辦公自動化環(huán)境下的醫(yī)院檔案管理探討

高艷

摘 要：辦公自動化是我國科學技術發(fā)展的產(chǎn)物，也是我國進入“互聯(lián)網(wǎng)+”時代以來的全國各個生產(chǎn)領域所產(chǎn)生的重要進步。對于醫(yī)院檔案管理工作而言，辦公自動化為醫(yī)院的檔案管理工作提供了新的思路和技術，極大提高了醫(yī)院工作的效率和質(zhì)量，包括文件存儲、信息共享等多個方面的內(nèi)容，但是在當前辦公自動化環(huán)境下的醫(yī)院檔案管理工作實踐中，還存在著一些明顯的問題，本文主要分析辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理工作的意義、當前醫(yī)院檔案管理工作存在的問題，并且提出了加強醫(yī)院檔案管理自動化的一些措施。

關鍵詞：辦公自動化;醫(yī)院;檔案管理

辦公自動化并不是新鮮的概念，作為我國計算機技術和經(jīng)濟水平發(fā)展的必然產(chǎn)物，辦公自動化在我國的各行各業(yè)都有著不短的應用歷史，而對于醫(yī)院的檔案管理工作來講，辦公自動化引進到醫(yī)院檔案管理工作中是一次具有重大意義的嘗試，因為醫(yī)院檔案管理工作具有其特殊性，數(shù)量巨大的醫(yī)院檔案如果再依靠傳統(tǒng)的人工管理辦法，會產(chǎn)生非常大的管理工作壓力，并且會有很大的誤差概率，而使用辦公自動化的技術進行醫(yī)院檔案管理，能夠提高其工作的效率和質(zhì)量，促進醫(yī)院的高質(zhì)量發(fā)展。

一、辦公自動化下醫(yī)院檔案管理的意義

1.提高醫(yī)院檔案管理的及時性

在醫(yī)院的檔案管理工作中，確保和提高檔案管理的及時性、即時效性具有非常重要的意義。時效性主要指的是及時將病患的檢查結(jié)果、病情狀況、治療方案、用藥情況、護理情況等跟病人或者醫(yī)院工作相關的檔案歸檔，完整地將信息檔案收納到醫(yī)院的檔案庫中，這就要求醫(yī)院的檔案管理必須采用計算機為基礎的自動化辦公系統(tǒng)。因為采用辦公自動化能夠有效地提高醫(yī)院檔案管理的時效性。

根據(jù)醫(yī)院檔案的功能和來源，醫(yī)院的檔案可以分為病人檔案，主要包括病人的病歷、治療情況、費用情況等;醫(yī)院管理檔案，包括醫(yī)院的人事調(diào)動、醫(yī)護人員資料、財務支出和收入情況等。其中，病人的病歷是醫(yī)院檔案中最為煩瑣復雜的內(nèi)容，因為醫(yī)院每天都有大量的病人入院治療，也有許多病人治好出院，這些病人的病歷檔案管理需要較強的時效性，以方便醫(yī)護人員安排住院情況和藥物的發(fā)放，對于涉及轉(zhuǎn)院的病人，更加需要快速及時地將病人的病歷檔案進行整理、歸檔和轉(zhuǎn)移。而辦公自動化技術對于醫(yī)院檔案的工作時效方面的作用非常顯著。因為辦公自動化中使用的計算機技術和互聯(lián)網(wǎng)技術在時效上是幾乎沒有延遲的，可以實現(xiàn)極短時間內(nèi)的信息傳遞，并且可以在短時間內(nèi)將檔案傳遞給醫(yī)院的其他部門或者其他醫(yī)院，從而對病人的病情實現(xiàn)實時監(jiān)控，對病人的治療情況進行有效的管理，確保每個時期所提供給病人的治療和藥物都是最符合其病情的，從而增強病人的治療效果，保障病人的治療效果。

2.實現(xiàn)檔案共享

辦公自動化背景下的醫(yī)院檔案管理，由于采用了計算機技術，通過現(xiàn)代化的計算機系統(tǒng)，能夠?qū)崿F(xiàn)醫(yī)院檔案的快速共享，因為計算機電子化檔案不需要空間保存，并且檔案的查找和調(diào)用只需要使用計算機就可以完成，所以大大提高了醫(yī)院檔案共享的速度和數(shù)量。而同時，由于計算機技術的發(fā)展，醫(yī)院檔案的電子文件安全性也得到了很大的提高。

