信息化背景下檔案管理研究

文/新疆維吾爾自治區(qū)特種設(shè)備檢驗研究院 李蘭蘭

隨著社會發(fā)展和全球信息化的趨勢，人們對檔案資料的準(zhǔn)確性和信息獲取快捷性的要求日益提高，傳統(tǒng)的人工管理模式已經(jīng)難以滿足新時期的工作要求，因此檔案管理的信息化建設(shè)勢在必行。信息化的融入不僅可以保證檔案管理的效率，而且對檔案管理的工作模式、管理重心和價值評估也有深遠(yuǎn)的影響?？偠灾瑱n案管理信息化不僅是適應(yīng)時代發(fā)展和社會進(jìn)步的必然選擇，同樣是提高檔案工作服務(wù)水平的必由之路。

一、檔案管理信息化的意義與必要性

（一）順應(yīng)當(dāng)今社會的發(fā)展潮流。目前，紙質(zhì)檔案仍然是主要檔案類型，但紙質(zhì)檔案的管理對環(huán)境有嚴(yán)格的要求，紙張浪費現(xiàn)象比較嚴(yán)重。此外，隨著工作任務(wù)的增加，產(chǎn)生的信息資料越來越多，這對檔案管理提出了新的要求。在信息化不斷發(fā)展的當(dāng)代，各項工作與信息技術(shù)已經(jīng)密不可分，加快信息技術(shù)對檔案管理工作的全面改造，已成為檔案管理工作的迫切需求，這樣不僅能全面提高管理效率，又能順應(yīng)時代發(fā)展。

（二）提升檔案管理工作的效率。傳統(tǒng)檔案管理依靠人工制作和歸檔，這樣不僅會消耗一定的人力物力，而且后期提取檔案也比較困難。一旦有人員辭職，交接工作短時間無法順利完成，嚴(yán)重影響檔案管理的效率。如果仍然采用紙質(zhì)檔案，不僅效率很低，而且出錯率高。相反，如果只通過簡單的查詢就能快速檢索到所需的信息，而且信息準(zhǔn)確無誤，那么將會極大提升工作的效率。因此，檔案信息化建設(shè)對增強管理效率是非常有必要的。

（三）提升檔案資源本身的價值。目前，有需要者尋找某些檔案資料時，由于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案數(shù)量繁多且歸檔方式繁瑣，無法快速獲取。若采用信息技術(shù)對傳統(tǒng)檔案進(jìn)行整合，建立電子版的資源信息，并上傳至互聯(lián)網(wǎng)，那么當(dāng)工作人員需要查找相關(guān)信息時，僅需要登錄檔案管理部門的官網(wǎng)，獲得權(quán)限后，便可以隨時隨地快捷搜索，這將會極大提高工作效率。除此之外，檔案信息化管理對檔案學(xué)研究拓展和檔案館藏建設(shè)有著指導(dǎo)作用，將從根本上實現(xiàn)檔案資源本身的 價值。

二、信息化背景下檔案管理面臨的若干問題

（一）信息化檔案管理的重視程度不足。雖然引入了檔案信息化管理模式，但對信息化檔案建設(shè)重視不夠，沒有從根本上認(rèn)識到檔案信息化的優(yōu)勢，因此在檔案信息化建設(shè)方面投入的資金、人力不足，導(dǎo)致信息化檔案軟件系統(tǒng)及硬件設(shè)施建設(shè)不完善，這不僅制約了檔案信息化的發(fā)展，也間接影響了單位的快速發(fā)展。

（二）信息化建設(shè)的軟硬件設(shè)備以及技術(shù)支持不足。檔案管理信息化對設(shè)備有著很高的要求，有了關(guān)鍵的設(shè)備才可以為檔案管理信息化提供必要的保證，而目前檔案管理信息化基礎(chǔ)設(shè)施相對較弱，這是推動檔案信息化建設(shè)的主要阻礙，主要反映在儲存、整理、提取等功能方面，使得檔案信息化無法有效進(jìn)行。此外，目前的技術(shù)手段對重大活動的記錄，存在影像資源的清晰度低與音頻檔案的失真等問題，若干年后，當(dāng)再次需要該檔案資源時，會面臨各式各樣的問題，這嚴(yán)重影響檔案資源的自身價值。

