新常態(tài)下事業(yè)單位會計電算化下檔案管理現(xiàn)狀

王淑云 山東省科技館

引言

隨著會計電算化工作的開展，促進會計工作的重大改變，提高了事業(yè)單位的經(jīng)營質(zhì)量和會計工作的有序開展，會計電算化已發(fā)展成為現(xiàn)代化的重要技術(shù)基礎(chǔ)，極大地促進了事業(yè)單位會計自身的不斷創(chuàng)新和發(fā)展。

一、事業(yè)單位會計電算化檔案的特點

過去，會計工作高度依賴人力，大量的工作都需要會計人員手動計算，容易出現(xiàn)統(tǒng)計方面的錯誤，甚至給事業(yè)單位帶來巨大的損失。隨著會計電算化事業(yè)的不斷發(fā)展，各單位都使用了財務軟件進行財務核算和記賬，很大程度上提高了財會工作的處理速度。事業(yè)單位引入會計電算化，可以有效降低事業(yè)單位的人力成本，同時提高會計工作的準確性，有助于事業(yè)單位更好地管理資金，正確把握資金的流向。會計電算化還可以為財務報表使用者提供便利，財務管理人員可以利用財務軟件快速生成財務報表，及時向決策者或者投資人提供相關(guān)的財務報表，及時傳達事業(yè)單位的財務狀況。

事實上，不同的事業(yè)單位面臨的財務管理狀況不同，對于會計信息的需求也不同。事業(yè)單位可以根據(jù)自身不同的需要制定具體的實施策略，以推進會計的電算化進程。相比于手工記賬，電算化會計處理方式能夠更加及時地更新信息，同時減少計算時的錯誤，并進一步提高會計工作的質(zhì)量，更好地適用于競爭激烈的市場經(jīng)濟環(huán)境，助力于事業(yè)單位更好地掌握資金流向，提高事業(yè)單位的經(jīng)濟效應。由此可見，現(xiàn)有的市場環(huán)境要求事業(yè)單位使用電子化的記賬方式，推廣電算化的會計檔案有其必要性。會計電算化是會計工作的一次革命，一次質(zhì)的飛躍使得會計檔案要素也有了大的變化，總結(jié)起來有以下幾個特點：

（一）會計檔案存儲的要件發(fā)生了較大變化

手工記賬時期，會計檔案的要件是：原始憑證、手工制作的記賬憑證、手工記賬賬簿和報表等。相關(guān)賬戶的信息必須保持一致，保證單證相符，需要花費大量的時間核對賬戶中的信息。同時，為了防止他人惡意篡改信息，這些檔案都具有唯一性，一旦記賬就不得更改，賬單必須保持清潔，嚴格遵循相關(guān)的記賬方法，但這種記賬方式也存在不可避免的弊端，如若有丟失就不能補充，降低了會計工作的靈活性，給后續(xù)的一系列工作帶來了困難。另外，使用傳統(tǒng)記賬法的公司需要開辟專門的檔案室，安排專人看守，以存放大量的紙質(zhì)財務檔案，但紙質(zhì)文件會隨著時間的流逝而損耗，紙質(zhì)會變黃、變脆，不利于長時間保存文件。財務軟件出現(xiàn)后，改由計算機軟件系統(tǒng)通過打印機打印保存的憑證和賬簿，大大提高賬戶信息校對的速度，財務人員可以使用公司內(nèi)專門的數(shù)據(jù)庫快速地對信息進行分類、整理、差錯，同時可以采用磁盤、光盤等移動存儲設(shè)備的磁性介質(zhì)來保存，進一步保障財務信息的安全，當紙質(zhì)文件出現(xiàn)破損時可以及時恢復信息。但財務軟件也會帶來安全隱患，使用軟件存在黑客入侵的風險，而磁盤中的信息也容易被他人復制，這就要求單位不僅要保存打印輸出的紙質(zhì)會計檔案，更要保存好財務軟件輸出的電子檔案，從而使會計檔案擁有雙重的檔案載體。

（二）會計檔案保管的要求提高了

傳統(tǒng)的會計檔案就是紙質(zhì)的憑證和賬簿等，它的保存條件按正常的檔案要求管理即可。而存儲在磁性介質(zhì)上會計檔案質(zhì)量取決于輸出文件時財務人員使用財務軟件技術(shù)水平、刻錄設(shè)備的精密程度、存儲介質(zhì)（如光盤）的質(zhì)量、存放環(huán)境和存放時間等因素的影響。如果其中哪一環(huán)節(jié)出了問題，存儲的資料都不能正常查閱使用。這就要求會計檔案管理人員及時對會計檔案進行數(shù)據(jù)備份，并對保存的會計資料進行定期檢查和備份，防止由于磁性介質(zhì)的損壞而造成單位會計檔案數(shù)據(jù)的丟失。為此，公司應當對會計人員進行軟件使用方法的培訓，確保相關(guān)人員能夠正確使用軟件，制定專門的磁盤管理制度，要求財務管理人員嚴格落實相關(guān)制度，嚴格把關(guān)磁盤的管理，謹慎進行財務信息的復制，要求相關(guān)人員在復制信息時必須登記，留下記錄。

