信息時(shí)代檔案管理新思路探索

（長春職業(yè)技術(shù)學(xué)院,吉林 長春 130033）

0 引言

隨著時(shí)代的發(fā)展以及科技水平的提升，人們越來越意識到檔案管理工作的重要性。而在傳統(tǒng)檔案管理模式中普遍存在重視程度不夠、專業(yè)能力不足、崗位素養(yǎng)缺失、信息化建設(shè)過于表層化、電子檔案安全性缺失等問題，嚴(yán)重影響檔案管理工作的順利開展及健康發(fā)展。因此，結(jié)合時(shí)代發(fā)展體征，探索新時(shí)期檔案管理工作的新思路具有十分重要的意義。

1 現(xiàn)階段檔案管理工作存在的問題

從檔案管理內(nèi)部因素的角度分析，現(xiàn)階段檔案管理工作主要體現(xiàn)出以下3個(gè)主要問題：首先是對檔案管理工作缺乏重視。很多企事業(yè)單位沒有意識到檔案對于企業(yè)或單位發(fā)展的重要性，忽視對其的管理工作，在實(shí)際管理過程中，不能有效落實(shí)國家相關(guān)法律法規(guī)，導(dǎo)致管理工作混亂；其次是基礎(chǔ)性管理業(yè)務(wù)薄弱。具體表現(xiàn)為缺乏系統(tǒng)健全的檔案管理制度和部門監(jiān)督體系，導(dǎo)致基礎(chǔ)性管理業(yè)務(wù)不符合行業(yè)規(guī)范甚至出現(xiàn)違法違規(guī)行為；最后是管理人員職業(yè)素養(yǎng)不過硬。具體表現(xiàn)在兩個(gè)方面，一方面是很多檔案管理人員沒有經(jīng)過專業(yè)化的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，導(dǎo)致檔案管理意識和能力沒有達(dá)到崗位要求，另一方面是部分管理人員缺乏端正的工作態(tài)度及良好的崗位責(zé)任感，對待工作敷衍了事[1]。

從檔案管理外部因素的角度分析，也存在3個(gè)主要問題：首先是由于檔案文件系統(tǒng)不兼容而引發(fā)的歸檔問題。目前，在我國很多企事業(yè)單位中普遍存在智能化辦公系統(tǒng)與檔案管理管理系統(tǒng)缺乏兼容性，甚至相互沖突的情況，導(dǎo)致電子檔案歸檔困難；其次是由于檔案管理平臺缺乏而引發(fā)的信息利用率低下問題。由于缺少標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化、智能化、網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理平臺，現(xiàn)階段，所謂的檔案信息化管理仍主要停留于利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對電子化檔案進(jìn)行簡單編輯和錄入的初級階段，大部分管理工作仍以人工操作為主，顯著降低了檔案信息管理、調(diào)閱、傳輸?shù)男剩蛔詈笫怯捎谶^度依賴信息技術(shù)而引發(fā)的電子檔案安全問題。由于具有操作簡便、儲存方便、易于傳輸?shù)燃夹g(shù)優(yōu)勢，電子檔案逐漸成為現(xiàn)階段我國企事業(yè)單位主要的檔案形式。但是，受到信息技術(shù)、硬件設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)安全等多種因素的影響，電子文檔在使用過程中，經(jīng)常出現(xiàn)文件損壞、數(shù)據(jù)丟失、感染病毒等問題，嚴(yán)重影響檔案的保存狀態(tài)和安全性[2]。

2 新時(shí)期檔案管理工作的新思路

2.1 提升檔案管理信息化工作重視程度

提升企事業(yè)單位對檔案管理工作的重視程度是新時(shí)期強(qiáng)化檔案管理工作的首要前提，是實(shí)施規(guī)范化、科學(xué)化、高效化、信息化檔案管理的重要思想意識基礎(chǔ)。作為企事業(yè)單位發(fā)展的“領(lǐng)航員”，高層管理者應(yīng)明確信息技術(shù)在檔案管理工作中的重要意義，盡可能為檔案管理創(chuàng)造有利的工作環(huán)境，推動(dòng)其順利地開展。在此基礎(chǔ)上，還要加大檔案管理工作的人力和財(cái)力投入力度，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，積極引進(jìn)先進(jìn)檔案管理技術(shù)和設(shè)備，推動(dòng)檔案管理信息化的建設(shè)進(jìn)程，構(gòu)建現(xiàn)代化、智能化、科學(xué)化的新時(shí)期檔案管理模式及體系，在提升其管理實(shí)效性的同時(shí)，促進(jìn)檔案管理工作的健康、長久發(fā)展[3]。

