大數(shù)據(jù)時代下差旅費管理信息化探析

伍琳蕓 贛南醫(yī)學(xué)院第一附屬醫(yī)院

引言

在信息大數(shù)據(jù)廣泛應(yīng)用的時代，實行差旅費管理信息化已成為必然趨勢。差旅費管理信息化不僅僅是醫(yī)院整體資源優(yōu)化升級的要求，也是完善醫(yī)院內(nèi)部控制體系的要求。差旅費管理信息化不但拓展了數(shù)據(jù)獲取渠道，而且使財務(wù)管理更加透明化、清晰化，提高了醫(yī)院財務(wù)管理水平。

一、醫(yī)院差旅費管理內(nèi)部控制要求

（一）預(yù)算控制

醫(yī)院差旅費管理內(nèi)部控制要求之一，即具體落實預(yù)算控制工作，即嚴(yán)控預(yù)算執(zhí)行剛性，以信息登記形式保證預(yù)算控制活動的規(guī)范性。在此期間，制定預(yù)算管控制度，從而指導(dǎo)資金支出活動，盡最大可能提高資金利用率[1]。預(yù)算控制階段，細(xì)化權(quán)責(zé)分配，并動態(tài)改進(jìn)協(xié)調(diào)機制，確保經(jīng)濟業(yè)務(wù)在規(guī)范范圍內(nèi)開展，確保審批任務(wù)又好又快完成。除此之外，差旅費內(nèi)部控制階段，預(yù)算控制人員全面規(guī)避預(yù)算管理風(fēng)險，并從整體上提高預(yù)算執(zhí)行有效性，減少避免重復(fù)審批、越權(quán)審批和違規(guī)審批等現(xiàn)象。

（二）經(jīng)費使用范圍與標(biāo)準(zhǔn)控制

設(shè)定醫(yī)院在差旅經(jīng)費使用范圍的過程中，應(yīng)與地方相關(guān)法律法規(guī)的相關(guān)要求保持一致，針對經(jīng)費支出類型、結(jié)構(gòu)、適用范圍明確化，以便為支出事項標(biāo)準(zhǔn)化審核提供依據(jù)[2]。與此同時，完善經(jīng)費標(biāo)準(zhǔn)化控制體系，并全面優(yōu)化經(jīng)費開支管理程序，大大提高資金利用率。

（三）審批權(quán)限控制

在審批權(quán)限設(shè)置時，遵循科學(xué)化原則，確保經(jīng)費管理級次與權(quán)限相匹配，同時，審批級別、審批程序、審批職責(zé)科學(xué)化、合理化確定。為減少越權(quán)審批、越級審批現(xiàn)象，應(yīng)保證不同級別審批人員在授權(quán)范圍內(nèi)合規(guī)使用審批權(quán)力。同時，不同級別審批人員在額度內(nèi)合法處理業(yè)務(wù)及相關(guān)事項，確保差旅費管理工作規(guī)范化開展。

二、傳統(tǒng)差旅費管理存在的弊端

（一）報銷流程耗時長，效率低

差旅費手工報銷模式下，報銷人需遵循：事前提交出差申請—部門負(fù)責(zé)人及分管院領(lǐng)導(dǎo)審批—財務(wù)初審（事前審批單是否合規(guī)，票據(jù)是否真實完整、報銷金額核算）—部門負(fù)責(zé)人審批—財務(wù)負(fù)責(zé)人審批—出納付款。

報銷人員在傳統(tǒng)報賬模式下提出差旅費報銷請求，往往因制度了解片面、報銷程序煩瑣而重復(fù)申請，長此以往會失去耐心，且精力不足。財務(wù)人員處理差旅費報銷任務(wù)時，往往以手工核算方式為主，這無疑會延長報銷時間，且出錯率較高，導(dǎo)致電算化模式的應(yīng)用停留在理論層面，難以深化財務(wù)管理工作改革。負(fù)責(zé)審批的領(lǐng)導(dǎo)因事務(wù)繁雜而業(yè)務(wù)處理時間長，這意味著報銷人要靜心等待，如果實際等待時間超出報銷人的心理預(yù)設(shè)時間，便極易產(chǎn)生矛盾。除此之外，差旅費手工報銷模式的顯著特征是零散審簽，這既會耗費時間，又極易打斷領(lǐng)導(dǎo)的工作思路。總結(jié)可知，差旅費報賬流程線下運作，報銷人無法通過信息系統(tǒng)查看報賬進(jìn)度，這說明差旅費管理環(huán)節(jié)存在信息非對稱現(xiàn)象，隨著差旅費報銷任務(wù)量的不斷增多，差旅費手工報銷模式將面臨嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。