（三）信息化檔案建設(shè)的專業(yè)人才儲備不足。在信息時代，檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)是保證有足夠的專業(yè)復(fù)合型人才。想推動信息化管理不斷發(fā)展，必須培養(yǎng)這方面的專業(yè)人才，只有這樣，才能有效提高管理效率。只有管理人員熟練掌握檔案管理的各項事務(wù)，才能在一定程度上降低事故發(fā)生的可能性。目前檔案管理人員大多數(shù)為負(fù)責(zé)傳統(tǒng)檔案多年的“老人”，他們雖然對傳統(tǒng)檔案的管理工作輕車熟路，但是短時間內(nèi)不能快速適應(yīng)信息化檔案管理的沖擊，思維和觀念的轉(zhuǎn)變比較困難，延緩了信息化檔案管理的進(jìn)程。此外，許多傳統(tǒng)檔案管理人員只是經(jīng)過簡單的培訓(xùn)便上崗，他們的專業(yè)知識儲備不足，不能對檔案管理形成全面系統(tǒng)的認(rèn)識，當(dāng)發(fā)生緊急情況時，無法第一時間做出合理準(zhǔn)確的判斷。以上均體現(xiàn)著專業(yè)人才對信息化檔案管理建設(shè)的重要性。

（四）檔案管理信息化建設(shè)存在安全性問題。檔案是一種非常重要的信息資源，不僅記錄著公民的成長履歷，還記錄了重大活動和事件的過程，這些信息若發(fā)生損毀、丟失或者被不法分子竊取，將會對廣大群眾的信息財產(chǎn)隱私安全造成極大的影響，因此檔案資源的安全性問題需慎之再慎。目前，影響檔案安全的問題主要有兩點：第一點是硬件方面的問題，硬件設(shè)備所處的溫度、濕度、放置環(huán)境等稍有差別便會導(dǎo)致機器損壞，造成大量信息丟失；第二點是軟件方面的問題，在軟件安全方面，最容易出現(xiàn)隱私泄露問題，作為儲備檔案資源的官網(wǎng)網(wǎng)站，不可避免地會有人蓄意通過木馬病毒或其他黑客手段進(jìn)行攻擊，導(dǎo)致真實檔案資源被竊取、篡改甚至刪除。

三、信息化背景下加強檔案管理的方案

（一）增強信息化檔案管理的能動性。針對相關(guān)部門對信息化檔案管理重視程度不足的問題，應(yīng)做到如下幾點：首先，上級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)加大監(jiān)察力度，設(shè)定合理的評價指標(biāo)，并且不定期對相關(guān)部門進(jìn)行抽查檢驗，讓執(zhí)行人員意識到這是一項必須不折不扣完成的任務(wù)；其次，應(yīng)開展信息化檔案管理相關(guān)的宣傳和講座，讓負(fù)責(zé)人員以及參與人員從主觀上認(rèn)為這是一件于國于民均有利的大工程，調(diào)動主觀積極性，堅持信息化必能促進(jìn)檔案管理工作發(fā)展的理念，這樣才能從根本上解決能動性不足的問題。

