)”，也難以對(duì)人員進(jìn)行追責(zé)，造成諸多人力、物力、財(cái)力浪費(fèi)，所以單位必須要明確工作職責(zé)和任務(wù)。相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)提高對(duì)檔案收集工作的重視度，善于結(jié)合本部門的工作性質(zhì)和其他部門的實(shí)際需要，探索檔案管理規(guī)律和方法，并在此基礎(chǔ)上明確檔案人員的工作職責(zé)和任務(wù)。比如“收集哪些材料”“收集的材料要?dú)w類到哪個(gè)部分”等，讓每個(gè)檔案人員都能在既定的目標(biāo)和方向下開展工作，確保資料收集是有價(jià)值的、有意義的，從而為開發(fā)和利用檔案提供便利條件。

單位主管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)制定和完善工會(huì)檔案管理制度，以此提高工會(huì)檔案管理水平。利用健全的管理制度指導(dǎo)各部門司其事、盡其責(zé)，嚴(yán)格按照制度要求及時(shí)完成工作任務(wù)。首先，針對(duì)當(dāng)前檔案人員懈怠的工作情況，應(yīng)制訂嚴(yán)格的獎(jiǎng)罰制度。對(duì)于收集、整理、保管資料等工作中存在疏漏的人員給予嚴(yán)厲的處罰；對(duì)于保質(zhì)、保量、保時(shí)完成工作的人員給予物質(zhì)和精神獎(jiǎng)勵(lì)。同時(shí)也要依據(jù)績(jī)效考核，掌握檔案人員的工作素質(zhì)和能力，建立 “能者上、庸者下”的任職機(jī)制，進(jìn)一步提高檔案人員的競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)及對(duì)工作與學(xué)習(xí)的重視度。其次，要注重完善檔案工作流程，嚴(yán)抓不規(guī)范、不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲉栴}，促進(jìn)全體檔案人員養(yǎng)成嚴(yán)謹(jǐn)、認(rèn)真的工作作風(fēng)。一方面，按照既定的管理程序加強(qiáng)管理，強(qiáng)化檔案人員的工作意識(shí)，讓每個(gè)檔案人員都能在監(jiān)督與管理下，做好收集、整理、分類、匯總等工作；另一方面，完善合作制度，采取激勵(lì)措施，進(jìn)一步提高全員的集體意識(shí)，推動(dòng)各部門的合理配合，逐步消除信息交流之間的壁壘，使檔案之間的傳遞更加高質(zhì)高效，為單位作決策提供依據(jù)支持。

（三）挖掘潛在價(jià)值，合理開發(fā)資源。工會(huì)檔案管理工作是一個(gè)綜合性、系統(tǒng)性的建設(shè)工程，其資源的開發(fā)與利用關(guān)乎著工會(huì)職能和效用的發(fā)揮，影響著工會(huì)工作的健康可持續(xù)發(fā)展。要想使工會(huì)的職能和效用得到充分發(fā)揮，需要合理開發(fā)和科學(xué)利用檔案信息資源，最大限度挖掘這些資源的潛在價(jià)值。相關(guān)工作人員在開發(fā)和利用工會(huì)檔案信息時(shí)，應(yīng)注重加強(qiáng)自己所在部門的檔案工作系統(tǒng)與外部信息的聯(lián)系，善于從多種途徑中挖掘單位所需要的各種信息資源，以突出單位的職能作用。必要時(shí)，工會(huì)檔案管理人員還應(yīng)拓展信息資源開發(fā)渠道，將更多的工會(huì)檔案信息潛在價(jià)值轉(zhuǎn)變成實(shí)際應(yīng)用價(jià)值，為單位工作提供支持與保障。

此外，要注重檔案工作的提倡與號(hào)召，加強(qiáng)知識(shí)理念傳播。應(yīng)繼續(xù)強(qiáng)化檔案人員參與檔案信息開發(fā)與應(yīng)用的積極性，進(jìn)一步提高檔案人員的思想覺悟和工作意識(shí)。樹立主動(dòng)服務(wù)思想，提高檔案人員的素質(zhì)和能力，提倡無私奉獻(xiàn)精神，使其能夠?qū)λ占臋n案信息進(jìn)行高效處理和深層加工，將檔案信息利用效益發(fā)揮到極致。以工會(huì)會(huì)員信息的采集建檔工作為例，通過開展工會(huì)組織及工會(huì)會(huì)員信息采集、錄入、建檔及動(dòng)態(tài)管理工作，全面精準(zhǔn)掌握工會(huì)組織及工會(huì)會(huì)員的實(shí)名數(shù)據(jù)信息，推進(jìn)工會(huì)組織和工會(huì)會(huì)員管理制度化、規(guī)范化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化，構(gòu)建工會(huì)普惠性服務(wù)體系及提供就業(yè)指導(dǎo)、困難幫扶等，提升工會(huì)組織服務(wù)職工的能力和水平。