二、事業(yè)單位會計電算化會計檔案管理的現(xiàn)狀

（一）會計電算化電子檔案管理制度有待完善

隨著計算機網(wǎng)絡技術(shù)的不斷更新和發(fā)展，單位的會計電算化系統(tǒng)不斷升級，這就使得會計電算化檔案在管理內(nèi)容和方法上都提出了更高的標準和要求。而現(xiàn)在的管理水平就顯得較為落后和單一，管理體系的建立沒有與技術(shù)的引進速度匹配，存在脫節(jié)的情況，在財務工作的管理方面仍然存在問題，留下了制度漏洞。在引入財務軟件的背景下，現(xiàn)階段迫切要求單位制定一系列會計電算化管理制度，完善管理體系，加強對于相關(guān)人員的監(jiān)督，確保財務信息的安全。從會計資料的輸出期間、備份文件設(shè)備、按年份記錄標準格式文件名、存儲介質(zhì)，都要有相應的標準和要求。雖然信息化的財務工作克服了傳統(tǒng)財務管理工作的各種弊端，但手工記賬方面建立的一些優(yōu)良傳統(tǒng)仍然應當繼承，保持謹慎的財務管理態(tài)度，例如為了保證財務信息不泄露，備份完成后資料的交接也要按傳統(tǒng)資料的交接手續(xù)進行，管理財務信息的人員要定期輪換，不能使同一人長期擔當保存財務信息的工作，同時管賬與管錢的人員也需要分開，確保財務信息的真實準確。

現(xiàn)在大多單位還沒有認識到財務管理制度方面存在的不足，將財務文件和電子檔案置于較大的風險之中，沒有對電算化信息檔案管理人員進行培訓和專業(yè)指導，造成部分財務管理人員缺位，也沒有對其職責做出詳細的規(guī)定，職責的風險劃分不明確，出現(xiàn)意外情況后難以追責，不利于發(fā)現(xiàn)問題所在；更沒有采取相應的措施來保障檔案管理質(zhì)量，沒有建立起統(tǒng)一的電子財務賬戶管理標準。這就造成了會計電算化信息存儲質(zhì)量難以保障，可能會使信息流失和損壞，一些重要資金狀況信息的流失還會使事業(yè)單位遭受不必要的巨大損失，甚至危及事業(yè)單位的存亡。

（二）會計電子信息檔案未納入檔案管理范疇

會計信息電算化是建立在會計核算基礎(chǔ)工作之上的，需要財務人員具備相關(guān)的財務知識和必要的計算機技術(shù)，能夠熟練使用各種財務軟件，合理使用事業(yè)單位內(nèi)外的財務信息平臺。將電子檔案運用到會計中需要相關(guān)人員嚴格落實會計核算的各項程序，及時更新基本數(shù)據(jù)，并利用專業(yè)的軟件對數(shù)據(jù)進行高效處理，確保輸入數(shù)據(jù)的準確性、真實性，保證原始數(shù)據(jù)與記賬憑證中的記錄一致，嚴格把控數(shù)據(jù)的輸出。而以上的工作都需要對電子檔案進行有效的管理。

雖然各級事業(yè)單位都實現(xiàn)了會計電算化，會計電算化是單位財務人員工作最基礎(chǔ)的條件。但是大多數(shù)事業(yè)單位并沒有嚴格遵守《會計檔案管理辦法》中的管理要求，將電子存儲設(shè)備中的會計信息材料按照檔案管理辦法要求規(guī)范存檔，忽視了會計電子信息檔案的存儲管理，不僅沒有發(fā)揮會計電算化雙重保險的優(yōu)勢，還加劇了財務信息丟失的風險，不少事業(yè)單位就因為沒有妥善保管磁盤中的財務信息，被不法分子利用，財務信息落入競爭對手中，讓對方搶占了先機，最終在競標中失利，導致了事業(yè)單位的損失。一方面，財務數(shù)據(jù)電子備份只是由財務軟件系統(tǒng)自動生成，這些電子會計檔案保存在原財務軟件的計算機中，沒有經(jīng)過專業(yè)的系統(tǒng)管理人員、財務人員進行歸檔整理，沒有及時刪除軟件中的財務信息，大大增加了信息泄露的風險，這些電子報表也就更不可能納入單位檔案室的管理范疇，有的小事業(yè)單位甚至沒有專門的處理財務工作的電腦，而是在員工的個人電腦上進行，工作人員在進行完財務工作后也沒有及時關(guān)閉電腦，任何人都可以輕易地拷貝公司的財務信息。另一方面，部分單位的檔案室也沒有按標準要求設(shè)立獨立存儲電子資料的檔案儲存設(shè)備，忽略了電子檔案的重要性，載有財務信息的磁盤長期由財務人員隨身攜帶，一旦丟失就容易導致財務信息的泄露。

