現(xiàn)代院所治理中提升辦公室公文處理能力的思考
——以北京市農(nóng)林科學(xué)院為例

文/北京市農(nóng)林科學(xué)院 吳彥澎 李昀 李瀟 朱利軍

公文是法定機(jī)關(guān)或其他社會(huì)組織在公務(wù)活動(dòng)中，具有法律效力和規(guī)范的文體。凡是從事行政事務(wù)的工作人員，都要通過公文來傳達(dá)政令政策、處理公務(wù)，以協(xié)調(diào)各種關(guān)系、決定各項(xiàng)事務(wù)，使工作正確、高效地進(jìn)行。《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》（中辦發(fā)〔2012〕14號(hào)）（以下簡(jiǎn)稱《條例》）《北京市黨政機(jī)關(guān)公文處理辦法》（京辦發(fā)〔2014〕23號(hào)）（以下簡(jiǎn)稱《辦法》）就是黨和國(guó)家、北京市委和市政府高度重視公文處理工作的結(jié)晶，對(duì)提高各單位公文處理工作的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化水平，以及公文處理工作的質(zhì)量和效率具有里程碑式的意義。

一、現(xiàn)代院所治理中公文處理的重要意義

我國(guó)正在積極地實(shí)施國(guó)家治理體系和治理能力現(xiàn)代化建設(shè)，國(guó)家治理體系的不斷豐富和完善對(duì)現(xiàn)代科研院所高效治理提出了具體而明確的改革要求：在現(xiàn)代院所治理中，科研單位作為社會(huì)組織，與政府各個(gè)組成部門存在著業(yè)務(wù)上的往來，與社會(huì)上各企業(yè)和團(tuán)體有著緊密而復(fù)雜的聯(lián)系；在本單位內(nèi)部，內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)和下屬單位又存在著上下級(jí)的管理、指導(dǎo)關(guān)系。在各種關(guān)系的交織中，公文起到了上傳下達(dá)、溝通聯(lián)系、領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)的作用。因此，各級(jí)辦公室公文寫作水平的高低、公文處理的效率，是影響科研單位與其他社會(huì)組織聯(lián)系順暢程度的重要因素之一，是科研單位內(nèi)部的運(yùn)行、流轉(zhuǎn)是否高效的決定因素之一，更是各單位新時(shí)期院所治理能力是否現(xiàn)代化的重要體現(xiàn)。

二、現(xiàn)狀及主要做法

（一）出臺(tái)規(guī)章制度，規(guī)范公文處理。北京市農(nóng)林科學(xué)院（以下簡(jiǎn)稱“北京院”）是北京市政府直屬事業(yè)單位，長(zhǎng)期以來堅(jiān)持公文處理的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化建設(shè)。根據(jù)《條例》和《辦法》，結(jié)合北京院工作實(shí)際，出臺(tái)了《北京市農(nóng)林科學(xué)院公文處理辦法》，從公文種類、格式、形式、規(guī)則、發(fā)文和收文辦理、管理等方面進(jìn)行了全面的規(guī)定，進(jìn)一步規(guī)范了公文處理的各個(gè)流程。

（二）利用信息化手段促進(jìn)規(guī)范化流程。北京院2016年啟動(dòng)了“協(xié)同辦公平臺(tái)”建設(shè)，其目的就是確保體系運(yùn)行的科學(xué)化、現(xiàn)代化和智慧化，全面提升科研創(chuàng)新能力和現(xiàn)代管理水平。其中“辦公管理”模塊讓公文處理的全流程可跟蹤，全天時(shí)可辦公，極大地提升了公文處理的規(guī)范性和公文流轉(zhuǎn)的效率。

（三）開展“五型”機(jī)關(guān)人才隊(duì)伍建設(shè)。北京院為進(jìn)一步提升機(jī)關(guān)行政人員的角色認(rèn)同感、使命感和效能感，培養(yǎng)創(chuàng)新思維，強(qiáng)化創(chuàng)新意識(shí)，不斷提高工作執(zhí)行力和精細(xì)化管理服務(wù)水平，在機(jī)關(guān)內(nèi)部開展“服務(wù)型、規(guī)范型、學(xué)習(xí)型、創(chuàng)新型、和諧型”五型機(jī)關(guān)建設(shè)，努力形成與北京院科研地位相匹配、與一流現(xiàn)代院所相適應(yīng)的管理隊(duì)伍，保障了人才隊(duì)伍的穩(wěn)定性和積極性。

