政法單位檔案管理創(chuàng)新實踐探索

文/俞亨京

政法單位檔案是政法單位信息的重要載體，是政法單位的建設與發(fā)展的關鍵基礎，具有十分重要的價值。傳統(tǒng)的檔案管理模式逐漸滿足不了當前檔案管理的需求，任何一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)差錯，都會影響整體檔案管理工作的質(zhì)量，從而使政法單位的檔案管理工作質(zhì)量始終無法提升。因此，對政法單位檔案實施創(chuàng)新性管理勢在必行。在新時代背景下，為了提高檔案管理工作的開展質(zhì)量、保障政法單位的建設與發(fā)展，檔案管理工作必須要與時俱進，結(jié)合當前各種先進科學技術(shù)，順應時代發(fā)展與潮流，構(gòu)建信息化檔案管理。

一、檔案的概念

檔案記錄著人類的真實活動，是人類認識和把握客觀規(guī)律的真實基礎，人們借助檔案可以更好地了解到過去、現(xiàn)在和未來。作為政法工作中重要的工作之一，政法單位檔案記錄著其中的人事信息以及各種其他重要事件的相關內(nèi)容。政法單位工作人員的身份信息與工作經(jīng)驗、各種政策的制定、重大案件的相關人員信息都會在政法單位檔案中找到。政法單位檔案管理工作量大、工作環(huán)節(jié)復雜且煩瑣，由于政法單位機構(gòu)性質(zhì)的特殊性，對社會的影響力比較大，其對自身的要求也更加嚴格，在履行社會職能過程中，各種因素也阻礙著政法單位檔案管理工作的完善。不斷提高檔案管理工作的創(chuàng)新意識，才能進一步優(yōu)化與提高政法單位檔案管理工作[1]。

二、政法單位檔案管理信息化的重要意義

（一）提高檔案管理的安全性

傳統(tǒng)的檔案管理體系主要是紙質(zhì)版檔案為主。隨著時間的推移以及查閱次數(shù)的增加，紙質(zhì)檔案會逐漸破損。如果遇到周圍環(huán)境比較潮濕或是遭遇火災，對紙質(zhì)檔案的影響極大。在檔案錄入信息時，工作流程非常煩瑣，耗費的時間也比較多，傳統(tǒng)的政法單位檔案管理工作效率低下，對政法單位發(fā)展建設起到了阻礙作用。對管理工作進行創(chuàng)新性管理，注重對電子檔案的發(fā)展與儲存，將大大提高檔案管理的安全性的同時，節(jié)省工作的時間。

（二）提高檔案查詢的便捷度

創(chuàng)新性管理工作，利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)提供的檔案管理平臺，不僅可以實現(xiàn)資源的共享，而且還降低了檔案平均處理時間，使錄入檔案資料與搜尋檔案資料的時間大大縮短，在很大程度上便捷了檔案管理人員與使用人員，政法單位檔案管理工作效率與工作質(zhì)量都會得到提高。

（三）提高檔案信息的運輸效率

政法單位檔案借助數(shù)字化的網(wǎng)絡傳輸工具，不受時間、空間、地域等因素限制，能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)無障礙傳遞與交流，有效地利用檔案數(shù)據(jù)，快速處理工作事務，對政法單位工作人員的工作主動性具有積極的意義。

三、當前政法單位檔案管理面臨的問題

（一）政法單位檔案管理工作創(chuàng)新意識不夠

在日常工作中，政法單位領導對職能發(fā)揮與績效工作較為重視，對檔案管理工作的重視程度不夠，對創(chuàng)新政法單位檔案管理工作的重要性認識不足；檔案管理部門的工作人員工作主動性不高，管理創(chuàng)新意識淡薄，缺乏工作熱情，對日常檔案管理工作敷衍了事，積極性不高[2]。對政法單位檔案管理工作創(chuàng)新意識的缺乏，不利于推進檔案管理工作的創(chuàng)新建設。

（二）檔案管理制度不夠完善

隨著時代的變遷，信息技術(shù)不斷進步，傳統(tǒng)的政法單位檔案管理工作已經(jīng)無法滿足當前的檔案管理需要，必須要做出相應的改變。面對當前的檔案來源更加多元化、復雜化的情況，檔案管理部門也應建立起一個多方面的管理制度，規(guī)范管理流程，充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢，提升政法單位檔案管理工作的質(zhì)量。

（三）檔案管理信息化建設不夠

當前，政法單位檔案管理部門信息化進程緩慢，數(shù)字化水平低，相比于政法單位其他部門，略有落后。許多的政法單位檔案管理部門人員依然使用傳統(tǒng)的檔案管理模式，工作效率低，不愿意接受新事物，導致推進檔案管理信息化建設的過程中受到阻礙。在硬件系統(tǒng)以及軟件程序建設方面投入的資金不足，并無法充分發(fā)揮檔案管理信息化的優(yōu)勢[3]。

（四）檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高

從整體上來看，政法單位檔案管理人員存在數(shù)量不足、整體素質(zhì)不高的問題，難以高效地完成檔案管理部門繁重的工作。由于他們專業(yè)知識和實踐能力不足，在檔案管理的工作中存在許多問題，使工作時間延長。對先進的科學技術(shù)掌握不夠，無法將檔案管理與科學技術(shù)很好地融合運用，阻礙了創(chuàng)新工作的開展。