（二）加強信息化檔案管理的專業(yè)程度。信息化建設(shè)的關(guān)鍵是什么？毫無疑問，是硬件設(shè)備的支持。那么，信息化檔案管理的技術(shù)核心又是什么？那自然離不開軟件應(yīng)用。巧婦難為無米之炊，要想提升信息化檔案管理的水平，必然離不開性能優(yōu)異的硬件設(shè)備的支持。因此，有關(guān)部門應(yīng)提供足夠的資金以及人力物力，加快老舊設(shè)備的更新迭代，落實好各項工作的開展情況，使檔案管理信息化工作順利進(jìn)行。同時，還要加大對檔案管理信息化軟件和數(shù)據(jù)庫的研發(fā)投入，完備的軟件生態(tài)系統(tǒng)可以使檔案管理工作的效率大大提升，系統(tǒng)而規(guī)范的數(shù)據(jù)庫可以使工作人員更方便快捷查詢到急需的檔案信息。此外，可以利用更加智能的設(shè)備提高聲像檔案的收集和管理能力，使聲像檔案更加直觀、生動，可以突破時間和空間的限制，給人以身臨其境的感覺，這對檔案的應(yīng)用具有重要意義。如此，才能保證檔案管理信息化的穩(wěn)步發(fā)展。

（三）積極引進(jìn)信息化檔案管理的專業(yè)技術(shù)人才。當(dāng)今社會，各行各業(yè)最重要的是人才，檔案管理工作也是如此，要在檔案工作上推陳出新，不斷優(yōu)化管理結(jié)構(gòu)、合理統(tǒng)籌全局均離不開專業(yè)的人才隊伍。首先，相關(guān)部門要建立一套吸引人才的制度方案，提升待遇水平、增加領(lǐng)導(dǎo)關(guān)懷，讓外來人才把這里當(dāng)成家，當(dāng)成想要奮斗終生的地方。只有具備一支能力水平高、綜合素質(zhì)強的隊伍，才能形成高效、高質(zhì)量的信息化檔案管理。同時，應(yīng)該建立專業(yè)的檔案人才儲備庫，對不同地區(qū)的檔案人才敢于提拔使用，給想在檔案管理工作上干出成就的專業(yè)人才提供更多的機會和平臺；其次，要加強檔案人才的梯度管理，對復(fù)合型人才的引進(jìn)力度不小于專業(yè)人才，完善人才儲備隊伍的知識結(jié)構(gòu)，形成梯度分明的檔案后備人才儲備隊伍。最后，要加強宣傳引導(dǎo)制度，加強對專業(yè)人才以及復(fù)合型檔案人才的宣傳工作，強化社會各界對信息化檔案管理的價值認(rèn)同。

（四）加強信息化背景下檔案安全管理水平。檔案信息資源是不可或缺的珍貴資料，為了保證檔案信息的安全和完整，在檔案信息化建設(shè)過程中，加強檔案信息安全管理是不容忽視的。首先，在硬件設(shè)備方面，檔案管理人員要定期檢查維護(hù)，對于傳統(tǒng)檔案資源要做好防火、防盜等基礎(chǔ)工作，嚴(yán)格規(guī)范管理，確保檔案資源的安全，檢查中一旦發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)根據(jù)具體情況有針對性地制訂措施。在軟件安全方面，要嚴(yán)格執(zhí)行檔案電子信息資源備份制度，防止因突發(fā)情況導(dǎo)致硬件設(shè)備損毀發(fā)生檔案信息丟失問題；其次，要建立完善的軟件安全生態(tài)系統(tǒng)，有效防范來自外界的木馬病毒；最后，可以采用內(nèi)外網(wǎng)隔離的物理方式進(jìn)行整改，嚴(yán)禁連接內(nèi)網(wǎng)的設(shè)備訪問外界互聯(lián)網(wǎng)，增加用戶訪問權(quán)限，不同等級的人員只能訪問符合權(quán)限要求的檔案信息資源等等。

四、結(jié)語

總而言之，信息化為檔案管理提供機遇的同時，也帶來了不小的挑戰(zhàn)。因此，檔案信息化管理工作的開展，必須要提高對該工作的重視程度，更新檔案信息化管理軟硬件設(shè)備和技術(shù)水平，提升檔案管理人員的綜合素養(yǎng)，強化檔案信息化的安全性，由傳統(tǒng)管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒芾?，并結(jié)合單位自身的業(yè)務(wù)環(huán)境和運行情況，不斷探索與之相適應(yīng)的信息化發(fā)展道路，切實提高檔案管理工作的智能化、信息化、高效化水平。