辦公室文件傳閱工作過程管理分析

文/國家廣播電視總局五五二臺 陳妤

現(xiàn)代化辦公管理對文件傳閱工作的效率和質量都提出了高標準、嚴要求。辦公室文件傳閱工作的效率和質量，是文秘人員工作能力的直接體現(xiàn)。因此，工作人員要在文件傳閱過程中遵循原則，有效提升文件傳閱工作的效率，不斷優(yōu)化文件傳閱工作的質量。用科學有效的方法，對辦公室文件傳閱工作的過程進行管理，是文秘人員的重點工作內容和工作目標。

一、在辦公室文件傳閱工作過程中必須遵循的管理原則

（一）文件傳閱夾管理原則。為使文件更加便于管理和查找，文件傳閱夾要做好專夾專用，對文件做好歸類存放。如針對省市政府、局機關以及批辦文件等，要分不同的文件夾分別進行存放，不能混合使用和存放。

（二）傳閱順序管理原則。事業(yè)單位在進行辦公室文件傳閱的過程中，要遵循相關傳閱順序流程。在傳閱工作過程中，若遇到領導外出，可以將文件順延到下一位領導處進行傳閱；外出領導回來之后，要及時進行補閱。這樣不僅提升了文件傳閱速度，更能有效防止文件積壓等問題的產生。

（三）文件登記手續(xù)的管理原則。對領導批示的文件，要進行嚴格的手續(xù)登記管理，做到準確掌握每個文件的行蹤。另外，相關文秘工作人員要盡到自己的責任和義務，注意提醒領導在傳閱文件時不要將文件從文件夾中抽出或留存，避免發(fā)生文件丟失或失控等情況。

（四）領導批示的文件落實原則。領導已經進行了批示的文件，要在登記后和相關部門及時取得聯(lián)系。特別是針對需要及時辦理的文件，文秘人員在做好登記之后，要和相關部門及時取得聯(lián)系，并做好辦理結果反饋工作。

（五）文件保密管理原則。對辦公室文秘人員，要提升其專業(yè)素養(yǎng)，強化文件保密意識。要制定科學、專業(yè)的文件保密工作制度，避免文件傳閱工作中出現(xiàn)信息或內容泄露等問題。對已經傳閱完畢的文件，文秘人員要按照規(guī)定及時存檔，以免造成文件遺失等事件的發(fā)生。

二、辦公室文件傳閱工作過程管理中文秘人員的職責綜合素質

（一）文秘人員要嚴格遵守文件保密工作的紀律。

文秘人員每天要面對很多不同密級的文件，在文件收發(fā)的過程中，要嚴格遵守《保密法》以及保密規(guī)章制度和文件傳閱的相關制度，做好保密工作，提升保密意識，以高標準要求自己，以工作中無失誤為目標，切實做好重要文件和重點單位的保密防范工作。另外，文秘人員會經常出入領導辦公室呈送文件、資料，可能遇到領導商討、研究保密事項，這就要求文秘人員具有一定的專業(yè)素養(yǎng)，知道工作中哪些不該聽、不該說、不該看以及不該問，嚴格遵守保密紀律，做好文件保密工作。

（二）掌握并熟悉領導的分工和職責范圍。在辦公室文件傳閱工作中，要想提升工作效率和質量，必須對相關領導的分工和職責范圍進行清晰了解和掌握，以求在傳閱和批送文件的過程中做到準確無誤。同時，要掌握各個部門的工作流程以及相關單位的公文處理流程，把文件及時、準確地傳遞到相應部門，使文件傳閱工作高效、快捷、無誤地進行。

（三）提升文件收發(fā)效率。文秘工作人員在文件傳閱工作中，做好文件的收發(fā)、分類、編號以及登記等工作，是有效開展文件傳閱工作的基礎。文秘工作人員要做好文件傳閱單的粘貼，接收的文件要及時給領導傳閱、分類歸檔。在傳閱過程中要嚴格按照規(guī)定的范圍進行傳閱，禁止私自擴大傳閱范圍以及將機要文件帶出辦公室等行為。同時，文秘人員即使每天收到再多的文件，也要對每一份文件進行認真仔細地閱讀，這樣才能準確根據文件內容進行發(fā)文，以免出現(xiàn)遺漏或報錯領導等情況發(fā)生。另外，為了確保文件及時下達，文件的登記要做到不過夜，急件要急辦。針對需要結果的文件，要用顏色醒目的記號筆進行標注，特急件要直接和相關領導取得聯(lián)系，落實到位。