在醫(yī)院的檔案管理工作中，醫(yī)院檔案的管理呈現(xiàn)出多部門管理和分散管理的特點。這就使得傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理存在著安全性較低和受到空間限制的作用，醫(yī)院的醫(yī)護人員查閱檔案必須到檔案室進行長時間尋找，所以大部分的檔案都選擇保留在醫(yī)生的科室中，而不愿意收納進檔案庫，大幅度降低了醫(yī)院檔案管理的作用。在這個信息時代，信息共享資源已經(jīng)是醫(yī)院核心競爭力的一部分，采用辦公自動化管理模式，在醫(yī)院檔案管理中，通過信息化平臺的構(gòu)建將辦公自動化技術和網(wǎng)絡共享技術相結(jié)合，醫(yī)院管理者借助辦公平臺，可以方便快捷進入檔案信息系統(tǒng)，能夠快速查閱醫(yī)院相關資料信息，利用最短時間了解掌握醫(yī)院現(xiàn)階段發(fā)展現(xiàn)狀及人力資源、財務、醫(yī)療技術等情況。不僅如此，醫(yī)院各個部門還可以聯(lián)合辦公，及時溝通，提高工作效率，共享資源。

3.為醫(yī)院管理者提供可靠信息

醫(yī)院檔案信息化管理的實施，可以優(yōu)化醫(yī)院的信息資源，能夠清晰準確反映出醫(yī)院的運轉(zhuǎn)情況，使醫(yī)院的檔案管理更規(guī)范化。醫(yī)院檔案管理中包含了文書、科技、會計、人事、電子、實物、照片等，這些檔案都可以在醫(yī)院檔案管理中體現(xiàn)出來，醫(yī)院管理者可以便捷的對這些數(shù)據(jù)進行查詢和掌握，用于醫(yī)院經(jīng)營決策、人事管理、生產(chǎn)技術時，能以最快的速度搜索到需要的檔案資料，進行相關分析，從而做出對醫(yī)院最有利的決策，這對于醫(yī)院的發(fā)展具有良性促進作用，也是適應社會發(fā)展需要的表現(xiàn)。當今世界經(jīng)濟發(fā)展和社會發(fā)展速度都很快，都是信息化時代的必然結(jié)果，這就要求我們的各行各業(yè)對于高價值的檔案信息需求性增強，并且要保證整個使用期間的實效性，對于檔案管理的辦公自動化要求也就更高，這是傳統(tǒng)的檔案管理模式所不能匹配的，傳統(tǒng)的檔案管理模式也適應不了當前的市場經(jīng)濟需求，醫(yī)院檔案管理的辦公自動化改革迫在眉睫。做好醫(yī)院檔案信息化管理是確保醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展的需要，做好醫(yī)院檔案管理的信息化不僅可以發(fā)現(xiàn)、培養(yǎng)優(yōu)秀的人才，還可以造就大批人才為醫(yī)院的發(fā)展服務，這和傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理相比很大程度降低了工作人員的勞動強度，同時醫(yī)院的工作效率大大提高，通過現(xiàn)代辦公自動化技術對醫(yī)院檔案的處理，使得醫(yī)院的檔案資源得到更加充分的開發(fā)和利用。

4.提升醫(yī)院工作效率

在醫(yī)院的日常工作中，要想有一個高效率的工作節(jié)奏和高質(zhì)量的工作結(jié)果，就必須制定出規(guī)范的辦公流程，就需要加強各個部門之間的協(xié)調(diào)合作，尤其是細化到每個醫(yī)護人員更是需要積極的溝通，要讓每一個醫(yī)護人員明白醫(yī)院的檔案信息資源需要大家共享，各部門之間、各醫(yī)護人員之間都可以更加便捷的溝通，交換資源，共享信息。當需要相關信息數(shù)據(jù)時，只需登陸辦公自動化平臺，即可查詢到需要的資料，節(jié)省出大量時間，最大程度提高醫(yī)護人員的工作效率。將辦公自動化引進到檔案管理過程中，是醫(yī)院的檔案管理質(zhì)量提升的需要。傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案基本上都是紙質(zhì)的，需要醫(yī)院長期保存，為了維持一個好的醫(yī)院環(huán)境，避免可能造成醫(yī)院文檔紙張受潮、蟲蝕以及火災等不確定的危害，我們就必須采用先進的設備技術，要積極利用現(xiàn)代化的辦公自動化技術，提高醫(yī)院檔案管理的工作效率，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，要從根本上將醫(yī)院檔案管理和利用的水平大大提高。我們必須將醫(yī)院檔案管理和辦公自動化平臺相結(jié)合，只有這樣才能夠提升整個醫(yī)院的工作效率，為醫(yī)院節(jié)省大量的資源，降低醫(yī)院的成本。