（二）經(jīng)費使用數(shù)據(jù)無法實時共享

如今，傳統(tǒng)的線下差旅費報銷模式系統(tǒng)間協(xié)同協(xié)作效果不盡如人意，這在一定程度上會延長經(jīng)費使用數(shù)據(jù)共享時間，難以充分利用系統(tǒng)交互運作優(yōu)勢，導(dǎo)致醫(yī)院財務(wù)管理效率大幅降低。具體來說，首先，經(jīng)費管理部門無法實時掌握經(jīng)費預(yù)算的執(zhí)行情況，無法根據(jù)經(jīng)費的實時使用狀況調(diào)整經(jīng)費管理策略；其次報銷人員無法掌握差旅費報銷進(jìn)度導(dǎo)致溝通成本增加，影響財務(wù)科的員工滿意度。

三、差旅費管理信息化建設(shè)

（一）差旅費報銷流程

醫(yī)院推廣智能差旅費報銷模式后，遵循申請遞交、報銷單打印與遞交、影像掃描、等待審批、初審結(jié)果共享、復(fù)審結(jié)果共享和出納付款這一流程。各環(huán)節(jié)管理內(nèi)容如下：

第一，遞交事前出差申請。出差人在信息系統(tǒng)中填寫出差審批表，根據(jù)出差類型推送給所在部門負(fù)責(zé)人、預(yù)算歸口部門負(fù)責(zé)人、分管院領(lǐng)導(dǎo)審批。出差人員只需靜候批復(fù)結(jié)果。出差工作人員都能夠自行遞交出差申請，并且實時掌握審批情況。第二，遞交差旅費報銷單。事后報銷人在出差審批表后鏈接發(fā)票、車船票等，提交報銷申請。為提高差旅費報銷成功率，應(yīng)放置相關(guān)附件，避免因報銷材料不全而重復(fù)申報，導(dǎo)致資源利用率降低。第三，影像掃描。票據(jù)員針對上述報銷人遞交材料逐項掃描，并傳輸?shù)诫娮佑跋裣到y(tǒng)，為后期審核提供電子信息依據(jù)。第四，等待審批。差旅費審批環(huán)節(jié)層層推進(jìn)，目的是完成如實報銷任務(wù)，避免為投機取巧行為提供可乘之機。一般來說，審批工作由部門負(fù)責(zé)人、各院領(lǐng)導(dǎo)以及預(yù)算歸口部負(fù)責(zé)人等多層級共審。通過審批后，意味著報銷工作順利進(jìn)行。審批不合格情況下，則駁回報銷申請。第五，初審結(jié)果共享。初步審查差旅費報銷環(huán)節(jié)是否存在違規(guī)現(xiàn)象，同時，檢查附件資料是否全面、真實。此外，報銷憑證來源是否可信。一旦發(fā)現(xiàn)違規(guī)現(xiàn)象，有權(quán)駁回報銷申請。第六，復(fù)審結(jié)果共享。工作人員圍繞上述審核過程及結(jié)果再次進(jìn)行真實性驗證，驗證無誤后，將憑證信息傳向會計核算系統(tǒng)。第七，出納付款。出納將通過財務(wù)復(fù)審的報銷單向上遞交，通過銀醫(yī)互聯(lián)系統(tǒng)進(jìn)行資金支付。