2.2 增強(qiáng)檔案管理人員信息技術(shù)應(yīng)用水平與職業(yè)素養(yǎng)

增強(qiáng)檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)是信息時(shí)代檔案管理新思路的重要組成部分，是提升企事業(yè)單位檔案管理水平的重要途徑。要加強(qiáng)檔案管理人員的信息技術(shù)水平，為工作人員提供專業(yè)培訓(xùn)等，使每一位檔案管理人員都有信息意識，具備信息時(shí)代檔案管理的基本水平。

管理人員職業(yè)素養(yǎng)的提升包含“管理能力提升”和“意志品質(zhì)塑造”兩個(gè)層面。從管理能力提升的層面出發(fā)，一方面要提高管理人員任用標(biāo)準(zhǔn)，通過“持證上崗”“優(yōu)勝劣汰”等管理制度，從根源上提升崗位人員的專業(yè)能力。另一方面對在崗管理人員要定期進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容不僅要包含專業(yè)化的理論內(nèi)容，還要包含最新的管理理念，從而確保檔案管理人員始終具有符合時(shí)代發(fā)展需求的專業(yè)能力和管理理念。從意志品質(zhì)塑造的層面出發(fā)，企事業(yè)單位應(yīng)建立健全相關(guān)的考核制度、獎(jiǎng)懲制度及責(zé)任制度。通過明確、系統(tǒng)的管理?xiàng)l例及獎(jiǎng)懲措施，對檔案管理人員的工作態(tài)度、思想意識、崗位責(zé)任感進(jìn)行考核與評價(jià)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正其中存在的問題，從而確保檔案管理人員具備積極的工作態(tài)度和正向的崗位責(zé)任感及價(jià)值觀，從而全面提升管理人員的工作能力，促進(jìn)新時(shí)期企事業(yè)單位檔案管理水平的提升[4]。

2.3 按信息化標(biāo)準(zhǔn)梳理檔案管理各環(huán)節(jié)管理制度

檔案的“歸檔和完善”“開放和編研”“分類和保存”是企事業(yè)單位檔案管理的重要環(huán)節(jié)，優(yōu)化上述管理環(huán)節(jié)的管理制度，提升檔案管理工作的規(guī)范性和科學(xué)性，也是信息時(shí)代檔案管理新思路的重要組成部分。

對于“歸檔和完善”管理環(huán)節(jié)，企事業(yè)單位應(yīng)從以下幾個(gè)方面進(jìn)行優(yōu)化，以提升管理工作的科學(xué)性和嚴(yán)謹(jǐn)性。首先，制定詳細(xì)的檔案歸檔規(guī)范化管理制度，各部門需嚴(yán)格按照制度要求，按照所屬部門、立檔時(shí)間、事項(xiàng)編排等內(nèi)容進(jìn)行檔案立卷、交件目錄整理、檔案核查裝訂等工作，并交由檔案管理人員，進(jìn)行最終核查與歸檔。其次，對于涉及機(jī)要信息、重大項(xiàng)目、重點(diǎn)課題的關(guān)鍵性檔案資料，檔案管理人員必須認(rèn)真做好審查、核查、整理工作，避免發(fā)生文件混亂和遺漏問題。最后，將檔案管理的檢查、驗(yàn)收、監(jiān)督工作納入到相關(guān)部門的職能范圍內(nèi)，并建立系統(tǒng)、完善的檔案備查機(jī)制，在全面提升“歸檔和完善”工作監(jiān)督力度的同時(shí)，促進(jìn)其規(guī)范化發(fā)展。