二、辦公自動化進程中醫(yī)院檔案管理存在的問題

1.醫(yī)院檔案管理的設施不夠先進

在醫(yī)院檔案管理工作中，需要用到更多先進的管理設備來加強管理。傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理設備主要有資料陳列架、文件柜和書報架等，檔案管理人員需要用傳統(tǒng)的人工操作來對檔案進行分類管理，這樣既耗時又費力。隨著醫(yī)院的發(fā)展，檔案資料接收量會越來越多，這些傳統(tǒng)的管理設施已經(jīng)不能夠滿足醫(yī)院的需求，特別是隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術的發(fā)展，對應產(chǎn)生的檔案資料管理辦公自動化技術設施已經(jīng)被開發(fā)出來，但是通過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)階段很多檔案資料管理工作并沒有充分利用好這些現(xiàn)代化的管理設施，大多數(shù)還是依靠傳統(tǒng)的文件柜等管理設備來進行檔案管理工作，這些滯后的管理設施已經(jīng)遠遠不能滿足檔案管理工作了。

此外，除了硬件設施以外，醫(yī)院檔案管理辦公自動化的系統(tǒng)建設上面也存在著一些問題，辦公自動化系統(tǒng)存在的基本問題主要包括以下幾個方面：第一，辦公自動化的檔案管理軟件建設不足;第二，辦公自動化下的檔案管理技術水平不足;第三，管理負擔任務較重。上述問題均影響著辦公自動化系統(tǒng)的整體水平，再加上辦公自動化系統(tǒng)的開發(fā)商水平與團隊水平不一致，所以使得某些軟件被開發(fā)出來之后與實際需求存在一定差距，造成電子檔案管理系統(tǒng)缺乏行之有效的子文件運轉(zhuǎn)系統(tǒng)。

2.醫(yī)院檔案管理人員缺乏專業(yè)素養(yǎng)

醫(yī)院檔案管理人員的整體素質(zhì)直接決定了醫(yī)院檔案管理工作是否能夠有序進行，對于接受過專業(yè)培訓，具備專業(yè)檔案管理素質(zhì)的管理人員來說，需要把所學檔案收集、整理、保管、統(tǒng)計等專業(yè)知識運用于實踐工作中，同時還具備較強的計算機知識，熟悉檔案信息化技術，才能為醫(yī)院管理發(fā)展提供有力支撐。但是通過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)階段很多檔案管理人員整體素質(zhì)偏低，導致在醫(yī)院檔案管理中缺乏專業(yè)知識來進行檔案基礎工作，造成醫(yī)院檔案管理工作整體效率偏低，不利于醫(yī)院發(fā)展。在當前辦公自動化的技術要求下，醫(yī)院的檔案管理工作人員除了要具備完善的醫(yī)學知識以外，還需要掌握一定程度的計算機技術和辦公軟件技術，尤其是對于檔案管理任務較為繁重的醫(yī)院，需要使用復雜高級的檔案管理軟件，這就需要醫(yī)院檔案管理人員具備較強的專業(yè)素質(zhì)。

3.檔案資料的利用率過低

多樣化的檔案資料不僅能夠滿足醫(yī)院管理者的查閱需求，而且對于一些醫(yī)院理念的發(fā)展有非常重大的意義，發(fā)展理念代表了醫(yī)院未來的一個發(fā)展方向，在發(fā)展過程中，醫(yī)院應當充分利用檔案資料來進行醫(yī)院管理。然而，通過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，在進行醫(yī)院檔案管理工作時，多數(shù)醫(yī)院并沒有將這些檔案資源充分利用，沒有建立檔案信息化系統(tǒng)，沒有對紙質(zhì)檔案進行現(xiàn)代化的加工，我們不能夠使用傳統(tǒng)的查閱方法，需要進行數(shù)字化的加工，以此來提高檔案利用效率。在當前辦公自動化的醫(yī)院檔案管理中，由于檔案資料的快速保存和調(diào)用，加上檔案資料的數(shù)量龐大，同類檔案資料的重復度和相似度高，要精確查找到某一份專門的資料比較困難，工序復雜，因此在實際的檔案管理過程中，盡管建設有一定程度的辦公自動化檔案管理系統(tǒng)，但是檔案資料的利用率仍舊較低。因此在后續(xù)的辦公自動化檔案資料管理過程中，需要簡化檔案資料調(diào)用的工序，通過幾個關鍵詞或者病人的身份信息，能夠精確找到所需要的檔案資料。

三、提高醫(yī)院檔案管理自動化的措施

1.提高醫(yī)院檔案管理人員的素質(zhì)