（三）財務人員的電子檔案使用及保管水平亟待提高

日前，鑒于會計人員并不是計算機專業(yè)的操作工程師，對計算機相關(guān)知識相對欠缺，操作能力普遍不高，對財務軟件的使用僅僅維持在基本的操作和使用上，尤其是年齡較大的財務管理人員，學習新事物的能力較弱，難以掌握財務軟件的使用方法，習慣于手工記賬的方式，在電腦操作方面不熟練，操作水平不能嚴格達到相關(guān)的標準和要求，不能及時將會計信息電子備份到另外的存儲設(shè)備中，這就不可避免地影響了電子會計檔案完整、正確的備份工作，造成了會計資料假備份、備份不全的現(xiàn)象時有發(fā)生，對會計電算化檔案的保存及使用造成不利影響。

三、加強單位會計電算化檔案管理的具體措施

（一）完善電算化會計檔案管理制度，制定與信息化時代相適應的電子檔案管理辦法

事業(yè)單位要積極的制定適合本單位電子會計檔案管理的具體規(guī)章制度和管理辦法，對電算化檔案管理崗位人員的工作職責做出明確細致的條款和要求。財務檔案交接手續(xù)、交接時間、監(jiān)交人員要按紙質(zhì)檔案的標準制定詳細流程；對電算化會計檔案的保存形式、保管條件、適用的搜索軟件、電子檔案刻錄光盤等存儲介質(zhì)保管制定相關(guān)制度；保管手冊、查閱手續(xù)、復印登記、注銷到期電子檔案等制度；電子會計檔案的備份制度，將電算化會計檔案及時、定期、規(guī)范備份，每年會計年度結(jié)束將會計電算化數(shù)據(jù)備份到磁性介質(zhì)，并建立備查登記臺賬，注明備份時間、備份人員、檔案期間、檔案份數(shù)等，同時由于磁性介質(zhì)的特殊性，管理人員要做到電子檔案定期檢查、復刻，以免造成信息資料丟失、損壞。

會計電子檔案審批調(diào)用制度，對電算化會計檔案的各項內(nèi)容規(guī)定不同級別的查詢權(quán)限，普通檔案和涉及單位機密的數(shù)據(jù)查閱、調(diào)用，需要不同級別領(lǐng)導批準使用，普通檔案由分管領(lǐng)導審批。涉及單位秘密的檔案，需要制定單位設(shè)密檔案的管理制度，必要時單獨存儲于密碼箱內(nèi)。只有單位主要負責人審批，并委派檔案管理人員陪同查詢。同時設(shè)置不同級別查詢密碼，不同權(quán)限的管理人員分別輸入密碼方可進入查詢系統(tǒng)，以保證設(shè)秘檔案安全性、保密性。

（二）強化檔案管理人員的繼續(xù)教育，提高檔案管理人員的專業(yè)水平

隨著財務軟件系統(tǒng)的不斷升級，操作系統(tǒng)不斷完善，會計檔案的智能化、專業(yè)化和信息化不斷提高，對檔案管理人員的計算機操作水平、經(jīng)濟法律法規(guī)、檔案管理法規(guī)等知識水平、業(yè)務素質(zhì)提出了更高的要求。這就要求加強對檔案管理人員培訓，并不定期在財務管理方面、檔案管理領(lǐng)域進行交流研討活動，互相取長補短，從而使檔案管理人員既有相應的經(jīng)濟業(yè)務知識又有檔案管理專業(yè)水平，能夠自主、專業(yè)的應用會計電算化系統(tǒng)。使其成為電子檔案管理方面的專家。及時、準確提供有關(guān)部室所需要的會計檔案信息資料。

