高校干部人事檔案管理中常見的問題及優(yōu)化策略

文/羅俊

干部人事檔案是高校人事管理的基礎。干部人事檔案可以有效地記錄干部個人不同方面的信息，包括業(yè)務能力、工作經歷、學習經歷、專業(yè)技術水平等，能夠作為人事部門任用干部的重要憑據，同時也是干部個人人生經歷的重要手段。高校干部人事檔案管理工作發(fā)揮著十分重要的作用，各相關部門以及工作人員需要重視該管理工作，并針對其中存在的問題不斷改善。

一、高校干部人事檔管理主要作用

領導干部人事檔案主要是記錄干部的品德作風、政治思想、工作業(yè)績以及工作表現等方面的具體情況進行記錄反映，相關機構以及部門能夠結合干部人事檔案，對干部的基本情況作相應的了解。在進行干部人事檔案管理的過程中，要保證干部管理的規(guī)范性、及時性、準確性以及真實性，管理員需要優(yōu)化干部檔案，明確自身職責。同時，優(yōu)化干部人事檔案管理工作，要提高相關工作人的法律意識，嚴格管理干部檔案[1]。

二、高校干部人事檔案管理過程中存在的問題

高校的檔案管理工作具有較強的綜合性，能夠對高校的綜合發(fā)展情況進行有效記錄，其中的一個重要的組成部分就是干部人事檔案管理，在高校人才隊伍建設以及干部隊伍建設過程中發(fā)揮著十分重要的作用。優(yōu)化高校檔案建設工作，相關工作人員需要加強對行政管理活動中的科技檔案、文書檔案的重視，建立相應的檔案管理部門，專職工作人員負責檔案管理工作。但就實際情況而言，現階段高校的檔案管理仍然缺乏重視，使其還存在一些不足。下面就此對高校干部人事檔案管理過程中存在的問題進行分析[2]。

（一）工作人員并未充分認識干部人事檔案的重要性

就干部人事檔案管理的實際情況而言，現階段一些工作人員對人事檔案管理存在錯誤認識，對管理工作缺乏充分重視和明確認識，具體體現在以下方面：其一，相關工作人員在書寫檔案材料過程中具有較大的隨意性。根據相關管理辦法規(guī)定，在書寫檔案材料時，必須使用碳素墨水或是鋼筆，不能用紅筆、純藍色墨水、圓珠筆、鉛筆等。但有些高校的檔案管理人員存在使用純藍色墨水筆或是圓珠筆書寫檔案的情況，檔案一般需要保存較長的時間，如果采用其他類型的檔案，很容易造成字跡變淡，且出現模糊不清的情況，并進一步使得檔案失去其保存的意義。同時，在書寫檔案過程中，還存在隨意涂改的情況，如干部人事檔案中所涉及的時間、工作經歷、學習經歷等方面的情況都存在涂改現象；其二，檔案材料存在缺失的情況。領導干部人事檔案主要是對個人生活經歷的記載，主要包括干部的學習經歷，工作經歷以及參與黨團到退休等相關材料，但在檔案保存過程中，一些干部會缺少招生登記表或是學習成績表，導致其學習經歷不完整，或是缺少工資調整審批表等，從而增加了人員身份認定的難度。

（二）干部人事檔案管理的規(guī)章制度不健全

干部人事檔案是根據其自身經歷的變化而不斷改變的，其過程為動態(tài)管理過程。如果相關管理人員不能對干部人事檔案進行準確、實時的更新完善，就會導致相應的人事檔案資料無法真實地反映干部的實際情況。對高校干部人事檔案管理而言，一些職工的后續(xù)學歷畢業(yè)年份已久，材料中應當具有畢業(yè)生鑒定表等有效材料，但實際檔案材料中并不存在，從而使得信息的完整性不足，對個人信息和干部人事檔案的嚴肅性、準確性產生影響。同時，就具體工作而言，很多檔案管理人員的工作性質為兼職，所以在管理檔案過程中，也存在著不規(guī)范、不按流程辦事的情況，這給后續(xù)的移交工作帶來了很多麻煩，對檔案的數量以及質量產生影響[3]。一些工作人員會因為自身原因導致前后檔案管理工作脫節(jié)的情況，干部人事檔案存在材料短缺、錯位的情況。所以，在實際開展管理工作過程中，每一環(huán)節(jié)都需要明確具體應遵循的制度責任。盡管部分高校干部人事管理相對應的管理制度，但實際可操作性相對欠缺，制度執(zhí)行力不強，從而影響干部人事檔案管理的效率和質量。

（三）干部人事檔案管理手段存在滯后性

現階段大部分高校干部人事檔案管理，仍然沿用傳統(tǒng)的人工管理模式，主要是采用紙質實體檔案進行保存工作，工作效率低，且查、借閱檔案材料的手續(xù)也相對比較復雜，服務手段存在滯后性。同時，一些管理人員重視檔案管理，而忽視了檔案的價值作用，因此，檔案管理存在封閉運行的情況。雖然很多高校都引入計算機對干部人事檔案進行管理，但對計算機的應用相對簡單，僅制定了檔案目錄數據庫、索引工具，干部人事檔案管理的數字化、信息化程度仍然有待提升。在計算機技術應用越發(fā)普遍的背景下，對干部人事檔案管理模式優(yōu)化，提高檔案使用效率，勢必需要更加充分地應用計算機技術。

