大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下高校后勤財(cái)務(wù)信息化建設(shè)探究

高敏芳 王明海 金陵科技學(xué)院

引言

我國行政事業(yè)單位自2019年1月1日起全面執(zhí)行新會(huì)計(jì)制度。新制度指出，行政事業(yè)單位開展會(huì)計(jì)信息化工作，應(yīng)當(dāng)符合財(cái)政部制定的相關(guān)會(huì)計(jì)信息化工作規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，確保利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段開展會(huì)計(jì)核算及生成的會(huì)計(jì)信息符合新制度的規(guī)定。這一規(guī)定對(duì)各高校的財(cái)務(wù)信息化建設(shè)提出了更高要求，同時(shí)也加大了會(huì)計(jì)核算上的工作量和難度。高校后勤部門管理和使用著學(xué)校一半以上的資產(chǎn)，管好用好資產(chǎn)必須依托信息化手段，信息化建設(shè)成為高校后勤管理中必需的重要工作。大數(shù)據(jù)時(shí)代下，各個(gè)高校后勤財(cái)會(huì)人員都要積極將信息技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)等引入財(cái)務(wù)管理工作，提升財(cái)務(wù)管理的信息化水平。

一、現(xiàn)階段高校后勤財(cái)務(wù)信息化建設(shè)中存在的問題

（一）高校后勤財(cái)務(wù)信息化建設(shè)范圍不明確

大數(shù)據(jù)時(shí)代下，高校后勤財(cái)務(wù)信息化程度的高低，直接影響著高校財(cái)務(wù)核算的全面性、系統(tǒng)性、連續(xù)性。傳統(tǒng)觀念下，財(cái)務(wù)信息化建設(shè)僅僅將手工記賬改為電腦記賬就可以，而維修成本的核算、飲食成本的核算、物業(yè)成本等核算所用的數(shù)據(jù)均采用最原始的手工記錄方式取得。所以，目前高校后勤財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的范圍并不明確。

（二）高校后勤財(cái)務(wù)信息化建設(shè)意識(shí)不明確

高校后勤工作人員普遍文化水平較低，他們所從事的工作都為最基本的服務(wù)工作，但是大數(shù)據(jù)時(shí)代下，往往高校大數(shù)據(jù)的源頭來自他們的工作。事實(shí)情況是高校后勤工作人員并沒有財(cái)務(wù)信息化的意識(shí)，如食堂負(fù)責(zé)售飯菜的工作人員在開餐前不去檢查收款機(jī)器是否正常，有的收款機(jī)器在信號(hào)不通的情況下運(yùn)行多日才被發(fā)現(xiàn)，雖然數(shù)據(jù)能在機(jī)器恢復(fù)正常后收回，但是這樣會(huì)給高校后勤財(cái)務(wù)核算造成極大影響，財(cái)務(wù)人員無法準(zhǔn)確核算出每月真實(shí)的食堂消費(fèi)情況。

（三）高校后勤財(cái)務(wù)信息化建設(shè)內(nèi)控制度不明確

高校后勤部門在提供飲食服務(wù)、物業(yè)服務(wù)、宿管服務(wù)、車輛管理等后勤保障服務(wù)的同時(shí)，管理和使用了高校很多的資產(chǎn)。有的高校后勤部門為了財(cái)務(wù)核算需要，引進(jìn)了相應(yīng)的資產(chǎn)管理系統(tǒng)，如食堂采購系統(tǒng)、維修材料采購系統(tǒng)、固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)、食堂消費(fèi)收款系統(tǒng)等。如此多的跟后勤財(cái)務(wù)核算有關(guān)的系統(tǒng)運(yùn)行使用的同時(shí)，先進(jìn)的信息化手段利用上了，但后勤部門并沒有相配套的明確的財(cái)務(wù)信息化建設(shè)內(nèi)控制度與之相匹配。

（四）高校后勤財(cái)務(wù)管理人員專業(yè)能力欠缺

目前高校后勤財(cái)務(wù)缺少“會(huì)計(jì)+信息技術(shù)”的復(fù)合型人才，每當(dāng)財(cái)務(wù)系統(tǒng)出現(xiàn)技術(shù)問題和系統(tǒng)上線新模塊時(shí)，都需要聯(lián)系軟件公司的技術(shù)人員進(jìn)行處理。由此造成財(cái)務(wù)人員同技術(shù)人員之間溝通成本較高，解決問題的周期太長，敏感財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)還存在泄密風(fēng)險(xiǎn)。

二、如何解決高校后勤財(cái)務(wù)信息化建設(shè)中存在的問題

（一）明確高校后勤財(cái)務(wù)信息化建設(shè)范圍，上線合適的后勤管理系統(tǒng)