三、存在的問題

（一）重視程度不夠。北京院下屬二級(jí)單位（所、中心）為公益類科研單位，以科研為主業(yè)，以科研成果產(chǎn)出為考核評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，所（中心）領(lǐng)導(dǎo)將主要的工作精力放在科研事業(yè)發(fā)展上，對(duì)公文處理的工作鮮有問津。所（中心）辦公室文秘人員認(rèn)為公文工作缺乏技術(shù)含量，不是本單位的主要業(yè)務(wù)，忽略了公文的重要性。同時(shí)，所（中心）公文的使用頻率相對(duì)較低，導(dǎo)致文秘人員出現(xiàn)工作程序不熟、基礎(chǔ)知識(shí)不牢、重視程度不足、缺乏工作熱情和責(zé)任心等問題。

（二）業(yè)務(wù)水平不高?！稐l例》中關(guān)于公文的種類有15種，就北京院下屬二級(jí)單位來說，對(duì)上級(jí)單位（院機(jī)關(guān)）主要使用“請(qǐng)示”和“報(bào)告”兩個(gè)文種。即使這樣，往往會(huì)出現(xiàn)“請(qǐng)示報(bào)告”合體、“報(bào)告”中夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)、“請(qǐng)示”中含多個(gè)請(qǐng)示事項(xiàng)的不規(guī)范公文。同時(shí)，收文登記混亂、公文格式不準(zhǔn)確、行文程序不規(guī)范、文種使用不當(dāng)?shù)葐栴}都是辦公室文秘人員業(yè)務(wù)水平不高的直接表現(xiàn)。

（三）過分注重公文格式。部分所（中心）文秘人員在公文寫作的過程中，盲目追求公文格式的規(guī)范性，忽略了行文規(guī)則和內(nèi)容的準(zhǔn)確性，造成看似規(guī)范但“文不對(duì)題”“本末倒置”的不規(guī)范公文。正確掌握公文的格式固然重要，但格式只是程式化的規(guī)定，是公文寫作中的基本能力，如過分注重必然會(huì)導(dǎo)致對(duì)公文寫作中其他方面的放松。

（四）完全依賴慣例模仿。部分所（中心）行政管理人員不固定，人員輪崗流動(dòng)性大，新職工缺乏系統(tǒng)、規(guī)范、專業(yè)的培訓(xùn)，對(duì)行政事務(wù)的工作流程、行為準(zhǔn)則、公文寫作和處理等方面缺乏經(jīng)驗(yàn)，往往按照慣例模仿、加工以往公文。雖然能快速上手應(yīng)急一時(shí)，但單純依賴慣例開展寫作，不深刻理解各類公文的特征和寫作要點(diǎn)，不對(duì)公文的種類、格式、行文規(guī)則有明確的辨別，極易出現(xiàn)讓人啼笑皆非的公文。

四、對(duì)策及建議

（一）建立健全公文處理制度。管理工作的制度化是現(xiàn)代院所治理中的重要內(nèi)容。要建立適合本單位實(shí)情的公文處理制度，確保管理嚴(yán)格規(guī)范，公文效能充分發(fā)揮。各單位要根據(jù)新形勢(shì)，結(jié)合自身情況，進(jìn)一步修訂、完善現(xiàn)有公文處理辦法。特別是要建立公文審核機(jī)制，加強(qiáng)審核力度。這是科研單位普遍存在的薄弱環(huán)節(jié)，經(jīng)常因不確定性因素而忽視對(duì)公文的審核，造成后續(xù)公文流轉(zhuǎn)延遲滯后。要遵守“宏觀在前，微觀在后；嚴(yán)守門關(guān)，切忌包辦”的原則和“行文關(guān)、原則關(guān)、內(nèi)容關(guān)、會(huì)簽關(guān)、文字關(guān)、體例格式關(guān)、收文關(guān)”七道關(guān)。明確規(guī)定經(jīng)審核不符合規(guī)定的公文，應(yīng)當(dāng)及時(shí)退回并說明理由。同時(shí)，要明確各級(jí)辦公室主任是本單位公文處理工作的第一責(zé)任人，明確本單位主要領(lǐng)導(dǎo)為公文的唯一簽發(fā)人，用制度的約束提升公文處理的質(zhì)量。