總的來說，單位工會(huì)檔案人員應(yīng)始終牢記自身的使命和職責(zé)，善于從更多的角度上發(fā)現(xiàn)和認(rèn)識(shí)問題。通過利用科學(xué)的手段豐富工會(huì)檔案信息資源，提高工會(huì)檔案信息資源的開發(fā)與利用水平，才能切實(shí)提升工會(huì)檔案管理效益，為有需求的民眾提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

（四）加強(qiáng)專業(yè)培訓(xùn)，提升素質(zhì)能力。檔案人員是工會(huì)檔案管理工作的支持者、推動(dòng)者，其專業(yè)水平直接影響工會(huì)檔案工作的開展質(zhì)量。特別是在當(dāng)今社會(huì)發(fā)展形勢(shì)下，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷成熟與運(yùn)用，對(duì)工會(huì)檔案管理人員的工作提出了新的標(biāo)準(zhǔn)，也對(duì)工會(huì)檔案管理人員工作能力提出了更高的要求，所以企事業(yè)單位必須要強(qiáng)化工會(huì)檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)。通過開展及時(shí)性、全面性的培訓(xùn)，幫助他們快速提升專業(yè)水平，促進(jìn)他們發(fā)揮崗位價(jià)值。首先，部門領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)結(jié)合實(shí)際情況，為工會(huì)檔案管理人員提供計(jì)算機(jī)培訓(xùn)課程，讓他們更加?jì)故斓厥褂糜?jì)算機(jī)整理資料，比如將文字資料轉(zhuǎn)化成電子書或其他形式的文檔形式，比如將繁體字資料轉(zhuǎn)化成簡(jiǎn)體字資料等，以此提高檔案人員的計(jì)算機(jī)操作水平。同時(shí)，要重視計(jì)算機(jī)應(yīng)用安全防護(hù)工作。通過制定明確的計(jì)算機(jī)使用規(guī)則，要求檔案人員按照規(guī)則進(jìn)行操作，加強(qiáng)對(duì)病毒的掃描與排殺，確保計(jì)算機(jī)處于健康、安全、穩(wěn)定的工作狀態(tài)，以防止信息內(nèi)容被竊取、被篡改。其次，部門領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)聘請(qǐng)專業(yè)人員開展檔案信息資源管理培訓(xùn)，使每個(gè)工會(huì)檔案管理人員都能在培訓(xùn)中掌握新知識(shí)和新方法，更好地適應(yīng)檔案管理工作環(huán)境，提高工會(huì)檔案管理工作的質(zhì)量和效率。同時(shí)部門領(lǐng)導(dǎo)者也要積極開展相應(yīng)的思想素質(zhì)培訓(xùn)。通過加強(qiáng)責(zé)任意識(shí)、奉獻(xiàn)精神、職業(yè)素養(yǎng)等方面的教育，提高檔案人員的思想政治覺悟，使檔案人員樹立正確的“三觀”，不斷在工作實(shí)踐中獲取精神動(dòng)力，從而為工會(huì)檔案事業(yè)建設(shè)作出貢獻(xiàn)。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在新的發(fā)展形勢(shì)下，我國(guó)重視企事業(yè)單位的工會(huì)建設(shè)，對(duì)工會(huì)檔案管理提出了明確要求，但在實(shí)際的工作中，檔案管理依然存在人才隊(duì)伍建設(shè)滯緩和管理意識(shí)薄弱，檔案管理工作開展不科學(xué)、不規(guī)范，檔案的使用價(jià)值未得到充分體現(xiàn)，檔案管理人員素質(zhì)能力不強(qiáng)等問題，需要制定相應(yīng)的對(duì)策進(jìn)行解決。唯有如此，才能充分發(fā)揮工會(huì)檔案管理的價(jià)值效用，為企事業(yè)單位發(fā)展提供動(dòng)力。