當今時代的醫(yī)院檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)不僅體現(xiàn)在能夠?qū)n案進行規(guī)范化管理，還體現(xiàn)在能夠充分利用辦公自動化檔案管理技術來高效率進行檔案管理工作，這就要求我們的檔案管理人員要具備很高的綜合素質(zhì)。所以，對于醫(yī)院檔案管理人員來說，應當加快學習步伐，爭取提升全面的管理素質(zhì)，讓自己能夠盡快適應辦公自動化時代的檔案管理工作。另外，對檔案管理人員進行日常的業(yè)務培訓也是十分有必要的，在進行培訓的過程中，提升其專業(yè)素質(zhì)。隨著醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的不斷發(fā)展，新的領域和內(nèi)容不斷涌現(xiàn)，醫(yī)院檔案數(shù)量增多，信息不斷豐富，形式變化多樣，管理方法復雜化、科學化，都對醫(yī)院檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)提出了新的要求。因此，需要采取一定的激勵措施和培訓方案，提高醫(yī)院檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。

2.對醫(yī)院檔案進行現(xiàn)代化管理

隨著辦公自動化技術的發(fā)展，傳統(tǒng)的人工醫(yī)院檔案管理模式已經(jīng)滿足不了各方面的需求了，因此為了進一步提升醫(yī)院檔案管理的效率，還應當充分借助辦公自動化的管理技術，來對醫(yī)院檔案進行現(xiàn)代化管理。首先，相關人員要借助專業(yè)的辦公自動化管理網(wǎng)絡服務系統(tǒng)，通過便利的管理系統(tǒng)來實現(xiàn)高效率的醫(yī)院檔案查詢等相關服務，以及通過系統(tǒng)互聯(lián)共享的功能來實現(xiàn)相關醫(yī)院檔案的共享功能，從而進一步給醫(yī)院帶來更大的便利;其次，管理部門應當加快整個檔案管理的信息化建設，從而實現(xiàn)更加高效率的管理工作;最后，還要加強對于檔案管理流程的改進和優(yōu)化，進而為醫(yī)院提供高質(zhì)量、流暢化的檔案查詢服務。

3.加強辦公自動化的硬件設施建設

硬件設備的建設對于檔案管理的辦公自動化具有重要的意義，因此對于醫(yī)院來說，要結(jié)合用戶的使用需求和醫(yī)院檔案的管理需求，購置辦公自動化的檔案管理設備，采用更先進的電動密集架來代替?zhèn)鹘y(tǒng)的檔案架、文件架，可有效增大檔案庫房存儲量，以滿足日益增大的檔案接收數(shù)量。引進辦公自動化的檔案管理設備的同時，還要進一步引進先進的管理模式，從而充分利用先進的檔案管理模式和管理設備的相關功能，來實現(xiàn)對于檔案高質(zhì)量、高效率的管理和實現(xiàn)更加便利的檔案查詢服務。

4.加快網(wǎng)絡建設

從當前來看要想在檔案辦公自動化上面實現(xiàn)現(xiàn)代化的發(fā)展需求，就必須要加強對于檔案管理的網(wǎng)絡建設。首先，要重視本醫(yī)院內(nèi)局域網(wǎng)的建設工作，也就說要構(gòu)建一套適合本醫(yī)院的網(wǎng)絡化管理體系;其次，管理人員還要重視對于檔案的互聯(lián)網(wǎng)共享工作，如可以構(gòu)建一個線上檔案共享平臺，醫(yī)院內(nèi)部所有人員可以通過辦公自動化網(wǎng)登陸檔案系統(tǒng)平臺查閱到所需要的檔案;最后，還應當充分利用互聯(lián)網(wǎng)技術實現(xiàn)對于醫(yī)院檔案的整合工作，進而提升醫(yī)院檔案的利用率。

5.加強醫(yī)院檔案管理的軟硬件建設

現(xiàn)在很多醫(yī)院雖然引進了一些檔案管理的互聯(lián)網(wǎng)軟件設施和現(xiàn)代化的硬件設備，但是對于這些軟硬件的使用方法還需要更進一步加強，從而讓這些軟硬件能夠真正地促進檔案的高質(zhì)量和高效率管理。首先，要及時更新相關軟硬件設施設備，來滿足醫(yī)院對于這些設施的多樣化需求;其次，要提高工作人員對于這些軟硬件設施的使用技能以及提升這些設施的利用率，可以開展相關培訓工作來強化醫(yī)院檔案管理的建設工作。

四、小結(jié)

辦公自動化背景下的醫(yī)院檔案資料管理工作是醫(yī)院信息技術發(fā)展的必然成果，也是我國“互聯(lián)網(wǎng)+”時代帶來的技術便利和進步。醫(yī)院檔案管理工作隨著辦公自動化的發(fā)展也產(chǎn)生了新的需求，在當前的醫(yī)院檔案管理工作中，還存在著諸如管理人員專業(yè)素質(zhì)不足、辦公設施建設不完善等問題，需要加強對其專業(yè)素養(yǎng)的培訓，加強醫(yī)院的辦公自動化軟硬件設備的建設，增強醫(yī)院檔案管理的質(zhì)量。

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（作者單位：陜西省榆林市第二醫(yī)院人力資源科）