另外，財務人員在使用財務軟件時必須注意下列事項：①應當安排一位特定的人員負責所有的結(jié)賬工作，提高財務信息的保密性。在財務軟件的默認設(shè)置中，結(jié)完賬后賬目將呈現(xiàn)鎖定狀態(tài)，無法再進行修改，以避免他人隨意修改財務報表等重要信息，這就需要最終的結(jié)賬人員具備細心的特質(zhì)，能夠勝任繁雜的財務數(shù)據(jù)處理工作，所以事業(yè)單位應當培養(yǎng)能夠熟練操作軟件的財務管理人員，指定人員負責結(jié)賬，禁止其他人代為操作，避免出現(xiàn)失誤給后續(xù)的工作帶來麻煩。②結(jié)賬前必須檢查所有的原始憑證，保持單據(jù)的干凈整潔，其中的信息處于完整的狀態(tài)，尤其要注意檢查憑證上的日期、金額等重要信息，核實負責人簽名，多次檢查，避免出現(xiàn)遺漏，發(fā)現(xiàn)有記賬錯誤的情況要及時改進。財務軟件大大方便了工作人員的數(shù)據(jù)處理，一般不會出現(xiàn)計算錯誤的情況，尤其是配合數(shù)據(jù)庫的使用，可以快捷處理各類信息，但仍然會出現(xiàn)記賬科目使用錯誤的情況，部分財務管理人員過度依賴軟件的自動處理功能，而忽視了出現(xiàn)錯誤的可能性，使得這一類的錯誤更加隱秘，不容易被發(fā)現(xiàn)。發(fā)現(xiàn)結(jié)賬條件不完善時應當立即停止結(jié)賬工作，并和相關(guān)人員聯(lián)系，共同尋找問題所在，補足遺漏的單據(jù)等。③結(jié)賬工作必須嚴格遵循時間順序，上月結(jié)賬未完成就不能開展下一個月的結(jié)賬工作，在每一個記賬周期結(jié)束時都要按時進行結(jié)算工作，禁止拖延，否則就會影響到下一月的工作，不利于保持財務工作的連續(xù)性。若結(jié)賬成功，則應做月結(jié)標志，賬目呈現(xiàn)以完成的狀態(tài)，需要有管理員認證等才能對賬目進行修改，避免有人惡意篡改數(shù)據(jù)；若結(jié)賬不成功，則恢復到結(jié)賬前的狀態(tài)，同時給出提示信息，要求用戶做相應的調(diào)整。提醒財務管理人員盡快處理財務賬目。④年底結(jié)賬時，系統(tǒng)會自動生成下一年度的空白文件，包括各項子文件，為之后的記賬工作做準備，財務人員需要通過軟件結(jié)轉(zhuǎn)年度余額，而對于一些固定不變的賬目軟件會進行自動處理，延續(xù)到下一年。⑤跨年度的結(jié)賬工作比較特殊，通常在1月份進行，這就需要處理年度結(jié)賬與月度結(jié)賬的矛盾，因此，軟件允許在1月的時候?qū)ι弦荒甓鹊馁~目做出修改和補充，方便財務人員開展工作，優(yōu)化事業(yè)單位內(nèi)部資金管理的靈活性。

（三）加強單位負責人的電算檔案管理意識，逐步將會計電算檔案規(guī)范化

檔案管理水平最終取決于單位領(lǐng)導的重視程度，領(lǐng)導重視就會從人員調(diào)配、設(shè)備保障、管理制度的制定提出嚴要求和高標準，單位的會計信息檔案管理就會提高。公司的管理人員不僅要從制度上優(yōu)化財務管理工作，制定相應的財務軟件使用章程，要求財務人員嚴格按照規(guī)則使用軟件，還要從思想認識上入手，提高相關(guān)人員的電算檔案管理意識，讓財務人員意識到使用軟件開展工作的好處，培養(yǎng)他們使用財務軟件的習慣，為軟件的推廣奠定思想基礎(chǔ)。為了提高財務人員的積極性，各級主管部門也要不定期將單位的電子檔案管理納入考核范圍，對各單位的檔案管理評出優(yōu)、良、一般和差級別，評選等級納入文明單位的評選、績效考核等，這樣促進單位電子化檔案管理水平的提高，讓會計電算化成為事業(yè)單位日常管理活動的必要組成部分，進而推動事業(yè)單位的現(xiàn)代化管理，將信息計算以及計算機系統(tǒng)引入事業(yè)單位的資金管理中，更好地規(guī)避風險，增加事業(yè)單位的效益。

結(jié)語

檔案管理在現(xiàn)代事業(yè)單位制度中占據(jù)著重要的地位，是事業(yè)單位日常工作的重要環(huán)節(jié)，尤其在涉及到資金的會計工作方面，因此事業(yè)單位應當建立完善科學的會計檔案管理制度。我們相信，只要領(lǐng)導重視，各方面團結(jié)協(xié)調(diào)，單位的電算檔案管理工作就會提高，從而更好地為單位服務，以規(guī)避財務管理過程中存在的各種風險，保障事業(yè)單位的經(jīng)濟效益。隨著單位信息化建設(shè)的不斷普及，單位電子檔案會越來越普遍，越來越規(guī)范，完善事業(yè)單位的管理制度，助力于事業(yè)單位的持續(xù)性發(fā)展。