在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，后勤財(cái)務(wù)信息化建設(shè)是數(shù)字化校園建設(shè)的一個(gè)部分，其范圍應(yīng)該涉及其管理和服務(wù)的每一個(gè)環(huán)節(jié)，才能保證財(cái)務(wù)核算的高效性和準(zhǔn)確性。運(yùn)用現(xiàn)代化的信息化手段快速得到財(cái)務(wù)核算所需的數(shù)據(jù)并進(jìn)行合理的分析，從而提高核算效率和準(zhǔn)確率；高校后勤高層管理人員根據(jù)財(cái)務(wù)的分析報(bào)告快速對(duì)后勤管理存在的薄弱環(huán)節(jié)從財(cái)務(wù)角度找出解決方案。高校后勤財(cái)務(wù)信息化建設(shè)需要有機(jī)整合財(cái)務(wù)系統(tǒng)內(nèi)部模塊以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的全面共享，又需要打通財(cái)務(wù)系統(tǒng)與各業(yè)務(wù)部門管理系統(tǒng)之間的接口，建立財(cái)務(wù)共享平臺(tái)。筆者所在的高校后勤以大數(shù)據(jù)為依托，經(jīng)過一年的試用，全面上線支付寶收款系統(tǒng)。該系統(tǒng)自上線兩年來，歷經(jīng)多次與校園網(wǎng)的互通，打通了微信、銀聯(lián)的支付接口，達(dá)到了校園范圍內(nèi)的全覆蓋，師生們真正享受到了大數(shù)據(jù)帶來的便捷。

（二）強(qiáng)化高校后勤工作人員的信息化意識(shí)

在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，高校后勤管理層必須要強(qiáng)化工作人員的信息化意識(shí)。高校后勤管理層必須要意識(shí)到“用流程制度強(qiáng)制，同時(shí)用信息化工具來固定工作習(xí)慣”，并從以下幾方面入手。

1.建立健全與高校后勤管理相適應(yīng)的信息化建設(shè)相關(guān)制度

制定合理、合適、符合高校后勤發(fā)展要求的制度，才有利于高校后勤財(cái)務(wù)信息化的深入開展，才能保障高校后勤財(cái)務(wù)核算的有效性、真實(shí)性。

2.根據(jù)不同的高校后勤服務(wù)種類，成立相對(duì)應(yīng)的服務(wù)中心

高校后勤管理層應(yīng)根據(jù)不同的高校后勤服務(wù)種類，成立相對(duì)應(yīng)的服務(wù)中心，如負(fù)責(zé)管理高校車輛的部門為車輛服務(wù)中心，負(fù)責(zé)師生飲食的部門為飲食服務(wù)中心，負(fù)責(zé)學(xué)生宿舍管理的部門為宿舍管理服務(wù)中心，而高校后勤財(cái)務(wù)部門為財(cái)務(wù)服務(wù)中心等。每個(gè)服務(wù)中心都有跟自己服務(wù)內(nèi)容相關(guān)的管理操作系統(tǒng)，這些操作系統(tǒng)最終都會(huì)形成各自的與財(cái)務(wù)核算相關(guān)的報(bào)表。各服務(wù)中心要營造協(xié)同協(xié)作精神，強(qiáng)化大局意識(shí)、團(tuán)隊(duì)意識(shí)和合作意識(shí)，通過建立與其他各服務(wù)中心尤其是財(cái)務(wù)服務(wù)中心的密切配合、運(yùn)轉(zhuǎn)協(xié)調(diào)、規(guī)范有序、優(yōu)質(zhì)高效的協(xié)同協(xié)作機(jī)制，形成有效的工作落實(shí)機(jī)制。

3.強(qiáng)化個(gè)人責(zé)任意識(shí)，切實(shí)履行崗位上職責(zé)

每一個(gè)服務(wù)環(huán)節(jié)的脫節(jié)，都會(huì)造成取得的信息不完整，不利于財(cái)務(wù)核算；高校后勤管理層應(yīng)幫助高校后勤工作人員樹立強(qiáng)烈的責(zé)任意識(shí)和進(jìn)取精神。使得高校后勤工作人員把精神狀態(tài)調(diào)整到最佳，精神狀態(tài)調(diào)整到最佳，自我要求調(diào)整到最嚴(yán)。決不消極應(yīng)付、敷衍塞責(zé)、推卸責(zé)任。養(yǎng)成認(rèn)真負(fù)責(zé)、追求卓越的良好習(xí)慣。

（三）建立高校后勤財(cái)務(wù)信息化建設(shè)內(nèi)控制度并逐步完善

高校后勤財(cái)務(wù)信息化建設(shè)能否順利進(jìn)行，需要完善的內(nèi)控制度來保證。完善的內(nèi)控制度應(yīng)包含如下方面。