三、高校干部人事檔案管理優(yōu)化策略

高校如果缺乏對干部人事檔案管理工作的重視，就會導致工作效率降低，不能及時掌握干部的政治文化水平、工作崗位、學習經歷等方面的信息，也不能對上述信息進行有效應用。所以對于高校而言，需要加強對干部人事檔案管理工作的重視，在此基礎上，針對干部人事檔案管理工作存在的問題，采取有效措施優(yōu)化管理工作。以下對高校干部人事檔案管理優(yōu)化策略進行分析。

（一）強化檔案管理隊伍建設工作

新時代背景下，檔案管理工作對網絡技術、計算機技術的應用越來越廣泛，對檔案管理者、檔案管理工作也有了更多要求，檔案管理工作人員的素質與檔案管理工作質量有十分密切的關系。因此，在具體開展高校干部人事檔案管理的過程中，需要對相關管理人員的綜合素質進行提升，促進干部人事檔案事業(yè)發(fā)展?？删唧w從以下方面入手：其一，優(yōu)化崗位培訓工作。就現階段高校干部人事檔案管理情況而言，現階段很多檔案管理工作人員并不具備檔案管理相關的專業(yè)知識，年齡相對較大，或部分管理人員水平不足。針對上述情況，加強檔案管理人員的培訓、教育工作勢在必行。同級干部人事檔案管理部門需要強化本部門對檔案管理人員的培訓工作，強化工作指導，開展不同考評活動，引導工作人員對人事檔案工作的技能技巧、專業(yè)知識有效掌握。檔案管理人員需要積極學習有關專業(yè)知識，對自身業(yè)務素養(yǎng)有效提升，對新時代干部人事檔案管理工作的需要、要求有效滿足。與此同時，有關管理人員還要加強網絡知識、計算機知識學習，對現代化手段有效掌握，促進復合型人才的培養(yǎng)，對檔案管理水平有效提高；其二，對于新進入的檔案管理人員，需要保證選擇的管理人員具有較高的思想政治覺悟、豐富的專業(yè)知識、網絡知識以及計算機知識等，對檔案管理人員隊伍高效充實，提升檔案管理人員素質，對干部人事檔案管理水平有效提升；其三，運用競爭機制，強化人才流動工作。以競爭機制為依托，對檔案管理人員應用聘用制以及競爭上崗制度，借助競爭機制，優(yōu)化干部人事檔案管理隊伍建設工作。

（二）對干部人事檔案管理模式創(chuàng)新

推進干部人事檔案管理信息化發(fā)展，有效應用現代化信息技術，輔助檔案管理工作，從而有效提高檔案管理效率、水平。由于傳統(tǒng)人工管理的方式，其具有較大的工作量、較高的勞動強度，且工作效率相對較低，采用信息技術可以很好地解決上述問題。通過網絡、計算機等技術的應用，促進干部人事檔案信息數據庫的建立，有利于促進信息化檔案管理工作。在信息庫錄入教職工相關方面的具體情況，能夠對個人基本信息查詢有效實現，對現代化管理手段充分應用，能夠為高校干部人事提供更加高效、快速的服務，從而有效提升干部人事檔案管理水平。

（三）對檔案管理制度創(chuàng)新

針對檔案管理具體工作，制定相應的檔案管理規(guī)章制度，是推動干部人事檔案工作管理規(guī)范化、科學化的重要體現。雖然高校就干部人事檔案管理制定了一定的規(guī)章制度，但具體制度仍然存在一些缺陷，對高校干部人事檔案管理工作造成影響。制度的具體完善可以從以下方面入手：其一，對檔案管理責任制度完善。重視材料入口端，優(yōu)化干部人事檔案材料收集工作，加強不同部門之間的工作聯系以及情況通報，有效提升檔案材料的準確性、真實性以及規(guī)范性。在此基礎上，增強重點環(huán)節(jié)的制度執(zhí)行，明確檔案管理過程中的關鍵環(huán)節(jié)，及時發(fā)現其中存在的問題，并在短時間內提供有效的解決策略；其二，促進競爭上崗制度的建立。積極引入專業(yè)人才，有效充實了檔案管理的工作崗位。借助競聘上崗，優(yōu)化檔案管理人員的動態(tài)管理工作，強化干部人事檔案隊伍建設，對管理人員隊伍質量有效提升；其三，對干部人事檔案查閱網絡審批制度建立。對傳統(tǒng)紙質審批程序取消，結合干部人事檔案的查詢內容、管理權限等情況，有效減少了物力、人力的浪費，簡化了干部人事檔案網上審批流程，有效實現網上辦公，從而提升干部人事檔案的應用效率、管理效率以及質量，促進數字化、信息化干部人事檔案管理；其四，經費投入制度有效建立。高校需要在議事日程中融入干部人事檔案管理工作，增加經費投入，保障干部人事檔案管理有充足的人員培訓經費、基礎建設經費、經費投入制度等，強化干部人事檔案投入，促進現代化、信息化檔案建設工作。相關管理人員需要針對干部人事檔案管理的不同細節(jié)，加強細化管理工作，促進科學化管理的實現。

四、結語

大學生干部人事檔案管理在促進高校發(fā)展中起著非常重要的作用，相關部門以及管理人員需要加強對高校干部人事檔案管理的重視。文章針對干部人事檔案管理過程中存在的不足，需采取有效措施，有效解決其中的問題，從而提升人事檔案管理的效率以及質量，促進其更好地發(fā)揮作用。