對于“開放和編研”管理環(huán)節(jié)，應(yīng)進(jìn)行以下管理制度優(yōu)化：對于可公開性檔案而言，需要制定明確的開放性檔案查閱制度，詳細(xì)列舉出“身份證明”“查閱原因”等查閱人必須出具的信息或文件，檔案管理部門核實(shí)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行相關(guān)檔案的查閱。同時(shí)，還要對查閱、復(fù)印、摘錄等行為進(jìn)行約束和規(guī)范，確保檔案的安全性和完整性。對于非公開性檔案而言，任何人或組織在未經(jīng)授權(quán)和批準(zhǔn)的情況下，都不得進(jìn)行檔案的查閱和公開，違者應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行追責(zé)?！熬幯小笔菣n案管理的重要工作環(huán)節(jié)之一。如遇到檔案公開公布或出版的情況，必須要經(jīng)過檔案管理部門和企事業(yè)單位高層管理者的批準(zhǔn)，同時(shí)，珍貴性和機(jī)要性檔案原件不得提供使用。

對于“分類和保存”管理環(huán)節(jié)，以下幾個(gè)工作內(nèi)容需要格外注意?！皺n案分類”是檔案管理的核心工作環(huán)節(jié)，其主要包含編號、排列、分類3個(gè)主要工作內(nèi)容，在實(shí)際管理過程中，管理人員必須嚴(yán)格按照相關(guān)法律法規(guī)以及單位內(nèi)部檔案管理制度，認(rèn)真做好檔案的分類和保存工作。在未經(jīng)批準(zhǔn)的情況下，任何人不得擅自損壞、丟棄、損毀任何檔案資料，如獲批準(zhǔn)，則必須做好詳細(xì)的記錄工作。檔案管理部門要定期安排管理人員對檔案總數(shù)、單位時(shí)間內(nèi)移出和收錄檔案數(shù)量、檔案借閱和利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并繪制檔案管理信息匯總表，向上級主管部門報(bào)送及存檔。此外，檔案管理人員應(yīng)不斷提升檔案保護(hù)意識和能力，定期對檔案保存情況進(jìn)行核查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和補(bǔ)救紙質(zhì)檔案破損或褪色等保存問題，確保檔案能夠長期、完好的保存[5]。

2.4 加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)

隨著社會(huì)科技的飛速發(fā)展，現(xiàn)代信息技術(shù)被廣泛應(yīng)用到各個(gè)行業(yè)領(lǐng)域中，成為新時(shí)期推動(dòng)行業(yè)發(fā)展的主要?jiǎng)恿?。因此在信息化時(shí)代背景下，企事業(yè)單位應(yīng)積極加強(qiáng)檔案管理工作的信息化建設(shè)水平。檔案管理信息化建設(shè)主要考慮“安全性提升”和“網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)”兩個(gè)內(nèi)容。隨著計(jì)算機(jī)、掃描、大數(shù)據(jù)、OCR、多媒體等現(xiàn)代化信息技術(shù)的快速發(fā)展，電子檔案的形式逐漸向標(biāo)準(zhǔn)化、安全化發(fā)展，企事業(yè)單位檔案管理部門，應(yīng)積極引入先進(jìn)的信息化檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)不同載體類型檔案資料的數(shù)字化轉(zhuǎn)換，從而提升檔案的保存的安全性。同時(shí)，要加強(qiáng)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，一方面針對機(jī)要檔案和非公開性檔案，建立內(nèi)部局域網(wǎng)絡(luò)，在確保檔案安全性的基礎(chǔ)上，提升檔案內(nèi)部傳輸和調(diào)閱的便捷性，提升檔案管理效率；另一方面，對于公開性檔案，建立網(wǎng)絡(luò)化管理平臺，在提高管理效率的同時(shí)，提升檔案的豐富性和利用率[6]。

3 結(jié)語

綜上所述，針對傳統(tǒng)檔案管理工作中存在的諸多問題，在新時(shí)期背景下，企事業(yè)單位及檔案管理部門應(yīng)從思想意識、職業(yè)素養(yǎng)、管理環(huán)節(jié)、信息化建設(shè)等層面入手，通過定期培訓(xùn)、規(guī)范制度、引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)和設(shè)備等途徑，對傳統(tǒng)檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化與突破，從而探索出全新的管理思路，促進(jìn)檔案管理工作的健康、穩(wěn)定發(fā)展。