（1）在購買或組織開發(fā)高校后勤管理相關(guān)的操作系統(tǒng)前，高校后勤管理層必須先梳理高校后勤的所有業(yè)務(wù)，然后要組織專家、高校后勤業(yè)務(wù)部門和財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人充分論證上線操作系統(tǒng)給師生提供服務(wù)帶來的便利性、高效性和進(jìn)行財(cái)務(wù)結(jié)算時(shí)從系統(tǒng)所提取的數(shù)據(jù)的可利用性，最后經(jīng)集體決策后才能購買或組織開發(fā)相應(yīng)的操作系統(tǒng)。

（2）高校后勤操作管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)按照不同業(yè)務(wù)的內(nèi)控要求，通過信息系統(tǒng)中的權(quán)限管理功能控制用戶的操作權(quán)限，不可將不相容職責(zé)的處理權(quán)限授予同一用戶，還要在信息系統(tǒng)中設(shè)置操作日志功能，確保操作的可審計(jì)性。對(duì)異常的或者違背內(nèi)控要求的交易和數(shù)據(jù)，應(yīng)當(dāng)設(shè)計(jì)由系統(tǒng)自動(dòng)報(bào)告并設(shè)置跟蹤處理機(jī)制。

（3）高校后勤要切實(shí)做好后勤管理操作系統(tǒng)上線的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作，培訓(xùn)業(yè)務(wù)操作和系統(tǒng)管理人員，制定科學(xué)的上線計(jì)劃，同時(shí)要考慮應(yīng)急預(yù)案。系統(tǒng)上線涉及數(shù)據(jù)遷移的，還應(yīng)制定詳細(xì)的數(shù)據(jù)遷移計(jì)劃。

（4）高校后勤租用云服務(wù)器的，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格審查對(duì)方單位的資質(zhì)，并與其簽訂服務(wù)合同和保密協(xié)議。高校后勤的自有服務(wù)器，應(yīng)有專人操作，并有獨(dú)立的機(jī)房，無關(guān)人員一律限制接近。

（5）系統(tǒng)操作人員不得擅自進(jìn)行系統(tǒng)軟件的刪除、修改等操作；不得擅自升級(jí)、改變系統(tǒng)軟件版本；不得擅自改變軟件系統(tǒng)環(huán)境配置。操作電腦上安裝安全軟件等措施防范信息系統(tǒng)受到病毒等惡意軟件的感染和破壞。

（6）高校后勤應(yīng)當(dāng)建立用戶管理制度，加強(qiáng)對(duì)重要業(yè)務(wù)系統(tǒng)的訪問權(quán)限管理，定期審閱系統(tǒng)賬號(hào)，避免授權(quán)不當(dāng)或存在非授權(quán)賬號(hào)，禁止不相容職務(wù)用戶賬號(hào)的交叉操作。

（四）提升高校后勤財(cái)務(wù)管理人員專業(yè)能力

大數(shù)據(jù)時(shí)代下，高校后勤領(lǐng)導(dǎo)層需具備極高的法治觀念，由于財(cái)會(huì)工作的特殊性，財(cái)會(huì)人員必須要嚴(yán)格遵守《會(huì)計(jì)法》《政府會(huì)計(jì)制度》與《會(huì)計(jì)職業(yè)道德規(guī)范》等。時(shí)代在發(fā)展，社會(huì)在進(jìn)步，相關(guān)政策為適應(yīng)要求在不斷更新中，我國大數(shù)據(jù)的發(fā)展也走在了世界前列。隨著高校的飛速發(fā)展，對(duì)信息化的要求越來越高，高校后勤財(cái)務(wù)人員除了要具有較高的專業(yè)能力還要具有較高的信息技術(shù)水平才能在高校后勤財(cái)務(wù)信息化建設(shè)這個(gè)大舞臺(tái)上找到容身之地。高校后勤并不是閉塞的存在，它的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，離不開與校外企事業(yè)單位方方面面的接觸。合同的簽訂，食堂材料、維修材料的采購都需要財(cái)務(wù)人員的參與。電子發(fā)票的普及，國家全面推行的ETC，國家各項(xiàng)稅收政策的出臺(tái)，政府部門各項(xiàng)招標(biāo)文件的出臺(tái)，都是在大數(shù)據(jù)下產(chǎn)生的。因此，高校后勤要緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，為財(cái)會(huì)人員提供更多學(xué)習(xí)、進(jìn)修的機(jī)會(huì)，使得財(cái)會(huì)人員能夠快速提升自身的專業(yè)素質(zhì)和綜合能力，并在財(cái)務(wù)工作中積極利用自身所掌握的專業(yè)知識(shí)，更好地服務(wù)于高校后勤的財(cái)會(huì)工作。

結(jié)語

在大數(shù)據(jù)背景時(shí)代下，財(cái)務(wù)信息化是貫徹落實(shí)《政府會(huì)計(jì)制度》的重要手段，為保障高校后勤財(cái)務(wù)工作的質(zhì)量和效率，高校后勤要充分以大數(shù)據(jù)為依托，加強(qiáng)高校后勤財(cái)務(wù)信息化建設(shè)。