（五）信息安全建設不充分

大數(shù)據(jù)的運用，就像一把“雙刃劍”，對于政法單位的檔案管理工作來說，既是挑戰(zhàn)又是機遇，在檔案信息收集環(huán)節(jié)中，載體容易被更替，儲存空間會發(fā)生壓縮或者擴大，操作不當會對檔案的原始性以及完整性產(chǎn)生影響；在檔案信息管理環(huán)節(jié)，由于要在不同系統(tǒng)中多次讀取與錄入，被計算機病毒惡意篡改或是使用，都會使數(shù)據(jù)的原始真實性發(fā)生改變；在檔案信息使用環(huán)節(jié)中，訪問權(quán)限、數(shù)據(jù)的保密與數(shù)據(jù)開放之間都會引發(fā)信息泄露問題。這些都是在大數(shù)據(jù)發(fā)展的背景下，創(chuàng)新政法單位檔案管理工作所必須要面臨的問題[4]。

四、政法單位檔案管理工作的創(chuàng)新策略

（一）加強政法單位檔案管理工作創(chuàng)新意識

伴隨著社會主義事業(yè)的不斷發(fā)展，人們對海量檔案管理信息化的呼聲越來越多，對進一步保護和儲存檔案的能力不斷加強。現(xiàn)代技術(shù)對于檔案管理發(fā)展的沖擊力度不斷加強，現(xiàn)代的多媒體、數(shù)據(jù)庫、計算機以及通信工程的不斷發(fā)展，為檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展提供了堅實的基礎。政法單位領導要認清當前的發(fā)展契機，主動抓住創(chuàng)新機遇，起到帶頭作用，提高檔案管理工作人員的工作熱情與主動性，創(chuàng)造出積極向上的工作氛圍，轉(zhuǎn)變檔案管理工作人員的觀念，逐漸適應信息化發(fā)展[5]。另外，政法單位領導要持續(xù)鼓勵與支持檔案管理部門的創(chuàng)新工作，大力推動檔案管理部門的創(chuàng)新建設。

（二）全面提高檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)

檔案管理工作的創(chuàng)新程度與檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)息息相關，人才是第一位，工作人員專業(yè)素質(zhì)不足，就無法有創(chuàng)新性的工作。政法部門要加大對檔案管理人員的培養(yǎng)力度，采用多種形式的專業(yè)培訓，提高檔案管理人員對信息技術(shù)水平的應用，構(gòu)建出科學合理的知識體系；另外，政法部門要提高對應聘者的專業(yè)要求，引入專業(yè)素質(zhì)過硬、德才兼?zhèn)涞膶I(yè)人才，用新員工的專業(yè)知識帶領老員工學習，用老員工的工作經(jīng)驗引導新員工適應工作環(huán)境，全面提高檔案管理工作的效率。

（三）加強檔案信息化建設

只有建立健全檔案管理信息化，政法單位才能適應社會發(fā)展的步伐。要堅持促進政法單位健康發(fā)展的原則，積極借鑒先進的檔案管理工作經(jīng)驗，不斷完善檔案管理信息化，提供科學合理的建設方案，建立科學合理的制度與規(guī)則。此外，在計算機技術(shù)方面，要結(jié)合先進的信息技術(shù)以及具體的檔案信息建設要求，不斷完善軟件的各種功能，建立相對應的數(shù)據(jù)庫，建立健全政法單位檔案信息化。

（四）加強信息網(wǎng)絡風險安全防護

大數(shù)據(jù)背景下，網(wǎng)絡安全是推進信息化檔案管理的關鍵所在。首先,統(tǒng)籌安排，建立健全檔案數(shù)據(jù)的安全系統(tǒng)，構(gòu)建好軟件程序建設與硬件系統(tǒng)，為檔案信息提供一張安全網(wǎng)。其次,相關的管理人員要建設好安全技術(shù)體系、安全運行維護體系以及安全管理體系，以確保各檔案之間保持相互獨立又緊密的聯(lián)系，從根本上確保政法單位檔案的安全。最后,做好數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)化處理工作，將檔案數(shù)據(jù)信息嚴格分類，對檔案數(shù)據(jù)信息加密管理，以確保一旦出現(xiàn)非法數(shù)據(jù)入侵，就能立刻處理。

（五）持續(xù)推進檔案管理制度規(guī)范化發(fā)展

政法單位檔案管理工作發(fā)展空間廣闊，與大數(shù)據(jù)充分融合后將產(chǎn)生新面貌，如果檔案管理制度無法保證規(guī)范化，與時代發(fā)展發(fā)生脫節(jié)，那么政法單位的檔案管理工作效率就達不到預期的效果，工作質(zhì)量無法提高，因此，政法單位檔案管理工作朝著規(guī)范化發(fā)展，是重中之重。要以制度標準、行為規(guī)范、嚴格分級管理，建立完善的監(jiān)督制度，避免不作為或者失職現(xiàn)象的發(fā)生，推動檔案管理積極發(fā)展。

總之，檔案管理信息化將是一種趨勢，政法單位檔案管理信息化是一項需要持續(xù)優(yōu)化的工作，同時也是一項創(chuàng)新性極強的工作。在新時期，互聯(lián)網(wǎng)對人們的影響越來越大，檔案管理信息化建設任務十分緊迫，從政法單位領導者到檔案管理人員以及兼職檔案管理人員都應該不斷適應時代潮流，提高對政法單位檔案管理創(chuàng)新性的重視程度，加快推動信息技術(shù)在政法單位檔案管理工作中的應用，通過打造高素質(zhì)專業(yè)團隊、加強建設檔案信息化平臺、加強信息網(wǎng)絡風險安全防護、提高檔案管理的服務水平等手段，積極創(chuàng)新地運用信息化手段管理政法單位檔案，以促進檔案管理工作高質(zhì)量發(fā)展。