（二）加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，提高重視程度?！稐l例》和《辦法》明確規(guī)定，應(yīng)當(dāng)高度重視公文處理工作，加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)。各單位應(yīng)通過多種形式向全體干部職工宣傳公文處理工作的重要性，特別是轉(zhuǎn)變所（中心）領(lǐng)導(dǎo)同志的觀念和思想，促使他們真正認(rèn)識(shí)到公文處理工作是行政工作中的重要環(huán)節(jié)。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要加大對(duì)公文寫作和公文處理的組織領(lǐng)導(dǎo)和支持力度，切實(shí)發(fā)揮好模范帶頭和表率作用。行政文秘人員要增強(qiáng)責(zé)任感和效能感，加強(qiáng)理論政策學(xué)習(xí)，增強(qiáng)創(chuàng)新意識(shí)和開拓精神，敢于擔(dān)當(dāng)，勇于負(fù)責(zé)，進(jìn)一步改進(jìn)工作作風(fēng)，提升工作能力。還要持續(xù)提升文秘人員的服務(wù)能力，要有“向前一步”的大局意識(shí)，保障公文處理工作的嚴(yán)肅性。

（三）加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)。人才是第一資源，公文處理工作要嚴(yán)格規(guī)范公文質(zhì)量，要達(dá)到最優(yōu)，人才隊(duì)伍建設(shè)是關(guān)鍵。要提升文秘人員公文寫作和公文處理的能力，各單位要重點(diǎn)做好以下三個(gè)方面：一是加強(qiáng)《條例》的深入學(xué)習(xí)，以具體的案例應(yīng)用為切入點(diǎn)，分析不同類型公文的特點(diǎn)以及運(yùn)用范圍，達(dá)到融會(huì)貫通的目的。二是要通過“走出去”和“請(qǐng)進(jìn)來”相結(jié)合的方式，鼓勵(lì)文秘人員參加公文處理的專題培訓(xùn)，到上級(jí)單位或兄弟院所取經(jīng)，學(xué)習(xí)別人的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)和理念；定期邀請(qǐng)行業(yè)專家作專題講座，為文秘人員提供樹立學(xué)習(xí)理念、拓寬知識(shí)視野、更新知識(shí)結(jié)構(gòu)的機(jī)會(huì)。三是充分發(fā)揮辦公室經(jīng)驗(yàn)豐富的老同志“傳幫帶”作用，對(duì)年輕同志在業(yè)務(wù)上進(jìn)行指導(dǎo)，答疑解惑，傳道授業(yè)，提升年輕人工作的積極性和主動(dòng)性。

（四）倡導(dǎo)辦公室文秘人員提升自身素質(zhì)。自學(xué)是提升公文寫作能力的必經(jīng)之路，真正的公文“一支筆”應(yīng)具備以下特點(diǎn)：一是超強(qiáng)的學(xué)習(xí)能力?！敖o人一瓢水，自己得有一桶水?！币氚压膶懨靼?，自己先想明白，不能“以其昏昏使人昭昭”。這就要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，上至黨和國(guó)家大政方針和行業(yè)動(dòng)態(tài)，下至單位規(guī)章制度，不斷增加知識(shí)的厚度。二是超前的思考習(xí)慣。公文寫作要準(zhǔn)確地體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)意圖才能得到領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)可，這就要求文秘人員要站在領(lǐng)導(dǎo)和單位全局的角度思考問題。想領(lǐng)導(dǎo)之所想，思領(lǐng)導(dǎo)未所思，公文寫作才能過關(guān)，不至于反復(fù)修改甚至推倒重來。

綜上所述，公文寫作和公文處理能力在現(xiàn)代院所治理中發(fā)揮著舉足輕重的作用。公文因其內(nèi)容簡(jiǎn)潔、主題突出、表述準(zhǔn)確、文字精練的特點(diǎn)，決定了公文寫作更高質(zhì)量的要求。公文處理因具有過程相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的特點(diǎn)，決定了公文處理的嚴(yán)謹(jǐn)性和嚴(yán)肅性的要求。提升公文寫作和處理能力并非一朝一夕之功，科研單位需要“外因”“內(nèi)因”共同發(fā)力，才能更好地適應(yīng)新時(shí)期現(xiàn)代院所治理的新要求。