（二）數(shù)據(jù)共享，優(yōu)化預(yù)算分析管理

差旅費的信息化建設(shè)包括辦公系統(tǒng)、票聯(lián)系統(tǒng)、商旅系統(tǒng)、電子檔案管理系統(tǒng)、銀醫(yī)互聯(lián)系統(tǒng)、移動報銷端、人力資源系統(tǒng)等組成，數(shù)據(jù)信息在各系統(tǒng)間便捷傳輸[4]。與此同時，各類系統(tǒng)與信息平臺處于互聯(lián)互通狀態(tài)，在一定程度上突破了系統(tǒng)間數(shù)據(jù)信息傳輸屏障，能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)信息有效獲取目的，這無疑會提高醫(yī)院財務(wù)工作實效性。從差旅費報銷人員角度來看，報銷環(huán)節(jié)能夠簡化程序、優(yōu)化流程，避免耗時、耗力，推動差旅費管理工作向系統(tǒng)化、精益化發(fā)展。

差旅費的信息化建設(shè)，能夠優(yōu)化預(yù)算分析管理程序，全面提高預(yù)算控制的有效性。從實際情況來看，以科室、預(yù)算指標(biāo)、資金來源為參照，決定開支事項是否需要事前申請，確定申請時，報銷人填寫申請單并提交，進(jìn)而圍繞業(yè)務(wù)類型預(yù)算校驗，當(dāng)開支項目不在規(guī)定的預(yù)算范圍內(nèi)，那么報銷活動無法繼續(xù)進(jìn)行，反之，凍結(jié)所選業(yè)務(wù)類型預(yù)算，并等到審核結(jié)果。審核階段，由領(lǐng)導(dǎo)、共享中心協(xié)同推進(jìn)。需注意的是，科學(xué)化、合理化設(shè)置信息系統(tǒng)，這既能全過程了解預(yù)算授權(quán)范圍內(nèi)報銷進(jìn)程，又能據(jù)此分析部門間在預(yù)算執(zhí)行環(huán)節(jié)的協(xié)配表現(xiàn)，避免出現(xiàn)徇私舞弊現(xiàn)象。換言之，智能報賬系統(tǒng)滿足預(yù)算的事前管理、過程管理需求，同時，有效規(guī)避無預(yù)算、超預(yù)算列支等行為，確保預(yù)算工作有效開展，進(jìn)而優(yōu)化業(yè)務(wù)控制效果，推動財務(wù)管理水平邁向新臺階。

（三）設(shè)置AI解答，醫(yī)院信息互通

差旅費信息化管理過程中設(shè)置AI解答。當(dāng)前，人工智能技術(shù)與醫(yī)療行業(yè)融合發(fā)展態(tài)勢不可阻擋，這既符合智慧醫(yī)院相關(guān)政策，又能為差旅費信息化、智能化管理提供有利條件。當(dāng)AI解答模式正常投用，則醫(yī)院信息孤島問題得到解決，同時，醫(yī)院數(shù)據(jù)采集、存儲、共享、使用等環(huán)節(jié)在技術(shù)支持下緊密聯(lián)系，這為醫(yī)院智慧建設(shè)奠定了堅實基礎(chǔ)。AI解答模式能否在醫(yī)院信息互通中發(fā)揮應(yīng)有優(yōu)勢，應(yīng)面向財務(wù)人員系統(tǒng)化培訓(xùn)。同時，向報銷人介紹有關(guān)AI解答的交互操作要求，直到財務(wù)人員、報銷人正確理解差旅費管理信息化模式，使AI解讀能力顯著提高。站在出差人員角度分析解讀有關(guān)差旅費報銷的政策信息大大加快差旅費報銷效率，同時，整個報銷過程簡潔明了，取得財務(wù)信息化管理的良好效果。

結(jié)語

綜上所述，醫(yī)院實行差旅費管理信息化，能夠使差旅費管理過程更加清晰，管理方式也更加便利，有利于形成科學(xué)的財務(wù)管理系統(tǒng)，增強醫(yī)院財務(wù)管理信息化的能力。通過完善差旅費使用流程，增加醫(yī)院財務(wù)使用的科學(xué)性，在大數(shù)據(jù)時代，實行差旅費管理信息化，有利于推動醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展，使醫(yī)院資源合理配置。