（四）文秘人員應具備的素質。文秘人員的專業(yè)素質對文件傳閱工作的效率和質量有直接影響。新的時代發(fā)展背景下，對文秘工作者的素質提出了更高要求。文秘人員必須在思想政治、職業(yè)道德、心理素質以及業(yè)務能力等方面都具備較高素質，才能在競爭激烈的現(xiàn)代化社會求得發(fā)展。1.基本素質。（1）身體素質。健康的身體是文秘人員應具備的基本條件，也是做好文秘工作的重要前提。身體情況欠佳的人很難勝任文秘工作。（2）心理素質。文秘工作者要具備健康向上的心理狀態(tài)，不讓情緒影響工作，以平和的心態(tài)對待每天的工作。若是心理不健康，無法控制自己情緒，也無法勝任文秘工作。（3）思想素質。作為文秘工作者要具有愛崗敬業(yè)精神，實事求是和創(chuàng)新的精神，還應具有一定的社會責任感、寬闊的視野和胸懷。2.政治素質。文秘工作具有一定的政治性，因此，文秘工作者應該加強自身的政治修養(yǎng)，注重思想政治素質的提高。在文件傳閱工作的開展中，文秘工作者在做好本職工作的同時，要堅持正確的立場，樹立正確的人生觀、價值觀以及世界觀，具有政治鑒別力和政治敏銳性。文秘工作者接觸的都是文件檔案，無論國家機關還是企事業(yè)單位，其檔案室所保存的都是政治、經濟、文化科技等相關內容的文件材料，是國家的財富，具有一定的政治價值。因此，文秘工作人員必須注重自身政治素質的提升。3.業(yè)務能力素質。文秘人員要具有一定的業(yè)務素質。首先，要有扎實的理論知識基礎、公文的處理技能、外語包括等。還要注重對信息的收集，關注各行業(yè)的發(fā)展動態(tài)等。其次，文秘人員要具備一定的實踐經驗，在工作中要總結好的工作經驗和方法，加強交流和學習，提升工作效率和工作能力。此外文秘人員要具備較高的辦事能力。文秘工作瑣碎而且煩雜，工作人員要具備較高的辦事能力，掌握工作方法和辦事技巧，注重在日常工作中對自身辦事能力的提升。4.文化知識素養(yǎng)。文秘工作者在工作中面對的是各類文件，因此要注重自身文化素養(yǎng)的提升。首先是基礎的文化知識方面，從對文字的理解到文章的寫作、知識的廣度及寬度，還有對文章的論述等。其次要不斷對新事物和新知識進行學習，例如當代社會出現(xiàn)的新文化、新觀點等，并對社會科學以及自然科學進行較為深入的了解，打好自身文化基礎，才能做好文秘工作。第三要掌握計算機技術。計算機技術的應用在現(xiàn)代化辦公中已經十分普及，文秘工作中計算機技術的應用，可以讓工作效率得到有效提升。

三、良好的辦公室文件傳閱工作過程的管理方法

（一）文件的歸檔和分類要科學規(guī)范。辦公室文件傳閱工作過程中，對文件進行簽收、登記以及分類存檔等，是傳閱過程管理的主要內容，也是非常重要的工作內容，各項工作都應由專人來負責。如文件應由固定工作人員經查驗無誤后進行簽收。文件的登記工作應由專門負責登記的工作人員根據文件的題目、日期、編號、機密等級和程度等進行登記管理。給文件分類是一個相對細致的過程，工作人員可以按照上級、同級以及下級三類文件標準進行分類管理；也可以按照文件的性質和內容，把文件分為分報件和呈報件兩類。另外，辦公室的文件傳閱順序可以采取由下至上的順序進行。這樣的傳閱順序有助于下級領導更加準確充分地發(fā)表意見，也有助于上級領導更加清晰地了解單位內部各層員工的想法和建議，便于正確判斷和決策。

（二）文件的摘要和記錄要嚴謹準確。辦公室文件傳閱工作過程管理中，相關工作人員首先要對每一份文件進行認真閱讀和分析。對文件的主要內容進行摘要和記錄，以便單位各個部門和領導進行傳閱，更好地落實文件內容和精神，提升文件傳閱工作的效率。如針對關于政策下達的文件，工作人員可以把舊政策先予以整理，然后將新、舊政策進行對比，再對新政策和新要求進行總結，更加方便領導進行參考和審閱，能大大提升文件傳閱工作的效率。另外，對文件中與本單位相關的內容進行標示，更有利于領導快速找到與本單位相關的內容進行批示。

（三）強化文件傳閱工作過程中的督辦與監(jiān)察管理。在文件傳閱工作開展中，相關工作人員要加強對文件傳閱工作流程、文件內容以及文件檔案管理等工作督辦和監(jiān)察。如在文件傳閱的過程中，有一些需要領導批示的文件，工作人員要根據時效要求，及時督促領導進行文件的批示，提升工作效率，為單位整體工作的有序開展提供保障。對于需要落實的文件，工作人員要和相關部門及時取得聯(lián)系，根據文件內容以及實際需求做好具體事項的跟進，使工作真正落到實處。

四、結語

總而言之，辦公室文件傳閱工作煩雜而又非常嚴謹，對單位的發(fā)展具有重要的現(xiàn)實意義。因此，辦公室文件傳閱工作人員要提升自身工作能力和綜合素養(yǎng)，在工作中積極探究和創(chuàng)新，更加專業(yè)、科學地開展文件傳閱工作，從而有效提升工作效率。